Beweiskraft

In einem IT-Dienstleistungsunternehmen und einer Beratungsfirma ist der Missionsauftrag das Dokument, das den an den Kunden geschickten Berater abdeckt: Er bestimmt dessen Versicherungsschutz im Falle eines Unfalls, rechtfertigt seine Reisekosten und schützt den Spielraum der Mission.

Nehmen wir einen Berater, der am Montag eine sechsmonatige Mission mit einem Kunden in Lyon startet. Das Bestellformular ist unterschrieben, die Mission verkauft, die Akte scheint vollständig zu sein. Der einzige Nachteil: Niemand hat die Missionsreihenfolge ausgearbeitet.

Solange nichts passiert, bleibt das Vergessen unsichtbar. Aber wenn dieser Berater unterwegs einen Autounfall hat, Ausgaben im Zusammenhang mit dem Projekt berechnen muss oder am Tag einer URSSAF-Prüfung, ist es unmöglich, seine Reise mit irgendeiner Mission in Verbindung zu bringen.

Diese Art der Aufsicht kann oft im Zusammenhang mit einem ESN (Digital Services Company) oder einer Beratungsfirma auftreten, bei der die Berater auf eine Mission zum Kunden gehen. Idealerweise sollte ein Missionsauftrag vor jeder Abreise geplant werden, denn in diesen Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten, ist der Missionsauftrag (OdM) weit mehr als nur ein Beweis für Spesenabrechnungen. Es handelt sich vor allem um ein Dokument, das den Berater im Falle eines Unfalls abdeckt, die Haftung im Falle eines Vorfalls (Auftraggeber, Arbeitgeber, Berater) bestimmt und die Nachrechnung der Kosten regelt – und somit ein Posten, der die Marge eines Projekts beeinflussen kann.

Multipliziert mit einem Projektportfolio stellt das Fehlen eines Auftrags ein reales finanzielles und rechtliches Risiko für IT-Dienstleistungsunternehmen und Beratungsfirmen dar. Aber was verlangt das Syntec-Abkommen zu diesem Thema wirklich? Und was ist der Unterschied zwischen einem Missionsauftrag, einem Verlobungsschreiben und einem Vertrag?

Was ist ein Missionsauftrag in einem ESN und welchen rechtlichen Wert hat er?

Der Missionsauftrag ist das schriftliche Dokument, mit dem ein Arbeitgeber die Reise eines Beraters zu einem Kunden genehmigt und überwacht. Sein rechtlicher Wert liegt in zwei Wirkungen:

  1. Sie deckt den Berater im Falle eines Unfalls ab
  2. und er verbindet die Mission mit der Firma.

Was ist ein Missionsauftrag in einer Service-Kompanie?

Ein Missionsauftrag autorisiert einen Berater, außerhalb seines üblichen Arbeitsplatzes zu reisen, meist zu einem Kunden, und wird vor der Abreise unterzeichnet. Er nennt die Mission, den Auftraggeber, die Daten, den Ort und die abgedeckten Ausgaben.

Wenn ein "klassischer" Mitarbeiter pünktlich reist, wird der Berater eines IT-Dienstleistungsunternehmens oder einer Beratungsfirma im Rahmen eines Kontrakts im direkten Managementmodus auf eine Mission zum Kunden geschickt: Dies ist seine normale Arbeitssituation. Der Missionsauftrag wird dann zu einem wiederkehrenden Dokument, das mit jeder neuen Mission, jedem Kundenwechsel und jeder Vertragsverlängerung neu ausgestellt wird.

Mehrere Verträge regeln bereits diese Beziehung zwischen Beratungsfirma, Berater und Kunden. Der Arbeitsvertrag bindet den Berater an seinen Arbeitgeber. Der kommerzielle Vertrag (oder der Kaufauftrag) stellt den Berater mit dem Kunden zusammen. Aber keiner von beiden deckt den Pendelunfall, die Rechtfertigung der Kosten ab und kann auch nicht rechtlich nachweisen, dass eine solche bestimmte Reise im Rahmen der vom Arbeitgeber an diesen Kunden vorgegebenen Auftrag fällt. Dies ist die Funktion des Missionsbefehls in einer Service-Kompanie.

