Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus?

Wenn ein Unternehmen auf der Suche nach einer Projektmanagement-Software ist, findet es verschiedene Alternativen auf dem Markt. Wie wählen Sie zwischen all diesen Projektmanagement-Tools? Welches Tool ist jeweils am besten geeignet?

In jedem Unternehmen muss die Abwicklung von Projekten so schnell und wirtschaftlich wie möglich erfolgen. Um dies zu erreichen, gibt es eine Reihe von Key Performance Indicators (KPIs), die wir nicht aus den Augen verlieren dürfen, und eine Reihe von Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, um ihre pünktliche und formale Ausführung zu gewährleisten.

Der beste Projektmanager ist derjenige, der auf die ausgewählten KPIs reagiert, sie verarbeitet und die am besten geeigneten Funktionen für die Ziele, Prioritäten und Werte jedes Unternehmens bereitstellt.

Was ist ein Projektmanagement-Tool und welche Funktion hat es?

Ein Projektmanagement-Tool ist ein Planungsinstrument , das hilft, Ressourcen zu organisieren und zu optimieren, um einen Aufgabenplan mit den bestmöglichen Ergebnissen auszuführen.

Seine Hauptfunktion besteht darin, sicherzustellen, dass die Maßnahmen eines Projekts so effizient wie möglich gemäß den gesetzten Zielen durchgeführt werden. 

Nehmen wir an, ein Unternehmen beabsichtigt, ein neues Cloud-Computing-System zu implementieren, auf dem die von seinen Mitarbeitern verwendeten Anwendungen ausgeführt werden. Die Organisation hat sich für dieses Projekt folgende Ziele gesetzt:

1. Implementieren Sie die neue Lösung innerhalb von sechs Monaten.
2. Behalten Sie das aktuelle System bei, bis das neue System implementiert ist.
3. Vermeiden Sie Überstunden im Entwicklungsteam und im IT-Team, um die Gehaltskosten während des Prozesses zu kontrollieren.
4. Sorgen Sie für ein gutes Arbeitsklima in der Abteilung, indem Sie die Arbeitsbelastungen, die sich aus diesem neuen Projekt ergeben, gerecht verteilen.

In diesem Fall besteht die Rolle des Projektmanagers darin, alle Aufgaben und Prozesse so zu organisieren, dass die Aktion in weniger als sechs Monaten ausgeführt wird. Dies wird dazu beitragen , die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen, Überstundenkosten zu kontrollieren und das Arbeitsumfeld in der Abteilung zu überwachen.

Was sind die Kriterien für die Auswahl einer Projektmanagement-Software?

Bei der Auswahl einer solchen Software muss das Unternehmen daher auf Folgendes achten:

1. Die KPIs, die gemessen werden müssen.
2. Die Aufgaben und Funktionen , die über das Verwaltungsprogramm verwaltet werden.

Abhängig von den KPIs und den vorrangigen Aufgaben des Unternehmens ist das eine oder andere Tool besser geeignet. Alle versuchen, die meisten von ihnen abzudecken. Eine gründliche Analyse führt uns jedoch zu dem Schluss, dass einige Tools je nach Unternehmenszielen besser geeignet sind als andere.

Wenn zum Beispiel Buchhaltung und Ressourcenplanung für das Unternehmen entscheidend sind, wäre Stafiz die beste Wahl. Wenn wir jedoch versuchen, Projekte im Zusammenhang mit Ticketing-Systemen zu organisieren (eine gängige Operation in IT-Abteilungen), ist es angemessener, Manager wie Jira und insbesondere das Bug-Tracking-Modell zu verwenden.

1. Zu verfolgende Projektmanagement-KPIs 

Im Folgenden werden wir einige KPIs aufschlüsseln, die im Projektmanagement relevant sein können. Nicht alle Unternehmen müssen sie alle erschöpfend verfolgen. Es kommt auf die Ziele und Werte an, die jeweils priorisiert werden.

Vier Hauptgruppen von KPIs

Dabei handelt es sich um Daten, die genau überwacht werden, da sie ein Indikator für eine gute oder schlechte Leistung in einem bestimmten Element des Prozesses sind.

