Personalbesetzung für ein besseres Projektmanagement

Um ein Projekt Schritt für Schritt zu verwirklichen, ist es notwendig, alle erforderlichen Ressourcen zu antizipieren. Und das wird durch die Besetzung ermöglicht. Eine gute Personalbesetzung muss sehr detailliert geplant sein und alles enthalten, was für die Durchführung des Projekts erforderlich ist: Menge an Arbeitskräften, Ausrüstung und anderen Materialien. Eine qualitativ hochwertige Planung gibt den Beteiligten das Vertrauen, ein Projekt in Angriff zu nehmen.

Warum eine Personalbesetzung, wenn Sie für ein Projekt verantwortlich sind?

Die Besetzung beginnt bereits in der Planungsphase des Projekts. Es wird von der Person eingerichtet, die für die Verwaltung der Projektressourcen verantwortlich ist und für die Identifizierung der für das Projekt angeforderten Ressourcen verantwortlich ist. Eine gute Personalausstattung reduziert das Budget und hilft, die verschiedenen Ausgaben besser zu verstehen. Wenn wir Ihnen eine Empfehlung geben können, wäre es die Erstellung eines Standard-Personalmodells.

Versuchen Sie während der Personalbesetzung, zwei Arten von Plänen zu erstellen:

• Ein hypothetischer Ressourcenplan: ohne deren Einschränkungen
• Ein echter Plan: basierend auf ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit

Bereiten Sie sich auf verschiedene Eventualitäten vor, indem Sie während Ihrer Planung Was-wäre-wenn-Szenarien erstellen, um das Unerwartete besser zu antizipieren. Integrieren Sie diese anschließend in die eigentliche Projektplanung. Auf diese Weise können Sie sehen, wie sich diese Dinge auf das Projekt auswirken können, und Notfallressourcen einplanen, um die Risiken zu bewältigen, denen das Projekt ausgesetzt sein wird.

Die Bedeutung der Personalbesetzung:

So wie die Menschen Nahrung, Wasser und einen gewissen Komfort zum Leben brauchen, brauchen Projekte Ressourcen, um ihre Ziele zu erreichen. Der Hauptvorteil der Personalbesetzung besteht darin, dass Projekttermine und Kundenergebnisse in Echtzeit überwacht werden können.

Die Vorteile der Personalbesetzung:

Die Projektbeteiligten verfügen über ein begrenztes Budget für Projekte, und die Betriebskosten für die Verwaltung eines Projekts sind gestiegen. Es ist daher unbedingt darauf zu achten, dass Projektressourcen nicht verschwendet werden.

Natürlich ist es viel einfacher, ein Projekt mit einem riesigen Budget durchzuführen. Die meisten von uns müssen sie jedoch mit relativ knappen Budgets durchführen, was eine echte Herausforderung ist! Aus diesem Grund ist die Personalausstattung von entscheidender Bedeutung. Der komplizierteste Teil des Projektmanagements ist die Ressourcenzuweisung. Die Verwendung eines Personalbesetzungstools ermöglicht es Ihnen, dies einfacher zu tun, und die Hälfte Ihres Projekts wird bereits erfolgreich sein. Erstellen Sie zunächst eine Liste der Ressourcen, die Sie benötigen, und unterteilen Sie diese in die entscheidenden Aufgaben. So können Sie den Rest effizient und präzise auf die anderen Aufgaben verteilen.

Wie hängt die Personalbesetzung mit dem Projektmanagement zusammen?

PMI führte eine Umfrage durch, bei der 4.455 Projektmanager befragt wurden, die Schwierigkeiten bei der Planung ihrer Projekte hatten. Das heißt: Aufgaben innerhalb eines Budgets ausführen oder Fristen einhalten usw. Diese Probleme treten auf, wenn keine solide Personalausstattung vorhanden ist.

Was passiert, wenn in einem Projekt keine Besetzung vorhanden ist?

