7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
La facturación es una parte importante de la comunicación con el cliente. La comunicación debe ser clara, fiable y profesional; de lo contrario, la imagen de su empresa puede verse empañada a los ojos del cliente. Hay una serie de buenas prácticas que pueden ponerse en práctica para garantizar que la comunicación sobre cuestiones de facturación sea lo más perfecta posible.
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de rebasamiento del proyecto?
3. ¿Cómo puedo conseguir que mis clientes me paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo gestionar la facturación fiscal y la facturación multidivisa?
6. ¿Cómo se gestiona la facturación entre distintas entidades de una misma empresa (flujos interempresas)?
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo se pueden modificar determinados parámetros en el transcurso de un proyecto que repercutan en la facturación?
9. ¿Cómo configurar una herramienta de presupuesto y facturación de proyectos?
a. Envío de informes de actividad
Cuando una empresa factura un proyecto en función del tiempo empleado (lo que se conoce como facturación por tiempo y materiales), los clientes suelen pedir que se les envíen Informes de Actividad (o ARR) para confirmar el tiempo que se les va a facturar.
Lo ideal es que la factura se envíe el último día del mes. Si se requiere un proceso de validación antes de poder facturar al cliente, este proceso debe aclararse, en particular el tiempo que tiene el cliente para validar antes de enviar la factura.
control de horas Lo ideal es que su herramienta de gestión envíe automáticamente estos informes de actividad al cliente. El cliente puede comprobarlos y validarlos mediante un flujo de trabajo en la herramienta. Esto fomenta una comunicación rápida y más eficaz, lo que a su vez significa que las facturas pueden emitirse con mayor rapidez.
b. Incluir más información en los anexos de las facturas
Aunque las facturas deben llevar un cierto número de detalles obligatorios en la página principal, es posible añadir anexos a las facturas, que contienen información adicional. Los anexos a las facturas pueden proporcionar información adicional en un formato más libre y constituyen una buena práctica de comunicación para facilitar detalles al cliente. Por ejemplo, puede añadir lo siguiente a los anexos de las facturas:
- Detalles del tiempo empleado, con cualquier comentario que detalle el trabajo realizado durante cada sesión.
- Detalle de los gastos facturables
- Detalles de los productos vendidos
- ...
Gracias a estos anexos, los importes resumidos en la primera página son más claros. Cuando la comunicación es más clara y transparente, aumenta la satisfacción del cliente y disminuye el tiempo que los equipos financieros dedican a aclarar las facturas. Es una situación en la que todos ganan.
c. Envío de facturas por correo electrónico normalizado, además de la facturación electrónica
Aunque la facturación electrónica está llamada a simplificar aún más la comunicación entre empresas, el envío del documento de facturación seguirá siendo una práctica habitual.
Puede añadir información adicional por correo electrónico. Un mensaje personalizado, documentos adicionales o la adición de un presupuesto u orden de pedido.
Aunque sólo es posible enviar facturas por correo electrónico desde la plataforma de facturación utilizando un software de facturación que ofrezca esta funcionalidad, es posible estandarizar las plantillas de correo electrónico al mínimo.
Esta estandarización de los procesos permite reducir drásticamente el tiempo que los equipos dedican a esta fase del proceso de facturación (entre un 20% y un 25%).
Stafiz utiliza un flujo de trabajo para automatizar la validación de los informes de actividad por parte del cliente. Los documentos justificativos se añaden automáticamente a las facturas según las plantillas de factura elegidas para este cliente y este proyecto. Por último, Stafiz le permite enviar todas sus facturas en masa desde la plataforma conectándose a sus buzones de correo electrónico.
Los 9 problemas de la facturación de proyectos y cómo Stafiz puede ayudarle a resolverlos...
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