Im Falle des Projektmanagements können die Indikatoren in vier Hauptgruppen eingeteilt werden, die für eine effektive Projektplanung von grundlegender Bedeutung sind: 

• Rechnungswesen/Finanzen,
• Personalverwaltung
• Produktivität und Effizienz,
• Organisation.

Erfahren Sie mehr über KPIs für das Projektmanagement.

KPIs für Buchhaltung und Finanzen

Wir bei Stafiz glauben, dass das Wissen, wie man die Projektbuchhaltung umsetzt, die Grundlage für eine effektive Projektüberwachung ist. Wenn es gut implementiert ist, ermöglicht es Projektmanagern und Direktoren , Management-Kontrolltechniken anzuwenden, wie es ein Finanzteam tun könnte, aber diesmal täglich, während des gesamten Projekts. Wenn das Unternehmen viele Projekte und Kunden verwaltet, muss es sich auf eine Projektportfoliomanagement-Software umstellen. Auf diese Weise können sie verglichen werden, um die interessantesten Projekte oder Kunden sowie die Best Practices zu identifizieren, die im gesamten Portfolio implementiert werden sollen.

KPIs für das Personalmanagement

Produktivität und Effizienz

Organisation

2. Aufgaben und Funktionen von Projektmanagement-Software

Abhängig von den gewählten KPIs und Zielen sollten Unternehmen Projektmanagement-Tools priorisieren, die über die entsprechenden Funktionen verfügen .

Ein einfaches, aber leicht verständliches Beispiel: Stellen wir uns vor, ein Unternehmen verfügt über genügend Manpower, um fünf Projekte parallel durchzuführen, und setzt sich zum Ziel, diese Anzahl an Projekten zu managen. Der ausgewählte Projektmanager begrenzt jedoch die Anzahl der Projekte auf seiner Plattform auf maximal zwei. Dieses Unternehmen wird dieses Tool nicht verwenden können. Auf der anderen Seite ist es für einen Freiberufler geeignet, der für ein einzelnes Unternehmen arbeitet. 

Daher ist die zweite Kennzahl, die es zu beachten gilt: Was ist wichtiger, um die Ziele zu erreichen und die gesetzten KPIs zu verfolgen? Oder anders gefragt: Welche Funktionen und Aufgaben werden für das Business im Projektmanagement priorisiert? Zu den wichtigsten gehören:

1. Planung und Aufgabenmanagement.
2. Ressourcenplanung.
3. Kommunikation. 
4. Projektberichterstattung (BI)
5. Ticket-Verwaltung.
6. Überwachung des Budgets.
7. Projektdokumentation.

1. Planung und Aufgabenmanagement

Dies ist eine sehr wichtige Funktion im Projektmanagement, da sie es uns ermöglicht, den Gesamtstatus von Aufgaben, Arbeitsbelastungen, geschätzten Ausführungszeiten und mehr zu visualisieren. schnell und agil. Die beiden gebräuchlichsten Darstellungen sind das Gantt-Diagramm und Kanban. 

• Das Gantt-Diagramm ist ein Online-Diagrammsystem, das die Aufgaben darstellt, die ausgeführt werden müssen, um ein Projekt abzuschließen. Neben der Wechselbeziehung mit den anderen Aufgaben auch die Zeit, die jeder Aufgabe zugewiesen ist, und die Person, die für jede Aufgabe verantwortlich ist. Wenn also eine Aufgabe ins Hintertreffen gerät, müssen Aufgaben, die davon abhängen, später gestartet werden. Im Vergleich zum ursprünglich geplanten Zeitplan können wir so schnell erkennen, ob das Projekt im Zeitplan oder hinter dem Zeitplan liegt. Es ist auch möglich zu wissen, ob es notwendig ist, Ressourcen neu zuzuweisen, Arbeitslasten zu ändern oder Zeitanpassungen vorzunehmen. 

• Kanban ist eine weitere Planungsmethode, die in diesem Fall durch Spalten dargestellt wird. Jede Spalte ist mit einem Status verknüpft, z. B.: "In Bearbeitung", "In Bearbeitung", "Abgeschlossen"

Dieser Vorschlag ist nur ein Beispiel. In Projektmanagern, die Kanban-Vorlagen integrieren, können Aufgaben einfach organisiert und Notizen wie Priorität, verantwortliche Person, voraussichtlicher Fertigstellungstermin, abhängige Aufgaben usw. gemacht werden. hinzugefügt werden. Auf diese Weise kann der Projektleiter den Fortschritt auf einen Blick überprüfen und Entscheidungen über die Organisation von Aufgaben treffen.

