Wie arbeitet man mit einem Freiberufler?

 

Ihr Unternehmen hat besondere Bedürfnisse und Sie haben diese Fachkenntnisse nicht im eigenen Haus? Dann ist es an der Zeit, mit Freelancern zusammenzuarbeiten! Egal, ob Sie ein Start-up, ein kleines oder mittelständisches Unternehmen oder eine große Organisation sind, die Beschäftigung von Freiberuflern ist immer eine Möglichkeit und bietet viele Vorteile.

1. Warum sollten Sie sich für einen Freiberufler entscheiden?

Freiberufler sind Fachleute, die sich entschieden haben, auf eigene Faust loszulegen. Sie halten nichts von hierarchischen Organisationen in Unternehmen und von Teamarbeit. Sie arbeiten allein und nach ihrem eigenen Zeitplan und Tarif für zeitlich begrenzte Aufträge. Dies ist für Ihr Unternehmen oft rentabler.

Die eigentliche Sorge besteht darin, den richtigen zu finden! Den Freelancer, der mit Ihren Bedürfnissen kompatibel ist. Fragen Sie sich, was Ihre Bedürfnisse wirklich sind und ob Sie nicht die Möglichkeit haben, das Projekt intern durchzuführen. Wenn nicht, schätzen Sie das Budget ab, das Sie für die Erfüllung dieser Aufgabe verwenden wollen, und informieren Sie sich, was für Ihr Unternehmen rentabler ist: jemanden befristet/unbefristet einzustellen oder einen Freiberufler zu beauftragen? Viele Unternehmen finden viele Vorteile, wenn sie sich für die zweite Lösung entscheiden!

Heutzutage gibt es immer mehr Freiberufler auf dem Markt und es ist eine Herausforderung, eine Wahl zu treffen. Sie werden wahrscheinlich zuerst die Preise der Dienstleistungen vergleichen, um eine erste Auswahl zu treffen, und das Gleiche gilt für den Standort der Dienstleister. Wenn Sie jemanden brauchen, der mit Ihnen in Ihren Räumlichkeiten oder vor Ort arbeitet, wird die Auswahl geringer sein als wenn Sie jemanden beauftragen, der aus der Ferne arbeiten und Ihnen die verschiedenen Lieferungen digital zur Verfügung stellen kann.

 

Während der Recherchearbeit muss man sich die richtigen Fragen stellen, um die richtigen Informationen über die Mission zu vermitteln:

• Welche Fähigkeiten werden gesucht?
• Welche Erfahrungen?
• Was von einem Freelancer erwartet wird
• Welche Lieferbarkeit?
• Termine und Dauer

 

Sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, d. h. nachdem Sie ein knappes Dutzend Freiberufler ausgewählt haben, ist es unerlässlich, dass Sie ein klares Briefing haben, das Sie mit Ihren Mitarbeitern oder Vorgesetzten vereinbart haben. Dieses ist von großem Wert und lenkt den weiteren Verlauf des Projekts in die von Ihnen gewählte Richtung. Ein unklares Briefing, in dem entscheidende Elemente fehlen, kann den Auftrag verlangsamen oder sogar zu einer Form des Scheiterns führen. Wenn die Ergebnisse nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, hinterfragen Sie Ihre ersten Anweisungen, die Sie im Briefing erhalten haben.

Wie können Sie die Arbeit mit Ihrem Freiberufler bereits vor Beginn seines Auftrags aufnehmen?

Legen Sie eine umfassende Leistungsbeschreibung oder ein Auftragsschreiben fest. Dieser sollte diese wesentlichen Elemente enthalten:

• Warum dieses Projekt: Erklären Sie Ihre Bedürfnisse, Ihre Vision und geben Sie in wenigen Worten die Ziele des Auftrags an.
• Wer Sie sind: Erklären Sie, was Ihr Unternehmen tut welche Werte es vertritt
• Geben Sie einen kleinen Einblick in die Zusammensetzung des Teams, andere Interessengruppen, die Arbeitsweise des Unternehmens
• Projektschritte: Geben Sie in groben Zügen den Zeitplan und die Ziele für jeden Schritt an.
• Deliverables und was Sie erwarten
• Arbeitsbedingungen: Umgebung, verfügbare Materialien, ob aus der Ferne oder in Ihren Räumlichkeiten, etc.

