¿Cómo elegir el software GTA (gestión del tiempo y actividades) que se adapta a sus necesidades?

06 de julio de 2023

Entre controlar las horas de trabajo, las ausencias, establecer un horario o incluso distribuir tareas... Las cuestiones abordadas por el software TAM (Time and Activity Management) pueden consumir mucho tiempo rápidamente . Ninguna empresa se salva, ya sea que opere en el sector público o privado , ya sea una PYME o una multinacional .

La adopción del software GTA se vuelve entonces esencial para automatizar, organizar y optimizar estas cuestiones de recursos humanos que afectan a la empresa en su conjunto. Sin embargo, elegir un software GTA adaptado a las necesidades de tu negocio no se puede improvisar. En este artículo, Stafiz te ofrece una guía completa para comprender las ventajas de implementar el software GTA y, sobre todo, cómo elegir la herramienta que se adapta perfectamente a tus objetivos.

¿Qué es el software GTA?

Este último, también llamado software de gestión de tiempo y actividades, es una herramienta diseñada para apoyar a las empresas en su gestión de personal .

Esta plataforma ofrece la posibilidad de registrar, monitorear y analizar un conjunto de datos de RRHH, generalmente horas de trabajo, tareas o incluso ausencias.

Muy a menudo, el software GTA está integrado en el HRIS , Sistema de información de recursos humanos. Este se utiliza para la gestión de datos de RRHH dentro de una empresa gracias a la centralización de datos . Al proporcionar una visión global, facilita la toma de decisiones informadas y relevantes .

¿Por qué utilizar el software GTA?

Cuanto más crece una empresa y aumenta su número de empleados, más rigurosa es la estructuración que se requiere. Sin embargo, la lista de tareas administrativas vinculadas a los recursos humanos crece continuamente: gestionar la asignación de recursos, organizar horarios, gestionar ausencias, editar nóminas, etc.

El uso de software de gestión de tiempo y actividades puede simplificar estos procedimientos. De hecho, una herramienta GTA facilitará muchas tareas de recursos humanos . En última instancia, esto conducirá a una mejora de la eficiencia, la productividad y, por tanto, la rentabilidad de la empresa.

Por lo tanto, invertir en software GTA se convierte rápidamente en una necesidad para mejorar el rendimiento de su organización.

¿A quién afecta el uso del software GTA?

Aunque el software GTA concierne principalmente a los departamentos de recursos humanos, en realidad toda la organización se ve afectada. 

1. Departamentos

El departamento de recursos humanos sigue siendo el primero en preocuparse: el software GTA permite tener una visión precisa de la distribución de los recursos, de las necesidades de contratación e incluso de la gestión de las competencias. Sin embargo, otros departamentos se benefician de una gestión optimizada del tiempo y de las actividades:

  • El departamento financiero dispone entonces de información valiosa sobre el desempeño de los empleados y la necesidad de recursos en cada proyecto, permitiendo así una mejor presupuestación.
  • La gestión se beneficia de datos fiables para basar sus decisiones, de un seguimiento preciso de la productividad, de los costes y de la gestión de nóminas. Además, el nivel de transparencia que proporciona el software GTA permite a la dirección garantizar el cumplimiento de la normativa interna de la empresa.
¿Quién se beneficia del software GTA?

2. Perfiles

Utilizando los beneficios del software GTA: 

  • Equipos operativos , que se benefician de un sistema estandarizado, automático y eficiente para el cronometraje, las solicitudes de ausencia y una mayor visibilidad de su agenda.
  • A directivos , que tengan una visión global para la planificación estratégica de actividades, anticipación de necesidades, validación y control de la información.

Las misiones del software GTA

El software de gestión de tiempo y actividades ayuda a realizar una variedad de tareas, ayudando a crear una visión clara de las necesidades de recursos y habilidades .

1. Definir un cronograma eficiente

El software GTA permite agregar datos relacionados con la organización de los empleados. Estos datos se utilizan luego para desarrollar una planificación que no sólo sea eficaz sino, sobre todo, legal .