2. Planung und Ressourcenzuweisung (Personalbesetzung)

Ressourcenplanung ist der Prozess der Bewertung des Ressourcenbedarfs und der Ausrichtung geeigneter Ressourcen vor ihm, wie bei einem Spiel von Angebot und Nachfrage: Dies ist Kapazitätsplanung. Ziel dieser Phase ist es, dem Unternehmen angemessene personelle Kapazitäten zur Verfügung zu stellen, um aktuelle und zukünftige Projekte mit dem erwarteten Qualitätsniveau durchführen zu können.  Konkret muss das Tool, damit der Prozess effektiv ist, Profil- und Kompetenzmanagementfunktionen integrieren: Sourcing, Labeling und Organisation von Profilanfragen.

Ressourcenallokation und der Link im Anschluss an die Planung. Es geht darum, die vorhandenen Ressourcen den Projekten zuzuweisen und die Auslastung (TACE) zu optimieren und gleichzeitig die Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Dazu muss das Tool die Terminplanung, vereinfachte manuelle oder automatische Zuordnungsfunktionen integrieren. Die Benutzeroberfläche sollte nach Möglichkeit intuitiv per Drag & Drop sein, um Änderungen zu erleichtern.

Ein Projektmanager, der zu einer guten Ressourcenallokation beiträgt, erleichtert eine korrekte Verteilung der Arbeitslast und vermeidet Ungleichheiten, die sich auf das Arbeitsumfeld auswirken können. 

Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool kann das Unternehmen den Status des Projekts schnell gegen den erwarteten Fertigstellungstermin visualisieren. Wenn die Mitarbeiter gute Leistungen erbringen, aber die Fristen nicht einhalten, wird das Unternehmen eine rote Flagge haben, die es einlädt, zu analysieren, ob die technischen Ressourcen am besten geeignet sind.

3. Kommunikation 

Eine reibungslose und qualitativ hochwertige Kommunikation ist ein weiterer grundlegender Aspekt. Die Kommunikationsfähigkeiten der Führungskraft, des Managers oder des Projektmanagers sind unerlässlich. Es bedarf jedoch der notwendigen Werkzeuge, um diese Kommunikation wirklich effektiv und effizient zu gestalten.

Denn in einem guten Projektmanagement muss die Kommunikation ausreichend, aber nicht übertrieben sein. Übermäßige Kommunikation, zu viele Meetings oder unproduktive Follow-up-Sitzungen können sich nachteilig auf Projekte auswirken, weshalb sie auch gesteuert werden sollten.

4. Projektberichterstattung (BI) 

Das Projektreporting (BI) ist vor allem für Serviceaktivitäten unerlässlich, da es einen Echtzeit-Überblick über den Status eines Projekts bietet und die Ursache von Problemen versteht.

Es ist auch wichtig, Funktionen zu haben, die die Kosten dieser Zeit je nach den investierten personellen und technischen Ressourcen bestätigen können. Denn auf diese Weise erhält das Unternehmen wertvolle Informationen, um Budgets und Projekte so kostengünstig wie möglich zu optimieren. 

5. Ticket-Verwaltung

Diese Feature-Gruppe ist wichtig, wenn Ihr Projekt auf die Softwareentwicklung ausgerichtet ist und daher Fehler oder Funktionen enthält, die entwickelt werden müssen. Diese Art von Software enthält häufig Repositories. Diese Tools entsprechen den sogenannten agilen Entwicklungsmethoden (Scrum, etc.)

6. Einhaltung des Budgets 

Die Einhaltung des Budgets ist der Schlüssel, und ein gutes Projektmanagement-Tool sollte helfen, die Kosten zu kontrollieren, zu organisieren und zu optimieren.

