¿Cuáles son las métricas financieras clave de la gestión de proyectos?
¡Eso es todo, has vendido un gran proyecto a un cliente! ¡Es emocionante!
Ahora pongámonos manos a la obra y asegurémonos de que serás rentable con este proyecto. Pero espera, ¿qué es exactamente lo que debes medir? Claro, tienes un ingreso y tienes costos, por lo que parece bastante sencillo, pero ¿hay alguna manera de anticipar cualquier gasto excesivo? ¿Cuáles son las mejores métricas financieras para seguir el rendimiento de tu proyecto?
Tiempo de trabajo: Cuando vendes un proyecto a una tarifa fija, por lo general, sabes cuánto tiempo tu equipo y tú dedicarán a este proyecto. Y, por lo general, vende varios días a tarifas diarias específicas. Incluso si has aplicado un descuento, es probable que hayas incluido un margen cuando hiciste tu oferta a tu cliente.
Así que, en este punto, se trata de asegurarse de que cada miembro de su equipo pase tanto o menos tiempo del que se había planeado inicialmente.
El truco aquí es actualizar continuamente el tiempo asignado en el pasado a este proyecto, y el tiempo reservado o "dotado de personal" en el futuro en este proyecto. Dado que conoces el coste de cada miembro del equipo, podrás seguir la evolución de tu margen en comparación con lo que tenías en mente. Para ello, es necesario utilizar una herramienta en la que todos los miembros del equipo (y tal vez los autónomos si se dispone de recursos externos) puedan actualizar fácilmente el tiempo que realmente se dedica al proyecto, y el director del proyecto pueda dotar con precisión a su equipo en el futuro. Con las herramientas adecuadas en la mano, esto no tardará más de un par de minutos en actualizarse y permitirá un seguimiento completo de los costos pasados y futuros incurridos en este proyecto.
Expensas: También es fundamental realizar un seguimiento de los gastos. A veces, estarás de acuerdo con el cliente en que el 100% son facturables. Pero la mayoría de las veces, no todos los gastos son facturables. Basta con pensar en la parte comercial de este proyecto. Si desea tener un análisis de rendimiento financiero perfectamente preciso de este proyecto, debe incluir en el margen, todos los costos (tiempo y gastos) que se han gastado para ganar este proyecto.
Además, en algunos casos, solo acuerdas con tu cliente facturar una cantidad fija de gastos por período. En esta situación, si tu equipo logra gastar menos cuando viaja, todo está bien, de lo contrario impactará negativamente en el margen. En ambos casos, es importante seguir este impacto, positivo o negativo, de los gastos.
En Stafiz, nos gusta mostrar un KPI muy útil: lo llamamos la tasa de producción
Tiene todo en cuenta (tiempo pasado y futuro, gastos) y te dice si puedes anticipar un rendimiento superior o inferior al del proyecto. Así es como lo calculamos:
Tarifas del proyecto / [Tiempo de trabajo real y futuro dedicado al proyecto x Tarifas diarias]
Por supuesto, el denominador tiene en cuenta las diferentes tarifas diarias de cada miembro involucrado en el proyecto.
Por lo tanto, si ha vendido el proyecto al valor exacto del tiempo planificado para cada miembro del equipo, multiplicado por su tarifa diaria, planea realizar una tasa de producción del 100%.
Pongamos un ejemplo: Has vendido un proyecto por 100.000 dólares, y planeas tener un junior trabajando 60 días a $1000/día, un senior trabajando 20 días a $1500/día y un director trabajando 5 días a $2000/día: (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100 000). Entonces, en su plan, la tasa de producción está al 100%.
Pero, digamos que llevas un mes en el proyecto, y ahora anticipas que el junior pasará 70 días, el senior 25 días y el director 6 días. Ahora, el valor de tu producción es (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119.500). Por lo tanto, la tasa de producción es = 83.7%
No significa que tu margen sea negativo, porque tus tarifas diarias pueden incluir un margen significativo en comparación con el costo real de tu colaborador. Pero significa que tiene un rendimiento inferior en comparación con su plan inicial, en un 16,3%.
Necesita encontrar formas de acelerar el proyecto o justificar un aumento de precio ante su cliente.
También sucede que en el transcurso de un proyecto, su cliente puede solicitar trabajo adicional. En este caso, debe revisar el plan inicial, ajustar la tarifa fija vendida y tenerla en cuenta en su análisis de rendimiento. En Stafiz, puedes hacerlo añadiendo tantos nuevos "planes de producción" como sea necesario.
Hay muchas razones por las que un proyecto deja de ser rentable: se han subestimado los costes de la actividad comercial, los gastos no se han incluido en el cálculo del margen o simplemente estás atascado en el proyecto y dedicas más tiempo. En algunos casos será todo lo contrario, y acabarás siendo mucho más rentable de lo previsto. El aspecto más crítico de todo esto, es ANTICIPARSE. Necesitas tener las herramientas de informes para tener visibilidad en tiempo real de las finanzas de tu proyecto. Te ayudará a establecer el precio de licitación adecuado, y te ayudará a tener tiempo suficiente para reaccionar y tomar decisiones para acelerar el proyecto o reducir costos cuando aún puedas.
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