Stafiz, por ejemplo, ofrece un módulo de gestión de personal con las siguientes funcionalidades:

Visibilidad en tiempo real de los horarios y la carga.
Potente módulo de búsqueda de perfiles en Stafiz

A. Recopilación de datos

Generalmente, el software GTA se asocia a otras herramientas para poder recopilar datos , que pueden provenir de un lector de credenciales, informes de asistencia o incluso la digitalización de ausencias.

Estos datos, luego estructurados y organizados , ayudan a los gerentes de equipo a definir un cronograma estratégico y optimizado .

B. Fuerte capacidad de respuesta

Finalmente, el software GTA ayuda a generar una fuerte capacidad de respuesta . De hecho, los horarios se pueden adaptar fácilmente según cambios de última hora o en caso de cambios en la normativa .

Recordemos también que la organización del tiempo de trabajo debe respetar imperativamente el código, las leyes y los reglamentos laborales, así como los convenios colectivos negociados en el seno de la empresa. 

2. Optimice la gestión de nómina

Con el uso del software GTA, los errores en las nóminas son cada vez más raros. De hecho, toda la información se recopila y estructura automáticamente , dejando poco espacio para posibles errores humanos.

Se evitan entradas dobles y se facilita el procesamiento de horas extras. En definitiva, los datos resultan precisos y fiables .

Además, tenga en cuenta que es fundamental conectar su software GTA a su herramienta de gestión de nómina . De lo contrario, esto contribuiría a la duplicación de datos, generando riesgo de error y pérdida de tiempo.

3. Gestionar las ausencias

La gestión de las ausencias en una empresa sigue siendo un tema complejo, ya que existen muchos tipos y motivos de ausencias: bajas retribuidas, bajas por maternidad y paternidad, RTT, bajas por enfermedad o incluso de formación, etc. 

El software GTA centraliza , clasifica , rastrea y planifica toda la información relacionada con las ausencias. Esto va desde la formulación de la solicitud hasta el seguimiento.

4. Optimice el rendimiento empresarial

El software GTA ayuda a mejorar el rendimiento empresarial en varios niveles.

1. Planificación de capacidad: planificación de capacidad

Gracias a una visión precisa de los recursos y la mano de obra , estará perfectamente equipado para implementar una planificación óptima .

De hecho, tiene información como cargas de trabajo, habilidades requeridas, plazos, todos estos datos sirven como una base sólida para anticipar las necesidades . De este modo se limita la falta de personal y la sobrecarga de trabajo. Por último, implementar una gestión eficaz del personal es relativamente accesible gracias a un software GTA bien diseñado.

2. Asignación de recursos 

La asignación de recursos se ve facilitada enormemente por el uso del software GTA. De hecho, este último ofrece una visión de la disponibilidad de los empleados, de sus competencias, de sus apetitos e incluso de su carga de trabajo. Entonces resulta posible distribuir las tareas estratégicamente . Luego se aprovechan las diferentes habilidades de cada persona y se mejora el desempeño general de la empresa.

 

Para ayudarte, consulta la guía para una gestión eficaz de los recursos.

3. Gestión operativa

El software GTA facilita la gestión operativa al proporcionar una visión precisa de los proyectos actuales, plazos, posibles retrasos o problemas potenciales. Las funciones de informes presentes brindan a los gerentes una visión clara del estado de los proyectos, ayudándolos a reaccionar rápidamente en caso de una alerta.

Stafiz incluye en particular un módulo dedicado a la gestión de proyectos . Este último permite, entre otras cosas:  

  • Centralizar la información relativa a un proyecto
  • Mejore la visibilidad del equipo con la funcionalidad avanzada de informes
  • Simplifique el seguimiento financiero

4. Análisis de datos 

La información recopilada por el software GTA es valiosa para identificar áreas de mejora . De hecho, los informes y análisis generados le permiten basar su toma de decisiones en hechos concretos . Si es necesario, podrá apoyar a los equipos para optimizar los procesos.

Las ventajas del software GTA

1. Automatizar procesos

Con el uso del software GTA, los datos relacionados con la gestión de personal se integran automáticamente y de forma digital . Al limitar la intervención humana, se ahorra un tiempo considerable y se limita el riesgo de errores .

2. Proporcionar datos fiables

Los datos insertados automáticamente en el software GTA son confiables y precisos. Estructurada, la información es fácilmente accesible , lo que permite una toma de decisiones informada .

