¿Cómo se trabaja con un autónomo?

 

¿Tiene su empresa necesidades especiales y no dispone de los conocimientos necesarios? Es hora de trabajar con autónomos. Ya sea una empresa nueva, una PYME o una gran organización, recurrir a autónomos siempre es una opción y tiene muchas ventajas.

1. ¿Por qué elegir un autónomo?

Los autónomos son profesionales que han decidido trabajar por su cuenta. No les gustan las organizaciones empresariales jerárquicas ni el trabajo en equipo. Trabajan por su cuenta, según sus propios horarios y tarifas, en encargos de duración limitada. Esto suele ser más rentable para su empresa.

La verdadera preocupación es encontrar al adecuado. El freelance que será compatible con sus necesidades. Pregúntese cuáles son realmente sus necesidades y si no tiene la posibilidad de realizar este proyecto internamente. Si no es así, evalúe el presupuesto que piensa utilizar para este encargo y averigüe qué es más rentable para su empresa: ¿contratar a alguien con un contrato de duración determinada o recurrir a un freelance? Muchas empresas descubren que optar por la segunda solución tiene muchas ventajas.

Hoy en día hay cada vez más autónomos en el mercado y elegir sigue siendo un reto. Probablemente empiece comparando el precio de los servicios, lo que le ayudará a hacer una primera selección, y lo mismo cabe decir de la ubicación de los proveedores de servicios. Si necesita que alguien trabaje con usted en sus instalaciones o in situ, la elección será más reducida que si recurre a alguien que pueda trabajar a distancia y proporcionarle los distintos entregables digitalmente.

 

Durante la fase de investigación, debe plantearse las preguntas adecuadas para transmitir la información correcta sobre el encargo:

• ¿Qué competencias buscamos?
• ¿Qué experiencias?
• Qué se espera de los autónomos
• ¿Qué producto?
• Fechas y duración

 

Una vez que haya hecho su elección, es decir, una vez que haya seleccionado a algo menos de una docena de freelancers, es esencial tener un briefing claro que haya elaborado con sus colegas o superiores. Es muy valioso y orientará el resto del proyecto en la dirección elegida. Un briefing poco claro, al que le falten elementos cruciales, puede ralentizar la misión, o incluso llevarla al fracaso. Si los resultados no son de tu agrado, cuestiona tus instrucciones iniciales, las que figuran en el briefing.

¿Cómo se empieza a trabajar con el autónomo antes de que comience el encargo?

Elabore un pliego de condiciones completo o una carta de encargo. Debe contener los siguientes elementos esenciales:

• Por qué este proyecto: explique sus necesidades, su visión y esboce brevemente los objetivos de la tarea
• Quién es usted: explique a qué se dedica su empresa y cuáles son sus valores
• Hazte una breve idea de la composición del equipo, de las demás partes interesadas y del funcionamiento de la empresa.
• Las etapas del proyecto: esbozar el calendario y los objetivos de cada etapa.
• Resultados y expectativas
• Las condiciones de trabajo: el entorno, los equipos disponibles, si es a distancia o en sus instalaciones, etc.

Contratar a un autónomo tiene varias ventajas. Según manager-go.com, las principales son las siguientes:

• Evitar la rigidez de un contrato de duración determinada
• Recurra a expertos: los autónomos trabajan mejor y más rápido y le costarán menos que un empleado
• Amplíe su red
• Disponibilidad inmediata
• Contrata a todas las personas que quieras si no estás satisfecho

 

No hay muchas limitaciones:

• La confidencialidad conlleva riesgos: no hay garantías de que parte de su información no se comparta con otros clientes de su autónomo, clientes que pueden ser sus competidores.
• Tampoco hay garantías de que un autónomo sea realmente un experto en su campo. Al recurrir a agencias, los riesgos se reducen.
• Por último, es difícil encontrar un autónomo que sea bueno en lo que hace y que se adapte perfectamente a ti.

¿Cuáles son las características de los autónomos?

Como su nombre indica, trabajan en solitario. Pero lo que más caracteriza a estos emprendedores es su pasión por lo que hacen. Son autónomos y han adquirido cierta experiencia a lo largo de los años que les permite trabajar de forma independiente.