Die Einstellung eines Freelancers hat mehrere Vorteile. Laut manager-go.com sind die wichtigsten diese:

• Vermeidung der Unflexibilität eines befristeten Arbeitsvertrags
• Auf Expertenwissen zurückgreifen: Freiberufler arbeiten besser und schneller und kosten Sie weniger als ein Angestellter.
• Ihr Netzwerk erweitern
• Sofortige Verfügbarkeit
• So viele Personen anwerben, wie Sie wollen, wenn Sie unzufrieden sind

 

Was die Einschränkungen betrifft, so sind diese nicht zahlreich:

• Es gibt Risiken im Zusammenhang mit der Vertraulichkeit: Es gibt nämlich keine Garantie dafür, dass einige Ihrer Informationen nicht an andere Kunden Ihres Freiberuflers weitergegeben werden, Kunden, die Ihre Konkurrenten sein können.
• Es gibt auch keine Garantie dafür, dass ein Freiberufler wirklich ein Experte auf seinem Gebiet ist. Wenn Sie über Agenturen arbeiten, sinkt das Risiko.
• Schließlich ist es schwer, einen Freiberufler zu finden, der in dem, was er tut, gut ist und perfekt zu Ihnen passt.

Was sind die Merkmale von Selbstständigen?

Wie der Name schon sagt, arbeiten sie als Einzelkämpfer. Was diese Arbeitnehmer, die auf eigenen Füßen stehen, jedoch am meisten auszeichnet, ist ihre Leidenschaft für das, was sie tun. Sie sind selbstständig und haben sich im Laufe der Jahre eine gewisse Erfahrung angeeignet, die es ihnen ermöglicht, unabhängig zu arbeiten.

In der Regel äußern sie das Bedürfnis, frei zu arbeiten, ohne die Einschränkungen, die Unternehmen und Teamarbeit mit sich bringen können.

Unabhängige haben auch Ideen und Meinungen zu vertreten und eine klare Vorstellung davon, was sie erreichen wollen. Ihre Entschlossenheit macht sie zu sehr talentierten Menschen, aber auch zu schwierigen Individuen, die sich nur schwer in ein Team integrieren lassen, das es gewohnt ist, zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen, um zu einem Konsens zu gelangen.

Diese selbstständigen Profile sind sehr gründlich und können sich leicht an verschiedene Arten von Aufträgen für manchmal sehr unterschiedliche Unternehmen anpassen. Ihr aktives Zuhören und ihr Streben nach Spitzenleistungen machen sie zu zuverlässigen Personen.

2. Verwenden Sie ein Staffing-Tool, um Freiberuflern Aufträge und Aufgaben zuzuweisen.

Ein Staffing-Tool hat viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Wenn Sie für ein Projekt verantwortlich sind, ist es wichtig, dass Sie die Ressourcen einteilen, um den Projektablauf zu verbessern, indem Sie jede Ressource dort einsetzen, wo sie benötigt wird. Mit einem Staffing-Tool können Sie dies noch effizienter tun, da Sie Einblick in die verschiedenen Ressourcen und ihre Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung, Zeit und andere Elemente erhalten, die für ein reibungsloses Funktionieren Ihres Projektmanagements wichtig sind.

 

Lesen Sie diesen Artikel über Staffing Management und seine Vorteile

 

Wenn Sie mit Freiberuflern zusammenarbeiten, können Sie diese in Ihr Staffing-Management einbeziehen. Und wie Sie es bei jedem Projekt tun, listen Sie die anderen Ressourcen auf, die Sie benötigen, sei es Material oder Personal. Dann machen Sie Ihre Planung, schätzen die Kosten und beginnen damit, Ihre Ressourcen auf die verschiedenen Aufgaben zu verteilen, Ihren Freiberufler eingeschlossen.

Wenn Sie ein Staffing-Tool verwenden, erhalten Sie Einblick in die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, ihre Leistung und den Projektfortschritt in Echtzeit. Jeder hat die Möglichkeit, seine Daten einzugeben, und das führt zu einer besseren Zusammenarbeit und Konnektivität im Unternehmen und in den Teams, die an einem Projekt arbeiten.