3. Producir informes de análisis.

La mayoría del software de GTA ofrece funciones de análisis bastante avanzadas, lo que permite la generación de informes y paneles . Esto ayuda a proporcionar una visión general en la que los datos son legibles y procesables , generando importantes ahorros de tiempo .

4. Benefíciese de una herramienta de fácil acceso

Aunque el software de GTA todavía existe en servidores instalados localmente, ahora se puede acceder a la mayor parte del software de GTA desde una plataforma SaaS . Por ello, el proveedor ofrece una solución basada en la nube , que permite un fácil acceso gracias a una simple conexión a Internet. Esta es una gran ventaja para los equipos que están en movimiento o que trabajan de forma remota.

Los desafíos y problemas de los equipos respecto al GTA

Las empresas se enfrentan a muchos desafíos cuando se trata de gestionar el tiempo y las actividades dentro de su organización.

  • Control de horas de trabajo. Tener una visión precisa de los tiempos de trabajo en la era del teletrabajo y la flexibilidad horaria es cada vez más complejo.
  • Gestión de prioridades . La falta de información puede llevar a una mala priorización de las tareas y generar retrasos y estrés. El riesgo se convierte entonces en una reducción del compromiso generando una reducción del rendimiento.
  • Cumplimiento de la normativa . De hecho, no siempre es fácil garantizar que se respeten las políticas en materia de licencias, horas de trabajo y límites de horas extras.
  • Compromiso de los empleados . Una mala gestión del tiempo de trabajo y la distribución de tareas puede provocar una caída de la motivación y el compromiso dentro de los equipos.

¿Cómo elegir el software GTA adecuado para su negocio?

Defina las necesidades de su negocio

A. Los objetivos a alcanzar

Antes de embarcarse en una investigación en profundidad, asegúrese de haber identificado los objetivos que desea alcanzar con la adopción del software GTA: limitar el ausentismo, optimizar los tiempos de trabajo, gestionar mejor la distribución de los proyectos, etc. Estos objetivos realmente dependerán de su propia organización .

B. Tamaño de la empresa

Las necesidades pueden variar dependiendo del tamaño de la empresa . Evidentemente, una PYME y una multinacional no pasarán por las mismas dificultades. Así, el número de empleados pero también la organización de la estructura influirán en gran medida en la elección del software GTA.

Tenga en cuenta que cuanto más compleja sea la estructura de una empresa con una gran cantidad de departamentos, es más probable que necesite un alto nivel de personalización .

Por otro lado, las pequeñas empresas preferirán el software GTA fácil de usar, centrado en una experiencia de usuario óptima. 

C. Industria

Ciertos sectores de actividad, como la salud o la construcción, por ejemplo, son particularmente específicos. De hecho, a veces tienen que integrar un cierto número de variables. En particular: 

  • El sector hospitalario debe anticiparse al seguimiento de la jornada laboral multisitio
  • La industria de la construcción debe gestionar el seguimiento del tiempo con equipos móviles

Por lo tanto, las empresas que operan en industrias específicas deben identificar cuidadosamente sus necesidades. Esto les permitirá elegir una herramienta relevante que responda a sus problemas.

Priorizar los problemas de los cajeros automáticos

Es imposible resolver todos los desafíos de recursos humanos que enfrenta su empresa simplemente adoptando el software GTA. 

Por lo tanto, elegir software priorizando las necesidades funcionales puede resultar una opción. Aunque la mayoría de las herramientas ofrecen una solución global, algunos actores tienen una posición más pronunciada sobre un aspecto particular:

  • Para priorizar el apuntamiento y el seguimiento: Combo o Skello
  • Para la dotación de personal y el seguimiento financiero de los proyectos: Stafiz
  • Para un seguimiento preciso de las ausencias: KiwiRH
  • Priorizar el cumplimiento de obligaciones legales y convencionales: Kelio
  • Para optimizar la organización del trabajo: Lucca

Stafiz también ofrece una solución global para la gestión de su actividad , todo organizado en módulos : preventa, dotación y planificación de personal, seguimiento del tiempo, gestión de proyectos, facturación y elaboración de informes, etc.