En general, expresan la necesidad de trabajar en libertad, sin las restricciones que pueden imponer las empresas y el trabajo en equipo.

Los independientes también tienen ideas y opiniones que defender, y una visión clara de lo que quieren conseguir. Su determinación los hace muy talentosos, pero también difíciles de integrar en un equipo acostumbrado a colaborar y compartir ideas para llegar a un consenso.

Estos perfiles autónomos demuestran un gran rigor y facilidad para adaptarse a diferentes tipos de misiones, a veces para empresas muy distintas. Su escucha activa y su afán de superación los convierten en personas fiables.

2. Utilizar una herramienta de dotación de personal para asignar autónomos a misiones y tareas.

Una herramienta de dotación de personal tiene muchas ventajas para su empresa. Cuando se está a cargo de un proyecto, la dotación de personal es esencial para mejorar el proceso del proyecto asignando cada recurso allí donde se necesita. Una herramienta le permite hacerlo de forma aún más eficaz, gracias a la visibilidad que ofrece de los distintos recursos y su disponibilidad, carga de trabajo, tiempo y otros elementos útiles para el buen funcionamiento de la gestión de su proyecto.

 

Lea este artículo sobre la gestión de la plantilla y sus ventajas

 

Cuando trabajes con autónomos, puedes incluirlos en tu gestión de personal. Y como haces para cada proyecto, haz una lista de los demás recursos que necesitas, ya sean materiales o humanos. A continuación, elabora tu calendario y estima los costes, y empieza a asignar tus recursos a las distintas tareas, incluido tu freelance.

Al utilizar una herramienta de dotación de personal, se beneficia de una visibilidad en tiempo real de las competencias de sus empleados, su rendimiento y el progreso del proyecto. Todos tienen la oportunidad de introducir sus datos, y esto ayuda a crear una mayor colaboración y conectividad dentro de la empresa y entre los equipos que trabajan en un proyecto.

El trabajo a distancia ha reforzado esta necesidad de comunicación, y la herramienta de gestión del personal es un medio de centralizar los datos y los intercambios. Lo que muchos buscan hoy en día son herramientas que faciliten la adaptación al trabajo a distancia, y los trastornos de los dos últimos años han puesto de manifiesto ciertas debilidades en algunas empresas. Por eso, utilizar un software como Stafiz para gestionar sus equipos y sus proyectos, además de su gestión administrativa, es esencial para aumentar la productividad y la capacidad de reacción de sus empleados y autónomos, que se sentirán más implicados en la empresa.

Una vez asignada una tarea, cada persona puede organizar su horario a su manera e informar de sus progresos, dificultades y rendimiento en la herramienta de dotación de personal. Esto permite un mejor seguimiento global en un momento en que la planificación, la elaboración de informes y los debates en equipo se complican.

 

Lea este artículo para obtener más información sobre cómo utilizar una herramienta de dotación de personal

3. Integrar a los autónomos en la empresa y el equipo

Los autónomos, a pesar de que trabajan con su propio horario y (sus propias reglas), son más eficaces cuando están bien integrados en el equipo y la empresa. He aquí algunos errores que hay que evitar cuando se trabaja con un autónomo, según un artículo de Crème de la crème, una plataforma de autónomos:

• Mala comunicación antes, durante y al final del proyecto: esto es aún más importante cuando se trabaja a distancia. No olvides transmitir toda la información necesaria para que el proyecto avance sin problemas. (cambios en el calendario, equipos que faltan, etc.)
• Falta de integración
• Preocupaciones administrativas y retrasos en los pagos
• No tomarse el tiempo necesario para conocerles y comprender su forma de trabajar.

El objetivo es construir una relación de confianza con ellos, que perdure, para que quizá podamos volver a trabajar juntos en el futuro.

 

La importancia de mantenerse flexible y adaptable:

Utiliza herramientas que te permitan trabajar adecuadamente a distancia, por ejemplo, para poder intercambiar información rápidamente, compartir documentos, etc.

