7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
La facturación es una parte importante de la comunicación con el cliente. Los intercambios deben ser claros, confiables y profesionales, de lo contrario, la imagen de su empresa puede verse dañada con el cliente. Se pueden poner en marcha varias buenas prácticas para garantizar que la comunicación sobre temas de facturación sea lo más perfecta posible.
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de sobrecoste del proyecto?
3. ¿Cómo puedo conseguir que mis clientes me paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo gestionar la facturación fiscal y la facturación multidivisa?
6. ¿Cómo se gestiona la facturación entre distintas entidades de una misma empresa (flujos interempresas)?
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo se pueden modificar determinados parámetros en el transcurso de un proyecto que repercutan en la facturación?
9. ¿Cómo configurar una herramienta de presupuesto y facturación de proyectos?
a. Enviar informes de actividad
Cuando una empresa factura un proyecto por el tiempo empleado (esto se llama facturación de tiempo y costo), a menudo se le pide al cliente que reciba los Informes de Actividad (o CRA) para confirmar el tiempo que se le facturará.
Lo ideal es que se envíe el último día del mes. Si se trata de un proceso de validación para poder facturar al cliente, este proceso debe aclararse, incluyendo el tiempo que el cliente tiene para validar antes de enviar la factura.
Idealmente, su herramienta de seguimiento del tiempo le permite enviar automáticamente estos informes de actividad al cliente. El cliente puede verificarlos y validarlos por flujo de trabajo en la herramienta. Esto promueve una comunicación más rápida y eficiente que permite que las facturas se emitan más rápidamente.
b. Integre más información en los cronogramas de facturas
Si las facturas deben tener un cierto número de información obligatoria en la página principal, es posible agregar apéndices a las facturas, que incluyen información adicional. Los cronogramas de facturas pueden proporcionar información adicional en un formato más libre y son una buena práctica de comunicación para proporcionar detalles al cliente. Por ejemplo, es posible añadir facturas como apéndice:
- Detalle del tiempo empleado, con posibles comentarios detallando el trabajo realizado durante cada sesión
- Detalle de los gastos refacturables
- Detalles de los productos vendidos
- …
Gracias a estos anexos, los importes resumidos en la primera página son más claros. Cuando la comunicación es más clara y transparente, la satisfacción del cliente aumenta y el tiempo que los equipos financieros dedican a aclarar las facturas disminuye. Todos ganan.
c. Envía facturas estandarizadas por correo electrónico además de la facturación electrónica
Si bien la facturación electrónica está configurada para simplificar aún más la comunicación entre empresas, el envío del documento de factura seguirá siendo una práctica común.
El envío por correo electrónico le permite agregar información adicional. Un mensaje personalizado, documentos de respaldo o la adición del presupuesto o formulario de pedido.
Si bien el envío de facturas por correo electrónico desde la plataforma de facturación solo es posible en el software de facturación que ofrece esta función, aún es posible estandarizar las plantillas de correo electrónico como mínimo.
Esta estandarización de los procesos permite reducir drásticamente (del orden del 20% al 25%) el tiempo dedicado por los equipos a esta fase de facturación.
Stafiz permite automatizar la validación de los Informes de Actividad por parte del cliente con un flujo de trabajo. Los documentos de respaldo se agregan automáticamente a las facturas en función de las plantillas de facturas elegidas para ese cliente y proyecto. Por último, Stafiz te permite enviar todas las facturas de forma masiva desde la plataforma conectándote a tus buzones de correo.
Los 9 problemas de la facturación de proyectos y ¿cómo te ayuda Stafiz a resolverlos?
1. ¿Cómo calculo los costos, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de sobrecoste del proyecto?
3. ¿Cómo hacer que los clientes les paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo contabilizo la facturación fiscal y la facturación multidivisa?
6. Cómo gestionar la facturación entre diferentes entidades de una misma empresa (flujos intercompañía)
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo puedo modificar ciertos parámetros que afectarán a la facturación durante los proyectos?
9. ¿Cómo configuro una herramienta de cotización y facturación de proyectos?
