Hoe werk je met een freelancer?

 

Heeft je bedrijf speciale behoeften en heb je de expertise niet in huis? Dan is het tijd om met freelancers te werken! Of je nu een beginnend bedrijf bent, een KMO of een grote organisatie, het inschakelen van freelancers is altijd een optie en heeft veel voordelen.

1. Waarom kiezen voor een freelancer?

Freelancers zijn professionals die besloten hebben het alleen te doen. Ze houden niet van hiërarchische bedrijfsorganisaties of teamwerk. Ze werken alleen, volgens hun eigen tijdschema en tarieven, aan opdrachten van beperkte duur. Dit is vaak rendabeler voor uw bedrijf.

De echte zorg is om de juiste te vinden! De freelancer die aansluit bij jouw behoeften. Vraag jezelf af wat je behoeften echt zijn en of je niet de mogelijkheid hebt om dit project intern uit te voeren. Zo niet, maak dan een inschatting van het budget dat u voor deze opdracht wilt gebruiken en zoek uit wat kosteneffectiever is voor uw bedrijf: iemand inhuren met een contract voor bepaalde tijd of een freelancer inschakelen? Veel bedrijven vinden dat de keuze voor de tweede oplossing veel voordelen heeft!

Tegenwoordig zijn er steeds meer freelancers op de markt en het blijft een uitdaging om een keuze te maken. Je zult waarschijnlijk beginnen met het vergelijken van de prijs van de diensten, wat je zal helpen bij het maken van een eerste keuze, en hetzelfde geldt voor de locatie van de dienstverleners. Als je iemand nodig hebt die bij je op locatie werkt, zal de keuze beperkter zijn dan wanneer je een beroep doet op iemand die op afstand kan werken en je de verschillende deliverables digitaal kan leveren.

 

Tijdens de onderzoeksfase moet je jezelf de juiste vragen stellen om de juiste informatie over de opdracht door te geven:

• Naar welke vaardigheden zijn we op zoek?
• Welke ervaringen?
• Wat wordt er van freelancers verwacht?
• Welk resultaat?
• Data en duur

 

Zodra je je keuze hebt gemaakt, d.w.z. zodra je iets minder dan een dozijn freelancers hebt geselecteerd, is het essentieel om een duidelijke briefing te hebben die je samen met je collega's of superieuren hebt opgesteld. Dit is van grote waarde en zal de rest van het project sturen in de richting die je hebt gekozen. Een onduidelijke briefing, waarin cruciale elementen ontbreken, kan de missie vertragen of zelfs doen mislukken. Als de deliverables niet naar je zin zijn, stel dan je oorspronkelijke instructies, die in de briefing, in vraag.

Hoe begin je de samenwerking met je freelancer voordat de opdracht begint?

Stel een volledig bestek of een opdrachtbevestiging op. Deze moet de volgende essentiële elementen bevatten:

• Waarom dit project: leg uit wat je behoeften zijn, wat je visie is en schets kort de doelstellingen van de opdracht
• Wie je bent: leg uit wat je bedrijf doet en wat de waarden zijn
• Geef een kort idee van de samenstelling van het team, de andere belanghebbenden en de manier waarop het bedrijf werkt.
• De fasen van het project: schets de planning en doelstellingen voor elke fase
• Deliverables en wat je verwacht
• De werkomstandigheden: de omgeving, de beschikbare apparatuur, of het op afstand of op uw bedrijf is, enz.

Het inhuren van een freelancer heeft verschillende voordelen. Volgens manager-go.com zijn de belangrijkste de volgende:

• Vermijd de starheid van een contract voor bepaalde tijd
• Gebruik deskundige vaardigheden: freelancers werken beter en sneller en kosten je minder dan een werknemer
• Breid je netwerk uit
• Onmiddellijk beschikbaar
• Werf zoveel mensen als je wilt als je niet tevreden bent

 

Er zijn niet veel beperkingen:

• Er zijn risico's verbonden aan vertrouwelijkheid: er is geen garantie dat sommige van uw gegevens niet worden gedeeld met andere klanten van uw freelance, klanten die uw concurrenten kunnen zijn.
• Ook is er geen garantie dat een freelancer echt een expert is in zijn of haar vakgebied. Door gebruik te maken van bureaus worden de risico's beperkt.
• Ten slotte is het moeilijk om een freelancer te vinden die goed is in wat hij doet en die perfect bij je past.

Wat zijn de kenmerken van zelfstandigen?