Al dar a los autónomos acceso a toda la información posible, la visibilidad que adquieren les permitirá ser más eficientes en sus tareas y sentirse más implicados en su empresa.

Aquí tienes 4 consejos para trabajar bien con autónomos:

Como acostumbra a hacer con los empleados de la empresa, actúe como lo haría con ellos:

1. Exprese su satisfacción
2. Recordar a cada uno sus funciones y definir ciertas reglas
3. Estar disponible, escuchar atentamente
4. Hacer posible el intercambio

La experiencia de un autónomo en Stafiz

Entrevista con Cyril Coulange

"¿Cuánto tiempo lleva trabajando por cuenta propia?

Esto se hizo en varias etapas. La primera fue crear la estructura jurídica hace más de un año. Luego tuve que definir mi oferta. Sabía que quería ser independiente, pero después de haber pasado unos diez años en consultoría y finanzas, era capaz de hacer bastantes cosas y tenía una oferta bastante amplia. Tuve que definir realmente lo que quería ofrecer y la mejor manera de penetrar en el mercado para conseguir clientes rápidamente.

Me llevó un tiempo. Creé mi sitio web y también hice algunos trabajos aquí y allá, pero no estaban muy orientados y no me dediqué a la prospección.

Empecé a definir mi oferta en septiembre de 2020, cuando creé mi sitio web. Pensé que sería un buen escaparate. Puse mi oferta en producción en octubre de 2020, y desde entonces he estado trabajando activamente en ella. Técnicamente son tres, por un lado la automatización del cierre y la implantación de herramientas de reporting. En segundo lugar, consultoría financiera y estratégica en un sentido un poco más amplio, para ayudar con fusiones y adquisiciones, etcétera. Por último, tengo una oferta de CFO a tiempo parcial, que es la que más vendo. Trabajo con los clientes para ocuparme de toda la función financiera.

 

¿Qué tipo de clientes tiene?

Tengo una base de clientes, pero es muy amplia. Van desde empresas muy jóvenes -como clientes que aún no tienen personalidad jurídica- hasta consultorías con ventas de decenas de millones de euros. Mis clientes principales suelen ser empresas de nueva creación que llevan entre dos y cuatro años funcionando, con ventas de entre 1 y 5 millones de euros, que necesitan informes y previsiones para poder tomar decisiones estratégicas; o porque tienen inversores que necesitan informes periódicos sobre sus inversiones.  

¿Qué puede aportar un autónomo a una empresa o proyecto?

En finanzas, por ejemplo: los directivos hacen todo el trabajo financiero ellos mismos, y son perfectamente capaces de hacerlo, pero les lleva tiempo y les quita mucho tiempo. Es tiempo que no pueden dedicar a su negocio. La ventaja de trabajar con un proveedor de servicios es que puede ocuparse de esta parte de la empresa y descargar de trabajo al gestor, que puede concentrarse en la parte operativa de la empresa y delegar.

La ventaja para la empresa es que se trata de un estatuto muy flexible. Si hay un nivel muy alto de demanda, o necesidad de un servicio, la empresa podrá contratar a un proveedor de servicios "a medida". Si hay meses en los que hay menos demanda, la empresa simplemente no recurre al proveedor de servicios. El proveedor de servicios se adapta a la actividad y al presupuesto del cliente.

Para una empresa hoy en día es caro contratar a alguien, y no es muy flexible si las cosas no van bien. Con un autónomo, podemos controlar muy de cerca el presupuesto y decidir si recurrimos o no a sus servicios.

Puede ocurrir que las cosas no vayan bien entre un proveedor de servicios y una empresa, en cuyo caso es muy fácil rescindir un contrato.

 

¿Es más rentable trabajar por cuenta propia o contratar a alguien?

Depende mucho del perfil. Para la función financiera, y con un presupuesto comparable, podemos conseguir que un autónomo con 10 años de experiencia trabaje para una empresa de 2 a 3 días a la semana por el mismo precio que un junior a tiempo completo con sólo dos años de experiencia. La persona senior participará menos días, pero será más eficaz en 3 días que un junior en una semana.

 

¿Cuál ha sido su mejor experiencia con un cliente? ¿O su tarea favorita?

