Personeel voor beter projectbeheer

Om een project stap voor stap tot een goed einde te brengen, moet je anticiperen op alle middelen die nodig zijn. En dit wordt mogelijk gemaakt door personeel. Een goede personeelsplanning moet zeer gedetailleerd zijn en alles omvatten wat nodig is om het project te voltooien: de hoeveelheid mankracht, apparatuur en andere materialen. Een goede planning geeft belanghebbenden het vertrouwen om aan een project te beginnen.

Waarom personeel aannemen als je de leiding hebt over een project?

De personeelsbezetting begint tijdens de projectplanningsfase. Het wordt opgezet door de persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de middelen van het project en die de middelen identificeert die nodig zijn voor het project. Een goede personeelsbezetting helpt om het budget te verlagen en geeft een duidelijker beeld van de verschillende uitgaven. Als we je één aanbeveling zouden mogen geven, dan zou het zijn om een standaard personeelssjabloon te maken.

Probeer tijdens het bemannen twee soorten opnamen te maken:

• Een hypothetisch plan voor hulpbronnen: zonder hun beperkingen
• Een echt plan: gebaseerd op hun werkelijke beschikbaarheid

Bereid je voor op verschillende eventualiteiten door hypothetische "wat als" scenario's te maken tijdens het plannen van je project, zodat je kunt anticiperen op het onverwachte. Neem ze later op in je eigenlijke projectplanning. Zo kun je zien hoe deze dingen het project kunnen beïnvloeden en noodmiddelen plannen om te reageren op de risico's waar het project mee te maken krijgt.

Het belang van personeel :

Net zoals mensen voedsel, water en een bepaald niveau van comfort nodig hebben om te leven, hebben projecten middelen nodig om hun doelstellingen te bereiken. Het grootste voordeel van personeel is de mogelijkheid om projectdeadlines en klantleveringen in realtime te volgen.

De voordelen van personeel :

Stakeholders hebben beperkte budgetten voor projecten en de lopende kosten voor het beheren van een project zijn gestegen. Het is daarom noodzakelijk om ervoor te zorgen dat projectmiddelen niet worden verspild.

Het is natuurlijk veel gemakkelijker om een project met een enorm budget uit te voeren. Maar de meesten van ons moeten ze uitvoeren met relatief krappe budgetten, wat een echte uitdaging is! Daarom is personeel cruciaal. Het meest ingewikkelde deel van projectmanagement is het toewijzen van middelen. Als je een tool voor personeelsbeheer gebruikt, kun je dit gemakkelijker doen en zal de helft van je project al succesvol zijn. Maak eerst een lijst van de resources die je nodig hebt en wijs ze toe aan de cruciale taken. Zo kun je de rest efficiënt en nauwkeurig aan de andere taken toewijzen.

Hoe is personeel gekoppeld aan projectmanagement?

PMI voerde een onderzoek uit onder 4.455 projectmanagers die het moeilijk vonden om hun projecten te plannen. Met andere woorden, het voltooien van taken binnen het budget, het halen van deadlines, enz. Deze problemen komen naar boven als er geen solide personeelsbezetting is.

Wat gebeurt er als er geen personeel is voor een project?

• 48% van de projecten haalt de deadlines niet
• 43% van de projecten gaat over het budget heen
• 31% van de projecten haalt de doelstellingen niet

Begrijp je het nu? Personeel is een integraal onderdeel van het project en kan niet worden vermeden. Als je dat niet doet, kun je het budget en de middelen die aan het project werken niet bijhouden. Het overslaan van personeel zal het project doen mislukken.

De voordelen van een project zijn evenredig met de middelen die nodig zijn om het uit te voeren. Het is niet ingewikkeld om middelen toe te wijzen in termen van apparatuur en infrastructuur; wat ingewikkelder is, is om de taken en tijd van elk teamlid te plannen.

De voordelen van personeel :

1. Als je je bronnen begrijpt en weet hoe je ze moet gebruiken, kun je bepaalde obstakels vermijden voordat ze zich voordoen.
2. Identificeer of er te veel resources aan een taak zijn toegewezen. Bereken de afhankelijkheid van resources door de werkbelasting van je team te kennen. Dit zal je helpen om uitputting van middelen te verminderen.
3. Stel een limiet in op de middelen die nodig zijn voor elke activiteit. Garandeer dat de limiet strikt wordt nageleefd.
4. Als je eenmaal weet wat je nodig hebt om het project uit te voeren, moet je het personeelsplan maken en de ROI van het project meten.

Hoe begin je met personeel?

Hier zijn 3 elementen die je personeelsplan moet hebben:

1. Geplande data voor elke taak: Dit omvat de duur die wordt aangevraagd door degenen die aan het project werken, de huur van apparatuur en de huur van de projectlocatie.
2. Het aantal middelen dat nodig is voor elke taak in het project: veel van deze middelen worden dagelijks gebruikt, dus wees voorbereid om een gedetailleerd schema op te stellen om te bepalen hoe ze zullen worden gebruikt.
3. Maak een gedetailleerde planning van de middelen om de bestede tijd en geld bij te houden en voeg ze toe aan een kalender om het overzicht te bewaren.