Da die Arbeit an entfernten Standorten dieses Kommunikationsbedürfnis verstärkt hat, ist das Staffing-Management-Tool ein Mittel, um Daten und Austausch zu zentralisieren. Was viele heute suchen, sind Werkzeuge, die die Anpassung an die Fernarbeit erleichtern. Die Umwälzungen der letzten zwei Jahre haben bei einigen Unternehmen gewisse Schwächen aufgezeigt. Deshalb ist der Einsatz einer Software wie Stafiz zur Verwaltung Ihrer Teams und Projekte zusätzlich zu Ihrer administrativen Verwaltung unerlässlich für eine bessere Produktivität und Reaktionsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter und Freiberufler - die sich dadurch stärker in das Unternehmen eingebunden fühlen.

Jede Person, die einmal mit einer Aufgabe betraut wurde, kann ihren Zeitplan auf ihre Weise gestalten und Fortschritte, Schwierigkeiten und Leistungen im Staffing-Tool melden. Dies ermöglicht eine bessere allgemeine Überwachung in einer Zeit, in der Planung, Berichterstattung und Teamaustausch kompliziert werden.

 

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie man ein Staffing-Tool verwendet.

3. Freie Mitarbeiter in das Unternehmen und das Team integrieren

Freiberufler sind trotz der Tatsache, dass sie nach ihrem eigenen Zeitplan und (ihren eigenen Regeln) arbeiten, am effektivsten, wenn sie gut in das Team und in die Firma integriert sind. Hier sind einige Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie mit einem Freelancer zusammenarbeiten, basierend auf einem Artikel von Crème de la Crème, einer Plattform für Freelancer :

• Schlechte Kommunikation vor, während und am Ende des Projekts: Dies ist umso wichtiger, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Vergessen Sie nicht, alle Informationen weiterzugeben, die für den reibungslosen Ablauf ihrer Aufgabe notwendig sind. (Änderung des Zeitplans, fehlendes Material usw.)
• Mangelnde Integration
• Verwaltungssorgen und verspätete Zahlungen
• Mangelnde Zeit, um sich kennenzulernen und seine Arbeitsweise zu verstehen

Ziel ist es, mit ihm ein Vertrauensverhältnis aufzubauen, eine dauerhafte Beziehung, um vielleicht in Zukunft wieder zusammenarbeiten zu können.

 

Die Bedeutung, flexibel zu bleiben und sich anzupassen :

Werkzeuge einsetzen, die es ermöglichen, z. B. aus der Ferne richtig zu arbeiten, so dass man sich schnell austauschen, Dokumente gemeinsam nutzen usw. kann.

Geben Sie dem Freiberufler Zugang zu möglichst vielen Informationen. Die Sichtbarkeit, die er dadurch erhält, ermöglicht es ihm, seine Aufgaben effizienter zu erledigen und sich stärker in Ihr Unternehmen eingebunden zu fühlen.

Hier sind vier Tipps, wie Sie wirklich gut mit Ihren Freiberuflern zusammenarbeiten können:

Verhalten Sie sich so, wie Sie es von Mitarbeitern des Unternehmens gewohnt sind:

1. Drücken Sie Ihre Zufriedenheit aus
2. Erinnern Sie sich an die Rollen jedes Einzelnen und legen Sie bestimmte Regeln fest
3. Seien Sie verfügbar, hören Sie zu
4. Machen Sie den Austausch möglich

Die Erfahrung eines Freiberuflers bei Stafiz

Interview mit Cyril Coulange

"Wie lange ist es her, dass Sie diese Karriere als Freiberufler begonnen haben?

Dies geschah in mehreren Schritten. Der erste war der Aufbau der Rechtsstruktur vor über einem Jahr. Dann musste ich mein Angebot definieren. Ich wusste, dass ich unabhängig sein wollte, aber nachdem ich etwa zehn Jahre lang in der Finanz- und Beratungsbranche gearbeitet hatte, war ich in der Lage, eine Menge Dinge zu tun und hatte ein ziemlich breites Angebot. Ich musste wirklich definieren, was ich anbieten wollte und wie ich am besten in den Markt eindringen konnte, um schnell Kunden zu bekommen.

Das hat mich ein bisschen Zeit gekostet. Ich habe mit meiner Website begonnen und hier und da auch ein paar Aufträge erledigt, ohne dass es sehr zielgerichtet war oder ich um Kunden geworben habe.