Welchen rechtlichen Wert hat ein Missionsbefehl?

Einen Berater zu beauftragen ist gleichbedeutend damit, ihn offiziell im Namen des Unternehmens auf Anweisung zu schicken. Die Missionsreihenfolge ist der schriftliche Beweis für diese Mission. Dieser Beweis betrifft die Versicherung des Unternehmens und die Verantwortung für das, was während der Aufgabe passiert, und nicht den Mitarbeiter persönlich.

Es unterscheidet außerdem zwischen der Mission und einer privaten Tätigkeit, wodurch das Risiko verdeckter Arbeit entfällt.

Nach Artikel L411-1 des Sozialversicherungsgesetzbuches wird ein Arbeitsunfall als Unfall definiert, unabhängig von der Ursache, als Unfall, der infolge oder im Laufe der Arbeit einer in Artikel L. 311-2 genannten Person passiert, also allen Personen, die für einen oder mehrere Arbeitgeber beschäftigt sind oder arbeiten, unabhängig von Höhe und Art ihrer Vergütung. die Form, Art oder Gültigkeit ihres Vertrags oder die Art ihres Status.

In unserem Fall ist der Beweis, der hier benötigt wird, um den Berater an seinen Arbeitgeber zu binden, der Missionsbefehl. Ohne dieses Dokument kann die Reise als private Reise eingestuft werden. In diesem Fall verliert der Berater die Übernahme seiner medizinischen Kosten und täglicher Zulagen, und das Unternehmen ist rechtlichen Verfahren ausgesetzt.

Anstelle von Dokumenten, die in Excel und E-Mails verstreut sind, zentralisiert Stafiz die Dokumente des Missionszyklus (Verträge, Gebühren und Nachrechnungsbelege), die jedem Berater und jedem Kunden zugeordnet sind. Die Missionsreihenfolge bleibt auf HR-Seite festgelegt, ist aber Teil desselben Datenflusses, anstatt in einer isolierten Datei zu leben.

Archivierung von Einsatzdokumenten mit Beweiswert in Stafiz
Die Teile des Missionszyklus sind zentralisiert und jedem Berater in Stafiz zugeordnet.

Was genau sagt der Syntec-Tarifvertrag über die Missionsreihenfolge?

Kein Artikel des Arbeitsgesetzbuchs schreibt die Missionsordnung ausdrücklich vor. Die Verpflichtung ergibt sich aus dem Tarifvertrag. Für IT-Dienstleistungsunternehmen, IT-Dienstleistungsunternehmen, Beratungs- und Ingenieurbüros gilt die Syntec-Vereinbarung.

Seit ihrer Überarbeitung (Änderung Nr. 46 vom 16. Juli 2021) legt die Vereinbarung fest, dass "der Arbeitgeber vor dem Ausscheiden den Arbeitnehmer über die Bedingungen für die Ausübung seiner Arbeit informieren muss, indem er eine Missionsanordnung erstellt."

Die Vereinbarung sieht außerdem die Möglichkeit einer dauerhaften Missionsanordnung für einen Arbeitnehmer vor, dessen Vertrag verpflichtet, am selben Tag zu mehreren Standorten zu reisen.

Was das Ausgabenmanagement betrifft, darf eine vom Arbeitgeber angeforderte Reise den Arbeitnehmer nichts kosten. Transport, Unterkunft und Verpflegung müssen entweder mit Nachweis oder in einer festen Gebühr vor Abfahrt erstattet werden. Diese Kosten können dann an den Endkunden (gemäß den Bedingungen des Geschäftsvertrags) neu abgerechnet werden, sodass sie die Marge nicht beeinträchtigen.

