Facturation : comment être payé plus rapidement pour ses projets ?

Plus une créance met du temps à être réglée, plus le risque d’impayé augmente.

Vous comprenez alors en quoi il est primordial de suivre de près votre facturation afin d’éviter les impayés, mais aussi les retards. En effet, un simple décalage dans les versements peut mettre en péril l’entreprise dans sa globalité. 

Heureusement, plusieurs méthodes existent pour se faire payer plus vite par vos clients. Dans cet article, nous verrons en quoi la gestion du cashflow, c’est-à-dire la différence entre les entrées et sorties d’argent à un moment T, s’avère primordial, et nous vous proposerons des solutions concrètes pour accélérer la facturation.

Quels sont les enjeux du cashflow en gestion de projets ?

Dans le contexte d’une facturation au forfait

• Segmenter la facturation

La facturation au forfait implique un prix défini à l’avance, peu importe le temps passé. Pour limiter tout risque d’impayés, il est préférable de segmenter la facturation, et cela peut se faire sous plusieurs formes : 

• La facturation au forfait basée sur une échéance de dates

Nous vous recommandons alors de définir clairement dès le début du projet les échéances, les montants et les dates de facturation dans un échéancier de projet. Cela permettra d’éviter tout malentendu avec le client mais l’aidera également à s’organiser afin qu’il vous règle à temps.

 

• La facturation au forfait basée sur la réalisation de livrables. 

La facturation est déclenchée à la livraison du livrable ou d’un jalon, définis à l’avance.

Par ailleurs, il est possible de demander un acompte dans certains domaines comme le BTP ou l’évènementiel. Celui-ci permet d’engager le client et d’avoir les fonds disponibles pour avancer les frais nécessaires à la production. 

 

• Favoriser un encaissement rapide

L’amélioration de la trésorerie passe également par un encaissement rapide des factures. En effet, celui-ci permet de couvrir les dépenses en temps voulu, notamment pour la rémunération des prestataires. 

Une gestion des frais optimisée est donc essentielle, afin d’éviter un décalage trop important entre le CA reconnu, basé sur l’avancement réel, et la facturation. Autrement, le risque est de devoir faire appel à des fonds débloqués, menaçant ainsi la rentabilité. 

Par ailleurs, un encaissement rapide permet de vous assurer que tout le travail déjà réalisé est bien rémunéré. 

 

Dans le cadre d’une facturation en régie

En régie, le travail est facturé au temps passé. Ainsi, plus le suivi des temps et sa gestion sont fluides, moins les validations traînent en longueur. Plus la facturation et l’encaissement peuvent être rapides. Notons que les projets en régie sont généralement facturés mensuellement. 

La gestion des temps peut être optimisée grâce à l’utilisation d’un logiciel de suivi des temps comme Stafiz. Ce type d’outils permet d’éviter les erreurs de facturation, qui peuvent engendrer des remises afin de maintenir une relation client optimale. Or, les remises impactent la rentabilité et génèrent également du temps supplémentaire de gestion de projet et de gestion des conflits.

 

Pour un modèle de facturation par abonnement

La facturation par abonnement s’applique pour des projets réguliers, sur le long terme, comme pour de la maintenance ou des licences. 

Ce type de projets est facturé par période, généralement par mois. Récurrent et prévisible, ce format de facturation peut être automatisé grâce à un logiciel de facturation. 

 

Stafiz prend en charge ces différents modèles de facturation !

La facturation facile avec Stafiz

L’importance d’une facturation rapide

Une facture en attente de paiement a des risques d’être oubliée. Ainsi, plus une facture est envoyée rapidement, plus elle a de chances d’être traitée, et le paiement client sera rapide.

De plus, il est question de contexte : plus une facture est envoyée proche de la fin de mission, plus la valeur perçue est encore forte. Aussi, une facture envoyée tardivement peut envoyer le message qu’il n’y a pas d’urgence. 

Plus la facture est envoyée tôt, plus vous pouvez entamer les premières phases de relance. Plusieurs fonctionnalités proposées par les outils de gestion de la facturation permettent alors d’obtenir de la visibilité afin de mettre en place une stratégie de relance : 

• un système de relance automatique,
• la mise à jour des statuts payés / impayés,
• la connexion entre le compte bancaire et la solution de facturation. 

Quelles pistes d’action pour accélérer la facturation ?

Utiliser un logiciel de facturation

Une solution pour améliorer la trésorerie et favoriser un délai de paiement court consiste à accélérer la facturation grâce à un logiciel dédié. En effet, celui-ci permet de centraliser les données au même endroit et de les insérer rapidement sur les documents de facturation. 

