Rechnungsstellung: Wie können Sie schneller für Ihre Projekte bezahlt werden?

Je länger es dauert, bis eine Forderung beglichen ist, desto größer ist das Risiko eines Zahlungsausfalls .

Dann verstehen Sie, warum es wichtig ist, Ihre Rechnungsstellung genau zu überwachen, um unbezahlte Rechnungen, aber auch Verzögerungen zu vermeiden. In der Tat kann eine einfache Verzögerung der Zahlungen das Unternehmen als Ganzes gefährden.

Glücklicherweise gibt es mehrere Methoden, um schneller von Ihren Kunden bezahlt zu werden. In diesem Artikel werden wir sehen, warum das Cashflow-Management, d.h. die Differenz zwischen den Geldzuflüssen und -abflüssen zu einem bestimmten Zeitpunkt, unerlässlich ist, und wir werden Ihnen konkrete Lösungen anbieten, um die Rechnungsstellung zu beschleunigen.

Was sind die Herausforderungen des Cashflows im Projektmanagement?

Im Rahmen der Pauschalabrechnung

• Segment-Abrechnung

Bei der Pauschalabrechnung handelt es sich um einen im Voraus festgelegten Preis, unabhängig von der aufgewendeten Zeit. Um das Risiko eines Zahlungsausfalls zu begrenzen, ist es vorzuziehen, die Rechnungsstellung zu segmentieren, und dies kann in verschiedenen Formen erfolgen:

• Festpreisabrechnung auf Basis einer Terminvereinbarung

In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, die Termine, Beträge und Rechnungstermine in einem Projektterminplan zu Beginn des Projekts klar zu definieren. Dies vermeidet Missverständnisse mit dem Kunden, hilft ihm aber auch, sich so zu organisieren, dass er Sie pünktlich bezahlt.

 

• Pauschale Abrechnung auf Basis der Leistungserreichung. 

Die Fakturierung wird mit der Lieferung der Lieferung oder des im Voraus definierten Meilensteins ausgelöst.

Darüber hinaus ist es möglich, in bestimmten Bereichen wie Bauwesen oder Veranstaltungen eine Kaution zu verlangen. Dies ermöglicht es dem Kunden, eingestellt zu werden und über die Mittel zu verfügen , um die für die Produktion erforderlichen Kosten vorzustrecken.

 

• Fördern Sie eine schnelle Sammlung

Die Verbesserung des Cashflows erfordert auch ein schnelles Einziehen von Rechnungen. Sie ermöglicht es nämlich, die Aufwendungen rechtzeitig zu decken , insbesondere für die Vergütung von Dienstleistern.

Ein optimiertes Spesenmanagement ist daher unerlässlich, um eine zu große Lücke zwischen dem erkannten Umsatz, basierend auf dem tatsächlichen Fortschritt, und der Rechnungsstellung zu vermeiden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie auf freigeschaltete Mittel zurückgreifen müssen, was die Rentabilität gefährdet. 

Darüber hinaus sorgt eine schnelle Abholung dafür, dass alle bereits geleisteten Arbeiten gut bezahlt werden.

 

Im Rahmen der Direktfakturierung

In der Leitwarte wird die Arbeit nach aufgewendeter Zeit abgerechnet. Je reibungsloser die Zeiterfassung und deren Verwaltung ist, desto weniger Zeit wird in Anspruch genommen. Die Rechnungsstellung und das Inkasso können schneller sein. Zu beachten ist, dass Projekte in direkter Verwaltung in der Regel monatlich abgerechnet werden.

Das Zeitmanagement kann durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware wie Stafiz optimiert werden. Diese Art von Tool hilft, Abrechnungsfehler zu vermeiden, die zu Rabatten führen können, um eine optimale Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten. Rabatte wirken sich jedoch auf die Rentabilität aus und generieren auch zusätzliche Zeit für das Projektmanagement und das Konfliktmanagement.

 

Für ein Abrechnungsmodell für Abonnements

Die Abonnementabrechnung gilt für regelmäßige, langfristige Projekte, wie z. B. Wartung oder Lizenzierung.

