¿Cómo elegir el software de gestión del tiempo adecuado para su empresa?
Elegir el software de gestión del tiempo adecuado para su empresa no es tarea fácil. Hay una gran variedad de herramientas de gestión del tiempo disponibles, y es natural sentirse abrumado por la multitud de ofertas en el mercado.
Para elegir el software que mejor se adapte a su empresa, debe definir sus expectativas en términos de funcionalidad, para poder optar por la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
En este artículo, Stafiz le ofrece una guía completa para elegir la herramienta adecuada a sus objetivos.
¿Cómo funciona un programa de gestión del tiempo?
El software de gestión del tiempo funciona recopilando datos sobre las horas de trabajo de los empleados, las actividades en las que trabajan y los costes correspondientes a los proyectos.
Como resultado, permite una mejor planificación de los proyectos un seguimiento más preciso de las horas extraordinarias.
Los datos recogidos se integran en una base de datos donde pueden analizarse. Los empresarios pueden acceder a ellos en cualquier momento y utilizar la información para tomar decisiones.
Los directores generales, las PMO y los jefes de proyecto pueden centrarse más en sus empleados, en su disponibilidad y en las habilidades duras que pueden asignar a los problemas de negocio a los que se enfrenta la empresa.
Con una buena planificación de las capacidades, puede optimizar la gestión de las horas de trabajo y los tiempos de intervención de sus equipos.
Software de gestión del tiempos: defina las necesidades específicas de su empresa
Para evitar el riesgo de elegir una herramienta inadecuada para su empresa, debe estudiar previamente las ventajas que busca su empresa.
Optimización de la productividad mediante el control de horas
Si el seguimiento del tiempo de sus empleados le ayuda a analizar su productividad, necesita un software que reconozca automáticamente las distintas actividades que realiza.
Este tipo de software reconoce el software o los documentos en los que está trabajando para simplificar la categorización de su tiempo.
Al consolidar esta información, puede dar un paso atrás y analizar su organización y su productividad para mejorar.
Software de gestión del tiempo que responde a esta necesidad : Toggl, Memtime, RescueTime.
Control de la rentabilidad financiera
Si desea comparar datos sobre el tiempo dedicado a un proyecto para analizar su rentabilidad, elija un software que ofrezca funciones financieras más avanzadas.
Debe permitirle controlar las actividades facturadas a tanto alzado y analizar los costes de los colaboradores internos y externos del proyecto.
Software de gestión del tiempo que responde a esta necesidad : Stafiz, Quickbooks Tiempo.
Visibilidad del tiempo destinado a I+D
Como parte de la investigación y el desarrollo de Control de horas , asegúrese de que la granularidad de entrada satisfaga las necesidades de información de la administración.
Esta funcionalidad es necesaria porque el tiempo invertido puede auditarse como parte de los créditos fiscales y/o subvenciones que se conceden y vincularse a la carga de trabajo invertida en estos proyectos.
Software de gestión del tiempo que responde a esta necesidad : Cosecha, A tiempo.
¿Cuáles son los criterios para elegir un ssoftware de gestión del tiempo?
Priorizar los problemas de los cajeros automáticos
Resolver todos los retos de RRHH de su empresa simplemente adoptando software de gestión del tiempo es una tarea imposible.
Por este motivo, la elección del software priorizando las necesidades funcionales puede ser una opción.
Aunque la mayoría de las herramientas ofrecen una solución global, algunas se centran más en un aspecto concreto:
- Para la dotación de personal y el seguimiento financiero de los proyectos : Stafiz
- Priorizar la puntuación y el seguimiento : Combo o Skello
- Para un control preciso de las ausencias: KiwiRH
- Priorizar el cumplimiento de las obligaciones legales y de negociación colectiva : Kelio
- Optimizar la organización del trabajo : Lucca
Stafiz también ofrece una solución global para la gestión de su empresa, organizada en módulos : preventa, personal y planificación, seguimiento del tiempo, gestión de proyectos, facturación e informes, etc.
Esta organización en módulos permite seleccionar los ladrillos prioritarios a implementar. De este modo, podrá integrar gradualmente una solución GTA en su negocio .
La experiencia del usuario
A la hora de elegir, céntrate en la experiencia de los empleados: el control sencillo y flexible del tiempo de los empleados debe simplificarse al extremo para facilitarles el acceso.
Cuando la herramienta es compleja, los empleados se desaniman. Como resultado, hay muchas probabilidades de que el seguimiento se retrase, en el mejor de los casos, o no se lleve a cabo en absoluto.
Para evitar esta situación de rechazo, es importante comprobar que la experiencia de registro del tiempo es sencilla, y que el software también es accesible desde el smartphone del empleado.
Servicios asociados
El cambio puede asustar. La regla no es una excepción en las empresas, cuando se trata de adoptar o cambiar programas informáticos. Por ello, los servicios ofrecidos por los proveedores de software de gestión del tiempo pueden convertirse en un criterio por derecho propio en su decisión final.
