Ein Staffing für ein besseres Projektmanagement

Um ein Projekt Schritt für Schritt zum Abschluss zu bringen, müssen alle benötigten Ressourcen vorausschauend geplant werden. Und dies wird durch Staffing ermöglicht. Ein gutes Staffing muss in seiner Planung sehr detailliert sein und alles beinhalten, was für die Durchführung des Projekts notwendig ist: die Menge an Arbeitskräften, Geräten und anderen Materialien. Eine gute Planung ist das, was den Beteiligten das Vertrauen gibt, ein Projekt in Angriff zu nehmen.

Warum sollte man ein Staffing durchführen, wenn man für ein Projekt verantwortlich ist?

Das Staffing beginnt in der Planungsphase des Projekts. Es wird von der Person eingerichtet, die für die Verwaltung der Projektressourcen zuständig ist und die sich damit befasst, die für das Projekt benötigten Ressourcen zu identifizieren. Ein gutes Staffing wird dazu beitragen, das Budget zu reduzieren und hilft, die verschiedenen Ausgaben genauer zu erfassen. Wenn wir Ihnen eine Empfehlung geben können, dann wäre es, wenn Sie sich eine typische Vorlage für das Staffing erstellen würden.

Versuchen Sie während des Staffings, zwei Arten von Plänen zu erstellen:

• Ein hypothetischer Plan der Ressourcen: ohne ihre Beschränkungen
• Ein echter Plan: basierend auf ihren tatsächlichen Verfügbarkeiten

Bereiten Sie sich auf verschiedene Eventualitäten vor, indem Sie bei der Planung hypothetische "Was-wäre-wenn"-Szenarien erstellen, um unvorhergesehene Ereignisse besser vorhersehen zu können. Integrieren Sie diese später in die tatsächliche Projektplanung. Wenn Sie dies tun, können Sie sehen, wie diese Dinge es beeinflussen könnten, und Notfallressourcen einplanen, um auf die Risiken, denen das Projekt ausgesetzt sein wird, zu reagieren.

Die Bedeutung des Staffings :

So wie der Mensch Nahrung, Wasser und einen gewissen Komfort zum Leben braucht, brauchen auch Projekte Ressourcen, um ihre Ziele zu erreichen. Der größte Vorteil von Staffing ist, dass man Projekttermine und Kundenlieferungen in Echtzeit verfolgen kann.

Die Vorteile von Staffing :

Die Interessengruppen haben nur ein begrenztes Budget für Projekte, und die Betriebskosten für die Verwaltung eines Projekts sind gestiegen. Daher muss unbedingt sichergestellt werden, dass die Projektressourcen nicht verschwendet werden.

Es ist klar, dass es viel einfacher ist, ein Projekt mit einem riesigen Budget durchzuführen. Die meisten von uns müssen sie jedoch mit relativ knappen Budgets durchführen, was eine echte Herausforderung ist! Aus diesem Grund ist das Staffing von entscheidender Bedeutung. Der komplizierteste Teil des Projektmanagements ist die Zuweisung von Ressourcen. Wenn Sie ein Staffing-Tool verwenden, können Sie dies einfacher tun und die Hälfte Ihres Projekts ist bereits erfolgreich. Erstellen Sie zunächst eine Liste der benötigten Ressourcen und verteilen Sie diese auf die entscheidenden Aufgaben. Dies ermöglicht es Ihnen in einem zweiten Schritt, den Rest effizient und präzise auf die anderen Aufgaben zu verteilen.

Inwiefern ist Staffing mit Projektmanagement verbunden?

PMI führte eine Umfrage durch und befragte 4,455 Projektmanager, die Schwierigkeiten bei der Planung ihrer Projekte hatten. Das heißt: Aufgaben innerhalb eines Budgets zu erledigen oder Fristen einzuhalten etc. Diese Probleme tauchen auf, wenn keine soliden Staffings vorhanden sind.

Was passiert, wenn es in einem Projekt kein Staffing gibt?