Ich habe im September 2020 damit begonnen, mein Angebot zu definieren, indem ich meine Website erstellt habe. Ich dachte, das sei ein gutes Schaufenster. Ich habe mein Angebot im Oktober 2020 in Produktion gegeben und seitdem arbeite ich aktiv daran. Technisch gesehen gibt es drei Angebote, zum einen die Automatisierung von Abschlüssen und die Einrichtung von Reporting-Tools. Zum anderen die finanzielle und strategische Beratung im etwas weiteren Sinne für die Begleitung im Rahmen von Fusionen und Übernahmen etc. Schließlich habe ich noch ein Angebot als CFO auf Teilzeitbasis, das ich am meisten verkaufe. Ich arbeite bei Kunden, um mich um die gesamte Finanzfunktion zu kümmern.

 

Welche Arten von Kunden haben Sie?

Ich habe einen Kernkundenkreis, der jedoch sehr breit gefächert ist. Es reicht von sehr jungen Unternehmen - wie Kunden, die noch keine Rechtsform haben - bis hin zu Beratungsfirmen, die einen Umsatz von zig Millionen Euro machen. Meine Kernkundschaft sind eher Startups, die zwischen zwei und vier Jahren aktiv sind und einen Umsatz zwischen 1 und 5 Millionen Euro haben.  

Was kann ein Freiberufler zusätzlich zu einem Unternehmen oder einem Projekt beitragen?

Zum Beispiel im Finanzwesen: Die Führungskräfte machen den gesamten Finanzteil selbst, sie sind durchaus in der Lage, dies zu tun, aber es ist zeitaufwendig, es kostet sie viel Zeit. Das ist Zeit, die sie nicht für ihr eigentliches Geschäft verwenden können. Der Vorteil der Beauftragung eines Dienstleisters besteht darin, dass dieser den gesamten Teil übernimmt und die Führungskraft von dieser Last entlastet wird, sodass sie sich auf ihre operative Tätigkeit konzentrieren und delegieren kann.

Der Vorteil für das Unternehmen besteht darin, dass es sich um einen sehr flexiblen Status handelt. Wenn es eine sehr hohe Nachfrage oder einen Bedarf an einer Leistung gibt, kann es seinen Dienstleister "maßgeschneidert" einstellen. Wenn es Monate gibt, in denen weniger Bedarf besteht, nimmt das Unternehmen ihn nicht einfach in Anspruch. Der Dienstleister passt sich an das Geschäft seines Kunden und an das Budget an.

Es kostet ein Unternehmen heute viel Geld, jemanden einzustellen, und es ist nicht sehr flexibel, wenn es nicht gut läuft. Mit einem Freiberufler können wir das Budget sehr genau im Auge behalten und entscheiden, ob wir seine Dienste in Anspruch nehmen wollen oder nicht.

Es kann vorkommen, dass es zwischen einem Auftragnehmer und einem Unternehmen nicht gut läuft, dann ist es sehr einfach, einen Vertrag zu beenden.

 

Ist es rentabler, sich an einen Freiberufler zu wenden oder jemanden einzustellen?

Das hängt stark vom Profil ab. In der Finanzfunktion und bei vergleichbarem Budget können wir einen Freiberufler mit einem Profil von zehn Jahren Tätigkeit für zwei bis drei Tage pro Woche in einem Unternehmen zum gleichen Preis einsetzen wie einen Vollzeit-Junior mit nur zwei Jahren Betriebszugehörigkeit. Der Senior wird an weniger Tagen tätig sein, aber er wird in drei Tagen effektiver arbeiten als ein Junior in einer Woche.

 

Was war Ihre beste Erfahrung mit einem Kunden? Oder Ihre Lieblingsaufgabe?

Mein Lieblingsauftrag ist mit einem Unternehmen, das seit vier Jahren besteht und mit dem ich seit mehreren Monaten zusammenarbeite. Ich arbeite mit einem Team von sieben Personen und es ist ein Unternehmen, das sehr aktiv ist und sich gut entwickelt. Die Führungskräfte sind sehr vernünftig und haben den Kopf auf den Schultern. Es ist sehr interessant, weil es ein Austausch mit Menschen ist, die meinen Beruf kennen. Es läuft sehr gut und wir können uns gegenseitig viel geben. Wir arbeiten gemeinsam für das Wohl des Unternehmens.

Es ist sympathisch im Vergleich zu dem, was ich vorher in der Kanzlei gemacht habe, es waren eher punktuelle Aufträge, die von einer Woche bis zu einigen Monaten reichten, bei denen man eine Beziehung zum Kunden aufbaute, aber schließlich lieferten wir am Ende des Auftrags einen Bericht ab und sahen den Kunden nie wieder.