Zoals de naam al doet vermoeden, werken ze alleen. Maar wat deze zelfstarters het meest kenmerkt, is hun passie voor wat ze doen. Ze zijn autonoom en hebben in de loop der jaren een zekere ervaring opgedaan die hen in staat stelt zelfstandig te werken.

Over het algemeen drukken ze de behoefte uit om in vrijheid te werken, zonder de beperkingen die bedrijven en teamwerk kunnen opleggen.

Zelfstandigen hebben ook ideeën en meningen om te verdedigen en een duidelijke visie op wat ze willen bereiken. Door hun vastberadenheid zijn ze zeer getalenteerd, maar ook moeilijk te integreren in een team dat gewend is om samen te werken en ideeën te delen om consensus te bereiken.

Deze zelfstandigen geven blijk van een grote nauwgezetheid en een vermogen om zich aan te passen aan verschillende soorten opdrachten, soms voor heel verschillende bedrijven. Hun actieve luistervaardigheid en hun wil om uitmuntendheid na te streven maken van hen betrouwbare individuen.

2. Gebruik een personeelstool om freelancers toe te wijzen aan missies en taken

Een staffing tool heeft veel voordelen voor je bedrijf. Wanneer je de leiding hebt over een project, is het inzetten van personeel essentieel om het projectproces te verbeteren door elk middel in te zetten waar het nodig is. Met een tool kunt u dit nog effectiever doen, dankzij de zichtbaarheid die het biedt op de verschillende resources en hun beschikbaarheid, werklast, tijd en andere elementen die nuttig zijn voor het soepele verloop van uw projectmanagement.

 

Lees dit artikel over personeelsbeheer en de voordelen ervan

 

Als je met freelancers werkt, kun je hen opnemen in je personeelsbeheer. En zoals je voor elk project doet, maak je een lijst van de andere middelen die je nodig hebt, zowel materiële als personele. Maak vervolgens je planning en maak een schatting van de kosten en begin met het toewijzen van je resources aan de verschillende taken, inclusief je freelancer.

Door een staffing tool te gebruiken, profiteer je van real-time zichtbaarheid van de vaardigheden van je werknemers, hun prestaties en de voortgang van het project. Iedereen heeft de mogelijkheid om zijn gegevens in te voeren en dit helpt om meer samenwerking en connectiviteit te creëren binnen het bedrijf en tussen de teams die aan een project werken.

Werken op afstand heeft deze behoefte aan communicatie versterkt en de tool voor personeelsbeheer is een middel om gegevens en uitwisselingen te centraliseren. Wat veel mensen vandaag de dag zoeken, zijn tools die het gemakkelijker maken om zich aan te passen aan werken op afstand, en de omwentelingen van de afgelopen twee jaar hebben bepaalde zwakke punten in sommige bedrijven aan het licht gebracht. Daarom is het gebruik van software zoals Stafiz om uw teams en projecten te beheren, naast uw administratief beheer, essentieel voor een hogere productiviteit en een groter reactievermogen van uw werknemers en freelancers, die zich meer betrokken zullen voelen bij het bedrijf.

Eenmaal bemand voor een taak, kan iedereen zijn planning op zijn eigen manier indelen en zijn voortgang, moeilijkheden en prestaties rapporteren in de personeelstool. Dit zorgt voor een betere algemene monitoring in een tijd waarin planning, rapportage en teambesprekingen ingewikkeld worden.

 

Lees dit artikel voor meer informatie over het gebruik van een personeelshulpmiddel

3. Freelancers integreren in het bedrijf en het team

Freelancers zijn, ondanks het feit dat ze volgens hun eigen schema en (hun eigen regels) werken, effectiever als ze goed geïntegreerd zijn in het team en het bedrijf. Hier zijn een paar fouten die je moet vermijden als je met een freelancer werkt, volgens een artikel van Crème de la crème, een freelance platform:

• Slechte communicatie voor, tijdens en aan het einde van het project: dit is nog belangrijker als je op afstand werkt. Vergeet niet alle informatie door te geven die je nodig hebt om je project soepel te laten verlopen. (Wijzigingen in de planning, ontbrekende apparatuur, enz.)
• Gebrek aan integratie
• Administratieve zorgen en betalingsachterstanden
• Niet de tijd nemen om ze te leren kennen en hun manier van werken te begrijpen

Het doel is om een duurzame vertrouwensrelatie met hen op te bouwen, zodat we in de toekomst misschien opnieuw kunnen samenwerken.

 

Het belang van flexibel en aanpasbaar blijven:

Gebruik tools waarmee je goed op afstand kunt werken, zodat je bijvoorbeeld snel informatie kunt uitwisselen, documenten kunt delen, enz.

