Wie wählt man die beste Projektmanagementsoftware aus?
Wenn ein Unternehmen auf der Suche nach einer Projektmanagementsoftware ist, findet es auf dem Markt verschiedene Alternativen. Wie kann man zwischen all diesen Projektmanagement-Tools wählen? Welches Tool ist in jedem Fall am besten geeignet?
In jedem Unternehmen müssen Projekte so schnell und kostengünstig wie möglich durchgeführt werden. Dafür gibt es eine Reihe von Key Performance Indicators (KPIs für Key Performance Indicators), die man nicht aus den Augen verlieren darf, und eine Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen die ihre zeit- und formgerechte Erfüllung garantieren.
Der beste Projektmanager wird derjenige sein, der auf die ausgewählten KPIs reagiert, sie bearbeitet und die Funktionen bereitstellt, die für die Ziele, Prioritäten und Werte des jeweiligen Unternehmens am besten geeignet sind.
Was ist ein Projektmanagement-Tool und welche Funktion hat es?
Ein Projektmanagement-Tool ist ein Planungswerkzeug das dabei hilft, Ressourcen zu organisieren und zu optimieren, um einen Aufgabenplan mit den bestmöglichen Ergebnissen auszuführen.
Seine Hauptfunktion besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Aktionen eines Projekts so effizient wie möglich im Hinblick auf die gesetzten Ziele durchgeführt werden.
Angenommen, ein Unternehmen beabsichtigt, ein neues Cloud-Computing-System einzuführen, auf dem die von seinen Mitarbeitern genutzten Anwendungen laufen sollen. Die Organisation setzt sich für dieses Projekt folgende Ziele:
- Implementieren Sie die neue Lösung innerhalb eines Zeitraum innerhalb von sechs Monaten.
- Halten Sie das aktuelle System aktiv bis zur Implementierung des neuen Systems.
- Vermeidung von Überstunden im Entwicklungsteam und im IT-Team, um die Lohnkosten während des Prozesses zu kontrollieren.
- Aufrechterhaltung einer eine gute Arbeitsatmosphäre in der Abteilung, indem die Arbeitsbelastung, die sich aus diesem neuen Projekt ergibt, gerecht verteilt wird.
In diesem Fall besteht die Rolle des Projektleiters darin, alle Aufgaben und Prozesse so zu organisieren, dass die Aktion in in weniger als sechs Monaten. Dies wird eine gerechte Verteilung der Arbeitsbelastungen, die Kontrolle der Kosten von Überstunden und die Überwachung des Arbeitsumfelds in der Abteilung.
Was sind die Kriterien für die Auswahl einer Projektmanagementsoftware?
Bei der Entscheidung für eine solche Software, sollte das Unternehmen daher darauf achten :
- Auf die Indikatoren Auf die Schlüsselleistungen, die sie messen muss.
- An Aufgaben und Funktionen die vom Verwaltungsprogramm aus verwaltet werden.
Je nach den KPIs und den vorrangigen Aufgaben des Unternehmens ist das eine oder andere Tool besser geeignet. Alle versuchen, die meisten von ihnen abzudecken. Eine sorgfältige Analyse führt uns jedoch zu dem Schluss, dass einige Tools besser geeignet sind als andere, je nach den Zielen des Unternehmens.
Wenn beispielsweise Buchhaltung und Ressourcenplanung für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, wäre Stafiz die beste Wahl. Wenn wir aber versuchen, Projekte zu organisieren, die mit Ticketingsystemen zu tun haben (ein üblicher Vorgang in IT-Abteilungen), wäre es besser, Manager wie Jira und insbesondere dessen Bug-Tracking-Modell zu verwenden.
1. Die zu verfolgenden KPIs des Projektmanagements
Im Folgenden werden wir mehrere KPIs aufschlüsseln, die für das Projektmanagement relevant sein können. Nicht jedes Unternehmen muss sie alle umfassend verfolgen. Es kommt darauf an, welche Ziele und Werte im Einzelfall Priorität haben.
