Was sind die wichtigsten Finanzkennzahlen für das Projektmanagement?
Das war's, Sie haben ein großes Projekt an einen Kunden verkauft! Es ist aufregend!
Machen wir uns nun an die Arbeit und stellen Sie sicher, dass Sie mit diesem Projekt profitabel sind. Aber warten Sie, was genau sollten Sie messen? Sicher, Sie haben einen Umsatz und Sie haben Kosten, also scheint es ziemlich einfach zu sein, aber gibt es eine Möglichkeit, übermäßige Ausgaben zu antizipieren? Was sind die besten Finanzkennzahlen, um die Leistung Ihres Projekts zu verfolgen?
Arbeitszeit: Wenn Sie ein Projekt zu einem festen Preis verkaufen, wissen Sie in der Regel, wie viel Zeit Ihr Team und Sie selbst für dieses Projekt aufwenden werden. Und in der Regel verkaufen Sie eine Reihe von Tagen zu bestimmten Tagespreisen. Selbst wenn Sie einen Rabatt angewendet haben, haben Sie wahrscheinlich eine Marge berücksichtigt, als Sie Ihrem Kunden geboten haben.
An diesem Punkt geht es also darum, sicherzustellen, dass jedes Mitglied Ihres Teams so viel oder weniger Zeit aufwendet, als ursprünglich geplant war.
Der Trick besteht darin, die Zeit, die in der Vergangenheit für dieses Projekt aufgewendet wurde, und die Zeit, die in der Zukunft für dieses Projekt gebucht oder "besetzt" wurde, kontinuierlich zu aktualisieren. Da Sie die Kosten jedes Teammitglieds kennen, können Sie die Entwicklung Ihrer Marge im Vergleich zu dem, was Sie im Sinn hatten, verfolgen. Zu diesem Zweck müssen Sie ein Tool verwenden, in dem jedes Teammitglied (und vielleicht Freiberufler, wenn Sie über externe Ressourcen verfügen) die tatsächlich für das Projekt aufgewendete Zeit problemlos aktualisieren kann und der Projektmanager sein Team in Zukunft genau besetzen kann. Mit den richtigen Tools in der Hand dauert die Aktualisierung nicht länger als ein paar Minuten und ermöglicht eine vollständige Nachverfolgung der vergangenen und zukünftigen Kosten, die bei diesem Projekt angefallen sind.
Kosten: Es ist auch wichtig, die Ausgaben zu verfolgen. Manchmal werden Sie mit dem Kunden vereinbaren, dass 100% abrechenbar sind. Aber meistens sind nicht alle Ausgaben abrechenbar. Denken Sie nur an den kommerziellen Teil dieses Projekts. Wenn Sie eine absolut genaue Analyse der finanziellen Leistung dieses Projekts erhalten möchten, sollten Sie in die Marge alle Kosten (Zeit und Ausgaben) einbeziehen, die aufgewendet wurden, um dieses Projekt zu gewinnen.
Außerdem vereinbaren Sie in einigen Fällen nur mit Ihrem Kunden, einen festen Betrag an Ausgaben pro Zeitraum in Rechnung zu stellen. Wenn es Ihrem Team in dieser Situation gelingt, weniger auszugeben, wenn es auf Reisen ist, ist alles in Ordnung, sonst wirkt es sich negativ auf die Marge aus. In beiden Fällen ist es wichtig, diese positiven oder negativen Auswirkungen der Ausgaben zu verfolgen.
Bei Stafiz zeigen wir gerne einen sehr nützlichen KPI: Wir nennen ihn die Produktionsrate
Es berücksichtigt alles (vergangene und zukünftige Zeit, Ausgaben) und sagt Ihnen, ob Sie damit rechnen können, das Projekt zu über- oder unterzubieten. So berechnen wir es:
Projekthonorare / [Tatsächliche und zukünftige Arbeitszeit, die für das Projekt aufgewendet wurde x Tagessätze]
Selbstverständlich berücksichtigt der Nenner die unterschiedlichen Tagessätze der einzelnen am Projekt beteiligten Mitglieder.
Wenn Sie also das Projekt zum genauen Wert der für jedes Teammitglied geplanten Zeit, multipliziert mit seinem Tagessatz, verkauft haben, planen Sie, eine Produktionsrate von 100 % zu erzielen.
Nehmen wir ein Beispiel: Sie haben ein Projekt im Wert von 100 000 $ verkauft und planen, dass ein Junior 60 Tage für 1000 $/Tag arbeitet, ein Senior 20 Tage für 1500 $/Tag und ein Direktor 5 Tage für 2000 $/Tag arbeitet: (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100 000). In Ihrem Plan liegt die Produktionsrate also bei 100 %.
Nehmen wir jedoch an, Sie sind einen Monat im Projekt und gehen nun davon aus, dass der Junior 70 Tage, der Senior 25 Tage und der Direktor 6 Tage verbringen wird. Jetzt beträgt der Wert Ihrer Produktion (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119.500). Die Produktionsrate beträgt also = 83,7%
Das bedeutet nicht, dass Ihre Marge negativ ist, da Ihre Tagessätze im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten Ihres Mitarbeiters eine erhebliche Marge enthalten können. Aber es bedeutet, dass Sie im Vergleich zu Ihrem ursprünglichen Plan um 16,3 % unterdurchschnittlich abschneiden.
Sie müssen Wege finden, um das Projekt zu beschleunigen oder eine Preiserhöhung gegenüber Ihrem Kunden zu rechtfertigen.
Es kommt auch vor, dass Ihr Kunde im Laufe eines Projekts zusätzliche Arbeiten anfordert. In diesem Fall müssen Sie den ursprünglichen Plan überprüfen, die verkaufte Festgebühr anpassen und in Ihrer Leistungsanalyse berücksichtigen. In Stafiz können Sie dies tun, indem Sie so viele neue "Produktionspläne" wie nötig hinzufügen.
Es gibt viele Gründe, warum ein Projekt unrentabel wird: Die Kosten für die Geschäftstätigkeit wurden unterschätzt, die Ausgaben wurden nicht in die Margenberechnung einbezogen oder Sie bleiben einfach am Projekt hängen und verbringen mehr Zeit damit. In einigen Fällen ist das Gegenteil der Fall, und Sie werden am Ende viel profitabler sein als geplant. Der wichtigste Aspekt von all dem ist die ANTIZIPATION. Sie benötigen die Berichtstools, um in Echtzeit einen Überblick über Ihre Projektfinanzen zu erhalten. Es wird Ihnen helfen, den angemessenen Angebotspreis festzulegen, und es wird Ihnen helfen, genügend Zeit zu haben, zu reagieren und Entscheidungen zu treffen, um das Projekt zu beschleunigen oder Kosten zu senken, wenn Sie noch können.
Was schaut ihr euch sonst noch an? [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
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