Wie wähle ich eine GTA-Software aus, die an Ihre Aktivität angepasst ist?

Die Wahl einer GTA-Software, die an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst ist, kann nicht improvisiert werden. Es gibt eine Fülle von Zeitmanagement-Tools, und es ist nur natürlich, dass man sich von der Vielzahl der Angebote auf dem Markt überwältigt fühlt. 

Um die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Software auszuwählen, ist es notwendig, Ihre Erwartungen in Bezug auf die Funktionen zu definieren, um sich für die Lösung zu entscheiden, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. 

In diesem Artikel bietet Ihnen Stafiz einen vollständigen Leitfaden zur Auswahl des perfekten Tools für Ihre Ziele.

Wie funktioniert eine Zeitwirtschaftssoftware?

Die ATM-Software sammelt Daten über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die Tätigkeiten, an denen sie arbeiten, und die Kosten, die den Projekten entsprechen.

Auf diese Weise ermöglicht es eine bessere Projektplanung und eine genauere Überwachung von Überstunden.

Die gesammelten Daten werden dann in eine Datenbank integriert , wo sie analysiert werden können. Arbeitgeber können jederzeit darauf zugreifen und die Informationen nutzen, um Entscheidungen zu treffen.

CEOs, PMOs oder Projektleiter können sich mehr auf die Mitarbeiter konzentrieren, auf ihre Verfügbarkeit, aber auch auf die Hard Skills, die sie entsprechend den Geschäftsproblemen des Unternehmens einsetzen können. 

Dank einer guten Kapazitätsplanung können Sie die Verwaltung der Arbeits- und Interventionszeiten Ihrer Teams optimieren.

Was sind die Vorteile von Geldautomaten-Software?

Die Probleme, mit denen sich das Zeit- und Aktivitätsmanagement (ATM) befasst, sind zahlreich. Das Erfassen und Erfassen von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, das Erstellen eines Zeitplans oder das Verteilen von Aufgaben sind alles zeitraubende Aufgaben, die wenig Mehrwert bringen.

Zeit- und Aktivitätsmanagement-Software ermöglicht die Erledigung einer Vielzahl von Aufgaben und trägt dazu bei, einen klaren Überblick über den Ressourcen- und Kompetenzbedarf zu erhalten.

Effizientere Planung

Die gesammelten Daten werden in der Geldautomatensoftware strukturiert und organisiert, um einen strategischen Plan zu entwickeln , der nicht nur effektiv, sondern vor allem legal ist.

Es hilft, mehr Flexibilität zu bieten. Die Zeitpläne können leicht an kurzfristige Änderungen oder Änderungen der Vorschriften angepasst werden.

Stafiz hilft Ihnen beispielsweise, die qualifiziertesten Profile über die Suchmaschine leicht zu finden. Geben Sie Ihren Kompetenzbedarf, Ihre Erfahrung und/oder Ihre Verfügbarkeit an und lassen Sie den Algorithmus die Informationen abgleichen.

Die ATM-Software zentralisiert, kategorisiert, verfolgt und plant auch alle Informationen im Zusammenhang mit Abwesenheiten unter Berücksichtigung von:

• bezahlter Urlaub;
• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub;
• RTT;
• Krankenstand;
• Ausbildung;
• interne Projekte.

Auf diese Weise können Informationen über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern bei der Zuweisung von Aufgaben berücksichtigt und so das Risiko von Planungsfehlern begrenzt werden.

ATM-Tool fördert die Produktivität

Dank einer genauen Sicht auf Ressourcen und Manpower sind Sie dann perfekt gerüstet, um eine optimale Planung umzusetzen.

Sie verfügen über Informationen wie Arbeitsbelastung, erforderliche Fähigkeiten und Fristen, die alle als solide Grundlage für die Antizipation von Anforderungen dienen. Dies begrenzt Unterbesetzung und Arbeitsüberlastung.

Dann wird es möglich, Aufgaben strategisch zu verteilen. Sie nutzen dann die unterschiedlichen Fähigkeiten jeder Person und die Gesamtleistung des Unternehmens wird verbessert.

Echtzeit-Einblick in Zeitpläne und Auslastung

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Zuverlässigeres Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanagement mit GTA-Software

Die Zeitverarbeitung ermöglicht es, an Effizienz und Zuverlässigkeit in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewinnen.

