Was ist eine Zeitmanagement-Software?

Wenn Sie im Projektmodus arbeiten, wissen Sie, egal in welcher Branche Sie tätig sind, dass Produktivität und Leistung Hand in Hand mit Zeit- und Aktivitätsmanagement (TMA) gehen.

Die Verfolgung der geleisteten Arbeitszeit kann in vielen Fällen nützlich sein: bei der Aufgabenplanung, bei der Rechnungsstellung an den Kunden oder bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Dieser Verlauf ist auch nützlich, um die Produktivität einzelner oder sogar ganzer Teams zu bewerten.

In der Praxis gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, Zeit und Aktivität zu verwalten. Zum Beispiel in Tabellenkalkulationen oder mit dem Ausweisleser. Aber um alle Vorteile des Zeitmanagements optimal zu nutzen, ist die Verwendung von GTA-Software immer noch die beste Option.

Was ist eine Zeitmanagement-Software?

Eine Zeitmanagement- und -erfassungssoftware ist ein Tool, das Unternehmen bei ihrem Personalmanagement unterstützen soll.

Diese Plattform bietet die Möglichkeit, eine Reihe von HR-Daten zu erfassen, zu überwachen und zu analysieren, in der Regel Arbeitszeiten, Aufgaben oder Abwesenheiten. 

Sehr oft ist die Zeiterfassungssoftware in das HRIS (Human Resources Information System) integriert.

Dies wird verwendet, um HR-Daten innerhalb eines Unternehmens dank der Zentralisierung von Daten zu verwalten. Durch die Bereitstellung einer globalen Vision erleichtert es eine fundierte und relevante Entscheidungsfindung.

Warum Zeitmanagement-Software verwenden?

Zeit- und Aktivitätsmanagement ist eine komplexe, zeitaufwändige Aufgabe, die jedoch unerlässlich ist, um die Produktivität und Leistung des eigenen Unternehmens zu analysieren. 

Ein produktives Interesse

Je mehr ein Unternehmen wächst und die Zahl der Mitarbeiter steigt, desto konsequenter ist eine Strukturierung notwendig.

Die Liste der administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Personalwesen wächst jedoch ständig: Verwaltung der Ressourcenzuweisung, Organisation von Zeitplänen, Verwaltung von Abwesenheiten, aber auch Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen.

Es wird dann sehr leicht, von der Masse an Informationen überwältigt zu werden.

Der Einsatz von Zeit- und Aktivitätsmanagement-Software vereinfacht diese Abläufe. In der Tat wird ein Zeitmanagement-Tool viele HR-Aufgaben erleichtern. Letztendlich führt dies zu einer verbesserten Effizienz, Produktivität und damit Rentabilität des Unternehmens.

Die Investition in Geldautomatensoftware wird daher schnell zu einer Notwendigkeit, um die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern.

Ein strategisches Interesse

Jeder Arbeitgeber muss wissen, wie viel Zeit seine Teams für jede Aufgabe aufwenden und an welcher Art von Aktivität sie zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten. 

Die Zeiterfassung und -erfassung ist ein wesentlicher Punkt, um zu bestimmen, wie die vorhandenen personellen Ressourcen am besten genutzt werden können.

Für das Projektmanagement ist eine Zeitmanagement-Software ein Tool, das eine globale Sichtbarkeit des Projektfortschritts bietet.  

Für die Urlaubsverwaltung können Sie Abwesenheiten verfolgen und Urlaubsanträge validieren.  Es ermöglicht auch, die Überwachung der Rechnungsstellung zu automatisieren, die Leistung zu überwachen und die Prognosen des Unternehmens zu antizipieren.

Wer nutzt Zeitmanagement- und -erfassungssoftware in der Wirtschaft?

Große Unternehmen und Regierungsorganisationen sind die Hauptnutzer von Zeitmanagement-Software, aber sie kann auch von kleinen und mittleren Unternehmen verwendet werden, die ihr Personalmanagement und ihre Budgetverfolgung verbessern möchten.

Obwohl ATM-Software in erster Linie die Personalabteilungen betrifft, ist die gesamte Organisation davon betroffen.

Welche Abteilungen sind betroffen?