Door freelancers toegang te geven tot zoveel mogelijk informatie zullen ze efficiënter kunnen werken en zich meer betrokken voelen bij je bedrijf.

Hier zijn 4 tips om goed samen te werken met freelancers:

Gedraag je zoals je gewend bent te doen met werknemers van het bedrijf:

1. Geef uiting aan je tevredenheid
2. Herinner iedereen aan zijn rol en leg bepaalde regels vast
3. Wees beschikbaar, luister
4. Maak de uitwisseling mogelijk

De ervaring van een freelancer bij Stafiz

Interview met Cyril Coulange

"Hoe lang werk je al als zelfstandige?

Dit gebeurde in verschillende fasen. De eerste stap was het opzetten van de juridische structuur, meer dan een jaar geleden. Daarna moest ik mijn aanbod definiëren. Ik wist dat ik onafhankelijk wilde zijn, maar omdat ik zo'n tien jaar in consultancy en finance had gewerkt, kon ik vrij veel en had ik een vrij breed aanbod. Ik moest echt definiëren wat ik wilde aanbieden en hoe ik het beste de markt kon penetreren om snel klanten te krijgen.

Het heeft even geduurd. Ik begon met mijn website en ik deed ook hier en daar wat klusjes, maar die waren niet erg doelgericht en ik deed niet aan colportage.

Ik begon mijn aanbod te definiëren in september 2020 toen ik mijn website maakte. Ik dacht dat het een goede showcase zou zijn. In oktober 2020 heb ik mijn aanbod in productie genomen en sindsdien werk ik er actief aan. Technisch gezien zijn het er drie, enerzijds de automatisering van het afsluiten en de implementatie van rapportagetools. Ten tweede financiële en strategische consulting in de iets bredere zin van het woord, om te helpen bij fusies en overnames enzovoort. Tot slot heb ik een parttime CFO-aanbod, dat ik het meest verkoop. Ik werk samen met klanten om de volledige financiële functie te verzorgen.

 

Wat voor soort klanten heb je?

Ik heb een vaste klantenkring, maar die is heel breed. Ze variëren van zeer jonge bedrijven - zoals klanten die nog geen wettelijke status hebben - tot adviesbureaus met een omzet van tientallen miljoenen euro's. Mijn kernklanten zijn meestal start-ups die tussen de twee en vier jaar bestaan, met een omzet tussen de 1 en 5 miljoen euro, die rapportage en prognoses nodig hebben om strategische beslissingen te kunnen nemen; of omdat ze investeerders hebben die regelmatig verslag moeten doen van hun investeringen.  

Wat kan een freelancer toevoegen aan een bedrijf of project?

In de financiële wereld bijvoorbeeld: managers doen al het financiële werk zelf en ze zijn daar heel goed toe in staat, maar het is tijdrovend en neemt veel van hun tijd in beslag. Tijd die ze niet aan hun bedrijf kunnen besteden. Het voordeel van het werken met een serviceprovider is dat zij dit deel van het bedrijf voor hun rekening kunnen nemen en de manager kunnen ontlasten, zodat hij zich kan concentreren op de operationele kant van het bedrijf en kan delegeren.

Het voordeel voor het bedrijf is dat dit een zeer flexibel statuut is. Als er veel vraag is, of behoefte aan een dienst, kan het bedrijf een dienstverlener "op maat" inhuren. Als er maanden zijn waarin er minder vraag is, maakt het bedrijf gewoon geen gebruik van de dienstverlener. De serviceprovider past zich aan de activiteit en het budget van de klant aan.

Het is tegenwoordig duur voor een bedrijf om iemand aan te werven, en het is niet erg flexibel als dingen niet goed gaan. Met een freelancer kunnen we het budget nauwlettend in de gaten houden en beslissen of we al dan niet een beroep op hun diensten doen.

Het kan gebeuren dat het niet goed gaat tussen een serviceprovider en een bedrijf, in dat geval is het heel eenvoudig om een contract te beëindigen.

 

Is het rendabeler om freelance te werken of iemand in te huren?

Het hangt sterk af van het profiel. Voor de financiële functie en met een vergelijkbaar budget kunnen we een freelancer met 10 jaar ervaring 2 tot 3 dagen per week voor een bedrijf laten werken voor dezelfde prijs als een fulltime junior met slechts twee jaar ervaring. De senior persoon zal minder dagen betrokken zijn, maar zal effectiever zijn in 3 dagen dan een junior in een week.