• 48 % der Projekte werden Fristen nicht einhalten
• 43 % der Projekte gehen über das zugewiesene Budget hinaus
• 31 % der Projekte werden ihre Ziele nicht erreichen

Verstehst du jetzt? Die Personalbesetzung ist ein integraler Bestandteil des Projekts und lässt sich nicht vermeiden. In diesem Fall können Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcen, die an dem Projekt arbeiten, nicht im Auge behalten. Das Überspringen der Besetzungsbox führt dazu, dass das Projekt zum Scheitern verurteilt ist.

Der Nutzen eines Projekts steht in einem angemessenen Verhältnis zu den Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Es ist nicht kompliziert, Ressourcen in Hardware und Infrastruktur zuzuweisen, was komplizierter ist, ist die Planung und Terminierung der Aufgaben und Zeiten jedes Teammitglieds.

Die Vorteile der Personalbesetzung:

1. Wenn Sie Ihre Ressourcen verstehen und wissen, wie Sie sie nutzen können, können Sie einige Hindernisse vermeiden, bevor sie entstehen.
2. Ermitteln Sie, ob für einen Vorgang keine überlasteten Ressourcen vorhanden sind. Berechnen Sie die Ressourcenabhängigkeit, indem Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams kennen. Dies wird Ihnen helfen, den Ressourcenverbrauch zu reduzieren.
3. Erstellen Sie ein Limit für die Ressourcen, die für jede Aktivität benötigt werden. Stellen Sie sicher, dass der Grenzwert strikt eingehalten wird.
4. Nachdem Sie wissen, was Sie für den Abschluss des Projekts benötigen, müssen Sie den Personalplan erstellen und den ROI des Projekts messen.

Wie beginnen Sie mit der Personalbesetzung?

Hier sind 3 Elemente, die Ihre Personalplanung haben sollte:

1. Geplante Termine für jede Aufgabe: Dies sollte die von den Projektbeteiligten angeforderte Dauer, die Gerätemiete und die Anmietung des Projektstandorts umfassen.
2. Die Anzahl der Ressourcen, die für jede Projektaufgabe erforderlich sind: Viele von ihnen werden täglich verwendet, also bereiten Sie sich darauf vor, einen detaillierten Zeitplan zu erstellen, um zu bestimmen, wie sie verwendet werden.
3. Erstellen Sie ein detailliertes Ressourcenprogramm, um die Dauer und das ausgegebene Geld zu verfolgen, und fügen Sie sie einem Kalender hinzu, um den Überblick zu behalten.

Schritt eins: Erstellen Sie eine Liste von Ressourcen

Legen Sie alle für Ihr Projekt benötigten Ressourcen fest und strukturieren Sie diese nach Aufgaben. Entscheiden Sie dann, welche von ihnen besser geeignet wäre, um an welcher Aufgabe zu arbeiten. Erklären Sie ihre Rolle und entscheiden Sie, welche Ausrüstung Sie für das Projekt benötigen (Computer, Bürogeräte, Maschinen usw.). Erstellen Sie dann eine Liste der nicht verbrauchbaren Ressourcen, die Sie benötigen. Dies kann sein: Holz, Stahl, Zement usw.

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Schritt zwei: Schätzen Sie den Ressourcenverbrauch

Bestimmen Sie, wie viele Ressourcen während des Projektlebenszyklus aus der Liste der Ressourcen verwendet werden. Zum Beispiel: Wie viele Stunden am Tag soll die Belegschaft arbeiten? Wie viele Arten von Geräten muss ich für das Projekt mieten?

Machen Sie dasselbe für die Materialien, die im Projekt verwendet werden. Zum Beispiel: Wie viel Holz und welche Größe des Bauholzes wird benötigt? Gleiches gilt für die Planung von Hardwareressourcen, wie z. B. Softwarelizenzen für Computer.

Seien Sie genau mit Ihren Schätzungen und fügen Sie die Daten in Ihre Projektmanagement-Software ein. Versuchen Sie herauszufinden, wann Ressourcen verbraucht werden und wie hoch der Verbrauch an diesem Tag war. Mit den richtigen Daten können Sie Ihre Ressourcen effizienter einsetzen.