Die Personalabteilung ist nach wie vor die erste, die sich Sorgen macht, da die Zeitwirtschaftssoftware einen genauen Überblick über die Verteilung der Ressourcen, den Rekrutierungsbedarf und das Kompetenzmanagement ermöglicht.

Sie können Ihr Tool beispielsweise so konfigurieren, dass Daten zu Arbeitszeiten, den spezifischen Aufgaben, an denen Mitarbeiter arbeiten, den Zeiten, zu denen sie verfügbar sind und daher für andere Einsätze mobilisiert werden können, erfasst werden. 

Zeitmanagement in Stafiz: Ein Blick auf die Personalbesetzung

Aber auch andere Abteilungen profitieren von einem optimierten Zeit- und Aktivitätsmanagement:

• Die Finanzabteilung verfügt dann über wertvolle Informationen über die Leistung der Mitarbeiter und den Ressourcenbedarf für jedes Projekt und ermöglicht so eine bessere Budgetierung.

• Das Management profitiert von zuverlässigen Daten zur Grundlage seiner Entscheidungen, einer genauen Überwachung der Produktivität, der Kosten und der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Darüber hinaus ermöglicht das von der Geldautomatensoftware gebotene Maß an Transparenz dem Management, die Einhaltung der internen Vorschriften des Unternehmens sicherzustellen.

Die Zeiterfassungssoftware kann auch so konfiguriert werden, dass sie benutzerdefinierte Berichte erstellt, die Informationen hervorheben (z. B. Zeiterfassung im Unternehmen, Verwaltung von Urlaubs-/Abwesenheitsanträgen, Aktivitätsplanung...)  Sie müssen die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen und den Erfolg Ihrer Projekte treffen. 

Für welche Profile wird eine Zeitwirtschaftssoftware verwendet?

Auch in kleinerem Umfang profitiert der Einsatz von Arbeitszeitwirtschafts-Software. 

• Operative Teams, die von einem standardisierten, automatischen und effizienten System für das Einstempeln, Beantragen von Abwesenheiten und eine erhöhte Transparenz ihres Zeitplans profitieren.

• Manager, die eine globale Vision für die strategische Geschäftsplanung, die Antizipation von Bedürfnissen, die Validierung und Kontrolle von Informationen haben.

Die Herausforderungen und Probleme des Zeitmanagements

Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen, wenn es darum geht, Zeit und Aktivitäten innerhalb ihrer Organisation zu verwalten.

• Überwachung der Arbeitszeiten

Im Zeitalter von Telearbeit und flexiblen Arbeitszeiten einen genauen Überblick über die Arbeitszeiten zu haben, wird immer komplexer. 

Auf der Mitarbeiterseite ist die Zeiterfassung oft eine schmerzhafte Übung, die zu Vergesslichkeit oder sogar Fehlern führen kann, wenn sie in letzter Minute durchgeführt wird.

• Prioritäten-Management 

Ein Mangel an Informationen kann zu einer schlechten Priorisierung von Aufgaben führen und Verzögerungen und Stress erzeugen. 

Das Risiko wird dann zu einem Rückgang des Engagements , was zu einem Leistungsabfall führt.

• Einhaltung von Vorschriften 

In der Tat ist es nicht immer einfach, sicherzustellen, dass die Richtlinien in Bezug auf Urlaub, Arbeitszeiten und Überstundenbegrenzungen eingehalten werden. 

• Engagement der Mitarbeiter 

Ein schlechtes Management der Arbeitszeit und der Aufgabenverteilung kann zu einem Rückgang der Motivation und des Engagements innerhalb der Teams führen. 

Der Einsatz von Zeiterfassungssoftware im Projektmanagement

Projektmanagement ist ein komplexer Prozess, bei dem mehrere Aufgaben und mehrere Personen koordiniert werden müssen.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, verwenden viele Projektmanagement-Profis Projektmanagement-Software.

Zeitmanagement-Software wurde entwickelt, um Teams dabei zu helfen, ihre Aufgaben zu verwalten, miteinander zu kommunizieren und auszuführen. 

Projektmanager können Aufgabenlisten erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen, ihren Fortschritt verfolgen und den Projektstatus aktualisieren. 

Die Software von GTA bietet Funktionen wie Terminmanagement, Fortschrittsberichte, Dashboards und automatische Erinnerungen, um Projektmanagern zu helfen, auf Kurs zu bleiben.