¿Está prevista la integración por parte del editor, de un socio integrador o se va a realizar internamente? En caso afirmativo, ¿qué tipo de documentación se requiere?
¿Se prestará asistencia cuando se instale el software? ¿Durante cuánto tiempo? ¿Se ofrece formación?
Todas estas son preguntas a las que hay que responder para garantizar una transición sin problemas. Si es posible, elija un proveedor con un equipo de gestores de cuentas que pueda ayudarle y asesorarle mientras utiliza el software.
En Stafiz, un gestor de cuentas le acompañará en todo momento
Nuestro equipo de asesores puede ayudarle a sacar el máximo partido de nuestra solución de gestión del tiempo y gestión de proyectos. Póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudarle.
¿Qué software de gestión del tiempo es el adecuado para su empresa?
- Por sector
Algunos sectores empresariales, como la sanidad o la construcción y obras públicas, son especialmente específicos. Pueden necesitar tener en cuenta una serie de variables.
El sector hospitalario debe ser proactivo en el control de los horarios de trabajo en varios centros.
El sector de la construcción y las obras públicas tiene que hacer frente al seguimiento del tiempo mediante equipos móviles.
Por lo tanto, las empresas que operan en industrias específicas deben identificar cuidadosamente sus necesidades. Esto les permitirá elegir una herramienta relevante que responda a sus problemas.
- En función del tamaño de la empresa
Los requisitos variarán en función del tamaño de la empresa.
Evidentemente, las PYME y las multinacionales no tendrán las mismas dificultades. Por ejemplo, el número de empleados sino también la organización de la estructura influirán en gran medida en la elección del software de gestión del tiempo.
Tenga en cuenta que cuanto más compleja sea la estructura de una empresa con una gran cantidad de departamentos, es más probable que necesite un alto nivel de personalización .
Las pequeñas empresas, por su parte, estarán mejor con un software de gestión del tiempo que sea fácil de usar y se centre en una experiencia de usuario óptima.
¿Qué funciones puede esperar del software de gestión del tiempo?
Para elegir el software adecuado, primero tiene que confirmar el objetivo principal de su estrategia interna del control de horas .
Tras esta primera etapa, puede elaborar su lista de comprobación de requisitos para ayudarle a orientar mejor las funciones que busca en una herramienta de planificación del tiempo, y conseguir así un mayor rendimiento de la inversión.
El alcance funcional de nuestro software de gestión del tiempo Stafiz
Aspectos funcionales
- Registro del tiempo trabajado en tiempo real
Para facilitar el uso de Control de horas, el software debe disponer de un cronómetro que permita registrar el tiempo trabajado en tiempo real y pausarlo o detenerlo con la misma facilidad.
Esta función le permite clasificar el tiempo en asignaciones o tareas para facilitar el análisis.
- Granularidad del registro temporal
No todas las actividades tienen las mismas necesidades.
Algunos paquetes de software son más adecuados para el seguimiento en horas (o incluso minutos), mientras que otros son más adecuados para el seguimiento en porciones de un día (trimestre, medio día o día completo).
Si su empresa se basa en diferentes granularidades temporales, asegúrese de que la herramienta de gestión del tiempo ofrece este grado de personalización.
Descubre la gestión flexible y granular del tiempo en Stafiz
- Granularidad de la entrada de tareas
La mayoría de los programas permiten controlar el tiempo dedicado a las tareas.
Compruebe la profundidad de la planificación de tareas y las subtareas si éste es un criterio importante para evaluar la actividad.
- Cumplimiento legal
Para ello control de horas respeta los derechos laborales de los trabajadores, a menudo es necesario definir normas en la herramienta.
Puede configurarlos imponiendo un límite de horas al día o imposibilitando la introducción de más horas al año que el límite legal.
Asegúrese de que su programa de gestión del tiempo tiene en cuenta las limitaciones de recursos humanos.
Organización y colaboración
- Exportar datos
Control de horas se utiliza con frecuencia para diversos tipos de informes.
Su software de gestión del tiempo debe permitirle exportar datos con la información necesaria para la elaboración de informes. Así que asegúrate de que dispone de un módulo de exportación de datos.
- Añadir comentarios
Cuando un informe de actividad debe ser validado a posteriori por un responsable o un cliente, añadir comentarios que detallen el trabajo realizado puede ser una ventaja para evaluar mejor el tiempo dedicado a la tarea.
- Acceso exterior
Si trabaja para un cliente y le factura por su tiempo, puede valer la pena darle acceso a la información para mejorar la comunicación con el cliente facilitar el seguimiento e incluso acelerar la validación antes de facturar.
Si esta función de transparencia del cliente es importante para usted, debe buscar una herramienta que administre informes de actividad.
Facturación a clientes
Si su seguimiento del tiempo está diseñado para facilitar la facturación a sus clientes, elija una herramienta que le permita ir más allá de un simple Control de horas por cliente o por actividad.