Stap 1: Een lijst met bronnen opstellen

Maak een overzicht van alle middelen die nodig zijn voor je project en structureer ze per taak. Bepaal vervolgens wie van hen het meest geschikt is om aan welke taak te werken. Leg hun rol uit en beslis welke uitrusting je nodig hebt voor het project (computers, kantooruitrusting, machines enz.) Maak vervolgens een lijst van de niet-verbruikbare middelen die je nodig hebt. Dit kunnen zijn: hout, staal, cement enz.

Op zoek naar profielen in Stafiz

Stap 2: Het verbruik van hulpbronnen schatten

Bepaal de hoeveelheid middelen die gebruikt zullen worden van de lijst van middelen tijdens de levenscyclus van het project. Bijvoorbeeld: hoeveel uur per dag moeten de medewerkers werken? Hoeveel soorten apparatuur moet ik huren voor het project?

Doe hetzelfde voor de materialen die in het project worden gebruikt. Bijvoorbeeld: hoeveel hout en welke maat hout is er nodig? Hetzelfde geldt voor het plannen van materiële middelen, zoals softwarelicenties voor computers.

Wees nauwkeurig met je schattingen en voeg de gegevens toe aan je projectmanagementsoftware. Probeer te achterhalen wanneer middelen worden verbruikt en wat de verbruikssnelheid die dag was. Met de juiste gegevens kun je je resources effectiever toewijzen.

Stap 3: Maak een resourceplanning

Maak met behulp van de informatie die je in de eerste twee stappen hebt verzameld een resourceplanning. Specificeer de middelen, het tijdsbestek en het verbruik gedurende het project. Kwantificeer het resourceverbruik op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis. Bereken vervolgens de totale (gekwantificeerde) middelen op wekelijkse of maandelijkse basis. Zet bepaalde resources opzij om problemen op te lossen die onvermijdelijk zullen ontstaan tijdens de levenscyclus van het project.

Personeelstechnieken :

1. Toewijzing van middelen :

Wijs je middelen toe op basis van de vaardigheden en capaciteiten van de teamleden. Op die manier zal je project met meer kwaliteit en efficiëntie worden uitgevoerd. Bovendien zal het des te gemakkelijker te managen zijn als iedereen taken uitvoert waarmee hij vertrouwd is en waarvoor hij de vaardigheden heeft. Voor meer duidelijkheid bij de toewijzing van taken en een gedetailleerdere analyse van de middelen kun je de rapporten over de toewijzing van projectmiddelen gebruiken. Deze rapporten helpen vertragingen in de planning te beperken en te voorkomen dat het budget wordt overschreden.

Medewerkers toewijzen in Stafiz

2. Nivellering van middelen :

Met deze techniek kun je bronnen identificeren die over- of onderbenut worden in je projecten. Bijvoorbeeld: Een IT-projectmanager met coderingskennis en -vaardigheden kan een softwareteam helpen fouten te corrigeren. Dit kan het project helpen om minder extern personeel in te huren voor advies over codeerfouten als dit een probleem is.

3. Middelen voorspellen :

Middelenvoorspelling maakt het mogelijk om het aantal benodigde middelen te voorspellen voordat een project begint. Tijdens de projectplanning geeft deze techniek meer zicht op beperkingen, onverwachte kosten en risico's. De projectmanager moet een grondige kennis hebben van het project en de doelstellingen om voorspellingen te kunnen doen. De projectmanager moet een grondige kennis hebben van het project en de doelstellingen om voorspellingen te kunnen doen. De projectmanager moet natuurlijk op de hoogte zijn van alle middelen die in de organisatie beschikbaar zijn om zijn voorspellingen goed te kunnen uitvoeren.

Conclusie:

Een nauwkeurige resourceplanning, met gedetailleerde informatie over de mensen en materialen die betrokken zijn bij het project, is de sleutel tot succesvol personeel. Wijs niet meer dan drie taken tegelijk toe aan je resources als je hun efficiëntie niet wilt belemmeren. Omdat elk project uniek is, zijn wijzigingen in de planning onvermijdelijk en zal ook de werkverdelingsstructuur veranderen. Probeer desondanks verwarring bij de toewijzing van middelen tot een minimum te beperken om betere resultaten te behalen.

Maak een taakprioritering om ervoor te zorgen dat de meest urgente taken op tijd worden afgerond, en niet in volgorde van voorkeur. Heb een realistisch beeld van uw werkgroep in termen van hoe lang het zal duren om een specifieke taak af te ronden. Wees je ook bewust van wat ze nodig hebben om het te doen, en hoe het past bij de doelstellingen van de organisatie en haar belanghebbenden.

Personeelszaken hebben de laatste jaren een lange weg afgelegd. Je hebt geen spreadsheets of whiteboards meer nodig om te organiseren. Een projectmanagementtool of personeelssoftware zoals Stafiz kan je helpen je tijd en die van je team te maximaliseren en je budget en deadlines efficiënt te halen.

Lees ook: Beheer je teams beter met een personeelstool

Met welke criteria moet je rekening houden als je een tool voor personeelsbeheer wilt kopen die geschikt is voor jouw bedrijf? Ontdek welke tool geschikt is voor jou, afhankelijk van je behoeften en je type bedrijf.

Lees het artikel