¿Por qué complementar su software ERP/HRIS con una herramienta de dotación de personal?

Gestión de recursos y personal
Shannon M 18 de agosto de 2022

¡Las 5 ventajas de la integración que lo cambian todo!

Los equipos de proyecto mejor gestionados son los que comparten una clara visibilidad del calendario de la carga de trabajo. Así se garantiza que el trabajo esté bien distribuido y que no haya ni exceso ni falta de personal.

Una herramienta de dotación de personal le permite obtener esta visibilidad y simplificar la planificación y la gestión de la carga de trabajo simplificando la asignación y optimización del trabajo.

Muchos equipos lo gestionan con Excel, y otros con programas informáticos específicos. Entonces, ¿por qué es necesario conectar este proceso con el resto de la gestión empresarial? ¿Qué sentido tiene conectar la herramienta de gestión de personal con la de gestión empresarial?

Estas son las 5 ventajas principales de interconectar estas herramientas de forma natural:

Ventaja 1: una visibilidad multiplicada por diez para una mejor toma de decisiones

Las herramientas de dotación de personal adecuadas brindan una visibilidad completa de los horarios, la carga de trabajo de los equipos y los empleados. También permiten proponer las mejores decisiones de optimización: elegir los perfiles adecuados para posicionar en un proyecto en función del mayor número de criterios posible. La capacidad, experiencia, destrezas e incluso preferencias del empleado.

Los siguientes datos se utilizan en el software ERP o de recursos humanos y pueden incluirse automáticamente en la solución de dotación de personal:

Ausencias

Es imposible elaborar un calendario de trabajo sin saber quién está de vacaciones o quién está en licencia. Es esencial que los datos de las vacaciones estén actualizados en el software de gestión de personal. O bien tu herramienta de dotación de personal también gestiona las vacaciones y envía los datos automáticamente a la herramienta de RRHH, o la herramienta de RRHH se conecta para enviar la información y ajusta la capacidad de las personas en función de sus ausencias.

Experiencia e historial de proyectos.

Si tu software de selección de personal lo permite, podrás identificar los mejores perfiles en función de su experiencia. Por ejemplo, si buscas a alguien que ya haya trabajado para un cliente para hacer más facil su trabajo, podrás introducir este criterio en el sistema para identificar mejor el perfil adecuado. Esta información ya se ha introducido en el registro de actividades, puesto que el empleado probablemente ya ha confirmado que ha dedicado tiempo al proyecto o ha completado tareas.

Preferencias del colaborador

Las herramientas de dotación de personal adecuadas te permiten mejorar la retención de los empleados teniendo en cuenta sus preferencias. Por ejemplo, si alguien quiere trabajar en un proyecto de marketing para adquirir conocimientos en esa área, la herramienta de dotación de personal te permite indicarlo y lo tendrá en cuenta en las búsquedas en donde sea necesario. Al aprovechar esta información, tu herramienta de dotación de personal se convierte en la herramienta número uno para mantener a tus empleados en movimiento y felices. Este tipo de información es valiosa, y también debería estar disponible en la herramienta de RRHH, junto con el resto de los datos del empleado.

Indicadores sobre la historia laboral de los empleados

Se trata de tus cargas de trabajo, la distribución del tiempo dedicado a los proyectos de los clientes, los proyectos internos, los intercontratos, etc. Todos estos datos son importantes para evaluar el rendimiento de un empleado. Están presentes en la herramienta de dotación de personal, que debe ser capaz de transferirlos al SIRH o ser directamente accesible para la gerencia.

Ventaja 2: coherencia real entre la gestión financiera de los proyectos y la gestión de la carga de trabajo

Una buena gestión de proyectos implica la actualización periódica del trabajo restante en el proyecto para garantizar que la previsión se mantiene en línea con el presupuesto original. Esta actualización suele ser responsabilidad del director del proyecto, que debe estimar el trabajo que queda por hacer. Sin embargo, en la mayoría de las herramientas de gestión de actividades, el trabajo restante es completamente independiente del horario de trabajo de los colaboradores. Así, el jefe de proyecto confirma el tiempo que queda por dedicar a una determinada tarea, pero no lo asigna al empleado que la va a realizar ni indica en qué periodo se llevará a cabo el trabajo.

Por tanto, es necesario realizar otro paso de entrada en la herramienta de planificación para planificar la carga asociada. Esto conduce a una pérdida de tiempo, doble entrada y, muy a menudo, inconsistencia de los datos.

