¿Cómo elegir el software de gestión del tiempo adecuado para su empresa?
Elegir el software de gestión del tiempo adecuado para su empresa no es tarea fácil. Hay una gran variedad de herramientas de gestión del tiempo disponibles, y es natural sentirse abrumado por la multitud de ofertas en el mercado.
Para elegir el software más adecuado para tu negocio, es necesario definir tus expectativas en cuanto a características para optar por la solución que más se alinee con tus necesidades.
En este artículo, Stafiz te ofrece una guía completa para elegir la herramienta perfecta para tus objetivos.
¿Cómo funciona el software de gestión del tiempo?
El software de gestión del tiempo funciona recopilando datos sobre las horas de trabajo de los empleados, las actividades en las que trabajan y los costes correspondientes a los proyectos.
Como resultado, permite una mejor planificación de los proyectos un seguimiento más preciso de las horas extraordinarias.
A continuación, los datos recopilados se integran en una base de datos donde pueden ser analizados. Los empleadores pueden acceder a ella en cualquier momento y utilizar la información para tomar decisiones.
Los CEOs, PMOs o directores de proyectos pueden centrarse más en los empleados, en su disponibilidad, pero también en las habilidades duras que pueden asignar en función de los problemas de negocio que encuentre la empresa.
Gracias a una buena planificación de la capacidad, puedes optimizar la gestión de los tiempos de trabajo e intervención de tus equipos.
¿Cuáles son las ventajas de un software de gestión del tiempo ?
Los problemas que aborda la gestión del tiempo y la actividad (ATM) son numerosos. El registro y seguimiento de las horas de trabajo y las ausencias, el establecimiento de un horario o la distribución de tareas son tareas que requieren mucho tiempo y aportan poco valor añadido.
El software de gestion de tiempo y actividad permite realizar una gran variedad de tareas, lo que ayuda a crear una vision clara de las necesidades de recursos y habilidades.
Planificación más eficiente
software de gestión del tiempo Los datos recogidos se estructuran y organizan de modo que la planificación estratégica no sólo sea eficaz, sino también legal.
Contribuye a una mayor flexibilidad. Los horarios pueden adaptarse fácilmente a cambios de última hora o modificaciones de la normativa.
Por ejemplo, Stafiz te ayuda a encontrar fácilmente los perfiles más cualificados a través del motor de búsqueda. Indique sus necesidades de habilidades, experiencia y/o disponibilidad, y deje que el algoritmo haga una referencia cruzada de la información.
El software de gestión del tiempo Centraliza, categoriza, supervisa y planifica toda la información relativa a las ausencias, teniendo en cuenta:
- licencia pagada;
- licencias de maternidad y paternidad;
- RTT;
- baja;
- adiestramiento;
- proyectos internos.
De este modo, se puede tener en cuenta la información sobre la disponibilidad de los empleados a la hora de asignar tareas, limitando así el riesgo de errores de planificación.
La herramienta ATM promueve la productividad
Gracias a una visión precisa de los recursos y la mano de obra, estará perfectamente equipado para implementar una planificación óptima.
Tiene información como las cargas de trabajo, las habilidades requeridas y los plazos, todo lo cual sirve como una base sólida para anticipar las necesidades. Esto limita la falta de personal y la sobrecarga de trabajo.
Entonces es posible distribuir las tareas estratégicamente. De este modo, se aprovechan las diferentes habilidades de cada persona y se mejora el rendimiento general de la empresa.
Visibilidad en tiempo real de los horarios y la carga
Gestión de nóminas más fiable gracias a software de gestión del tiempo
El procesamiento de tiempos permite ganar en eficiencia y fiabilidad en la gestión de nóminas.
Una vez combinados con su gestor de nóminas, a través de la integración o mediante el uso de una solución integrada como Stafiz, los datos se actualizan continuamente, dejando poco margen para posibles errores humanos durante la entrada.
A continuación, las nóminas de sus empleados se calculan teniendo en cuenta su salario o ADR, y directamente precargado.
Software de gestión del tiempos: defina las necesidades específicas de su empresa
Para no arriesgarse a elegir una herramienta que no es adecuada para su negocio, es necesario estudiar previamente los beneficios que busca su empresa.
Optimización de la productividad mediante el control de horas
Si el seguimiento del tiempo de los empleados te ayuda a analizar tu productividad, necesitas un software que reconozca las diferentes actividades que realizas automáticamente.
