10 ventajas de un sistema integrado para gestionar tu negocio

A la hora de elegir el software más adecuado para gestionar una empresa, a menudo surge la pregunta: ¿hay que utilizar una solución de gestión integrada? ¿O varias herramientas diseñadas específicamente para procesos específicos? En el mundo de la consultoría y los servicios, el tema también es crucial. El seguimiento de la actividad se vuelve rápidamente complejo una vez que se alcanza el umbral de los 10 puntos. Seguimiento de las necesidades de los clientes, la dotación de personal a la organización, el seguimiento del tiempo y la rentabilidad de los proyectos. Gestión y evaluación de competencias, facturación de proyectos, etc.

¿Debe gestionar todos estos procesos clave con sistemas separados o con un sistema integrado de gestión? En realidad, una solución integrada, siempre que se adapte a tu negocio, aporta muchas ventajas.

Aquí hay 10 de ellas:  

1. ¡Ahorra tiempo!

Al centralizar la gestión de actividades en una única solución, se genera un importante ahorro de tiempo para todos los empleados. La reducción del número de aplicaciones informáticas permite un acceso inmediato a la información. En lugar de entrar en varias soluciones, en varias pestañas del navegador para trabajar, los empleados pueden acceder a todos los datos y procesos en la misma solución y así ahorran mucho tiempo en su trabajo.

Además, en una solución centralizada, los datos se utilizan en diferentes ubicaciones y se actualizan en tiempo real. No es necesario actualizar páginas, transferir información ni importar archivos. Todos los empleados ven aumentada su productividad: los más junior que solo se conectan a una solución para ver el cronograma, realizar un seguimiento de sus tareas y el tiempo dedicado a los proyectos, gestionar sus gastos y sus bajas.

Los gerentes también pueden gestionar sus proyectos y sus equipos en la misma solución. Finalmente, los administradores tienen todos los datos para automatizar la facturación y los cierres contables.

2. Se mejora la experiencia de los empleados 

Más que nunca, en una guerra por el talento que se fortalece año tras año, es necesario trabajar para ofrecer una experiencia sencilla y agradable a los empleados. En las actividades de servicios y consultoría suele haber más trámites administrativos que en otras actividades. Se pide a todos que supervisen los tiempos del proyecto, los costes de viaje son a veces más elevados, el cronograma cambia periódicamente y se debe dar visibilidad a los empleados.

Si los empleados tienen que conectarse a 4 o 5 aplicaciones diferentes para realizar estas tareas y obtener visibilidad, la satisfacción no estará presente. Pero si pueden hacerlo fácilmente, desde una buena aplicación móvil perfectamente diseñada para sus necesidades, la experiencia será mucho mejor.

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3. La fiabilidad de los datos es mucho más importanteen un sistema integrado

Una solución de gestión empresarial desempeña un papel fundamental en la gestión financiera de una empresa. Los datos se utilizan para calcular el volumen de negocio por periodo, la rentabilidad de los proyectos, las facturas a emitir y para preparar los cierres contables. Muy a menudo los datos se envían automáticamente a una solución contable para su procesamiento final. Por lo tanto, es imprescindible que los datos sean fiables y completos para que los registros contables también lo sean.

Sólo una solución integrada que permita centralizar los costes salariales, las compras de subcontratación, los honorarios y la facturación puede permitir realizar cálculos de situación y mostrar datos fiables. El vínculo entre los diferentes procesos se crea desde el primer momento, los datos se utilizan correctamente y no existe riesgo de pérdida de datos a diferencia de lo que puede ocurrir cuando se transfiere información de un software a otro.

4. El análisis de la rentabilidad del proyecto es más preciso

Calcular la rentabilidad de un proyecto no es tan sencillo como parece. El volumen de negocios debe calcularse correctamente . Su importe durante el período depende de la metodología de reconocimiento de ingresos utilizada. Sólo una herramienta dedicada que integre un enfoque de contabilidad de proyectos podrá realizar este cálculo. Además, los costos de un proyecto no se limitan a los costos salariales del tiempo dedicado al proyecto. Un cálculo preciso de la rentabilidad de los proyectos debe incluir también los costes, en particular los que no son reembolsables. Este cálculo también debe tener en cuenta las compras de subcontratación y las posibles compras de productos.

Los informes exhaustivos deben separar el volumen de negocio relacionado al proyecto con el volumen de negocio relacionado al recobro (costes, compras, subcontratación). Cuando la gestión de la subcontratación, la gestión de los gastos y las compras se integran en una única solución de gestión empresarial, todos estos cálculos se realizan con precisión y en tiempo real. Esto proporciona una visión completa y precisa del rendimiento y evita que el control de gestión pierda tiempo en estos cálculos.

5. La automatización de tareas se multiplica por diez en un ERP para una empresa de servicios

Las integraciones API pueden ayudar a transmitir información e incluso automatizar ciertas tareas, pero ningún conector tiene el mismo poder que una integración nativa. Imagine las siguientes posibilidades que ofrece un software de gestión integrada ;

• Creación automática de un proyecto basado en una oportunidad ganada.
• Analizar gastos refacturables y automatizar la preparación de facturas de gastos
• Elaboración automática de facturas en función del tiempo invertido.
• Actualización del pronóstico financiero basado en la planificación del pronóstico.
• Cálculo de los asientos de factura a establecer y de los ingresos reconocidos por adelantado
• Actualización de la disponibilidad del personal en función de sus ausencias

Estas acciones se realizan en tiempo real, sin posible error en una solución integrada. Van más allá en la automatización de tareas de lo que puede proporcionar un flujo de trabajo creado a través de Zapier, por ejemplo.