 

Wat was je beste klantervaring? Of je favoriete opdracht?

Mijn favoriete opdracht is bij een bedrijf dat 4 jaar oud is en waar ik al een paar maanden werk. Ik werk met een team van zeven mensen en het is een heel actief bedrijf dat zich goed ontwikkelt. De managers zijn erg verstandig en hebben een goed hoofd op hun schouders. Het is erg interessant omdat het een uitwisseling is met mensen die mijn bedrijf kennen. Het gaat heel goed en we hebben elkaar veel te bieden. We werken samen in het belang van het bedrijf.

Het is leuk vergeleken met wat ik vroeger deed in mijn praktijk, wat meer eenmalige opdrachten waren van een week tot een paar maanden waarbij we een relatie opbouwden met de klant, maar uiteindelijk, aan het einde van de opdracht, leveren we een rapport in en zien we de klant nooit meer terug.

Als freelancer kan ik echte relaties opbouwen en op terugkerende basis werken, wat de communicatie en interesse in de opdracht vergemakkelijkt.

 

Soms weten klanten niet wat ze kunnen verwachten voordat ze met freelancers werken. Wat moeten klanten volgens jou en op basis van jouw ervaring weten voordat ze een beroep doen op jouw diensten? Welk advies zou je hen geven om je bedrijf en je manier van werken beter te leren kennen?

Ik weet niet precies hoe freelancers in het algemeen werken. Ik heb het geluk gehad om lange tijd bij een adviesbureau te werken en ik ben getraind in de strikte procedures van het bureau. De service die ik nu bied is een praktijk, die goedkoper en flexibeler is omdat ik minder klanten heb dan toen ik in een praktijk werkte. Ik sta dichter bij mijn klanten, dus het is zinvoller om via een dienstverlener te werken dan via een adviesbureau. Daarna moet je een benchmark doen en de verschillende dienstverleners vergelijken die bij het project betrokken kunnen worden. Je moet kijken wie het meest competent is om de opdracht uit te voeren.

 

Hoe kan de keuze om met een freelancer te werken in plaats van iemand fulltime in dienst te nemen, het succes van een project garanderen?

Flexibiliteit en knowhow. Freelancers kennen hun job over het algemeen door en door omdat ze het al enkele jaren doen. Ze zijn vertrouwd met de opdrachten die ze zullen krijgen, terwijl een nieuwe medewerker zal moeten worden opgeleid, omdat zijn niveau lager zal zijn.

 

Kunt u uw ervaring als dienstverlener delen tijdens een opdracht bij Stafiz?

Ik heb voor een van uw klanten gewerkt aan de onboarding van de Stafiz-oplossing. De klant had een probleem met het formaat van zijn Excel-databases. Ik heb met jullie samengewerkt om alles weer in orde te krijgen en de gegevens van de klant in Stafiz te integreren zoals het hoort. Dit was IT-consultancy en ik had geen enkele financiële inbreng in deze opdracht.

Dat was in september/oktober vorig jaar en het was heel interessant. Het was in de periode dat ik nog bezig was met het definiëren van mijn aanbod, dus het was erg interessant om aan deze kwesties te werken waarmee ik nog niet eerder te maken had gehad. Ik heb veel face-to-face met de klant gewerkt zonder via Stafiz te gaan.

 

Dus je maakte niet echt deel uit van het team, je werkte alleen met deze Stafiz-klant?

Precies. Uiteindelijk was ik meer een dienstverlener voor de klant dan voor Stafiz.

 

Wat is je algemene indruk? Ben je goed geïntegreerd in de teams of werk je meer zelfstandig?

Het hangt van de klant af. Sommige zijn gewend om met serviceproviders te werken, dus we zijn goed geïntegreerd en maken deel uit van het team. We hebben zelfs e-mailadressen op naam van het bedrijf. Maar er zijn ook klanten die minder gewend zijn om met dienstverleners te werken en met wie ik onder de vlag van mijn adviesbureau blijf werken. We hebben het geluk dat we tools hebben waarmee we in realtime kunnen communiceren, zoals Slack en Teams (afhankelijk van het team).

Ik heb dus nooit problemen gehad met mijn klanten. Omdat we hen een oplossing bieden, is het in hun belang om goed te communiceren en ons alle documenten te geven die we nodig hebben, en dat wij ons op ons gemak voelen in het team. Aangezien de klok tikt, is het in hun belang dat alles soepel en snel verloopt. We werken samen met klanten in het belang van het bedrijf.

 

Bedankt, Jos."

 

 

Andere bron: joptimisemonsite