In Kombination mit Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanager, durch Integration oder durch die Verwendung einer integrierten Lösung wie Stafiz werden die Daten kontinuierlich aktualisiert, so dass wenig Spielraum für mögliche menschliche Fehler bei der Eingabe bleibt.

Die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter werden dann unter Berücksichtigung ihres Gehalts oder ADR berechnet und direkt vorausgefüllt.

ATM-Software: Definieren Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Um nicht zu riskieren, ein Tool zu wählen, das für Ihr Unternehmen nicht geeignet ist , ist es notwendig, die Vorteile, die Ihr Unternehmen sucht, im Voraus zu untersuchen.

Maximieren Sie die Produktivität durch Zeiterfassung

Wenn die Erfassung der Mitarbeiterzeit Ihnen hilft, Ihre Produktivität zu analysieren, benötigen Sie eine Software, die die verschiedenen Aktivitäten, die Sie ausführen, automatisch erkennt. 

Diese Art von Software erkennt die Software oder Dokumente, an denen Sie arbeiten, um die Kategorisierung Ihrer Zeit zu vereinfachen. 

Durch die Konsolidierung dieser Informationen können Sie einen Schritt von Ihrer Organisation und Produktivität zurücktreten, um sich zu verbessern.

Zeitmanagement-Software, die diesen Bedarf erfüllt: Toggl, Memtime, RescueTime.

Überwachung der finanziellen Rentabilität

Um Daten über die für ein Projekt aufgewendete Zeit zu vergleichen und dessen Rentabilität zu analysieren , bevorzugen Sie eine Software, die fortschrittlichere Finanzfunktionen bietet. 

Es muss möglich sein, die zu einem Festpreis abgerechneten Aktivitäten zu überwachen und die Kosten der internen und externen Mitarbeiter des Projekts zu analysieren.

Zeitmanagement-Software, die diesen Bedarf erfüllt: Stafiz, Quickbooks Time.

Sichtbarkeit der für F&E aufgewendeten Zeit

Stellen Sie bei der Verfolgung der Forschungs- und Entwicklungszeit sicher, dass die Granularität der Dateneingabe den Berichtsanforderungen der Verwaltung entspricht.

Diese Funktion ist erforderlich, da die aufgewendete Zeit im Rahmen der gewährten Steuergutschriften und/oder Zuschüsse geprüft werden kann und mit der für diese Projekte aufgewendeten Arbeitsbelastung verknüpft ist.

Zeitmanagement-Software, die diesen Bedarf erfüllt: Harvest, Timely.

Was sind die Kriterien für die Auswahl der GTA-Software?

Priorisieren Sie die zu lösenden ATM-Probleme

Es ist unmöglich, alle HR-Herausforderungen Ihres Unternehmens einfach durch die Einführung von Geldautomatensoftware zu lösen. 

Daher kann es eine Option sein , die Software nach funktionalen Anforderungen zu priorisieren.

Auch wenn die meisten Tools eine globale Lösung bieten, haben einige Akteure eine ausgeprägtere Positionierung in einem bestimmten Aspekt: 

• Für die personelle und finanzielle Begleitung von Projekten: Stafiz
• So priorisieren Sie die Zeiterfassung und -verfolgung: Combo oder Skello
• Für eine genaue Abwesenheitsverfolgung: KiwiRH
• Zur Priorisierung der Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Verpflichtungen: Kelio
• Um die Arbeitsorganisation zu optimieren: Lucca

Stafiz bietet auch eine globale Lösung für die Verwaltung Ihres Unternehmens, die alle in Module unterteilt sind: Pre-Sales, Personalbesetzung und -planung, Zeiterfassung, Projektmanagement, Rechnungsstellung und Berichterstattung usw.

Diese Einteilung in Module ermöglicht es, die zu implementierenden Prioritätsbausteine auszuwählen. So können Sie eine BMS-Lösung schrittweise in Ihr Unternehmen integrieren.

Benutzererfahrung

Konzentrieren Sie sich bei Ihrer Wahl auf die Mitarbeitererfahrung : Die einfache und flexible Überwachung der Zeit der Mitarbeiter muss bis zum Äußersten vereinfacht werden, um ihnen die Herangehensweise zu erleichtern.

Wenn das Tool komplex ist, schreckt es Mitarbeiter ab. Es ist daher eine sichere Wette, dass die Nachsorge bestenfalls mit viel Verzögerung durchgeführt wird und im schlimmsten Fall gar nicht.