• 48% der Projekte werden die Fristen nicht einhalten
• 43% der Projekte werden über das vorgegebene Budget hinausgehen
• 31% der Projekte werden ihre Ziele nicht erreichen

Verstehen Sie es jetzt? Staffing ist ein integraler Bestandteil des Projekts und kann nicht vermieden werden. Andernfalls können Sie Ihr Budget und die Ressourcen, die an dem Projekt arbeiten, nicht nachverfolgen. Wenn Sie das Staffing überspringen, wird das Projekt zum Scheitern verurteilt sein.

Der Nutzen eines Projekts steht in einem angemessenen Verhältnis zu den Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Es ist nicht kompliziert, die Ressourcen für Hardware und Infrastruktur zuzuweisen. Komplizierter ist es, die Aufgaben und die Zeit jedes Teammitglieds zu planen und zu terminieren.

Die Vorteile des Staffings :

1. Wenn Sie Ihre Ressourcen verstehen und wissen, wie Sie sie nutzen können, können Sie bestimmte Hindernisse vermeiden, bevor sie auftreten.
2. Erkennen Sie, ob es bei einer Aufgabe übermäßig zugeteilte Ressourcen gibt. Berechnen Sie die Abhängigkeit von Ressourcen, indem Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams kennen. Dies wird Ihnen helfen, die Erschöpfung von Ressourcen zu verringern.
3. Erstellen Sie ein Limit für die Ressourcen, die für jede Aktivität benötigt werden. Stellen Sie sicher, dass das Limit strikt eingehalten wird.
4. Nachdem Sie sich darüber informiert haben, was Sie für die Durchführung des Projekts benötigen, müssen Sie den Staffingplan erstellen und den ROI des Projekts messen.

Wie beginnt man sein Staffing?

Hier sind drei Elemente, die Ihre Staffing-Planung haben sollte:

1. Geplante Termine für jede Aufgabe: Dies sollte die Dauer beinhalten, die von denjenigen, die an dem Projekt arbeiten, gefordert wird, sowie die Miete für die Ausrüstung und die Miete für den Projektstandort.
2. Die Anzahl der Ressourcen, die für jede Aufgabe im Projekt benötigt werden: Viele Ressourcen werden täglich gebraucht, seien Sie also darauf vorbereitet, einen detaillierten Zeitplan aufzustellen, um zu bestimmen, wie sie eingesetzt werden.
3. Erstellen Sie einen detaillierten Ressourcenplan, um die Dauer und das ausgegebene Geld zu verfolgen, und fügen Sie sie in einen Kalender ein, um den Überblick zu behalten.

Erster Schritt: Ressourcen auflisten

Legen Sie alle Ressourcen, die Sie für Ihr Projekt benötigen, auf den Tisch und strukturieren Sie sie nach Aufgaben. Entscheiden Sie dann, wer von ihnen am besten an welcher Aufgabe arbeiten kann. Erkläre ihnen ihre Rolle und entscheide, welche Ausrüstung du für das Projekt benötigst (Computer, Büroausstattung, Maschinen usw.). Erstelle dann eine Liste der nicht verbrauchbaren Ressourcen, die du benötigst. Dazu können gehören: Holz, Stahl, Zement etc.

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Zweiter Schritt: Schätzen Sie den Ressourcenverbrauch ab

Bestimmen Sie aus der Ressourcenliste die Menge an Ressourcen, die während des Projektlebenszyklus verbraucht werden. Zum Beispiel: Wie viele Stunden pro Tag müssen die Arbeitskräfte arbeiten? Wie viele Arten von Ausrüstung muss ich für das Projekt mieten?

Verfahren Sie auf dieselbe Weise mit den Materialien, die im Projekt verwendet werden. Zum Beispiel: Wie viel Holz und welche Größe von Bauholz werden benötigt? Dasselbe gilt für die Planung von materiellen Ressourcen, z. B. Softwarelizenzen für Computer.

Seien Sie bei Ihren Schätzungen genau und fügen Sie die Daten in Ihre Projektmanagementsoftware ein. Versuchen Sie herauszufinden, wann die Ressourcen verbraucht werden und wie hoch die Verbrauchsrate an diesem Tag war. Wenn Sie über die richtigen Daten verfügen, können Sie Ihre Ressourcen effizienter zuweisen.