Esta organización en módulos permite seleccionar los ladrillos prioritarios a implementar. De este modo, podrá integrar gradualmente una solución GTA en su negocio .

Elija una herramienta específica para su industria 

Como se mencionó, ciertos sectores de actividad son específicos. Elegir un software GTA dedicado a una industria puede ser una opción relevante.

En particular: 

  • Para actividades de campo: Combo
  • Para RR.HH.: Kelio
  • Para actividades de servicios: Stafiz

Identificar las características esenciales 

El software GTA ofrece una amplia gama de funciones . Por lo tanto, enumerar y seleccionar las funcionalidades esenciales para su negocio le ayudará a realizar una selección inicial.

Estas son las características más comunes: 

  • Gestión de la programación
  • Gestión de horas extras, nocturnas, de guardia, a tiempo parcial.
  • Seguimiento de las ausencias y bajas: RTT, bajas retribuidas, enfermedad, maternidad y paternidad de acuerdo con las limitaciones reglamentarias.
  • portal de recursos humanos
  • reloj de tiempo de recursos humanos
  • Seguimiento de actividades y tareas.
  • Cálculo del centro de costes vinculado a los empleados.
  • Gestión y seguimiento del presupuesto (previsto y real)
El alcance funcional de nuestro software de gestión del tiempo Stafiz

Descubre la herramienta Stafiz

Prepárese para la adopción del software GTA en su organización

Como cualquier cambio dentro de una empresa, la integración del software GTA corre el riesgo de alterar toda la organización. Por lo tanto, este proyecto debe anticiparse. 

A. Intercambio con equipos

Primero, comuníquese con sus equipos para identificar claramente sus puntos de fricción y necesidades .

Esto le ayudará a elegir una herramienta GTA relevante que satisfaga sus necesidades reales. Además, aumenta la probabilidad de que sus empleados adopten fácilmente la herramienta.

B. Opte por una herramienta fácil de usar

Es esencial evaluar el nivel de competencia de los empleados que utilizarán el software GTA. Generalmente destinada a equipos de RR.HH., finanzas o gestión y, por tanto, a perfiles generalmente no técnicos, puede ser aconsejable optar por una herramienta con una ergonomía sencilla y fácil de usar .

C. Evangelizando el uso del software GTA

Durante todo el proceso de integración, sigue siendo necesario informar a sus equipos. 

De hecho, debe comunicarse claramente con ellos para resaltar los beneficios que aporta el uso del software GTA . Inclúyalos en sus pensamientos siempre que sea posible para que se sientan involucrados.

D. Entrena a tus equipos

Una vez que finalmente hayas elegido el software de GTA, prepárate para su adopción . Esto requiere una comunicación transparente y regular, pero también la implementación de formación. Estas deben incluir el manejo de la herramienta, enfatizando al mismo tiempo la evangelización. De hecho, es fundamental que cada equipo comprenda las ventajas que aporta este nuevo software, incluso si la curva de aprendizaje puede requerir algunas semanas.

También podrás obtener apoyo de partners , tanto para la integración dentro de la empresa como para la formación del equipo.

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Anticipar la integración del software GTA con el resto de herramientas internas

Tenga en cuenta que el software de GTA deberá integrarse con las herramientas que ya existen en su empresa. Lo más importante es asegurar la integración con tus herramientas de nómina, gestión de recursos humanos y gestión de proyectos. De hecho, los datos se reunirán rápidamente.

Una buena gestión del tiempo y de las actividades puede convertirse rápidamente en una ventaja competitiva para su negocio. De hecho, cuando se optimiza adecuadamente, conduce no solo a una mejora en el compromiso del equipo , sino también a una mejora en la productividad , el rendimiento y, por tanto, la rentabilidad de la empresa.

Por lo tanto, es fundamental tomarse el tiempo para seleccionar el software GTA adaptado a las necesidades y especificidades de su negocio, incluso si representa un proyecto importante . De hecho, no sólo necesitará enumerar con precisión sus necesidades , analizar las opciones disponibles y, sobre todo, garantizar una integración y adopción controladas dentro de su organización. Además, tenga cuidado de actualizar su software GTA de acuerdo con el crecimiento de su negocio.

 

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