Este tipo de software reconoce el software o los documentos en los que está trabajando para simplificar la categorización de su tiempo.
Al consolidar esta información, puede dar un paso atrás en su organización y productividad para mejorar.
Software de gestión del tiempo que satisface esta necesidad: Toggl, Memtime, RescueTime.
Seguimiento de la rentabilidad financiera
Si desea comparar datos sobre el tiempo dedicado a un proyecto para analizar su rentabilidad, elija un software que ofrezca funciones financieras más avanzadas.
Debe permitir el seguimiento de las actividades facturadas a un precio fijo y el análisis de los costes de los colaboradores internos y externos en el proyecto.
Software de gestión del tiempo que satisface esta necesidad: Stafiz, Quickbooks Time.
Visibilidad del tiempo asignado a la investigación y el desarrollo
Al realizar un seguimiento del tiempo de investigación y desarrollo, asegúrese de que la granularidad de la entrada de datos satisfaga las necesidades de informes de la administración.
Esta función es necesaria porque el tiempo empleado se puede auditar como parte de los créditos fiscales y/o subvenciones que se otorgan y vincular a la carga de trabajo dedicada a estos proyectos.
Software de gestión del tiempo que satisface esta necesidad: Cosecha, Oportuno.
¿Cuáles son los criterios para elegir un ssoftware de gestión del tiempo?
Priorizar los problemas de cajeros automáticos que se deben abordar
Resuelva todos los desafíos de RRHH por los que atraviesa su empresa simplemente adoptando un software de gestión del tiempo es imposible.
Como resultado, elegir el software priorizando por necesidades funcionales puede ser una opción.
Aunque la mayoría de las herramientas ofrecen una solución global, algunos actores tienen un posicionamiento más marcado en un aspecto en particular:
- Para la dotación de personal y el seguimiento financiero de los proyectos: Stafiz
- Para priorizar la fichaje y el seguimiento: Combo o Skello
- Para un seguimiento preciso de las ausencias: KiwiRH
- Para priorizar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales: Kelio
- Para optimizar la organización del trabajo: Lucca
Stafiz también ofrece una solución global para la gestión de su empresa, organizada en módulos : preventa, personal y planificación, seguimiento del tiempo, gestión de proyectos, facturación e informes, etc.
Esta organización en módulos permiteseleccionar los componentes prioritarios a implementar. De este modo, podrá integrar gradualmente una solución GTA en su negocio .
Experiencia de usuario
A la hora de elegir, céntrate en la experiencia de los empleados: el control sencillo y flexible del tiempo de los empleados debe simplificarse al extremo para facilitarles el acceso.
Cuando la herramienta es compleja, desanima a los empleados. Por lo tanto, es una apuesta segura que el seguimiento se llevará a cabo, en el mejor de los casos, con mucho retraso, y en el peor, no se llevará a cabo en absoluto.
Para evitar esta situación de rechazo, es importante comprobar que la experiencia de registro del tiempo es sencilla, y que el software también es accesible desde el smartphone del empleado.
Servicios asociados
El cambio puede asustar. La regla no es una excepción en las empresas, cuando se trata de adoptar o cambiar programas informáticos. Por ello, los servicios ofrecidos por los proveedores de software de gestión del tiempo pueden convertirse en un criterio por derecho propio en su decisión final.
¿La integración está planificada por el editor, un socio integrador o debe hacerse internamente? En caso afirmativo, ¿qué tipo de documentación se proporciona?
¿Se pone en marcha el soporte durante la implementación del software ? ¿Cuánto tiempo? ¿Se imparte formación?
Todas estas son preguntas que es importante poder responder para garantizar una transición sin problemas. Si es posible, prefiera un proveedor formado por un equipo de gestores de cuentas que puedan apoyarle y asesorarle durante el uso del software.
En Stafiz, un gestor de cuentas te acompaña a lo largo de toda tu experiencia
Nuestro equipo de consultores te ayudará a sacar el máximo partido a nuestra solución de gestión del tiempo y gestión de proyectos. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre nuestro soporte.
¿Qué software de gestión del tiempo según la actividad?
- Dependiendo de la industria
Algunos sectores de actividad, como la sanidad o la construcción, por ejemplo, son especialmente específicos. De hecho, a veces tienen que integrar un cierto número de variables.
