Was ist eine Projektbuchhaltungssoftware und warum brauchen Sie sie?

Es gibt Hunderte von Buchhaltungssoftwarelösungen auf dem Markt, zu verschiedenen Preisen und mit unterschiedlichen Markenversprechen.

Sie fragen sich vielleicht, welche für Sie die richtige ist oder ob Sie sich stattdessen für eine Projektbuchhaltungssoftware anstelle einer regulären Buchhaltungssoftware entscheiden sollten.

Dies ist eine relevante Frage, die es verdient, untersucht zu werden. Einfach ausgedrückt bietet eine klassische Buchhaltungssoftware einen ganzheitlichen Überblick über die allgemeine finanzielle Gesundheit eines Unternehmens.

Sie übernehmen zwar kritische Funktionen wie Kreditorenbuchhaltung, Forderungen und Gehaltsabrechnung, verfügen jedoch möglicherweise nicht über die erforderlichen Funktionen, um die Finanzen eines Projekts zu verwalten, z. B. die Zuweisung von Ressourcen und die Verfolgung von Projektkosten, die für das Projektmanagement spezifisch sind.

Projektbuchhaltungssoftware ist auf das Finanzmanagement einzelner Projekte spezialisiert. Sie bieten ein detailliertes Detailniveau, das es Unternehmen ermöglicht, Kosten, Umsatz und Rentabilität auf Projekt-, Phasen- und Kundenebene zu verfolgen.

Dieser zielgerichtete Ansatz ermöglicht eine genauere Budgetierung, Prognose und Leistungsmessung. Schauen wir uns das genauer an!

Was ist Projektbuchhaltung und was sind ihre Vorteile?

Die Projektbuchhaltung ist eine spezialisierte Form der Buchhaltung , die alle finanziellen Aspekte im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt verfolgt.

Im Gegensatz zur allgemeinen Buchhaltung, die sich mit der allgemeinen finanziellen Gesundheit eines Unternehmens beschäftigt, konzentriert sich Projektbuchhaltung auf die Erfassung der Kosten, Abrechnung und des Umsatzes eines Projekts. 

Es bietet Projektmanagern die Tools zur Überwachung der direkten Kosten, der Gemeinkosten und der Einnahmen, um sicherzustellen, dass das Projekt nicht über dem Budget liegt und die finanziellen Ziele erreicht werden.

Die Projektbuchhaltung beinhaltet die Erstellung eines detaillierten Plans zu Beginn des Projekts, die alle erwarteten Kosten skizzieren und Methoden zur Verfolgung und Verwaltung dieser Kosten während des gesamten Projektlebenszyklus bereitstellen. 

Dazu gehört die Überwachung der Ausgaben im Zusammenhang mit dem Projektteam, der Ausrüstung, externen Dienstleistungen und anderen Ressourcen.

Projektbuchhaltung vs. Finanzbuchhaltung

Wie unterscheiden sich diese beiden Tools?

Ein wesentlicher Unterschied zwischen den beiden ist der Zeitraum, auf den sie sich konzentrieren. Die Projektbuchhaltung befasst sich mit der finanziellen Leistung eines bestimmten Projekts innerhalb des definierten Zeitrahmens, unabhängig davon, ob es sich um einige Monate oder mehrere Jahre handelt.

Im Gegensatz dazu bietet die Finanzbuchhaltung einen Überblick über die Finanzen der Organisation über feste Zeiträume, wie zum Beispiel vierteljährlich oder jährlich.

In Bezug auf die Berichterstattung folgt die Finanzbuchhaltung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Rechnungslegung (GAAP) und ist in der gesamten Organisation standardisiert.

Die Projektbuchhaltung hingegen ist flexibler und auf die Bedürfnisse des jeweiligen Projekts zugeschnitten. Dies kann bedeuten, dass Sie sich auf bestimmte Kosten wie Material oder Arbeit konzentrieren, abhängig von den Anforderungen und Zielen des Projekts.

Schließlich bietet die Projektbuchhaltung die Möglichkeit, Prozesse an die individuellen Anforderungen jedes Projekts anzupassen, was eine größere Flexibilität und Genauigkeit ermöglicht.

Umgekehrt wird die Finanzbuchhaltung vom Financial Accounting Standards Board (FASB) geregelt und muss in der gesamten Organisation strengen regulatorischen Standards entsprechen.

