Gestión de proyectos: 7 puntos para movilizar a tus equipos
Gestión de proyectos: cómo movilizar mejor a tus equipos en 7 puntos clave
Se acabó el tiempo en que los consultores de un mismo proyecto se enviaban docenas de correos electrónicos al día. ¿Cómo definir correctamente los roles y tareas de cada persona? ¿Cómo puedo estar seguro de que todos los miembros del equipo tienen la última versión de los documentos? ¿Cómo evitar malentendidos y atropellos en las diversas misiones del equipo?
Al digitalizarse en gran medida, las empresas han optimizado su tiempo y sus costes. Pero, ¿qué pasa con la gestión de proyectos? De hecho, la finalización de una tarea depende de muchos factores, incluido el esencial del trabajo en equipo y su buen funcionamiento. Stafiz permite a las empresas utilizar una solución para todas sus operaciones: la gestión y el seguimiento de proyectos forman parte de ella.
1. Ahorra tiempo y productividad
Los recursos empresariales conectados en un solo entorno hacen que el trabajo sea más eficiente y sencillo. La información se comparte al nivel adecuado y la comunicación, como todo el mundo sabe, es "los nervios de la guerra". En una única plataforma, las consultoras pueden hacer su seguimiento comercial, gestionar todos sus proyectos y automatizar la dotación de personal. Esto supone un ahorro de tiempo considerable, especialmente para los gestores de proyectos y los equipos de soporte.
Este ahorro de tiempo conduce a un aumento de la productividad. Las empresas que han dado el salto a la digitalización ven aumentar su rentabilidad, pero también su facturación. Con más tiempo disponible y las herramientas adecuadas, los empleados se centran más en la venta de proyectos y en el seguimiento de la satisfacción del cliente. La racionalización y optimización del trabajo de los equipos es una causa obvia.
2. Maximizar la creatividad y la eficiencia
Trabajar de forma colaborativa significa que cada miembro del equipo puede contribuir al edificio. Las habilidades humanas y profesionales de cada persona pueden tener un impacto positivo en el éxito del proyecto. ¿Para qué? Porque, en primer lugar, todo el mundo forma parte de un proceso de mejora de las tareas. Luego, las tareas, su división y su progreso son visibles para todos los miembros del equipo. Y por último, la información circula de forma óptima.
Por lo tanto, el ERP está en el corazón de esta nueva forma de trabajar. Las tareas que consumen mucho tiempo relacionadas con la comunicación entre los miembros del equipo desaparecen. El tiempo se optimiza en beneficio de acciones con verdadero valor añadido. Incluso se puede decir que esta liberación permite a los consultores centrar su atención en el núcleo de su misión. Su eficiencia aumenta, pero también su capacidad para innovar y crear.
3. Gestión de proyectos más sencilla con visibilidad de todas las operaciones
La visualización y el seguimiento del proyecto se realizan en tiempo real junto con el trabajo de los consultores. Con la integración de diferentes herramientas de gestión de proyectos, Stafiz facilita la vida de los directivos. Desde el portafolio hasta el informe del proyecto y una visión de rentabilidad, la plataforma ahorra tiempo. Esta visibilidad global permite ajustar los recursos humanos, así como los recursos materiales comprometidos, gracias al cálculo automático de márgenes o pérdidas. La persona que gestiona el proyecto también puede replantear el trabajo fácilmente visualizando las tareas realizadas por los consultores.
4. Empoderar a los equipos
Con un software de gestión de proyectos intuitivo y ergonómico, la gestión de proyectos es mucho más sencilla. Cada tarea está predefinida y cada miembro del equipo se posiciona en un elemento particular de la misión. Esto permite una visibilidad óptima de la misión y su progreso. Pero también, y esto no es despreciable: los equipos ya no necesitan ser gestionados constantemente. Saben el trabajo que cada uno tiene que hacer para completar el proyecto.
El director del proyecto tiene una visión general de la misión. Gestiona su proyecto en función de las necesidades que pueden cambiar: recursos humanos, limitaciones técnicas o de tiempo, facturación, seguimiento del tiempo del equipo, etc.
5. Equipos que están juntos y son móviles
Es posible que los empleados no estén en el mismo lugar al mismo tiempo. Y a nivel organizativo, ¡este es un punto esencial! Si algunos tienen que desplazarse a las instalaciones de los clientes, el proyecto puede incluir proveedores de servicios externos que no trabajan en la empresa. Esta es la ventaja de una plataforma colaborativa. Consultores y autónomos avanzan en el proyecto estén donde estén.
Esta flexibilidad geográfica no repercute en los plazos a cumplir, por ejemplo. La plataforma colaborativa reúne el trabajo de todo el equipo y todos saben dónde están parados.
6. Involucrar a los equipos
Se habla mucho de innovación tecnológica o de marketing. Sin embargo, ¿qué pasa con la gestión? Único eje que se centra en las personas, su evolución es, sin embargo, igual de fundamental. ¿Para qué? Porque la forma en que se gestionan los equipos tiene un impacto directo en el éxito de la empresa. Crear un clima propicio para la iniciativa y la innovación no es suficiente para cambiar la gestión.
Un buen primer paso es colocar al gerente de proyecto como observador y entrenador con equipos que se comunican de manera efectiva entre sí. Pero para todo esto, ¡no existe una fórmula mágica! Tenemos que darles herramientas. La mejor de ellas es la herramienta de gestión de proyectos, que también se puede llamar plataforma colaborativa porque realmente tiende a este tipo de gestión.
7. Motivar a los equipos
La herramienta de gestión de proyectos hace que cada consultor sea responsable de su misión en el marco del proyecto. Este empoderamiento conduce automáticamente a una nueva forma de comunicarse con los miembros del equipo. Todos deben poder escucharse y entenderse porque el gerente ya no está allí para manejar las tensiones. De hecho, ya no actúa como un relevo entre los miembros del equipo en términos de comunicación. Esta nueva situación permite el desarrollo de nuevas habilidades. Los consultores están obligados a comunicarse entre sí de manera eficaz para el buen funcionamiento de su misión. Como resultado, el equipo cambia, en el sentido de que es más consciente de su responsabilidad. Es este empoderamiento en la finalización del proyecto lo que motiva a ambos equipos y los empuja a la acción.
Otro elemento de la motivación es el de la visión general de la propia acción. Si el equipo es una entidad, un todo, cada miembro desempeña un papel que repercute en el resultado. Para que los miembros del equipo tengan una voluntad casi inquebrantable, deben ser capaces de entender este impacto. Alrededor de una herramienta de gestión de proyectos, es más fácil seguir a los consultores, anticipar o comprender sus necesidades y, por lo tanto, crecer y mantener su motivación.
