Las 10 razones principales del fracaso de la gestión de proyectos

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12 de marzo de 2020

Las 10 razones principales del fracaso de la gestión de proyectos

Introducción:

"La vida es un 10% de lo que te sucede y un 90% de cómo reaccionas ante ello". - Charles R. Swindoll

Los proyectos son como salvavidas para las empresas. Cuando se trata de gestión de proyectos , el 10% se trata del proyecto y el 90% restante es cómo se gestionan los proyectos y cómo se abordan los problemas. Casi el 70% de las organizaciones se ha enfrentado al fracaso de un proyecto en el lapso de 12 meses. Independientemente del sector empresarial en el que opere, los proyectos son fundamentales para que las empresas prueben sus ideas, satisfagan las necesidades de los clientes y resuelvan problemas. Entonces, mientras hablamos de que los problemas juegan un factor importante en la gestión de proyectos, veremos 10 razones principales que crean problemas y llevan la gestión de proyectos al fracaso. Estas razones nos ayudan a comprender cómo lograr un mayor rendimiento con buenas prácticas de gestión de proyectos.

Alcance del proyecto:

También se conoce como cambio de alcance en la industria de la gestión de proyectos. Los directores de proyectos y las empresas deben centrarse en 3 atributos principales, que son cronograma, presupuesto y calidad. Asegúrese de que a estos atributos se les dé un valor numérico para analizar el desempeño del proyecto. Un proyecto puede tener éxito sólo cuando las partes interesadas pueden comprender el valor que pueden obtener de sus aportes; sin embargo, solo el 58% de las organizaciones comprenden completamente el valor de su proyecto.
Dado que la mayoría de las organizaciones no comprenden el valor del proyecto, comienzan a desperdiciar dinero, la insatisfacción entre los empleados aumenta y, finalmente, conduce a un menor compromiso de los empleados en el proyecto. Además, al planificar proyectos, las empresas tienden a centrarse más en su margen de beneficio que en ofrecer valor a sus clientes.

Falta de comunicación:

Según una investigación de Bull Horn, el 57% de los proyectos fracasan debido a problemas de comunicación. Cuando el proyecto se lleva a cabo a nivel global, la falta de comunicación entre los directores del proyecto y otras partes interesadas ubicadas en diferentes partes del mundo puede afectar el resultado general y provocar retrasos.

Por ejemplo, un problema de comunicación relacionado con el pago del proveedor puede provocar retrasos en el envío si no se aborda adecuadamente. Si la comunicación no es fluida, podría tener importantes consecuencias económicas (sanciones económicas, costes adicionales de envío, etc.). También es importante comunicar comentarios frecuentes sobre el desempeño de los empleados y recompensarlos por logros excepcionales.

Gestión de los interesados:

Tres cuartas partes de los proyectos fracasan debido a la falta de participación de la alta dirección. Dado que la alta dirección desempeña un papel importante como patrocinador de los proyectos, debería apoyar a los directores de proyecto y dar su última palabra en algunas decisiones importantes. Los altos directivos son quienes informan sobre el objetivo del director del proyecto y toda la estrategia del proyecto. Los puestos de alto nivel son altamente responsables cuando ocurre el fracaso del proyecto.
Una encuesta del proyecto smart El Reino Unido preguntó a 1.000 directores de proyectos si las funciones, responsabilidades y niveles de autoridad siempre están claros en el proyecto para el que trabajan. Recibieron los siguientes resultados.
• Muy de acuerdo: 2,8%
• Aprobado 34,3%
• En desacuerdo 51,0%
• Totalmente en desacuerdo 9,7%
• No sé 2,3%
Casi el 63% de ellos no conoce sus funciones o no ha recibido instrucciones adecuadas de su alta dirección.

Gestión de riesgos:

Los microproyectos son más fáciles de manejar que los macroproyectos porque la tasa de fracaso de los proyectos con presupuestos superiores a 1 millón de dólares es un 50 por ciento mayor que la de los proyectos con presupuestos inferiores a 350.000 dólares. Cada proyecto es único y tiene su propia incertidumbre en términos de riesgo. Siempre es mejor cuantificar el riesgo. Al planificar un presupuesto financiero, siempre se espera tener un porcentaje de riesgo y sobrecostos que podría crear tensión con los patrocinadores o clientes. Prepare siempre a los directores de proyectos con una guía sobre cómo responder a los riesgos específicos asociados a los proyectos cuando ocurran. También es importante utilizar las herramientas adecuadas para realizar un seguimiento del progreso del proyecto y del desempeño financiero frente al presupuesto. Algunas buenas herramientas ahora brindan visibilidad a largo plazo y alertas cada vez que un proyecto se desvía del presupuesto.