Als Freiberufler kann ich echte Beziehungen aufbauen und immer wieder eingreifen, was die Kommunikation und das Interesse an der Aufgabe erleichtert.

 

Manchmal wissen Kunden nicht, was sie erwarten können, bevor sie mit Freiberuflern zusammenarbeiten. Was sollten Kunden Ihrer Meinung nach und Ihrer Erfahrung nach wissen, bevor sie Ihre Dienste in Anspruch nehmen? Welchen Rat würden Sie ihnen geben, damit sie mehr über Ihren Beruf und Ihre Arbeitsweise erfahren?

Ich weiß nicht genau, wie Freiberufler im Allgemeinen arbeiten. Ich hatte das Glück, lange Zeit in einer Beratungsfirma zu arbeiten und wurde in den strengen Verfahren der Firma geschult. Die Leistung, die ich heute anbiete, ist eine Kanzlei, die billiger und flexibler ist, da ich weniger Kunden habe als zu meiner Zeit in der Kanzlei. Ich bin näher an meinen Kunden, daher ist es von Vorteil, einen Dienstleister zu beauftragen als eine Beratungsfirma. Danach muss man einen Benchmark machen und die verschiedenen Anbieter, die an dem Projekt beteiligt sein können, vergleichen. Man sollte sich die Anbieter ansehen, die am besten geeignet sind, um den Auftrag auszuführen.

 

Inwiefern kann die Entscheidung, mit einem Freiberufler zu arbeiten, anstatt jemanden in Vollzeit einzustellen, den Erfolg eines Projekts garantieren?

Flexibilität und Fachwissen. Ein Freiberufler kennt seinen Beruf in der Regel gut, da er ihn schon seit mehreren Jahren ausübt. Er kennt die Aufgaben, die ihm gestellt werden, gut, während ein Neuling erst geschult werden muss, da er ein niedrigeres Niveau hat.

 

Können Sie Ihre Erfahrungen als Anbieter bei einem Auftrag bei Stafiz teilen?

Ich habe für einen Ihrer Kunden am Onboarding für die Stafiz-Lösung gearbeitet. Der Kunde hatte ein Problem mit dem Format seiner Excel-Datenbanken. Ich habe Sie begleitet, um das alles wieder in Form zu bringen und die Daten des Kunden ordnungsgemäß in Stafiz zu integrieren. Es handelte sich um IT-Beratung, ich hatte überhaupt keinen finanziellen Input für diesen Auftrag.

Das war im September/Oktober letzten Jahres und es war sehr interessant. Es war in der Zeit, in der ich mein Angebot noch definierte, daher war es sehr interessant, an diesen Problemen zu arbeiten, mit denen ich vorher noch nicht konfrontiert worden war. Ich habe viel mit dem Kunden von Angesicht zu Angesicht gearbeitet, ohne über Stafiz zu gehen.

 

Sie wurden also nicht wirklich in das Team aufgenommen, sondern haben nur mit diesem Kunden von Stafiz gearbeitet?

Genau das ist es. Ich war letztendlich mehr Dienstleister des Kunden als von Stafiz.

 

Wie ist Ihr allgemeines Empfinden? Sind Sie gut in Teams integriert oder arbeiten Sie mehr allein?

Das hängt von den Kunden ab. Manche sind es gewohnt, mit Dienstleistern zu arbeiten, also sind wir gut integriert und Teil des Teams. Wir haben sogar E-Mail-Adressen im Namen des Unternehmens. Es gibt aber auch Kunden, die weniger daran gewöhnt sind, mit Dienstleistern zu arbeiten, und mit denen ich weiterhin unter dem Banner meiner Beratungsfirma arbeite. Im Allgemeinen läuft die Kommunikation sehr gut, wir haben heute das Glück, Werkzeuge zu haben, die es uns ermöglichen, in Echtzeit zu kommunizieren, wie mit Slack und à Teams (das hängt vom Team ab).

Ich hatte also nie Probleme mit meinen Kunden. Da wir ihnen eine Lösung bieten, ist es in ihrem Interesse, dass sie gut kommunizieren und uns alle Unterlagen zur Verfügung stellen, die wir brauchen, und dass sie sich im Team wohlfühlen. Da der Zähler läuft, ist es in ihrem Interesse, dass es gut und schnell läuft. Wir arbeiten mit den Kunden für das Wohl des Unternehmens.

 

Danke, Cyril."

 

 

Andere Quelle: joptimisemonsite