Vier Hauptgruppen von KPIs
Dies sind Daten, die genau beobachtet werden, weil sie Indikatoren für eine gute oder schlechte Leistung in einem bestimmten Element des Prozesses sind.
Im Falle des Projektmanagements lassen sich die Indikatoren in vier Hauptgruppen zusammenfassen, die für eine effektive Projektplanung grundlegend sind:
- Buchhaltung/Finanzen,
- die Verwaltung des Personals,
- Produktivität und Effizienz,
- der Organisation.
Erfahren Sie mehr über KPIs für das Projektmanagement.
KPIs für Buchhaltung und Finanzen
Wir bei Stafiz sind der Meinung, dass wissen, wie man eine Projektbuchhaltung implementiert die Grundlage für eine effektive Projektverfolgung ist. Wenn sie gut implementiert ist, ermöglicht sie es Projektmanagern und -leitern, Controlling-Techniken wie ein Finanzteam einzusetzen, nur eben im Alltag, während des gesamten Projekts. Wenn ein Unternehmen viele Projekte und Kunden betreut, sollte es eine Software für das Projektportfoliomanagement verwenden. So können Sie die interessantesten Projekte oder Kunden identifizieren und die besten Praktiken für das gesamte Portfolio einführen.
| KPI | Definition | Ziel / Nutzen |
|---|---|---|
| Erfüllungsquote | Verhältnis zwischen der theoretischen Zeit, die ein Projekt benötigt, und der Zeit, die es tatsächlich in Anspruch nimmt. | Messen Sie die tatsächliche Leistung im Vergleich zum geplanten Budget. |
| Realisierte Produktion nicht in Rechnung gestellt | Die geleistete Produktion (entweder in Wert oder in Zeit), die dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurde. | Nützlich, um die Liquidität besser zu verwalten. |
| Kommerzielle Pipeline | Verkaufschancen erkannt, aber nicht abgeschlossen. | Verkäufe vorhersagen und die dafür erforderlichen Ressourcen antizipieren. |
| Tatsächlicher Umsatz vs. geplanter Umsatz | Berechnung des Einkommens auf der Grundlage des ausgeführten Teils des Projekts (Ausführungsprozentsatz). | Verbucht die Einnahmen entsprechend dem Prozentsatz des ausgeführten Projekts. Ermöglicht die wirtschaftliche Quantifizierung der in das Projekt investierten Zeit und seiner Rentabilität. |
Weitere Informationen finden Sie in unserem ausführlichen Artikel über die 12 finanziellen Projektindikatoren, die Sie bei der Projektsteuerung im Auge behalten sollten.
KPIs für das Personalmanagement
| KPI | Definition | Ziel / Nutzen |
|---|---|---|
| Kontrolle über die Zeit | Verfolgung der im Arbeitsvertrag festgelegten Stunden jedes Mitarbeiters. | Berücksichtigen Sie die im Vertrag festgelegten Stunden, um die Arbeitsbelastung angemessen zu optimieren. Dies ist auch eine gesetzliche Verpflichtung für alle Unternehmen. |
| Belastungsquote (TACE) | Ein Prozentsatz, der die für abrechenbare Projekte aufgewendete Zeit im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit des Arbeitnehmers (ohne Urlaubszeiten) bestimmt. | Sicherstellen, dass die Arbeit der Teams rentabel ist. |
| Personalquote | Wie oben, aber unter Einbeziehung der insgesamt aufgewendeten Zeit (sowohl für abrechenbare Projekte als auch für andere Aktivitäten, z. B. interne Projekte). | Kontrollieren Sie die globalen Arbeitsbelastungen. |
| Kosten für externes Personal | In einem guten Projektmanagement müssen auch die Produktionskapazität, die Auslastung und die Kosten für externes Personal gemessen werden. | Arbeitsbelastungen und Arbeitsabläufe effizienter anpassen und dabei auf externe Ressourcen zurückgreifen, was bei der Erreichung von Zielen und der besseren Personalverwaltung eine große Hilfe sein kann. |