Diese Regeln gelten für das französische Mutterland. Eine Mission außerhalb des französischen Mutterlandes fällt unter einen anderen Teil der Vereinbarung mit eigenen Bedingungen; und eine lange Auslandsmission kann zusätzlich zur Missionsanordnung eine Änderung des Arbeitsvertrags erfordern.

Ist die Missionsreihenfolge verpflichtend, und was riskiert ein IT-Dienstleistungsunternehmen ohne sie?

Ja, der Missionsauftrag ist bei einem IT-Dienstleistungsunternehmen gemäß der Syntec-Vereinbarung für alle Reisen, auch im französischen Großraum, verpflichtend. Das Fehlen eines Dokuments setzt das Unternehmen auf drei Ebenen in Gefahr: Deckung bei Arbeitsunfällen, Marge und Compliance im Falle einer URSSAF-Prüfung.

Eine klare Verpflichtung, die in der Praxis oft vernachlässigt wird

Aus rechtlicher Sicht ist der Reisebefehl durch das Syntec-Abkommen verbindlich. Der Arbeitgeber, der dies nicht tut, verstößt gegen eine vertragliche Verpflichtung.

Tatsächlich weichen viele ESNs davon ab. In einem kleinen Dienstleistungsunternehmen, das Personalakten und Personalbesetzung mit Excel-Dateien verwaltet, kehrt der Berater manchmal zurück zu einem Einsatz, bevor der neue Einsatzauftrag erstellt wird. Es wird nachträglich geschrieben und manchmal auch nie. Im Falle eines Streitfalls kann das Fehlen eines Missionsbefehls auf den Arbeitgeber fallen.

Welche Risiken birgt es, ohne Missionsauftrag zu gehen?

Das Fehlen eines Missionsbefehls stellt ein rechtliches und soziales Risiko dar. Ein Unfall auf dem Auftrag oder unterwegs, der ohne Missionsbefehl auftritt, kann als privater Unfall eingestuft werden: Die Versicherung für Arbeitsunfälle wird infrage gestellt und die Haftung des Arbeitgebers ist betroffen. Wenn der Versicherer oder der CPAM die berufliche Natur des Unfalls bestreitet, liegt es an der Gesellschaft, dies zu beweisen oder sogar den Berater zu entschädigen. Die Beweislast bleibt nicht theoretisch, sondern liegt beim Arbeitgeber.

Der Missionsauftrag knüpft die Erstattung der Kosten an den Berater (und in geringerem Maße auch an dessen Nachrechnung). Die während des Auftrags entstandenen Ausgaben des Beraters (Transport, Unterkunft, Mahlzeiten) werden vom Arbeitgeber erstattet, und der Missionsauftrag bestätigt ihre berufliche Natur. Die gleiche Logik gilt für unerwartete Ausgaben, eine zusätzliche Reise oder eine Hotelnacht: Ohne Aktualisierung der Missionsreihenfolge hat er keinen Beweis, der sie ordnungsgemäß erstattungsfähig oder abrechenbar macht.

Die Nachrechnung der Auftragskosten an den Kunden hängt vom Vertrag ab (Managementgesellschaft, Festpreis, Gebührenklausel), und hier geht es um die Marge: Eine Nachrechnungsgebühr, die nicht neu abgerechnet wird, bleibt in der Verantwortung des IT-Dienstleistungsunternehmens, oft ohne dass jemand sie vor dem Abschluss sieht. Ein Berater drei Tage die Woche bei einem Kunden 300 km entfernt kombiniert Zug, Hotel und Mahlzeiten; Über mehrere Monate hinweg werden diese nicht zurückgeforderten Beträge in Tausende von Euro gezählt.

