Facturación: ¿cómo cobrar más rápido por tus proyectos?

Cuanto más tiempo se tarde en liquidar una cuenta por cobrar, mayor será el riesgo de impago .

Entonces comprenderá por qué es esencial controlar de cerca su facturación para evitar facturas impagadas, pero también retrasos. De hecho, un simple retraso en los pagos puede poner en peligro a la empresa en su conjunto.

Afortunadamente, existen varios métodos para que sus clientes le paguen más rápido. En este artículo, veremos por qué la gestión del flujo de caja, es decir, la diferencia entre las entradas y salidas de dinero en un momento dado, es esencial, y te ofreceremos soluciones concretas para acelerar la facturación.

¿Cuáles son los retos del flujo de caja en la gestión de proyectos?

En el contexto de la facturación a tanto alzado

• Facturación por segmentos

La facturación a tanto alzado implica un precio definido de antemano, independientemente del tiempo empleado. Para limitar cualquier riesgo de impago, es preferible segmentar la facturación, y esto se puede hacer de varias formas:

• Facturación de precio fijo basada en una fecha límite de fechas

En este caso, le recomendamos que defina claramente los plazos, los importes y las fechas de factura en un cronograma de proyecto al comienzo del proyecto. Esto evitará cualquier malentendido con el cliente, pero también le ayudará a organizarse para que le pague a tiempo.

 

• Facturación a tanto alzado basada en la consecución de los entregables. 

La facturación se activa en el momento de la entrega del entregable o hito, definido de antemano.

Además, es posible solicitar un depósito en ciertos campos como la construcción o los eventos. Esto permite contratar al cliente y disponer de los fondos para adelantar los costes necesarios para la producción.

 

• Promover la recolección rápida

Mejorar el flujo de caja también requiere un cobro rápido de las facturas. De hecho, permite cubrir los gastos a su debido tiempo, especialmente para la remuneración de los proveedores de servicios.

Por lo tanto, la gestión optimizada de los gastos es esencial, para evitar una brecha demasiado grande entre la facturación reconocida, basada en el progreso real, y la facturación. De lo contrario, el riesgo es que tenga que recurrir a fondos desbloqueados, amenazando así la rentabilidad. 

Además, una rápida recogida asegura que todo el trabajo ya realizado está bien remunerado.

 

En el contexto de la facturación directa

En la sala de control, el trabajo se factura por el tiempo empleado. Por lo tanto, cuanto más fluido sea el seguimiento del tiempo y su gestión, menos tiempo se tardará. Cuanto más rápida sea la facturación y el cobro. Cabe señalar que los proyectos bajo gestión directa generalmente se facturan mensualmente.

La gestión del tiempo se puede optimizar mediante el uso de software de seguimiento del tiempo como Stafiz. Este tipo de herramientas ayudan a evitar errores de facturación, que pueden dar lugar a descuentos para mantener una relación óptima con el cliente. Sin embargo, los descuentos impactan en la rentabilidad y también generan tiempo adicional para la gestión de proyectos y la gestión de conflictos.

 

Para un modelo de facturación de suscripción

La facturación de suscripción se aplica a proyectos regulares a largo plazo, como mantenimiento o licencias.

Este tipo de proyectos se facturan por período, generalmente por mes. Recurrente y predecible, este formato de facturación se puede automatizar mediante un software de facturación.

 

¡Stafiz admite estos diferentes modelos de facturación!

Facturación sencilla con Stafiz

La importancia de la facturación rápida

Es probable que se olvide una factura en espera de pago. Por lo tanto, cuanto más rápido se envíe una factura, más probable es que se procese y el pago del cliente será rápido.

Además, es una cuestión de contexto: cuanto más cerca se envía una factura del final del encargo, mayor es el valor percibido . Además, una factura atrasada puede enviar el mensaje de que no hay emergencia.

Cuanto antes se envíe la factura, más podrá comenzar las primeras fases del recordatorio. Varias funciones que ofrecen las herramientas de gestión de facturación le permiten obtener visibilidad para implementar una estrategia de reclamación :

• un sistema de recordatorio automático,
• actualizar los estados pagados/no pagados,
• la conexión entre la cuenta bancaria y la solución de facturación. 

¿Qué líneas de acción se pueden tomar para acelerar la facturación?

Utilizar software de facturación

Una solución para mejorar el flujo de caja y promover un plazo de pago corto es acelerar la facturación con un software dedicado. De hecho, permite centralizar los datos en un solo lugar e insertarlos rápidamente en los documentos de facturación.