6. Los datos del cliente son más completos para un mejor análisis.

Para analizar el rendimiento conseguido para cada cliente, no son los CRM los que aportan una visión completa. Un buen informe por parte del cliente requiere analizar los siguientes datos:

• Volumen de negocio mensual
• Facturación mensual
• Margen mensual
• Historial y estado de la oportunidad
• Historial y rentabilidad del proyecto.
• Facturas emitidas e impagas

Estos datos proporcionan una visión completa del rendimiento y permiten un mejor uso de la información con fines comerciales o de negociación. Un sólo sistema integrado de gestión puede aprovechar los distintos módulos para centralizar una información completa y más relevante.

7. Los proyectos se anticipan mejor, lo que favorece una puesta en marcha más rápida

Antes de que se inicie un proyecto, hay muchos pasos en la fase de preventa: responder a la licitación, posicionar los perfiles y el personal previo, contratar, etc. Si tu software ERP/CRM te permite gestionar esta información, es más fácil anticiparse. Saber cuándo hay que reservar con antelación determinados recursos, conocer las necesidades de competencias que suelen demandarse más, qué contratos se firman o no.

Con esta información, los gestores pueden anticipar mejor los pasos a seguir y asegurarse de que se hace todo lo posible para iniciar el proyecto lo antes posible. Esta organización favorece la satisfacción de los clientes y, por supuesto, contribuye a aumentar el flujo de caja.

8. Una solución central crea un lenguaje común y una mejor colaboración en equipo en torno al rendimiento.

En la mayoría de las empresas, los comerciales trabajan con su CRM. El departamento financiero es el único que tiene acceso a la solución de contabilidad y facturación, mientras que los equipos de RRHH tienen acceso a la información a través de su HRIS. Con una organización así, se crean sistemas aislados, la información tiene dificultades para pasar de un departamento a otro y la colaboración es inexistente. Los objetivos de rendimiento siguen enfocados departamento por departamento. No hay una visión global ni colaboración para avanzar juntos hacia los objetivos de la empresa.

Sin embargo, cuando una empresa utiliza un sistema integrado de gestión, la centralización aporta la ventaja de permitir que cada departamento encuentre la información importante. Por supuesto, el personal de ventas puede seguir gestionando la actividad de ventas en el CRM, y RRHH puede seguir haciendo un seguimiento de la información de los empleados en el software HRIS. Con los conectores adecuados, los datos que son interesantes para compartir se envían a la herramienta de gestión central, y todos los empleados pueden beneficiarse de una visión más global.

• Las oportunidades se actualizan desde el CRM. Pero el cálculo del margen previsto y la dotación de personal se realiza en la solución de gestión de actividades
• Los nuevos empleados se crean en el software HRIS, pero se introducen en la solución central de gestión de la actividad, y así se puede hacer la dotacion de personal a la organización.
• Las facturas emitidas en la solución de gestión integrada se enviarán automáticamente a la herramienta contable.

Así, un sistema integrado de gestion no resta rendimiento a cada departamento. Ayuda a proporcionar una visión más completa y permite a los equipos colaborar con una visión común del rendimiento empresarial.

9. La reducción del número de programas informáticos utilizados o el alcance de su uso  genera importantes beneficios económicos 

En una época en la que el software se ha vuelto tan importante para las empresas, las pilas de soluciones de software pueden llegar a ser tan grandes que los costes asociados son astronómicos.. La centralización de las soluciones ofrece evidentes beneficios económicos. Aunque es imposible mantener una única solución para llevar a cabo todos sus procesos, es posible centralizar las siguientes funciones en la gestión empresarial: gestión de ofertas y oportunidades, gestión de la contratación, gestión de la capacidad y la carga de trabajo, gestión de las ausencias, Control de horas proyectos, gestión de los gastos, gestión de las facturas y elaboración de informes.

Además, se puede agregar una herramienta de automatización de marketing y herramientas de contabilidad y nómina completan el sistema. Con una organización de este tipo, el número de licencias disminuye drásticamente y también el coste total para la empresa. Aunque la licencia de la herramienta de gestión sea superior, nunca será tan alta como la suma de las licencias de todas las herramientas a las que reemplaza. Y, sin embargo, en términos de rendimiento no se pierde nada, sino todo lo contrario. 

10. Evite el mantenimiento del conector y la complejidad contractual

La elección de utilizar múltiples herramientas para gestionar la actividad requiere desarrollar numerosos conectores para simplificar la vida diaria. Si la solución puede lograr las tareas deseadas, se deben esperar problemas recurrentes de mantenimiento del conector API. De hecho, en cuanto se produce un cambio en un lado u otro del conector, la acción ya no se realiza.

Debe realizar un seguimiento continuo de las interrupciones y contar con una persona dedicada con experiencia técnica para actualizar el código detrás de la conexión API y hacer que funcione nuevamente.

Esto puede resultar a veces costoso y hace que la actualización sea difícil e inflexible. Esta es una situación que no existe en una solución integrada. Las conexiones son nativas, y no puede haber problemas de conexión (aparte de un error que se solucionaría muy rápidamente). El mantenimiento es escalable y las mejoras de la solución no interrumpen los vínculos entre los diferentes procesos y la automatización.