Falta de sesiones de planificación del equipo:

A veces los proyectos fracasan debido a una falta de planificación entre el equipo del proyecto, el director del proyecto y el equipo ejecutivo. Ocurre cuando los tres niveles de gestión no tienen acceso a la información actualizada en tiempo real. Las organizaciones deben organizar sesiones recurrentes donde puedan discutir problemas, revisar métricas de desempeño y progreso y tener visibilidad compartida sobre el desempeño de cada tarea. Además, cuando todo el equipo está reunido, es más fácil hacer una lluvia de ideas sobre los problemas y llegar a un consenso. Este tipo de sesiones tienen un impacto beneficioso en el desempeño del proyecto.

Importancia del Liderazgo en Proyectos:

Los proyectos son como pruebas que vienen con problemas sin solución. Para resolver estos problemas, las organizaciones necesitan gerentes de proyectos eficaces con la dedicación adecuada para llevar el proyecto en la dirección correcta según los requisitos. El 80 por ciento de los proyectos de "alto rendimiento" están dirigidos por un director de proyectos certificado. Por lo tanto, elegir al líder adecuado con las habilidades necesarias según el proyecto reducirá el riesgo de fracaso del proyecto. Una razón típica del fracaso de los proyectos es que los gerentes de proyectos no tienen suficiente capacitación técnica en herramientas de gestión de proyectos y pueden carecer de las habilidades sociales para manejar el proyecto a nivel global.

Predecir las señales de advertencia del proyecto:

A medida que se llega a la mitad de la finalización del proyecto, es posible que las organizaciones pasen por alto algunas señales, como un problema con la entrada y salida de efectivo, el tiempo programado o que el proyecto exceda el presupuesto. Los gerentes ocupados no tienen tiempo para realizar un seguimiento de todas las señales de advertencia.

La única forma de resolver esto es con herramientas de gestión de proyectos que proporcionen el nivel de automatización necesario para realizar un seguimiento de las señales de advertencia. En Stafiz, brindamos automatización total para la gestión de proyectos y Stafiz realiza un seguimiento del progreso del proyecto, los ajustes presupuestarios y el tiempo dedicado a cada actividad. Ayuda a los gerentes a trabajar en otros aspectos del proyecto sin perder tiempo.

Para obtener más detalles sobre esto, no dude en visitar: https://stafiz.com/project-management/

Configuración ilógica y estimaciones de costes:

Esto sucede cuando las metas marcadas no se cumplen según lo planeado y el líder del proyecto se confunde con las prioridades. Afecta el flujo del proyecto, ya que un equipo tiene que esperar a que otros equipos completen sus tareas para poder comenzar con sus propias tareas. Puede crear un margen en el cronograma que provoque retrasos. También sucede cuando la organización se centra demasiado en el margen de beneficio y trata de reducir costos pensando que podrían cumplir con menos gastos y recursos. Estas son las razones que explican que uno de cada seis proyectos tenga un sobrecoste del 200% en promedio y un sobrepaso del cronograma de casi el 70 por ciento.

Importancia de las herramientas de gestión de proyectos:

A medida que los proyectos se vuelven complejos, al gerente le resulta difícil analizar los datos. Deben ir más allá de las hojas de Excel y otras herramientas básicas para planificar, ejecutar y realizar un seguimiento de otros procesos de gestión de proyectos. Es mejor tener todas las herramientas necesarias, como diagramas de Gantt , seguimiento del tiempo , programación y elaboración de presupuestos en una sola herramienta en lugar de utilizar varios software.

Una razón importante para que los proyectos no fracasen es que el 77% de los proyectos y gerentes de alto rendimiento utilizan el software de gestión de proyectos adecuado. Existe una alta probabilidad de fracaso cuando el 44% de los directores de proyectos no utilizan una herramienta adecuada para gestionar sus proyectos.