Um das Projekt abzuschließen, benötigen die Projektmanager einen schnellen Zugriff auf die Betriebskosten, die Kosten aus externen Ressourcen, Verträge mit Partnern, den Einkauf, den Lizenzerwerb usw. Alle diese Informationen müssen zum Zeitpunkt der Abfrage aktualisiert werden. Je näher die Budgetüberwachung in Bezug auf Zeit und Wert an der Realität ist, desto besser werden die Ausrichtungen und Anpassungen des Projekts sein.

Es ist auch wichtig, eine Prognose darüber zu haben, wie hoch diese Kosten am Ende des Projekts sein werden, abhängig von der Art der auszuführenden Aufgabe, der Ausführungszeit, ob mehr Ressourcen benötigt werden oder nicht... Und das immer im Vergleich mit dem ursprünglich für das Projekt bereitgestellten Budget.

7. Dokumentieren Sie das Projekt 

Die Projektdokumentation ist der Schlüssel zu einem transparenten und sicheren Projektmanagement. Es ist ein Kriterium, dem oft nicht die Aufmerksamkeit geschenkt wird, die es verdient. Dennoch ist es aus zwei Gründen von entscheidender Bedeutung:

1. Für das Projekt selbst. Manchmal ist es notwendig, einen bestimmten Schritt zu überprüfen, der vor einigen Monaten unternommen wurde, aber für die Lösung eines aktuell auftretenden Problems unerlässlich ist. Sie ist daher besonders relevant in Projekten mit miteinander verknüpften Aufgaben. Wenn man das Projekt nicht richtig dokumentiert, riskiert man, viel Zeit und Geld zu verschwenden, um eine Lösung für ein Problem zu finden, das sich aus der Art und Weise ergibt, wie ein bestimmtes Problem in der Vergangenheit gehandhabt wurde. 
2. Als Referenz für zukünftige Projekte. Manchmal sind Projektmanager mit Umständen konfrontiert, mit denen andere Teams oder sie selbst in der Vergangenheit konfrontiert waren. Eine ordnungsgemäße Dokumentation beschleunigt den Entscheidungsprozess und erhöht die Rentabilität zukünftiger Projekte.

Weitere Funktionen, die auch für die Auswahl eines Projektmanagers relevant sind

In einigen Projekten ist es notwendig, die Arbeit mehrerer Abteilungen zu bündeln. Eine Lösung mit hoher Benutzerfreundlichkeit, die eine einfache Implementierung ermöglicht und von mehreren Benutzern gleichzeitig und in Echtzeit genutzt werden kann, wird der Schlüssel sein, um abteilungsübergreifende Beziehungen zu erleichtern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass das Projektmanagement-Tool einen guten Support-Service und eine einfache Integration mit anderen Programmen bietet. Je mehr Informationen das Unternehmen hat, desto besser werden die strategischen Entscheidungen sein. Darüber hinaus ist die Zentralisierung aller Prozesse auf einer Plattform eine großartige Möglichkeit, Zeit zu sparen und Projekte dadurch noch kostengünstiger und effizienter zu gestalten.

Und natürlich ist der Preis der Lösung selbst ein weiterer Punkt, den das Unternehmen analysieren muss, bevor es eine endgültige Entscheidung darüber trifft, welches Projektmanagementsystem für es am besten geeignet ist.

Um noch weiter zu gehen, finden Sie in unserem ausführlichen Artikel heraus, was die beste Projektmanagement-Software nach Kategorie ist.

Schlussfolgerung

Zunächst müssen Unternehmen festlegen, welche KPIs sie verfolgen möchten. Erst dann müssen sie herausfinden, welche Projektmanagement-Software die am besten geeigneten Funktionen und Aufgaben enthält, um diese zu erreichen, ohne eine ganze Reihe globaler Empfehlungen aus den Augen zu verlieren, die es ihnen ermöglichen, die Ziele der Projektdauer und Rentabilität zu erreichen. Dazu gehören zum Beispiel die richtige Planung, eine umfassende Nachbereitung oder eine realistische, datengetriebene Analyse nach dem Projekt. Dies sind Themen, für die Projektmanagement-Software zu einem grundlegenden Verbündeten wird, der in der Lage ist, das Arbeitsmanagement zu beschleunigen und zu optimieren und somit das Wachstum des Unternehmens zu stimulieren.