El sector hospitalario debe anticiparse al seguimiento de las horas de trabajo en múltiples sedes.
La industria de la construcción debe manejar el monitoreo de horas con equipos móviles.
Como resultado, las empresas que operan en industrias específicas deben identificar sus necesidades. Esto les permitirá elegir una herramienta relevante que responda a sus problemas.
- Dependiendo del tamaño de la empresa
Es probable que las necesidades varíen en función del tamaño de la empresa.
Evidentemente, las PYME y las multinacionales no tendrán las mismas dificultades. Por ejemplo, el número de empleados sino también la organización de la estructura influirán en gran medida en la elección del software de gestión del tiempo.
Hay que tener en cuenta que cuanto más compleja sea la empresa una estructura con un gran número de departamentos, más probable es que necesite un alto nivel de personalización.
Por otro lado, a las pequeñas empresas les irá mejor favoreciendo una software de gestión del tiempo Fácil de usar, enfocado a una experiencia de usuario óptima.
¿Qué funciones puede esperar del software de gestión del tiempo?
Para elegir el software adecuado, primero tiene que confirmar el objetivo principal de su estrategia interna del control de horas .
Siguiendo este primer paso, puedes crear tu lista de verificación de necesidades para ayudarte a enfocar mejor las características que estás buscando en una herramienta de planificación del tiempo y así lograr un mejor retorno de la inversión.
El alcance funcional de nuestro software de gestión del tiempo Stafiz
Aspectos funcionales
- Registro en tiempo real del tiempo trabajado
Para facilitar el seguimiento del tiempo, el software debe proporcionar un cronómetro para poder registrar el tiempo trabajado en tiempo real y pausarlo o detenerlo con la misma facilidad.
Esta función le permite categorizar el tiempo en una asignación o tarea para facilitar el análisis.
- Granularidad del registro de tiempo
No todas las actividades tienen las mismas necesidades.
Algunos programas informáticos son más adecuados para el seguimiento en horas (o incluso minutos), mientras que otros son más adecuados para el seguimiento en partes del día (trimestre, medio día o día completo).
Si tu negocio se basa en diferentes granularidades de tiempo, asegúrate de que la herramienta de gestión del tiempo ofrezca este grado de personalización.
Descubre la gestión flexible y granular del tiempo en Stafiz
- Granularidad de entrada de tareas
La mayoría de los programas permiten realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas.
Compruebe los detalles de la profundidad de planificación de las tareas y subtareas si éste es un criterio importante para evaluar la actividad.
- Cumplimiento legal
Para ello control de horas respeta los derechos laborales de los trabajadores, a menudo es necesario definir normas en la herramienta.
Puede configurarlos imponiendo un límite de horas al día, o la imposibilidad de introducir más horas al año que el límite legal.
¡Asegúrese de que las limitaciones de RRHH se tengan en cuenta en el software de gestión del tiempo!
Organización y colaboración
- Exportación de datos
El seguimiento del tiempo se utiliza con frecuencia para diferentes tipos de informes.
Su software de gestión del tiempo debe permitirle exportar los datos con la información esperada por los informes. Por lo tanto, asegúrese de que haya un módulo para exportar los datos.
- Adición de comentarios
Cuando una declaración de actividad necesita ser validada a posteriori por un gerente o un cliente, la adición de comentarios para detallar el trabajo realizado puede ser una ventaja para apreciar mejor el tiempo dedicado a la tarea.
- Acceso externo
Si trabaja para un cliente y le factura por su tiempo, puede valer la pena darle acceso a la información para mejorar la comunicación con el cliente facilitar el seguimiento e incluso acelerar la validación antes de facturar.
Si esta característica de transparencia con el cliente es importante para usted, debe buscar una herramienta que administre informes de actividad.
Facturación a clientes
Si su solución de seguimiento del tiempo consiste en facilitar la facturación a sus clientes, elija una herramienta que le permita ir más allá del simple seguimiento del tiempo por cliente o actividad.
Esta herramienta debería permitirle crear proyectos, o incluso tareas, con el fin de realizar un seguimiento preciso del tiempo dedicado a cada uno de ellos. Lo ideal es que gestiones tus cotizaciones y facturación en una misma herramienta para ahorrar tiempo y fiabilidad a través de la automatización, y así reducir el riesgo de errores inducidos por las transferencias manuales de información.