Bewahren Sie eine Historie auf

Der Hauptvorteil der Verwendung von ATM-Software ist die Möglichkeit, die Rückverfolgbarkeit aller Aufgaben und Aspekte des Projekts an einem Ort zu gewährleisten.

Projektmanager können leicht erkennen, was zu tun ist, wer woran arbeitet und wo sich das Projekt befindet. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern zu verringern, da Projektmanager potenzielle Probleme schnell erkennen und beheben können, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Verbessern Sie die Zusammenarbeit

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Verwendung von Geldautomatensoftware ist die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten. 

Seit der COVID-19-Pandemie arbeiten viele Teams aus der Ferne, und Telearbeit ist in Unternehmenskulturen immer üblicher geworden. 

Auf diese Weise können Projektmanager mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten, die über mehrere Regionen verteilt sind, und ihr Projekt trotz Reisebeschränkungen weiter vorantreiben. 

Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen, ist es wahrscheinlich, dass Sie Freiberufler einsetzen. Es ist unerlässlich, dass Sie sicherstellen, dass die Überwachung der Lohnbearbeitungszeiten genauso effektiv ist wie die Ihrer internen Mitarbeiter, um Ihre Produktionsanalysen und Ihre Finanzüberwachung nicht zu verzerren.  

Erleichtern Sie die Verwaltung

Zusätzlich zu diesen Vorteilen hilft ATM-Software Projektmanagern, ihre Zeit effizienter zu verwalten. 

Funktionen wie Terminmanagement und automatische Erinnerungen ermöglichen es Projektmanagern, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und keine Zeit mit der individuellen Verfolgung des Fortschritts jedes Teammitglieds zu verschwenden.

Dies reduziert den Stress erheblich und verschafft mehr Zeit für wichtigere Projektmanagement-Aktivitäten.

Sie sorgen auch dafür, dass Projektmanager organisiert sind. Aufgabenlisten, Fortschrittsberichte und Dashboards können Projektmanagern helfen, den Status des Projekts aus der Vogelperspektive zu überblicken. Das Ergebnis ist ein besseres Verständnis des Projektfortschritts und erleichtert eine fundierte und proaktive Entscheidungsfindung.

Antizipation zukünftiger Lasten

Wenn Sie Ihrem Vertriebsteam mit einem CRM helfen möchten, das auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist, sollten Sie wissen, dass die GTA-Software diese Funktion einfach und intuitiv macht. Von der Verwaltung des eingehenden Leads bis zur Bearbeitung von Angeboten können Sie die Besetzung Ihrer Mitarbeiter bereits in der Pre-Sales-Phase antizipieren. 

In Stafiz ermöglicht Ihnen die Überwachung von Verkaufschancen (im Stafiz CRM oder in Ihrem über APIs), den Personalbedarf zu antizipieren und die Mitarbeiter im Modul Bedarfsmanagement vorzubesetzen.

Erfahren Sie mehr über Staffing

Zeitwirtschaftssoftware im Agile-Modus

Agiles Projektmanagement entwickelt sich in Unternehmen immer weiter. Es ermöglicht eine größere Flexibilität im Projektmanagement sowie eine bessere Kostenoptimierung.

In diesem Zusammenhang ermöglicht die ATM-Software dem Projektleiter und seinen Mitarbeitern, das Zeit-Produktivitäts-Verhältnis zu optimieren.

Dieser Gedanke ist für ESNs und Beratungsunternehmen von grundlegender Bedeutung. Zu verstehen, wo und wie Humanressourcen für den Erfolg von Kundenprojekten eingesetzt werden, ist ein Schlüsselelement für den Erfolg und die Reputation dieser Unternehmen, die oft für komplexe industrielle und technische Projekte mobilisiert werden. 

Durch das Verständnis einer globalen Vision des Kundenprojekts mit ATM-Software können CEOs und/oder PMOs ihre Ziele sowie die ihrer Kunden leicht erreichen. 

Die ATM-Software ist ein hervorragendes kollaboratives Tool, das ein gutes Personalmanagement, aber auch eine Steuerung des Projektmanagements garantiert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ATM-Software eine Vielzahl von Vorteilen für Projektmanager bietet, die ihr Projekt erfolgreich vorantreiben und gleichzeitig den Überblick über das Projekt behalten möchten.