Um diese Ablehnungssituation zu vermeiden, ist es wichtig zu überprüfen, ob die Zeiterfassung einfach ist und dass die Software auch über das Smartphone des Mitarbeiters zugänglich ist.

Zugehörige Dienstleistungen

Veränderungen können beängstigend sein. Die Regel ist keine Ausnahme in Unternehmen, im Zusammenhang mit der Einführung oder Änderung von Software.  Die von Anbietern von Geldautomatensoftware angebotenen Dienstleistungen können zu einem eigenständigen Kriterium für Ihre endgültige Entscheidung werden.

Ist die Integration vom Publisher oder einem Partner-Integrator geplant oder sollte sie intern erfolgen? Wenn ja, welche Art von Dokumentation wird zur Verfügung gestellt?

Wird bei der Implementierung der Software Unterstützung geleistet? Wie lange? Werden Schulungen angeboten? 

All dies sind Fragen, die wichtig sind, um sie beantworten zu können, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Bevorzugen Sie nach Möglichkeit einen Anbieter, der sich aus einem Team von Account Managern zusammensetzt , die Sie bei der Nutzung der Software unterstützen und beraten können.

Bei Stafiz begleitet Sie ein Kundenbetreuer während Ihrer gesamten Erfahrung

Unser Beraterteam hilft Ihnen, das Beste aus unserer Zeitmanagement- und Projektmanagementlösung herauszuholen. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unseren Support zu erfahren.

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Welche Zeitmanagement-Software entsprechend der Tätigkeit?

• Abhängig von der Branche

Einige Tätigkeitsbereiche, wie zum Beispiel das Gesundheitswesen oder das Baugewerbe, sind besonders spezifisch. In der Tat müssen sie manchmal eine bestimmte Anzahl von Variablen integrieren. 

Der Krankenhaussektor muss die Überwachung der Arbeitszeiten an mehreren Standorten vorsehen.

Die Baubranche muss die Überwachung der Stunden mit mobilen Teams bewältigen.

Infolgedessen müssen Unternehmen, die in bestimmten Branchen tätig sind, ihre Bedürfnisse identifizieren. Auf diese Weise können sie ein relevantes Tool auswählen, das auf ihre Probleme reagiert.

• Für Feldaktivitäten: Combo
• Für HR: Kelio
• Für Dienstleistungstätigkeiten: Stafiz

• Abhängig von der Größe des Unternehmens

Der Bedarf kann je nach Größe des Unternehmens variieren. 

Ein KMU und ein multinationales Unternehmen werden natürlich nicht die gleichen Schwierigkeiten haben. So wird die Anzahl der Mitarbeiter, aber auch die Organisation der Struktur die Wahl der Geldautomatensoftware maßgeblich beeinflussen.

Es ist zu beachten, dass je komplexer das Unternehmen eine Struktur mit einer großen Anzahl von Abteilungen hat, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein hohes Maß an Anpassung erforderlich ist.

Auf der anderen Seite sind kleine Unternehmen besser dran, wenn sie sich für eine einfach zu bedienende Geldautomatensoftware entscheiden, die sich auf eine optimale Benutzererfahrung konzentriert. 

Welche Funktionen kann man von der GTA-Software erwarten?

Um sich an der richtigen Software zu orientieren, müssen Sie zunächst das Hauptziel Ihrer internen Zeiterfassungsstrategie bestätigen.

Nach diesem ersten Schritt können Sie Ihre Bedarfscheckliste erstellen, um die Funktionen, die Sie in einem Zeitplanungstool suchen, besser auszurichten und so einen besseren Return on Investment zu erzielen.

Der Funktionsumfang unserer Zeitwirtschaftssoftware Stafiz

Funktionale Aspekte

• Echtzeiterfassung der geleisteten Arbeitszeit

Um die Zeiterfassung zu erleichtern, muss die Software eine Stoppuhr zur Verfügung stellen, um die geleistete Zeit in Echtzeit erfassen und ebenso einfach pausieren oder stoppen zu können. 

Mit dieser Funktion können Sie die Zeit in Aufträgen oder Aufgaben kategorisieren, um sie einfach analysieren zu können. 

• Granularität der Zeiterfassung 

Nicht alle Aktivitäten haben die gleichen Bedürfnisse. 