In Stafiz ist jede Ausgabe mit ihrer Mission verknüpft und markiert, ob sie an den Kunden abrechenbar ist oder nicht. Das bedeutet, dass rerechenbare Ausgaben in einem Spesenberichtstool, das von der Rechnungsstellung getrennt ist, nicht mehr verloren gehen.

Nachverfolgung von fakturierbaren und markierten Zuweisungskosten in Stafiz
Jede Gebühr bezog sich auf ihre Mission und war für den Kunden in Stafiz abrechenbar oder nicht.

Das Fehlen eines Missionsbefehls kann auch während einer URSSAF-Inspektion Probleme verursachen. Standardmäßig ist bei der URSSAF jeder an einen Mitarbeiter gezahlte Betrag Teil des Gehalts und unterliegt daher den Mitarbeiterbeiträgen. Die Erstattung beruflicher Ausgaben ist die Ausnahme von der Regel. Diese Ausgaben unterliegen nicht den Sozialversicherungsbeiträgen, da sie die Erstattung einer für die Arbeit entstandenen Ausgaben und nicht des Einkommens darstellen. Der Arbeitgeber muss dies jedoch nachweisen können und daher eine Reiseanordnung haben, die mit diesen Kosten verbunden ist. Daher ist die Auftragsordnung nicht nur eine HR-Formalität, sondern ein integraler Bestandteil der Kosteneinhaltungsakte, die vom CFO eines IT-Dienstleistungsunternehmens oder einer Beratungsfirma zusammengestellt wird.

Kann ein Berater einen Missionsauftrag ablehnen?

In der Praxis entspricht die Durchführung der Dienstleistung am Standort des Kunden der Annahme der Mission. Fällt die Reise in den Geltungsbereich des Vertrags (Mobilitätsklausel, Funktion des Kundenberaters), kann eine ungerechtfertigte Verweigerung als Fehlverhalten angesehen und mit Kündigung bestraft werden.

Wenn der Auftrag jedoch ein wesentliches Element des Vertrags ändert, wie etwa einen sehr entfernten Standort oder eine ungewöhnliche Frist, kann der Arbeitnehmer berechtigt sein, abzulehnen, und die Abtretung wird durch eine Änderung neu verhandelt. Auf Arbeitgeberseite bleibt die Auftragsanordnung das schriftliche Protokoll des vorgeschlagenen Rahmens: Ohne sie hat das Unternehmen weniger Beweise für seine Entscheidung am Tag eines Streits.

Missionsreihenfolge, Missionsbrief, Vertrag: Verwechslen Sie sie nicht

Was ist der Unterschied zwischen einem Missionsauftrag, einem Missionsschreiben, einem Vertrag und einer Vorladung?

In einem IT-Dienstleistungsunternehmen jonglieren wir diese 4 Dokumente für dieselbe Mission. Jedes Dokument hat einen bestimmten Aussteller und eine bestimmte Rolle, und das Vergessen eines solchen kann katastrophale Folgen haben. Ein Auftrag kann mit einer auf Kundenseite unterschriebenen Bestellung beginnen, solange der Berater noch keine Auftragsbestellung erhalten hat: Die Rechnung wird gestartet, aber seine Unfallversicherung und die Erstattung seiner Ausgaben bleiben ausstehend. Der gegenteilige Fehler besteht auch: eine Missionsanordnung, die ohne jegliche kommerzielle Verpflichtung erteilt wurde und den Berater ohne Rechnungsstellung abdeckt.

Missionsreihenfolge Arbeitgeber → Berater Autorisiert und überwacht die Missionsreise zum Kunden; deckt Kosten und Unfall ab (Syntec)
Verlobungsschreiben Dienstleister → Kunde Der Service verkaufte: Gegenstand, Lieferungen, Gebühren
Vertrag / Kaufauftrag Kunde → ESN oder ESN → Subunternehmer Das Verkaufsengagement, das die Rechnungsstellung auslöst
Einberufung Arbeitgeber → Arbeitnehmer Eine einfache Einladung, ohne Genehmigungswert oder Deckung

Was ist der Unterschied zwischen einem Einsatzschreiben und einem Missionsauftrag? Das Engagement-Schreiben ist ein kommerzielles Dokument: Es bietet keine soziale oder rechtliche Deckung. Um zu beschreiben, was der verkaufte Dienst abdeckt, siehe die Anmerkung zum Projektrahmen.