| Fluktuationsrate | Anzahl der Personen, die ihren Arbeitsplatz verlassen, indem sie zu einem anderen Unternehmen wechseln. | Warnen Sie vor möglichen Fehlfunktionen in der Arbeitsmethodik, die nicht unbedingt Anreize für die Arbeitnehmer bieten. Ihr Ausscheiden führt zu höheren Arbeitskosten und Produktivitätsverlusten. |
| Ferien und Urlaub | Abwesenheiten von Angestellten | Die wirtschaftlichen und produktivitätsbezogenen Auswirkungen quantifizieren, die das Fehlen eines bestimmten Profils auf ein Projekt hat. Und in der Lage sein, Ressourcen neu zu organisieren und gegebenenfalls zu kompensieren. |
| Feedback | Dabei handelt es sich um qualitative Informationen, die dennoch sehr hilfreich für die Entscheidungsfindung sein können. | Verbesserung der Effizienz von Prozessen und Aufgaben, die Teil eines Projekts sind. Wenn in den Feedbackrunden ein hoher Prozentsatz der Mitarbeiter die Ineffizienz einer bestimmten Software offenbart, verfügen wir über genaue Informationen, die uns helfen, die Kosten für den Austausch der Software, die Auswirkungen auf die Produktivität usw. abzuschätzen. |
Produktivität und Effizienz
| KPI | Definition | Ziel / Nutzen |
|---|---|---|
| Produktionskapazität | Er misst die für ein Projekt aufgewendete Zeit und wird mit dem Wert eines Arbeitstages multipliziert. | Er gibt Aufschluss darüber, ob und in welchem Umfang das Unternehmen mehr Projekte übernehmen kann. Wenn ein Unternehmen zehn Entwickler beschäftigt, einen Arbeitswert von 700 € hat und 240 Tage im Jahr arbeitet, hat es eine Produktionskapazität von 1 680 000 €. Es sollte sich um Aufträge mit mindestens demselben Wert bemühen. |
| Potenzielle Produktivität | Anzahl der Stunden, die a priori für die Durchführung einer Maßnahme erforderlich sind, segmentiert nach Art des Stellenprofils oder der Funktion. | Die Anzahl der Stunden (und die Kosten) schätzen, die benötigt werden, um eine bestimmte Aufgabe im Rahmen eines Projekts zu erledigen. |
| Tatsächliche Produktivität | Tatsächliche Zeit, die für die Durchführung einer Aktion benötigt wird, segmentiert nach Art des Berufsprofils oder der Position. | Sie wird mit der vorherigen Zahl verglichen, um die tatsächliche Rentabilität eines Projekts als Differenz zwischen der potenziellen und der tatsächlichen Produktivität zu bewerten. |
Organisation
| KPI | Definition | Ziel / Nutzen |
|---|---|---|
| Kommunikation | Nummer von Besprechungen und Zeit, die für Kommunikationsmaßnahmen aufgewendet wurde. Kann die Zeit umfassen, die mit Slack, E-Mails oder ähnlichen Anwendungen verbracht wurde. | Wissen, wie viel Zeit ein bestimmtes Profil für diese Frage aufwendet, um diese Zeit angemessen auf Projekte zu verteilen. Qualitativ ist es interessant, Informationen aus dem Feedback der Mitarbeiter zu extrahieren, um zu untermauern, dass diese aufgewendete Zeit von echtem Nutzen für eine höhere Prozesseffizienz ist. |
| Aufgaben | Nummer der Aktionen, die durchgeführt werden müssen, um ein Projekt ordnungsgemäß umzusetzen. | Schätzen Sie, wie lange eine Aufgabe dauern wird, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, wie viel Zeit jeder einzelne von ihnen investieren muss, wie lange ein Projekt dauern wird... |
| Projekte | Nummer der laufenden Projekte und deren Entwicklung. | Wissen, wie viele Projekte parallel laufen, welche Ressourcen sie verbrauchen, wie hoch der erwartete Umsatz sein wird... |
2. Aufgaben & Funktionen einer Projektmanagementsoftware
Abhängig von den gewählten KPIs und Zielen sollten Unternehmen bevorzugt Projektmanagement-Tools, die über die entsprechenden Funktionen verfügen, den Vorzug geben. die es ihnen ermöglichen, diese Ziele zu erreichen.