Einige Software eignet sich eher für die Überwachung in Stunden (oder sogar Minuten), während andere eher für die Überwachung in Teilen des Tages (Quartal, halber oder ganzer Tag) geeignet sind.

Wenn Ihr Unternehmen auf unterschiedlichen Zeitgranularitäten basiert, stellen Sie sicher, dass das Zeitwirtschaftstool diesen Grad der Anpassung bietet.

• Granularität der Aufgabeneingabe 

Die meisten Programme ermöglichen es Ihnen, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen.

Überprüfen Sie die Details der Planungstiefe von Aufgaben und Unteraufgaben und Teilaufgaben, wenn dies ein wichtiges Kriterium für Sie ist, um die Aktivität zu bewerten.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Damit diese Zeiterfassung die Arbeitsrechte der Mitarbeiter respektiert, ist es oft notwendig, Regeln im Tool zu definieren.

Sie können sie konfigurieren, indem Sie ein Limit von Stunden pro Tag festlegen oder die Unfähigkeit, mehr Stunden pro Jahr als das gesetzliche Limit einzugeben. 

Achten Sie darauf, dass HR-Restriktionen in der Zeitwirtschaftssoftware berücksichtigt werden!

Organisation und Zusammenarbeit

• Datenexport

Die Zeiterfassung wird häufig für verschiedene Arten von Berichten verwendet. 

Ihre Zeitwirtschaftssoftware muss es Ihnen ermöglichen, die Daten mit den Informationen zu exportieren, die von der Berichterstattung erwartet werden. Stellen Sie also sicher, dass es ein Modul zum Exportieren der Daten gibt.

• Hinzufügen von Kommentaren

Wenn eine Aktivitätserklärung im Nachhinein von einem Manager oder einem Kunden validiert werden muss, kann das Hinzufügen von Kommentaren, die die geleistete Arbeit detailliert beschreiben, von Vorteil sein, um die für die Aufgabe aufgewendete Zeit besser zu schätzen.

• Externer Zugriff

Wenn Sie für einen Kunden arbeiten und ihm Zeit in Rechnung stellen, kann es interessant sein, ihm Zugang zu Informationen zu geben, um die Kommunikation mit dem Kunden zu optimieren, die Nachverfolgung zu erleichtern oder sogar die Validierung vor der Rechnungsstellung zu beschleunigen.

Wenn Ihnen diese Transparenzfunktion gegenüber dem Kunden wichtig ist, müssen Sie nach einem Tool suchen, das Aktivitätsberichte verwaltet.

Rechnungsstellung an den Kunden

Wenn es bei Ihrer Zeiterfassungslösung darum geht, Ihren Kunden die Rechnungsstellung zu erleichtern, wählen Sie ein Tool, mit dem Sie über die reine Zeiterfassung nach Kunden oder Aktivitäten hinausgehen können.

Dieses Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Projekte oder sogar Aufgaben zu erstellen, um die Zeit, die Sie für jedes dieser Projekte aufgewendet haben, genau zu verfolgen. Im Idealfall verwalten Sie Ihre Angebote und Rechnungsstellung in einem Tool, um durch Automatisierung Zeit und Zuverlässigkeit zu sparen und so das Risiko von Fehlern zu verringern, die durch manuelle Informationsübertragungen verursacht werden. 

Stafiz automatisiert Ihre Rechnungsstellung

Wenn eine Lieferung fertig ist, können Sie automatisch Rechnungen für Ihre Projekte erstellen. Die Eingabe erfolgt automatisch und übernimmt die von Ihren Mitarbeitern erfassten Zeitdaten.

Weitere Informationen

Antizipation der Implementierung von ATM-Software

Wie jede Veränderung innerhalb eines Unternehmens kann auch die Installation von ATM-Software die gesamte Organisation stören. Dieses Projekt muss daher antizipiert werden. 

Kommunizieren Sie mit den Teams

Kommunizieren Sie zunächst mit Ihren Teams, um ihre Reibungspunkte und Bedürfnisse klar zu identifizieren.

Dies wird Ihnen helfen, ein relevantes GTA-Tool auszuwählen, das den tatsächlichen Anforderungen entspricht. Darüber hinaus erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass das Tool von Ihren Mitarbeitern problemlos angenommen wird.

Sobald die GTA-Software endlich ausgewählt ist, bereiten Sie sich auf die Einführung durch Ihre Teams vor.