Mi misión favorita es con una empresa que tiene 4 años y con la que llevo trabajando varios meses. Trabajo con un equipo de siete personas y es una empresa muy activa que se está desarrollando bien. Los directivos son muy sensatos y tienen una buena cabeza sobre los hombros. Es muy interesante porque es un intercambio con gente que conoce mi negocio. Las cosas van muy bien y tenemos mucho que ofrecernos mutuamente. Trabajamos juntos por el bien de la empresa.

Es agradable comparado con lo que solía hacer en mi consulta, que consistía más en encargos puntuales que duraban de una semana a unos meses, en los que entablábamos una relación con el cliente, pero al final, cuando terminaba el encargo, presentábamos un informe y no volvíamos a ver al cliente.

Como autónomo, puedo establecer relaciones reales y trabajar de forma recurrente, lo que facilita la comunicación y el interés por el encargo.

 

A veces los clientes no saben qué esperar antes de trabajar con autónomos. En su opinión y basándose en su experiencia, ¿qué deberían saber los clientes antes de recurrir a sus servicios? ¿Qué consejos les darías para ayudarles a conocer tu negocio y tu forma de trabajar?

No sé exactamente cómo trabajan los autónomos en general. Tuve la suerte de trabajar en una asesoría durante mucho tiempo, y me formaron en los estrictos procedimientos de la empresa. El servicio que ofrezco hoy es una consulta, que es más barata y más flexible porque tengo menos clientes que cuando estaba en una consulta. Estoy más cerca de mis clientes, así que tiene sentido ir a través de un proveedor de servicios en lugar de una asesoría. Después hay que hacer una evaluación comparativa de los distintos proveedores de servicios que pueden participar en el proyecto. Hay que fijarse en los más competentes para llevar a cabo el encargo.

 

¿Cómo puede garantizar el éxito de un proyecto elegir trabajar con un autónomo en lugar de contratar a alguien a tiempo completo?

Flexibilidad y conocimientos. Por lo general, los autónomos conocen perfectamente su trabajo porque llevan varios años haciéndolo. Están familiarizados con las tareas que se les van a proponer, mientras que un recién contratado necesitará formación, porque su nivel será inferior.

 

¿Puede compartir su experiencia como proveedor de servicios en una misión con Stafiz?

Trabajé para uno de sus clientes en el onboarding de la solución Stafiz. El cliente tenía un problema con el formato de sus bases de datos Excel. Trabajé con ustedes para poner todo en orden e integrar los datos del cliente en Stafiz como debía ser. Se trataba de consultoría informática, y no tuve ninguna aportación financiera en este encargo.

Fue en septiembre/octubre del año pasado y fue muy interesante. Fue durante el periodo en el que todavía estaba definiendo mi oferta, así que fue muy interesante trabajar en estos temas que no había tenido que tratar antes. Trabajé mucho cara a cara con el cliente sin pasar por Stafiz.

 

¿Así que en realidad no formabas parte del equipo, sólo trabajabas con este cliente de Stafiz?

Exactamente. Al final, yo era más un proveedor de servicios para el cliente que para Stafiz.

 

¿Cuál es su impresión general? ¿Está bien integrado en los equipos o trabaja más por su cuenta?

Depende del cliente. Algunos están acostumbrados a trabajar con proveedores de servicios, así que estamos bien integrados y formamos parte del equipo. Incluso tenemos direcciones de correo electrónico a nombre de la empresa. Pero también hay clientes que están menos acostumbrados a trabajar con proveedores de servicios y con los que sigo trabajando bajo la bandera de mi consultoría. Tenemos la suerte de contar con herramientas que nos permiten comunicarnos en tiempo real, como Slack y Teams (según el equipo).

Así que nunca he tenido problemas con mis clientes. Como les proporcionamos una solución, les interesa comunicarse bien y facilitarnos todos los documentos que necesitamos, y que nos sintamos a gusto en el equipo. Como el tiempo corre, a ellos les interesa que las cosas vayan bien y rápido. Trabajamos con los clientes por el bien de la empresa.

 

Gracias, Cyril".

 

 

Otra fuente: joptimisemonsite