• Aprovecha el sistema de alertas y notificaciones 

El software de facturación como Stafiz le permite configurar alertas, por ejemplo, para recibir una notificación cuando se completa un entregable o el proyecto.

Con un solo clic, puede activar la activación automática de facturas una vez que se completa una entrega.

• Automatizar

Otras funciones ayudan a acelerar la facturación, como la generación automática de facturas.

Seguimiento de la facturación

Para que los clientes le paguen más rápido, es esencial hacer un seguimiento de sus facturas tan pronto como se emitan. Esto implica establecer un seguimiento riguroso de la facturación, donde a cada factura se le asigna un estado.

Al clasificar sus facturas por él, obtiene rápidamente visibilidad de las facturas vencidas que deben entrar en el proceso de reclamación.

Implementar una estrategia para gestionar las devoluciones de cargo

Contrariamente a la creencia popular, hacer un seguimiento de un cliente por una factura atrasada no se percibe necesariamente mal porque demuestra su profesionalismo y rigor.

Además, este seguimiento puede representar una oportunidad para fortalecer su relación. Al comprender mejor las razones del retraso, puede considerar soluciones acomodadas como descuentos o cuotas.  

La gestión de recordatorios se beneficia de estar automatizada para ahorrar tiempo y carga mental. Así, una estrategia para gestionar las devoluciones de cargo incluye, entre otras cosas:

• la implementación de notificaciones automáticas para recibir alertas en caso de impago,
• la designación de las personas responsables de cada tarea (seguimiento de facturas, recordatorios de clientes),
• la definición de escenarios de recuperación.

Estos deben adaptarse a su negocio, sus clientes y su industria. Consistentes, graduales, deben tener en cuenta varios criterios, como el monto adeudado y el tiempo de retraso.

¿Cómo puede hacer que sus clientes le paguen más rápido?

Edite facturas completas y claras

Para agilizar los pagos de los clientes, es fundamental minimizar la acción requerida de sus clientes. Al compartir facturas claras, completas y sin errores, aumenta las posibilidades de que su factura se procese rápidamente. Si comete un error, puede extender el tiempo de procesamiento.

Aquí está la información que debería aparecer: 

• el número de factura con la referencia de la cotización o pedido,
• la fecha de la factura y la fecha de notificación,
• la identidad de su empresa, la de su comprador y su contacto: debe ser fácil de contactar en caso de preguntas,
• el número de identificación individual a efectos del IVA, el tipo aplicable, en su caso,
• el precio, detallado de manera precisa para limitar cualquier cuestionamiento,
• Información de pago: condiciones de pago, métodos de pago aceptados, plazos de pago, penalizaciones por pago atrasado y datos bancarios.

Indique claramente las condiciones para la morosidad

Las condiciones de las multas por pago atrasado deben indicarse claramente en sus facturas. Esta mención no solo es obligatoria, sino que también alienta al cliente a no pagar tarde.

Digitalizar la facturación

Es más probable que una factura generada y enviada en línea, por correo electrónico o mediante un software de facturación se pague rápidamente. De hecho, evita que se pierda y le permite mantener un registro escrito. 

Además, la desmaterialización de las facturas está en marcha y la obligación de facturación electrónica será obligatoria para la mayoría de las empresas en 2026.

Construir y mantener una buena relación con el cliente

Finalmente, nuestra recomendación más efectiva para que los clientes le paguen más rápido es mantener una buena relación con sus clientes. Cuanto más feliz está un cliente, más rápido paga.

Por lo tanto, le recomendamos que identifique a la persona de contacto adecuada y se comunique con ella en el momento adecuado para enviar sus facturas. Además, ciertas prácticas ayudan a promover buenos intercambios, como agradecer cuando se paga una factura o adjuntar un mensaje personalizado al enviar la factura. 

Finalmente, ofrecer un descuento para los clientes que pagan por adelantado puede ser una estrategia efectiva si desea que le paguen lo más rápido posible.

Un flujo de caja optimizado depende en gran medida de una gestión eficiente de la facturación. Por lo tanto, es esencial no dejar que se produzcan retrasos en los pagos. Una forma de cobrar más rápido es facturar lo más rápido posible y ser lo más claro y preciso posible en la edición de sus facturas. De lo contrario, existen otras soluciones, como centrarse en las relaciones con los clientes. 

En cualquier caso, es esencial controlar rigurosamente su facturación y considerar una estrategia de seguimiento, tanto sistemática como gradual. Una herramienta de gestión de facturación lo ayudará a ahorrar tiempo y precisión.