Schritt drei: Erstellen eines Ressourcenzeitplans

Erstellen Sie auf der Grundlage der in den ersten beiden Schritten gesammelten Informationen Ihren Ressourcenplan. Geben Sie Ressourcen, Zeitrahmen und Verbrauch während des gesamten Projekts an. Quantifizieren Sie den Ressourcenverbrauch nach Tag, Woche oder Monat. Berechnen Sie dann die gesamten (quantifizierten) Ressourcen auf wöchentlicher oder monatlicher Basis. Stellen Sie einige Ressourcen bereit, um Probleme zu bewältigen, die während des Projektlebenszyklus unweigerlich auftreten werden.

Techniken zur Besetzung:

1. Ressourcenallokation:

Ordnen Sie Ihre Ressourcen basierend auf den Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder zu. Auf diese Weise wird Ihr Projekt qualitativ und effizienter durchgeführt. Außerdem wird es umso einfacher sein, es zu lenken, wenn jeder Aufgaben übernimmt, die ihm vertraut sind und für die er die Fähigkeiten hat. Für Klarheit bei der Aufgabenzuweisung und eine detailliertere Analyse der Ressourcen verwenden Sie die Berichte zur Ressourcenzuweisung im Projekt. Diese Berichte tragen dazu bei, Terminverzögerungen zu reduzieren und eine Überschreitung des Budgets zu vermeiden.

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2. Nivellierung der Ressourcen:

Diese Technik hilft dabei, Ressourcen zu identifizieren, die in Ihren Projekten über- oder unterausgelastet sind. Zum Beispiel: Ein IT-Projektmanager mit Programmierkenntnissen und -fähigkeiten kann einem Softwareteam helfen, Fehler zu beheben. Dies kann dem Projekt helfen, die Einstellung von externem Personal zu reduzieren, um Ratschläge zu Codierungsfehlern zu erhalten, wenn dies ein Problem darstellt.

3. Ressourcenprognose:

Mit der Ressourcenprognose können Sie die Anzahl der benötigten Ressourcen vorhersagen, bevor ein Projekt beginnt. Bei der Planung des Projekts bietet diese Technik einen besseren Einblick in Einschränkungen, unerwartete Kosten und Risiken. Der Projektmanager muss über fundierte Kenntnisse des Projekts und seiner Ziele verfügen, um seine Vorhersagen treffen zu können. Der Projektmanager muss natürlich über alle in der Organisation verfügbaren Ressourcen informiert sein, um seine Prognosen gut durchführen zu können.

Schlussfolgerung:

Ein genauer Ressourcenplan mit detaillierten Informationen über die Personen und Materialien, die in das Projekt einbezogen werden, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Personalbesetzung. Weisen Sie Ihren Ressourcen nicht mehr als drei Aufgaben zu, die gleichzeitig ausgeführt werden sollen, wenn Sie deren Effizienz nicht beeinträchtigen möchten. In dem Wissen, dass jedes Projekt einzigartig ist, sind Zeitplanänderungen unvermeidlich und die Struktur der Arbeitszuweisung wird sich ebenfalls ändern. Versuchen Sie dennoch, Verwirrung bei der Ressourcenzuweisung zu minimieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Erstellen Sie eine Priorisierung der Aufgaben, um sicherzustellen, dass die dringendsten Aufgaben pünktlich und nicht in der Reihenfolge ihrer Präferenz erledigt werden. Verschaffen Sie sich einen realistischen Überblick über Ihre Arbeitsgruppe, wenn es um die Bearbeitungszeit für eine bestimmte Aufgabe geht. Finden Sie auch heraus, was sie dafür benötigen und wie es mit den Zielen des Unternehmens und der Stakeholder übereinstimmt.

Die Personalausstattung hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Sie benötigen keine Tabellenkalkulationen oder Whiteboards mehr, um sich zu organisieren. Ein Projektmanagement-Tool oder eine Personalbesetzungssoftware wie Stafiz kann Ihnen helfen, Ihre Zeit und die Ihres Teams zu maximieren und Ihr Budget und Ihre Fristen effizient einzuhalten.

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Welche Kriterien sind zu berücksichtigen, wenn Sie ein an Ihr Unternehmen angepasstes Personalbesetzungstool erwerben möchten? Finden Sie heraus, welches Tool für Sie das richtige ist, je nach Ihren Bedürfnissen und Ihrer Art von Unternehmen.

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