Stafiz automatiza tu facturación
Cuando un entregable está listo, puede generar automáticamente facturas relacionadas con sus proyectos. La entrada es automática, asumiendo los datos de tiempo registrados por sus empleados.
Anticiparse a la implantación del software de gestión del tiempo
Como cualquier cambio en una empresa, es probable que la instalación de software de gestión del tiempo perturbe a toda la organización. Por eso es importante planificarlo con antelación.
Comunícate con los equipos
En primer lugar, comunícate con tus equipos para identificar claramente sus puntos de fricción y necesidades.
Esto te ayudará a elegir una herramienta de GTA relevante que satisfaga las necesidades reales. Además, aumenta la probabilidad de que la herramienta sea fácilmente adoptada por sus empleados.
Una vez elegido un software de gestión del tiempo, prepárese para su adopción por parte de sus equipos.
Esto requiere una comunicación transparente y periódica, así como formación a lo largo de todo el proceso de integración. Esta formación debe incluir la familiarización con la herramienta y, al mismo tiempo, hacer hincapié en las ventajas de utilizar un software de gestión del tiempo.
También puedes ir acompañado de socios, tanto para la integración dentro de la empresa como para la formación del equipo.
Piensa en las posibilidades de las integraciones
Muchas empresas utilizan diferentes herramientas para impulsar diferentes aspectos de su negocio antes de pasar a una solución integrada y todo en uno.
Como resultado, tendrá que olvidarse de sincronizar a mano y de ir y venir de una aplicación a otra, y esto tiene un impacto en su rentabilidad.
Para compensar estos ajustes manuales, es esencial anticipar las necesidades de conexión de su nuevo software de planificación del tiempo con el fin de agilizar la entrada y sincronización de la información.
- Gestión de permisos y ausencias
Estrechamente vinculada a la gestión del tiempo, la gestión de permisos y ausencias debe comunicarse con el software dedicado. Cuando un empleado solicita un permiso y se valida, lo ideal es que la información se transmita al programa de gestión del tiempo. Así se evita la doble entrada, que hace perder tiempo al empleado y provoca insatisfacción.
Al automatizar la transmisión de información, los datos también son más fiables, ya que no es posible introducir por error el tiempo dedicado a una actividad durante un día de ausencia.
Si tu herramienta de gestión del tiempo integra un ladrillo nativo de gestión de vacaciones, es aún más práctico porque la conexión es automática y se mantendrá en el tiempo.
- Módulo de exportación
El seguimiento del tiempo se puede utilizar para diversos usos en otros programas informáticos (HRIS o software de nómina para el seguimiento de los recursos humanos, software de gestión de actividades para el seguimiento de los márgenes). Es posible enviar esta información a una frecuencia determinada mediante la transmisión de archivos planos.
Para ello, es necesario exportar los datos del software de gestión del tiempo antes de importarlos al otro software. Esta es una operación manual, pero se puede automatizar con hojas de cálculo de Excel.
- Conectores de API
Para facilitar la transferencia de información y datos entre diferentes software, la opción de transmisión de API sigue siendo la más automatizada. Sin embargo, las API de los dos programas deben ser capaces de comunicarse entre sí. Esto es algo que hay que comprobar.
También hay conectores estándar entre los diferentes software. De lo contrario, habrá que desarrollarla Por lo tanto, es una solución más automatizada, pero también puede tener un costo más alto.
- Gestión de gastos
El seguimiento de los costes suele ir de la mano del control de horas . Puede que necesite relacionar el tiempo y los gastos para, por ejemplo, la facturación a precio fijo en días-hombre, o el análisis de márgenes (teniendo en cuenta el tiempo invertido y los gastos en un proyecto).
Por todas estas razones, es interesante conectar los softwares entre sí o elegir un software de gestión del tiempo que también tenga un módulo nativo de gestión de gastos.
En conclusión, antes de elegir un software de gestión del tiempo, es necesario hacerse las preguntas correctas:
- ¿Cuál es el objetivo prioritario?
- ¿Cuáles son los criterios esenciales para integrarse en la investigación?
- ¿Cómo se interconectará el software con el resto del software utilizado en la actividad?
Una vez que se hayan corregido todas estas respuestas, ¡será mucho más fácil clasificar a través de los diferentes software!