Einmaliger oder dauerhafter Missionsauftrag: Welche für einen Berater auf einer langen Mission?

Die einmalige Reiseanordnung umfasst eine bestimmte Reise, während die ständige Reiseanordnung reguläre Reisen in einem geografischen Gebiet abdeckt, und in der Praxis beschränken viele Arbeitgeber sie auf ein Jahr. Für einen langfristigen Berater für denselben Kunden vermeidet Permanent OdM die Neuausgabe eines Dokuments für jede Reise und erleichtert die administrative Belastung für das Unternehmen, während die kontinuierliche Abdeckung aufrechterhalten bleibt.

Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie sich zwischen einer einmaligen oder dauerhaften Missionsreihenfolge entscheiden:

  • Ist es eine isolierte Reise oder eine kurzfristige Mission?
  • Was ist der vertragliche Modus: Verwaltung oder Festpreis?
  • Sollten wir mit einem Wechsel des Kunden, des Standorts oder des Aufgabenbereichs rechnen?

Bezüglich der Dauer eines Missionsbefehls legt das Syntec-Abkommen keine Höchstbegrenzung fest.

Schreiben und pflegen Sie eine Auftragsreihenfolge für Berater

Was sollte ein Auftrag der Beratermission enthalten?

Eine Vorlage für einen Arbeitsauftrag muss aus 7 Teilen bestehen:

Identität des Beraters Nachname, Vorname, Position, persönliche Adresse des Beraters Die Versicherung an die richtige Person anbringen
Betreffende Mission Thema und Bedingungen, Kundenidentifikation Beweisen Sie den professionellen Rahmen der Aufgabe
Daten und Ort Start- und Endtermine, Aufführungsort(en) mit vollständiger Adresse Grundlage der Unfalldeckung (wo und wann) und Kosten
Bewegung Transportmittel, Unterkunft, Verpflegung Erstattungsrahmen
Frisch Deckungsmodalitäten, tatsächlicher oder fester Preis Rechtfertigt die Erstattung gegenüber dem Berater; Unterstützung für die Nachrechnung, wenn der Vertrag dies vorsieht.
Erwähnt Syntec Abschließende Versicherung, Leistungen je nach Region und Dauer Spezifität von Dienstleistungsunternehmen
Signatur Unterschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers Die Autorisierung materialisiert

Der Auftragsauftrag kann vom Linienmanager des Beraters, der Personalabteilung oder dem Personalmanager verfasst und dann vom Arbeitgeber und dem Berater vor der Abreise unterschrieben werden. Er nimmt die Form eines Briefes oder eines Formulars mit den Informationen an. Eine einfache E-Mail ist kein Beweis.

Was tun, wenn die Mission eines Beraters erweitert wird?

Eine Mission, die sich verlängert, erfordert eine neue Missionsordnung, niemals eine mündliche Verlängerung oder die stillschweigende Erneuerung der alten. Ohne Wiederanerkennung bleibt das Dokument nicht mehr immer der Realität treu, und der Berater ist auf der Verlängerung nicht mehr ordnungsgemäß abgedeckt. Tatsächlich könnten die Kosten dieser Zeit ungerechtfertigt bleiben.

Wir empfehlen Ihnen, eine neue Missionsanordnung zu erlassen, sobald sich der Ort, das Reisegebiet oder die Bedingungen der Missionen ändern. Wenn eine 4-monatige Mission bis Dezember verlängert wird, ist es besser, ein neues OdM aus der Verlängerung auszustellen und dessen Einhaltung zu überprüfen, anstatt einfach mit dem ersten fortzufahren.

