Wat zijn de belangrijkste financiële meetgegevens voor projectmanagement?
Dat is het, je hebt een groot project verkocht aan een klant! Dat is spannend!
Laten we nu aan de slag gaan en ervoor zorgen dat dit project winstgevend wordt. Maar wacht, wat moet je precies meten? Natuurlijk, je hebt inkomsten en je hebt kosten, dus het lijkt vrij eenvoudig, maar is er een manier om te anticiperen op eventuele overbesteding? Wat zijn de beste financiële indicatoren om de prestaties van je project te volgen?
ArbeidstijdWanneer je een project verkoopt tegen een vaste prijs, weet je meestal hoeveel tijd je team en jijzelf aan dit project zullen besteden. En meestal verkoop je een aantal dagen tegen specifieke dagtarieven. Zelfs als je een korting hebt toegepast, heb je waarschijnlijk een marge opgenomen in je offerte aan je klant.
Op dit punt gaat het er dus om ervoor te zorgen dat elk lid van je team evenveel of minder tijd besteedt dan aanvankelijk gepland.
De truc hier is om continu de tijd bij te houden die in het verleden aan dit project is toegewezen en de tijd die in de toekomst voor dit project wordt geboekt of "bemand". Omdat je de kosten van elk teamlid kent, kun je de evolutie van je marge volgen in vergelijking met wat je in gedachten had. Daarvoor heb je een tool nodig waarin elk teamlid (en misschien freelancers als je externe resources hebt) gemakkelijk de tijd kan bijwerken die daadwerkelijk aan het project is besteed, en de projectmanager zijn team in de toekomst nauwkeurig kan bemannen. Met de juiste tools kost het updaten niet meer dan een paar minuten en kun je de kosten die in het verleden en in de toekomst zijn gemaakt voor dit project volledig bijhouden.
UitgavenHet is ook belangrijk om de uitgaven bij te houden. Soms ben je het met de klant eens dat 100% factureerbaar is. Maar meestal zijn niet alle kosten factureerbaar. Denk maar aan het commerciële gedeelte van dit project. Als je een perfect nauwkeurige financiële prestatieanalyse van dit project wilt hebben, moet je in de marge alle kosten (tijd en uitgaven) opnemen die zijn gemaakt om dit project binnen te halen.
Trouwens, in sommige gevallen spreek je met je klant af om een vast bedrag aan onkosten per periode in rekening te brengen. Als je team er in deze situatie in slaagt om minder uit te geven als ze op reis zijn, is dat allemaal goed, anders heeft het een negatieve invloed op de marge. In beide gevallen is het belangrijk om deze impact, positief of negatief, van onkosten te volgen.
In Stafiz tonen we graag een zeer nuttige KPI: we noemen het de productiesnelheid
Het houdt rekening met alles (verleden en toekomstige tijd, kosten) en vertelt je of je kunt verwachten dat het project over- of ondermaats presteert. Zo berekenen we het:
Projectkosten / [Werkelijke en toekomstige arbeidstijd besteed aan het project x Dagtarieven]
Natuurlijk houdt de noemer rekening met de verschillende dagtarieven van elk lid dat betrokken is bij het project.
Dus als je het project hebt verkocht tegen de exacte waarde van de geplande tijd voor elk teamlid, vermenigvuldigd met hun dagtarief, ben je van plan om een productietarief van 100% te realiseren.
Laten we een voorbeeld nemen: Je hebt een project van $100.000 verkocht en je bent van plan om een junior 60 dagen te laten werken tegen $1000/dag, een senior 20 dagen tegen $1500/dag en een directeur 5 dagen tegen $2000/dag: (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100.000). Dus in jouw plan is de productiesnelheid 100%.
Maar laten we zeggen dat je een maand bezig bent met het project en dat je nu verwacht dat de junior 70 dagen zal besteden, de senior 25 dagen en de regisseur 6 dagen. Nu is de waarde van je productie (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119 500). Dus de productiesnelheid is = 83,7%.
Dit betekent niet dat je marge negatief is, want je dagtarieven kunnen een aanzienlijke marge bevatten in vergelijking met de werkelijke kosten van je medewerker. Maar het betekent wel dat je 16,3% onder je oorspronkelijke plan presteert.
U moet manieren vinden om het project te versnellen of een prijsverhoging aan uw klant rechtvaardigen.
Het komt ook voor dat je klant in de loop van een project om meerwerk vraagt. In dat geval moet je het oorspronkelijke plan herzien, de verkochte fixed fee aanpassen en er rekening mee houden in je prestatieanalyse. In Stafiz kun je dit doen door zoveel nieuwe "productieplannen" toe te voegen als nodig zijn.
Er zijn veel redenen waarom een project onrendabel wordt: de kosten voor commerciële activiteiten zijn onderschat, uitgaven zijn niet meegenomen in de margeberekening of je zit gewoon vast aan het project en besteedt er meer tijd aan. In sommige gevallen is het tegenovergestelde het geval en ben je uiteindelijk veel winstgevender dan gepland. Het meest cruciale aspect van dit alles is ANTICIPEREN. Je hebt rapportagetools nodig om realtime inzicht te hebben in je projectfinanciën. Het zal je helpen om de juiste biedprijs te bepalen en het zal je helpen om genoeg tijd te hebben om te reageren en beslissingen te nemen om het project te versnellen of de kosten te verlagen wanneer dat nog kan.
Waar kijken jullie nog meer naar?[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