Diese Art von Projekten wird pro Periode, in der Regel pro Monat, abgerechnet. Dieses wiederkehrende und vorhersehbare Rechnungsformat kann mithilfe von Rechnungssoftware automatisiert werden.

 

Stafiz unterstützt diese unterschiedlichen Abrechnungsmodelle!

Einfache Rechnungsstellung mit Stafiz

Die Bedeutung einer schnellen Rechnungsstellung

Eine Rechnung, die auf die Zahlung wartet, wird wahrscheinlich vergessen. Je schneller eine Rechnung versendet wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie verarbeitet wird, und die Zahlung an den Kunden erfolgt schnell.

Darüber hinaus ist es eine Frage des Kontexts: Je näher eine Rechnung an das Ende des Auftrags gesendet wird, desto höher ist der wahrgenommene Wert . Eine verspätete Rechnung kann auch die Nachricht senden, dass kein Notfall vorliegt.

Je früher die Rechnung versendet wird, desto eher können Sie mit den ersten Phasen der Mahnung beginnen. Mehrere Funktionen, die von Abrechnungsmanagement-Tools angeboten werden, ermöglichen es Ihnen, Transparenz zu erhalten, um eine Mahnstrategie zu implementieren:

• ein automatisches Erinnerungssystem,
• Aktualisieren des Status "Bezahlt/Unbezahlt",
• Die Verbindung zwischen dem Bankkonto und der Rechnungslösung. 

Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um die Rechnungsstellung zu beschleunigen?

Verwenden Sie eine Rechnungssoftware

Eine Lösung, um den Cashflow zu verbessern und eine kurze Zahlungsfrist zu fördern , besteht darin, die Rechnungsstellung mit einer speziellen Software zu beschleunigen. Es ermöglicht nämlich, Daten an einem Ort zu zentralisieren und schnell in Rechnungsdokumente einzufügen.

• Nutzen Sie das Warn- und Benachrichtigungssystem 

Mit einer Rechnungssoftware wie Stafiz können Sie Benachrichtigungen einrichten, um beispielsweise eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn eine Lieferung oder ein Projekt abgeschlossen ist.

Mit einem Klick können Sie das automatische Auslösen von Rechnungen aktivieren, sobald eine Lieferung fertiggestellt ist.

• Automatisieren

Weitere Funktionen beschleunigen die Rechnungsstellung, wie z. B. die automatische Rechnungserstellung.

Verfolgen Sie die Abrechnung

Um schneller von den Kunden bezahlt zu werden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Rechnungen nachverfolgen, sobald sie ausgestellt werden. Dazu gehört die Einrichtung einer strengen Rechnungsverfolgung, bei der jeder Rechnung ein Status zugewiesen wird.

Indem Sie Ihre Rechnungen danach sortieren, erhalten Sie schnell einen Überblick darüber, welche fälligen Rechnungen in den Mahnprozess aufgenommen werden müssen.

Implementieren Sie eine Strategie für die Verwaltung von Rückbuchungen

Entgegen der landläufigen Meinung wird die Nachverfolgung einer verspäteten Rechnung mit einem Kunden nicht unbedingt schlecht wahrgenommen, da dies Ihre Professionalität und Strenge zeigt.

Darüber hinaus kann dieses Follow-up eine Gelegenheit darstellen, Ihre Beziehung zu stärken. Wenn Sie die Gründe für die Verzögerung besser verstehen, können Sie Lösungen wie Rabatte oder Ratenzahlung in Betracht ziehen.  

Die Verwaltung von Erinnerungen profitiert von der Automatisierung, um Zeit und mentale Belastung zu sparen. Eine Strategie für das Management von Rückbuchungen umfasst daher unter anderem:

• die Einführung von automatischen Benachrichtigungen , die im Falle einer Zahlungsausfälle benachrichtigt werden,
• die Benennung der für jede Aufgabe verantwortlichen Personen (Nachverfolgung von Rechnungen, Kundenerinnerungen),
• die Definition von Wiederherstellungsszenarien.