Dritter Schritt: Erstellen eines Ressourcenplans

Erstellen Sie anhand der in den ersten beiden Schritten gesammelten Informationen Ihren Ressourcenplan. Geben Sie die Ressourcen, den Zeitrahmen und den Verbrauch während des gesamten Projekts an. Quantifizieren Sie den Ressourcenverbrauch auf Tages-, Wochen- oder Monatsebene. Berechnen Sie dann die Summe der (quantifizierten) Ressourcen wöchentlich oder monatlich. Legen Sie einige Ressourcen beiseite, um Probleme zu bewältigen, die im Laufe des Projektlebenszyklus unweigerlich auftauchen werden.

Staffing-Techniken :

1. Die Zuweisung von Ressourcen :

Weisen Sie Ihre Ressourcen entsprechend den Kompetenzen und Fähigkeiten der Teammitglieder zu. Auf diese Weise wird Ihr Projekt qualitativ hochwertiger und effizienter durchgeführt. Außerdem wird es leichter zu leiten sein, wenn jeder Aufgaben erfüllt, die ihm vertraut sind und für die er die entsprechenden Fähigkeiten besitzt. Für mehr Klarheit bei der Aufgabenzuweisung und eine detailliertere Analyse der Ressourcen nutzen Sie die Berichte über die Zuweisung von Projektressourcen. Diese Berichte helfen, die mit der Planung verbundenen Verzögerungen zu verringern und zu verhindern, dass das Budget überschritten wird.

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2. Die Nivellierung der Ressourcen :

Mit dieser Technik können Sie Ressourcen identifizieren, die in Ihren Projekten über- oder untergenutzt werden. Beispiel: Ein IT-Projektleiter mit Kenntnissen und Fähigkeiten im Bereich Codierung kann einem Softwareteam bei der Fehlerbehebung helfen. Dies kann dem Projekt helfen, die Einstellung von externen Mitarbeitern zu reduzieren, die sich über Kodierungsfehler beraten lassen, wenn dies ein Problem darstellt.

3. Die Ressourcenprognose :

Das Erstellen einer Ressourcenprognose ermöglicht es, die Anzahl der benötigten Ressourcen vor Beginn eines Projekts vorherzusagen. Bei der Projektplanung verschafft diese Technik mehr Einblick in Einschränkungen, unerwartete Kosten und Risiken. Der Projektmanager muss das Projekt und seine Ziele genau kennen, um seine Vorhersagen treffen zu können. Der Projektmanager muss natürlich auch über alle in der Organisation verfügbaren Ressourcen Bescheid wissen, um seine Prognosen gut durchführen zu können.

Schlussfolgerung:

Einen genauen Ressourcenplan mit detaillierten Informationen darüber zu haben, welche Personen und Materialien in das Projekt einbezogen werden, ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Staffing. Weisen Sie Ihren Ressourcen nicht mehr als drei gleichzeitig zu erledigende Aufgaben zu, wenn Sie ihre Effizienz nicht beeinträchtigen wollen. Da jedes Projekt einzigartig ist, sind Änderungen im Zeitplan unvermeidlich und auch die Struktur der Arbeitszuweisung wird sich ändern. Versuchen Sie trotzdem, die Verwirrung bei der Ressourcenzuweisung so gering wie möglich zu halten, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Erstellen Sie eine Aufgabenpriorisierung, um sicherzustellen, dass die dringlichsten Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, und nicht in einer Reihenfolge, in der sie bevorzugt werden. Verschaffen Sie sich einen realistischen Überblick über Ihre Arbeitsgruppe in Bezug auf die Zeit, die sie für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigt. Machen Sie sich außerdem bewusst, was sie dafür benötigen und wie dies mit den Zielen der Organisation und der Interessengruppen übereinstimmt.

Das Staffing hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Sie brauchen keine Tabellenkalkulationen oder Whiteboards mehr, um sich zu organisieren. Ein Projektmanagement-Tool oder eine Staffing-Software wie Stafiz kann Ihnen helfen, Ihre Zeit und die Ihres Teams zu maximieren und Ihr Budget und Ihre Fristen effizient einzuhalten.

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Welche Kriterien sollten Sie bei der Anschaffung eines für Ihr Unternehmen geeigneten Staffing-Tools berücksichtigen? Finden Sie heraus, welches Tool für Sie geeignet ist, abhängig von Ihren Bedürfnissen und der Art Ihres Unternehmens.

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