Ein einfaches, aber leicht verständliches Beispiel: Stellen wir uns vor, ein Unternehmen verfügt über genügend Arbeitskräfte, um fünf Projekte parallel durchzuführen, also setzt es sich das Ziel, diese Anzahl von Projekten zu verwalten. Aber der ausgewählte Projektmanager beschränkt die Anzahl der Projekte auf seiner Plattform auf maximal zwei. Dieses Unternehmen wird dieses Tool nicht nutzen können. Für einen Freiberufler, der für ein einziges Unternehmen arbeitet, wird es hingegen geeignet sein.
Daher ist der zweite zu prüfende Parameter: Was ist am wichtigsten, um die Ziele zu erreichen und die festgelegten KPIs zu verfolgen? Oder anders ausgedrückt: Welche Funktionen und Aufgaben haben im Projektmanagement für das Unternehmen Priorität? Zu den relevantesten gehören :
- Die Verwaltung der Planung und der Aufgaben.
- Ressourcenplanung.
- Kommunikation.
- Die Projektberichterstattung (BI)
- Die Verwaltung von Tickets.
- Die Überwachung des Budgets.
- Die Dokumentation des Projekts.
1. Die Verwaltung der Planung und der Aufgaben
Dies ist eine sehr wichtige Funktion im Projektmanagement, da sie es uns ermöglicht, den allgemeinen Status von Aufgaben, Arbeitsbelastung, geschätzten Ausführungszeiten usw. auf schnelle und agile Weise zu visualisieren. Die beiden gängigsten Darstellungen sind das Gantt-Diagramm und Kanban.
- Das Gantt-Diagramm ist ein Online-Diagrammsystem, das die Aufgaben darstellt, die für die Durchführung eines Projekts erledigt werden müssen. Neben der Beziehung zu anderen Aufgaben wird auch die Zeit angegeben, die jeder Aufgabe zugewiesen wird, sowie die Person, die für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist. Wenn sich also eine Aufgabe verspätet, müssen die von ihr abhängigen Aufgaben später beginnen. Im Vergleich zum ursprünglich geplanten Zeitplan können wir so schnell erkennen, ob das Projekt im Zeitplan liegt oder sich verspätet. Außerdem können wir erkennen, ob wir Ressourcen neu zuweisen, die Arbeitsbelastung ändern oder zeitliche Anpassungen vornehmen müssen.
- Kanban ist eine weitere Planungsmethode, die in diesem Fall durch Spalten dargestellt wird. Jede Spalte ist mit einem Status verknüpft z. B. "In Arbeit", "In Arbeit ", "Abgeschlossen".
Dieser Vorschlag ist nur ein Beispiel. In Projektmanagern, die Kanban-Modelle integrieren, können Aufgaben leicht organisiert und Notizen wie Priorität, verantwortliche Person, voraussichtliches Fertigstellungsdatum, abhängige Aufgaben usw. hinzugefügt werden. Auf diese Weise kann der Projektleiter auf einen Blick den Fortschritt überprüfen und Entscheidungen über die Organisation der Aufgaben treffen.
2. Planung und Zuweisung von Ressourcen (Staffing)
Die Ressourcenplanung ist der Prozess, bei dem der Bedarf an Ressourcen ermittelt wird und die passenden Ressourcen wie ein Spiel von Angebot und Nachfrage gegenübergestellt werden: die Kapazitätsplanung. Ziel dieser Phase ist es, das Unternehmen mit angemessenen Kapazitäten an Humanressourcen auszustatten, um gegenwärtige und zukünftige Projekte mit der erwarteten Qualität durchführen zu können. Konkret bedeutet dies, dass das Tool Funktionen für das Profil- und Kompetenzmanagement enthalten muss, damit der Prozess effizient ablaufen kann: Sourcing, Labelling und Organisation von Profilanfragen.