• Profiter du système d’alertes et de notifications 

Un logiciel de facturation comme Stafiz permet de mettre en place des alertes, pour par exemple recevoir une notification lorsqu’un livrable ou le projet sont terminés. 

En un clic, vous pouvez activer le déclenchement automatique des factures une fois un livrable terminé.

• Automatiser

D’autres fonctionnalités permettent d’accélérer la facturation, comme la génération automatique des factures. 

Suivre la facturation

Pour se faire payer plus vite par les clients, il s’avère indispensable de suivre ses factures dès leur émission. Cela implique de mettre en place un suivi de la facturation rigoureux, où chaque facture se voit assignée un statut. 

En triant vos factures en fonction de celui-ci, vous obtenez rapidement une visibilité sur les factures à échéances qui doivent entrer dans le processus de relance. 

Mettre en place une stratégie de gestion des impayés

Contrairement aux idées reçues, relancer un client pour une facture en retard n’est pas nécessairement mal perçu car cela démontre votre professionnalisme et votre rigueur. 

De plus, cette relance peut représenter l’occasion de renforcer votre relation. En comprenant mieux les raisons du retard, vous pouvez envisager des solutions arrangeantes comme un escompte ou un échelonnement.  

La gestion des relances gagne à être automatisée afin de gagner du temps et de la charge mentale. Ainsi, une stratégie de gestion des impayés inclut entre autres : 

• la mise en place de notifications automatiques pour être alerté en cas d’impayés, 
• la désignation des responsables pour chaque tâche (suivi des factures, relance clients),
• la définition de scénarios de relance. 

Ceux-ci doivent être adaptés à votre entreprise, à vos clients et à votre secteur. Cohérentes, graduelles, elles doivent prendre en compte différents critères comme le montant dû et le temps de retard. 

Comment inciter vos clients à vous payer plus rapidement ?

Éditer des factures complètes et claires

Pour accélérer les paiement clients, il s’avère essentiel de minimiser l’action demandée à vos clients. En partageant des factures claires, complètes et sans erreurs, vous augmentez les chances que votre facture soit traitée rapidement. En cas d’erreur, vous risquez d’allonger la durée de traitement. 

Voici les informations qui doivent apparaître : 

• le numéro de la facture avec la référence du devis ou de la commande,
• la date de facturation et la date de prestation,
• l’identité de votre entreprise, celle de votre acheteur et votre contact : vous devez être facile à joindre en cas de questions,
• le numéro individuel d’identification à la TVA, le taux applicable, lorsque cela est applicable,
• le prix, détaillé de manière précise afin de limiter tout questionnement,
• les informations de paiement : conditions de paiement, moyens de paiement acceptés, délais de paiement, les pénalités de retard prévues et coordonnées bancaires.

Mentionner clairement les conditions de retard

Les conditions des pénalités de retard doivent figurer clairement sur vos factures. Non seulement cette mention est obligatoire, mais elle incite également le client à ne pas payer en retard. 

Dématérialiser la facturation

Une facture générée et envoyée en ligne, par email ou via un logiciel de facturation a plus de chances d’être payée rapidement. En effet, cela évite qu’elle soit perdue et permet de conserver une trace écrite. 

De plus, la dématérialisation des factures est en cours et l’obligation de facturation électronique va devenir obligatoire pour la majorité des entreprises en 2026. 

Construire et entretenir une bonne relation client

Enfin, notre recommandation la plus efficace pour se faire payer plus vite par les clients est d’entretenir une bonne relation avec vos clients. Plus un client est satisfait, plus il paye rapidement. 

Ainsi, nous vous encourageons à identifier le bon interlocuteur et à s’adresser à lui au bon moment pour l’envoi de vos factures. De plus, certaines pratiques contribuent à favoriser de bons échanges, comme remercier lorsqu’une facture est réglée, ou joindre un message personnalisé lors de l’envoi de la facture. 

Enfin, proposer une réduction pour les clients qui payent en avance peut se révéler une stratégie efficace si vous voulez être payés le plus rapidement possible. 

Un cashflow optimisé est largement dépendant d’une gestion efficace de la facturation. Ainsi, il est essentiel de ne pas laisser les retards de paiement s’installer. Une manière de vous faire payer plus rapidement est de facturer au plus vite et d’être le plus clair et précis possible dans l’édition de vos factures. Autrement, d’autres solutions existent, comme miser sur la relation client. 

Dans tous les cas, il s’avère indispensable de suivre avec rigueur votre facturation et d’envisager une stratégie de relance, tant systématique que graduelle. Un outil de gestion de la facturation vous aidera à gagner en temps, comme en précision.