Wie verwaltet man Missionsaufträge in einem Fluss von Dutzenden von Beratern?

Mit einem Portfolio von mehreren Dutzend aktiven Einsätzen mit verschiedenen Kunden stößt die Überwachung in Excel schnell an ihre Grenzen: abgelaufene und nicht erneuerte Auftragsbefehle, geografische Grenzen, die nicht mehr der Realität entsprechen, doppelte Einträge zwischen Personal, Personalabteilung und Rechnungsstellung. Die Nachverfolgung gilt auch am Ende der Mission: Wenn ein Auftrag endet, geht der Berater einen Zwischenvertrag ein, einen Zeitraum, der nachgewiesen werden muss, um ihn neu zu positionieren und den nächsten Missionsbefehl zu erteilen.

Auf dieser Ebene ist die Missionsreihenfolge nur ein Bindeglied im Missionszyklus: Positionierung des Beraters, Missionsreihenfolge, Ausgaben und dann Rechnungsstellung. Wenn diese Stufen in separaten Dateien liegen, ignoriert jede die anderen und die Missionsreihenfolge läuft Gefahr, mit der Realität nicht korreliert zu sein. Die Bindung an die Personalbesetzung ist gleichbedeutend damit, es sofort auszulösen, sobald der Manager den Berater mit dem Kunden verbindet: Die Positionierungsentscheidung verlangt, dass das Dokument im Nachhinein erstellt und datiert wird, anstatt nachträglich erneut eingetragen zu werden.

In dieser Größe hängt das richtige Tool vom Profil des IT-Dienstleistungsunternehmens, der reinen Werbeagentur, mehrerer Vertriebsmodelle oder der Multi-Entity-Gruppe ab: Dies ist der Zweck unseres Leitfadens zur Auswahl eines ERP-Systems für IT-Dienstleistungsunternehmen.

YouMeo-Fallstudie

Im ESN ist die Missionsreihenfolge der erste Beweis für den Missionszyklus: Sie ist derjenige, der die Erstattung und Nachrechnung von Ausgaben öffnet. Wenn der → Charge-Management-Zyklus → Abrechnung manuell durchgeführt wird, werden Ausgaben und produzierte Arbeiten nicht mehr in Rechnung gestellt. Genau das hat YouMeo erlebt.

YouMeo, ein Innovationsberatungsunternehmen mit etwa zwanzig Mitarbeitern, verwaltete seine Aufgaben in Excel (Ressourcen, Spesenabrechnungen, Urlaub) und schrieb seine Rechnungen von Hand. Aufgrund mangelnder Sichtbarkeit wurden ein Teil der produzierten Arbeit und die Kosten nicht in Rechnung gestellt. Verwaltungsaufgaben häuften sich, ohne ein zuverlässiges Ergebnis zu garantieren. Dies ist das typische Margenleck, das eine manuelle Nachkontrolle durchlässt.

Raphael Beziz, Mitbegründer von YouMeo

Wir haben festgestellt, dass wir manchmal keinen Teil der Arbeit oder der Gebühren verlangen, weil es an Sichtbarkeit mangelt. Mit Stafiz haben wir endlich ein genaues System, das Fehler vermeidet und alle Transparenz bietet, um unser Geschäft zu steuern. Wir sparen unendlich viel Zeit und gewinnen Seelenfrieden. Das Management unserer Projekte ist seit Beginn der Nutzung unserer Projekte viel einfacher geworden. Die Software hat es uns ermöglicht, unser Projekt- und Leistungsmanagement zu automatisieren. Das war ein echter Wendepunkt!

Raphael Beziz
COO

Mit Stafiz hat YouMeo es zuverlässiger gemacht, Gebühren und Abrechnung zu verfolgen, Versäumnisse aufgrund mangelnder Sichtbarkeit beseitigt und die Rentabilität verbessert.

 

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