Die Zuweisung von Ressourcen und das Bindeglied nach der Planung. Es geht darum, die vorhandenen Ressourcen den Projekten zuzuweisen, die Auslastung (TACE) zu optimieren und gleichzeitig die Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Um dies zu erreichen, muss das Tool Funktionen für die Terminplanung und die vereinfachte manuelle oder automatische Zuweisung enthalten. Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv sein, möglichst mit Drag & Drop, um Änderungen zu erleichtern.
Ein Projektleiter, der zu einer guten Ressourcenzuweisung beiträgt, erleichtert eine korrekte Verteilung der Arbeitsbelastung und vermeidet Ungleichheiten, die das Arbeitsumfeld beeinträchtigen können.
Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool kann das Unternehmen schnell sehen, wie weit das Projekt im Vergleich zum geplanten Fertigstellungstermin fortgeschritten ist. Wenn die Mitarbeiter zwar gute Leistungen erbringen, aber die Fristen nicht einhalten, hat das Unternehmen ein Alarmsignal, das es dazu auffordert, zu analysieren, ob z. B. technische Ressourcen am besten geeignet sind.
3. Die Kommunikation
Eine reibungslose und qualitativ hochwertige Kommunikation ist ein weiterer grundlegender Aspekt. Die Kommunikationsfähigkeiten der Führungskraft, des Managers oder des Projektleiters sind von entscheidender Bedeutung. Es ist jedoch erforderlich, über die notwendigen Werkzeuge zu verfügen, um diese Kommunikation wirklich effektiv und effizient zu gestalten.
Denn in einem guten Projektmanagement muss ausreichend, aber nicht zu viel kommuniziert werden. Zu viel Kommunikation, zu viele Besprechungen oder unproduktive Nachbereitungssitzungen können Projekten schaden und müssen deshalb auch kontrolliert werden.
4. Die Projektberichterstattung (BI)
Die Projektberichterstattung (BI) ist insbesondere für Dienstleistungsaktivitäten von entscheidender Bedeutung, da sie einen Echtzeitblick auf den Status eines Projekts ermöglicht und die Ursachen von Problemen verständlich macht.
Ebenso wichtig ist es, über Funktionen zu verfügen, die es ermöglichen, die Kosten dieser Zeit im Verhältnis zu den investierten personellen und technischen Ressourcen zu untermauern. Denn auf diese Weise erhält das Unternehmen wertvolle Informationen, um Budgets und Projekte so kosteneffizient wie möglich zu optimieren.
5. Die Verwaltung von Tickets
Diese Gruppe von Funktionen ist wichtig, wenn Ihr Projekt auf die Entwicklung von Software ausgerichtet ist und daher Fehler oder Funktionen enthält, die entwickelt werden müssen. Diese Art von Software beinhaltet oft die Verwaltung von Repositories (repositories). Diese Tools halten sich an die sogenannten agilen Entwicklungsmethoden (Scrum etc.).
6. Die Einhaltung des Budgets
Die Einhaltung des Budgets ist von entscheidender Bedeutung, und ein gutes Projektmanagement-Tool sollte dabei helfen, die Kosten zu kontrollieren, zu organisieren und zu optimieren.
Um das Projekt erfolgreich abzuschließen, benötigen die Projektmanager einen schnellen Zugriff auf Betriebsausgaben, Kosten abgeleiteten externen Ressourcen, Verträgen mit Partnern, Einkäufen, dem Erwerb von Lizenzen usw. All diese Elemente müssen zum Zeitpunkt der Abfragen aktualisiert werden. Denn je näher die Budgetüberwachung zeitlich und wertmäßig an der Realität ist, desto besser sind die Leitlinien und Anpassungen für das Projekt.