Dies erfordert eine transparente, regelmäßige Kommunikation, aber auch die Durchführung von Schulungen während des gesamten Integrationsprozesses. Diese müssen eine Handhabung des Tools beinhalten und gleichzeitig die Vorteile hervorheben, die der Einsatz von GTA-Software mit sich bringt.

Sie können sich auch von Partnern begleiten lassen, sowohl für die Integration innerhalb des Unternehmens als auch für die Teamschulung.

Denken Sie über die Möglichkeiten von Integrationen nach

Viele Unternehmen verwenden unterschiedliche Tools, um verschiedene Aspekte ihres Geschäfts voranzutreiben, bevor sie zu einer integrierten All-in-One-Lösung übergehen.

Infolgedessen müssen Sie vergessen, von Hand zu synchronisieren und von einer Anwendung zur anderen hin und her zu wechseln, was sich auf Ihre Rentabilität auswirkt.

Um diese manuellen Anpassungen zu kompensieren, ist es wichtig, den Verbindungsbedarf Ihrer neuen Zeitplanungssoftware zu antizipieren, um die Eingabe und Synchronisierung von Informationen zu optimieren.

• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement

Das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement ist eng mit der Zeitwirtschaft verknüpft und muss mit der entsprechenden Software kommunizieren. Wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt, der validiert wird, sollten die Informationen idealerweise an die Zeitwirtschaftssoftware gemeldet werden. Dadurch wird eine doppelte Erfassung vermieden, die zu einem Zeitverlust für den Mitarbeiter führt und ein Faktor der Unzufriedenheit ist.

Durch die Automatisierung der Informationsübertragung sind die Daten auch zuverlässiger, da es nicht möglich ist, die Zeit, die während eines Abwesenheitstages für eine Aktivität aufgewendet wurde, versehentlich einzugeben.

Wenn Ihr Zeitwirtschaftstool einen nativen Urlaubsverwaltungsbaustein integriert, ist dies umso praktischer, da die Verbindung automatisch erfolgt und im Laufe der Zeit aufrechterhalten wird.

• Export-Modul

Die Zeiterfassung kann für verschiedene Zwecke in anderer Software verwendet werden (HRIS oder Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für die Personalüberwachung, Aktivitätsmanagement-Software für die Margenüberwachung). Es ist möglich, diese Informationen in einer bestimmten Frequenz zu senden, indem flache Dateien übertragen werden.

Dazu müssen Sie die Daten aus der Zeitwirtschaftssoftware exportieren, bevor Sie sie in die andere Software importieren. Dies ist ein manueller Vorgang, der jedoch mit Excel-Tabellen automatisiert werden kann.

• API-Konnektoren

Um die Übertragung von Informationen und Daten zwischen verschiedenen Softwares zu erleichtern, ist die API-Übertragungsoption nach wie vor die am stärksten automatisierte Option. Die APIs der beiden Software müssen jedoch in der Lage sein, miteinander zu kommunizieren. Das ist etwas, das überprüft werden muss.

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Es gibt auch Standard-Konnektoren zwischen den verschiedenen Softwares. Wenn nicht, muss es entwickelt werden Es ist also eine stärker automatisierte Lösung, aber sie kann auch höhere Kosten verursachen. 

• Verwaltung von Ausgaben

Die Spesenerfassung geht oft Hand in Hand mit der Zeiterfassung. Möglicherweise müssen Sie Zeit und Ausgaben verknüpfen, z. B. für die Abrechnung zu einem festen Tarif in Manntagen oder die Margenanalyse (unter Berücksichtigung der für ein Projekt aufgewendeten Zeit und Ausgaben). 

Aus all diesen Gründen ist es interessant, die Software miteinander zu verbinden oder eine Zeitwirtschaftssoftware zu wählen, die auch über ein natives Spesenmanagement-Modul verfügt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es vor der Auswahl einer Zeitmanagement-Software notwendig ist, sich die richtigen Fragen zu stellen: 

• Was ist das vorrangige Ziel? 
• Was sind die wesentlichen Kriterien, um in die Forschung integriert zu werden? 
• Wie wird die Software mit der anderen Software verbunden, die in der Aktivität verwendet wird?

Sobald alle diese Antworten behoben sind, wird es viel einfacher sein, die verschiedenen Softwares zu sortieren!