Diese sollten auf Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihre Branche zugeschnitten sein. Sie sind konsequent und schrittweise und müssen verschiedene Kriterien wie den fälligen Betrag und die Zeit der Verzögerung berücksichtigen.

Wie können Sie Ihre Kunden dazu bringen, Sie schneller zu bezahlen?

Bearbeiten Sie vollständige und übersichtliche Rechnungen

Um Kundenzahlungen zu beschleunigen, ist es wichtig, den Handlungsbedarf Ihrer Kunden zu minimieren. Indem Sie klare, vollständige und fehlerfreie Rechnungen teilen, erhöhen Sie die Chancen, dass Ihre Rechnung schnell bearbeitet wird. Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie die Bearbeitungszeit verlängern.

Hier sind die Informationen, die angezeigt werden sollten: 

• die Rechnungsnummer mit der Referenz des Angebots oder der Bestellung,
• das Rechnungsdatum und das Datum der Leistung,
• die Identität Ihres Unternehmens, die Ihres Käufers und Ihres Ansprechpartners: Sie müssen bei Fragen leicht erreichbar sein,
• die individuelle Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gegebenenfalls den anwendbaren Satz,
• den Preis, der genau angegeben ist, um Fragen zu vermeiden,
• Zahlungsinformationen: Zahlungsbedingungen, akzeptierte Zahlungsmethoden, Zahlungsfristen, Strafen für verspätete Zahlungen und Bankverbindung.

Geben Sie die Bedingungen für den Zahlungsverzug klar an

Die Bedingungen für Verzugsstrafen müssen auf Ihren Rechnungen deutlich angegeben sein. Dies ist nicht nur eine obligatorische Erwähnung, sondern ermutigt den Kunden auch, nicht zu spät zu zahlen.

Digitalisierung der Rechnungsstellung

Eine Rechnung , die online, per E-Mail oder über eine Rechnungssoftware erstellt und versendet wird, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit schnell bezahlt. Es verhindert nämlich, dass es verloren geht, und ermöglicht es Ihnen, eine schriftliche Aufzeichnung zu führen. 

Darüber hinaus ist die Dematerialisierung der Rechnungen im Gange und die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung wird für die Mehrheit der Unternehmen im Jahr 2026 verpflichtend.

Aufbau und Pflege einer guten Kundenbeziehung

Schließlich ist unsere effektivste Empfehlung, um schneller von Kunden bezahlt zu werden, eine gute Beziehung zu Ihren Kunden zu pflegen. Je zufriedener ein Kunde ist, desto schneller zahlt er.

Daher ermutigen wir Sie, den richtigen Ansprechpartner zu identifizieren und sich zum richtigen Zeitpunkt mit ihm in Verbindung zu setzen, um Ihre Rechnungen zu versenden. Darüber hinaus tragen bestimmte Praktiken dazu bei, einen guten Austausch zu fördern, z. B. das Dankeschön, wenn eine Rechnung bezahlt wird, oder das Anhängen einer personalisierten Nachricht beim Versenden der Rechnung. 

Schließlich kann das Anbieten eines Rabatts für Kunden, die im Voraus bezahlen, eine effektive Strategie sein, wenn Sie so schnell wie möglich bezahlt werden möchten.

Ein optimierter Cashflow hängt maßgeblich von einem effizienten Abrechnungsmanagement ab. Daher ist es wichtig, keine verspäteten Zahlungen einsetzen zu lassen. Eine Möglichkeit, schneller bezahlt zu werden, besteht darin, so schnell wie möglich Rechnungen zu stellen und bei der Bearbeitung Ihrer Rechnungen so klar und präzise wie möglich zu sein. Andernfalls gibt es andere Lösungen, wie z. B. die Fokussierung auf Kundenbeziehungen. 

In jedem Fall ist es wichtig, Ihre Rechnungsstellung streng zu überwachen und eine systematische und schrittweise Folgestrategie in Betracht zu ziehen. Ein Tool zur Rechnungsverwaltung hilft Ihnen, Zeit und Genauigkeit zu sparen.