Lo ideal es que tu herramienta de dotación de personal esté conectada de forma natural con tu herramienta de gestión de actividades, y que la actualización de la carga de trabajo restante se ajuste automáticamente a la carga de trabajo y la capacidad de los empleados. El jefe de proyecto mata dos pájaros de un tiro actualizando su proyecto para calcular la previsión de márgenes y actualizando la previsión de carga de trabajo de los empleados. Los datos son fiables, coherentes y se actualizan en tiempo real.

Incluso es posible dejar que el empleado (si tiene los derechos) actualice el tiempo restante para dedicar a estas tareas. Automáticamente, se ajustará el impacto en la rentabilidad prevista y se notificará al director del proyecto.

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Ventaja 3: permite tener una previsión precisa de la actividad, actualizada en tiempo real

Para gestionar una actividad de servicios (consultoría, consultoria Informática, agencia), es imprescindible tener una visión clara de las previsiones de facturación y margen en los próximos meses. Esto permite asegurar que la previsión se mantiene en línea con los objetivos o, si no es el caso, saber qué proyectos están causando las desviaciones.

Sin embargo, la mejor manera de estimar la facturación y los costes previstos de una empresa de servicios se basa en la gestión de la carga de trabajo de los empleados. Una herramienta de dotación de personal adaptada a la actividad integra los costes de cada empleado y permite calcular la evolución del proyecto y el volumen de negocio y los costes reconocidos en los próximos periodos.

Por lo tanto, hacer un pronóstico con un software de dotación de personal es mucho más preciso que calcular el resto en un ERP clásico que no tiene en cuenta la evolución precisa por recurso y por mes.

Gracias a estos datos, la herramienta de dotación de personal permitirá:

  • Indicar el volumen de negocios y los márgenes, por proyecto y por equipo en los próximos períodos
  • Enviar la información a tu ERP (o si está conectado de forma natural para gestionar la actividad para hacerlo de forma autónoma)
  • Permitir el cálculo de las desviaciones entre una previsión actualizada que tenga en cuenta lo ya se realizado y el presupuesto inicial de un proyecto

Ventaja 4: proporcionar más visibilidad a los empleados y mejorar la satisfacción para una mejor retención del talento

Si has completado los pasos anteriores, ahora tienes la posibilidad de analizar sus tasas de utilización proyectados y analizar la varianza con los objetivos.

La guerra por el talento no es un concepto nuevo, pero continúa intensificándose con el fenómeno de la gran renuncia que avanza paralelamente. Para dar más significado a los talentos, siempre debemos darles más visibilidad y flexibilidad en sus elecciones profesionales.

Darles más visibilidad sobre tus próximos proyectos y su calendario de tareas gracias a una herramienta de dotación de personal es un primer paso. Además, permitir que los empleados se posicionen de forma proactiva en los proyectos que les interesan en esta misma plataforma es un paso adicional que permiten herramientas de dotación de personal como Stafiz. Por último, el hecho de tener en cuenta las preferencias y los deseos de los empleados en las decisiones de personal ofrece una ventaja real sobre los competidores que no tienen este enfoque.

Mejor planteados y mejor orientados hacia proyectos que les permitan crecer en la empresa y encontrar sentido a su trabajo es la mejor manera de incrementar la retención de los empleados.

Ventaja 5: ¡sin doble entrada y mucho tiempo ahorrado!

Se introducen sistemáticamente muchos datos en las herramientas de dotación de personal, así como en las herramientas de gestión de actividades o ERP:

  • Empleados: se debe indicar el nombre y la fecha de ingreso. En cuanto se conozca la fecha de salida, también debe añadirse para evitar que el empleado sea asignado cuando ya no está disponible. Toda esta información se introduce generalmente en el software de seguimiento de la actividad y/o en el SIRH. Una vez conectada la herramienta de dotación de personal, los datos se actualizan automáticamente, de modo que sólo se introducen una vez, pero se tienen en cuenta en ambos paquetes de software.
  • Equipos: para gestionar mejor la carga de trabajo de los equipos, es necesario conocer la distribución: a qué equipo está asignado cada empleado. También en este caso, la información se introduce necesariamente en el software de control de la actividad. No es necesario introducirlo dos veces si los conectores están en su sitio.
  • Fichas de competencias: algunas herramientas del SIRH permiten integrar una ficha de competencias y experiencia del empleado. Las herramientas de dotación de personal adecuadas le permiten utilizar estos datos y actualizarlos en función de los proyectos en los que trabajan tus empleados.

Los algoritmos de la herramienta de personal utilizan estos datos para ofrecer los perfiles más adecuados y facilitar la optimización de los recursos.


Por lo tanto, cuando elija una herramienta de gestión de personal, asegúrese de que la actividad y la gestión de personal estén vinculadas de forma natural o, si no, por defecto, que haya conectores entre sus soluciones.

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