Esta herramienta debe permitirle crear proyectos, o incluso tareas, para que pueda hacer un seguimiento preciso del tiempo dedicado a cada una de ellas. Lo ideal es que gestiones los presupuestos y la facturación en la misma herramienta para ahorrar tiempo y mejorar la fiabilidad gracias a la automatización, y reducir así el riesgo de errores causados por transferencias manuales de información.
Stafiz automatiza su facturación
Cuando un entregable está listo, puede generar automáticamente las facturas vinculadas a sus proyectos. Los datos se introducen automáticamente, utilizando los datos de tiempo registrados por sus empleados.
Anticiparse a la implantación del software de gestión del tiempo
Como cualquier cambio en una empresa, es probable que la instalación de software de gestión del tiempo perturbe a toda la organización. Por eso es importante planificarlo con antelación.
Comuníquese con sus equipos
Primero, comuníquese con sus equipos para identificar claramente sus puntos de fricción y necesidades .
Esto le ayudará a elegir una herramienta GTA relevante que satisfaga sus necesidades reales. Además, aumenta la probabilidad de que sus empleados adopten fácilmente la herramienta.
Fomentar el uso del programa de gestión del tiempo
Durante todo el proceso de integración, sigue siendo necesario informar a sus equipos.
Debe comunicarse claramente con ellos para destacar las ventajas de utilizar un software de gestión del tiempo. Inclúyalos en sus conversaciones en la medida de lo posible para que se sientan partícipes.
Forme a sus equipos
Una vez elegido software de gestión del tiempo , hay que prepararse para su adopción. Esto requiere transparente comunicación periódica, pero también formación. Debe incluir la familiarización con la herramienta, al tiempo que se hace hincapié en la evangelización. Es fundamental que cada equipo comprenda las ventajas del nuevo programa, aunque la curva de aprendizaje pueda llevar algunas semanas.
También podrás obtener apoyo de partners , tanto para la integración dentro de la empresa como para la formación del equipo.
Integración entre el software de registro de tiempo y sus otras herramientas
Muchas empresas utilizan distintas herramientas para gestionar diferentes aspectos de su negocio antes de pasar a una solución solución integrada todo en uno.
Como resultado, aumenta el número de veces que se olvida de sincronizar a mano y va y viene de una aplicación a otra, lo que repercute en su rentabilidad.
Para compensar estos ajustes manuales, es fundamental anticiparse a los requisitos de conexión de su nuevo software de planificación horaria, para que la introducción de datos y la sincronización se realicen sin problemas.
Gestión de bajas y ausencias
Estrechamente vinculada a la gestión del tiempo, la gestión de permisos y ausencias debe comunicarse con el software dedicado. Cuando un empleado solicita un permiso y se valida, lo ideal es que la información se transmita al programa de gestión del tiempo. Así se evita la doble entrada, que hace perder tiempo al empleado y provoca insatisfacción.
Al automatizar la transmisión de la información, los datos también son más fiables, ya que no es posible introducir por error el tiempo dedicado a una actividad durante un día de ausencia.
Si tu herramienta de gestión del tiempo integra un componente nativo de gestión de permisos, es aún más práctico porque la conexión es automática y se mantendrá en el tiempo.
Módulo de exportación
Control de horas puede utilizarse con diversos fines en otros programas informáticos (SIRH o software de nóminas para el seguimiento de los RRHH, software de gestión empresarial para el seguimiento de los márgenes). Es posible enviar esta información con cierta frecuencia mediante la transmisión de ficheros planos.
Para ello, hay que exportar los datos del programa de gestión del tiempo antes de importarlos al otro programa. Se trata de una operación manual, pero puede automatizarse utilizando hojas de cálculo Excel.
Conectores PLC
Para facilitar la transferencia de información y datos entre distintos paquetes de software, la opción de transmisión mediante API sigue siendo la más automatizada. Sin embargo, las API de los dos paquetes de software deben poder comunicarse entre sí. Esto es algo que hay que comprobar.
También existen conectores estándar entre los distintos paquetes de software. Si no es el caso, habrá que desarrollarlo. Es, por tanto, una solución más automatizada, pero también puede resultar más cara.
Gestión de gastos
El seguimiento de los costes suele ir de la mano de Control de horas. Puede que necesites relacionar tiempo y gastos para, por ejemplo, facturar a precio fijo en días-hombre, o analizar márgenes (teniendo en cuenta el tiempo invertido y los gastos de un proyecto).
Por todas estas razones, es una buena idea conectar el software entre sí o elegir un software de gestión del tiempo que también disponga de un módulo nativo de gestión de gastos.
En conclusión, antes de elegir un software de gestión del tiempo, debe hacerse las preguntas adecuadas:
- ¿Cuál es el objetivo prioritario?
- ¿Cuáles son los criterios esenciales que debe incluir en su búsqueda?
- ¿Cómo se interconectará el software con el resto de programas utilizados en la empresa?
Una vez que se hayan solucionado todas estas respuestas, ¡será mucho más fácil clasificar los diferentes programas!