Es ist auch wichtig, dass Sieeine Prognose darüber zu haben, wie hoch diese Kosten sein werden am Ende des Projekts, je nachdem, welche Art von Aufgabe durchgeführt werden soll, wie lange es dauert, ob mehr Ressourcen benötigt werden oder nicht, und immer im Vergleich zum ursprünglichen Projektbudget.
7. Dokumentieren Sie das Projekt
Die Projektdokumentation ist der Schlüssel eines transparenten und sicheren Projektmanagements. Dies ist ein Kriterium, dem oft nicht die Aufmerksamkeit geschenkt wird, die es verdient. Dabei ist sie aus zwei Gründen von entscheidender Bedeutung:
- Für das Projekt selbst. Manchmal ist es notwendig, einen bestimmten Schritt zu überdenken, der bereits vor Monaten gemacht wurde, aber für die Lösung eines aktuell auftretenden Problems von entscheidender Bedeutung ist. Sie ist daher besonders relevant bei Projekten mit voneinander abhängigen Aufgaben. Wenn das Projekt nicht richtig dokumentiert wird, kann es viel Zeit und Geld kosten, eine Lösung für ein Problem zu finden, das sich aus der Art und Weise ergibt, wie eine bestimmte Frage in der Vergangenheit behandelt wurde.
- Als Referenz für zukünftige Projekte. Manchmal werden Projektleiter mit Umständen konfrontiert, mit denen andere Teams oder sie selbst in der Vergangenheit konfrontiert waren. Eine angemessene Dokumentation wird den Entscheidungsprozess beschleunigen und die Rentabilität künftiger Projekte erhöhen.
Andere Funktionen, die für die Auswahl eines Projektleiters ebenfalls relevant sind
In manchen Projekten ist es notwendig, die gemeinsame Arbeit von mehreren Abteilungen. Eine Lösung mit hoher Benutzerfreundlichkeit, die sich leicht implementieren lässt und von mehreren Benutzern gleichzeitig und in Echtzeit genutzt werden kann, wird der Schlüssel zur Erleichterung der abteilungsübergreifenden Beziehungen sein.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass das Projektmanagement-Tool über einen einen guten Helpdesk und eine einfache Integration mit anderen Programmen verbunden ist. Je mehr Informationen dem Unternehmen zur Verfügung stehen, desto besser sind die strategischen Entscheidungen. Außerdem ist die Zentralisierung aller Prozesse auf einer einzigen Plattform ein hervorragendes Mittel, um Zeit zu sparen und somit Projekte zu einem noch kostengünstigeren und effizienteren Prozess zu machen.
Und natürlich der Preis der Lösung an sich wird ein weiterer Punkt sein, den das Unternehmen analysieren muss, bevor es eine endgültige Entscheidung über das für es am besten geeignete Projektmanagementsystem treffen kann.
Um noch weiter zu gehen, finden Sie heraus welche die beste Projektmanagementsoftware nach Kategorien ist. in unserem ausführlichen Artikel.
Schlussfolgerung
Zunächst müssen Unternehmen die wichtigsten Leistungsindikatoren festlegen, die sie überwachen möchten. Erst dann müssen sie herausfinden, welche Projektmanagementsoftware die am besten geeigneten Funktionen und Aufgaben enthält, um diese zu erreichen, ohne dabei eine Reihe umfassender Empfehlungen aus den Augen zu verlieren, mit denen sich die Ziele für die Projektdauer und die Rentabilität einhalten lassen. Dazu gehören beispielsweise eine angemessene Planung, eine umfassende Überwachung oder eine realistische und datengestützte Post-Projekt-Analyse. Dies sind Themen, bei denen die Projektmanagementsoftware zu einem grundlegenden Verbündeten wird, der das Arbeitsmanagement beschleunigen und optimieren kann und somit das Unternehmenswachstum fördert.