Wie funktioniert die Projektabrechnung?

Die Projektbuchhaltung arbeitet, indem sie zu Beginn des Projekts budgetiert und Kosten sowie Einnahmen während der gesamten Durchführung kontinuierlich verfolgt. Die Hauptbestandteile der Projektbuchhaltung umfassen:

• Budgeterstellung: Definieren Sie alle mit dem Projekt verbundenen Kosten, einschließlich Arbeitskräfte, Materialien und externe Dienstleistungen.
• Kostenverfolgung: Überwachen Sie die tatsächlichen Kosten im Vergleich zum geplanten Budget und passen Sie es bei Bedarf an, um auf Kurs zu bleiben.
• Umsatzerkundung: Bestimmen Sie, wann Umsatz basierend auf Projektfortschritt oder -abschluss zu erkennen ist.

Projektleiter und Buchhalter nutzen diese detaillierte finanzielle Nachverfolgung , um sicherzustellen, dass das Projekt finanziell tragfähig bleibt, und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden und innerhalb der finanziellen Grenzen zu bleiben. 

Was sind die Vorteile der Projektbuchhaltung?

Projektbuchhaltung kann Ihr gesamtes Projekt auf den Erfolg vorbereiten, indem es Echtzeit-Einblicke in seine finanzielle Gesundheit durch zuverlässige Finanzkennzahlen liefert.

Durch die gründliche Nachverfolgung von Kosten, Umsatz und Projektfortschritt hilft Ihnen die Projektbuchhaltung, die Kontrolle über Ihr Budget zu behalten und sicherzustellen, dass Ihr Projekt profitabel bleibt.

Es ermöglicht Projektmanagern, wichtige Finanzkennzahlen wie Abschlussquoten, Margen und nicht fakturierte Ergebnisse zu überwachen, die für fundierte Entscheidungen entscheidend sind.

Mit einer genauen Projektbuchhaltung können Sie Abweichungen vom Budget schnell erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um Risiken zu mindern

Dieses Maß an Finanzüberwachung hilft bei der Vorhersage zukünftiger Kosten und Einnahmen und ermöglicht eine bessere Planung und Zuweisung von Ressourcen.

Letztendlich stellt die Projektbuchhaltung sicher, dass Ihr Projekt innerhalb der festgelegten finanziellen Parameter abgeschlossen wird, was zu seinem Gesamterfolg und seiner Rentabilität beiträgt.

Diese Vorteile machen sich auf unterschiedliche Weise bemerkbar.

• Genauere Finanzdaten: Die Projektbuchhaltung gibt detailliert Auskunft über die finanzielle Performance einzelner Projekte. Auf diese Weise können Projektmanager fundierte Entscheidungen treffen und sicherstellen, dass das Projekt profitabel und innerhalb des Budgets bleibt.
• Besseres Ressourcenmanagement: Durch die Verfolgung von Arbeits- und Materialkosten hilft die Projektbuchhaltung, die Ressourcenzuweisung zu optimieren. Dies stellt sicher, dass Ressourcen effizient genutzt werden, Abfall reduziert und die Produktivität maximiert wird.
• Bessere Budgetkontrolle: Durch die Echtzeit-Verfolgung von Ausgaben und Einnahmen ermöglicht die Projektbuchhaltung eine bessere Kontrolle des Projektbudgets. Dies hilft, finanzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und schnelle Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
• Bessere Projektplanung und Prognose: Historische Daten aus früheren Projekten können verwendet werden, um die Planung und Prognose für zukünftige Projekte zu verbessern. Die Projektbuchhaltung bietet ein klares Bild von Kosten und Einnahmen und hilft dabei, genauere Budgets und Zeitpläne für neue Projekte zu erstellen.
• Risikoidentifikation und -minderung: Die Projektbuchhaltung hilft dabei, potenzielle finanzielle Risiken frühzeitig im Projekt zu erkennen. Indem sie Kosten und Einnahmen genau im Auge behalten, können Projektmanager Probleme antizipieren, die sich auf die finanzielle Gesundheit des Projekts auswirken könnten, und Maßnahmen ergreifen, um sie zu mindern.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch den Zugriff auf detaillierte Finanzdaten können Projektmanager fundiertere Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung, Projektzeitpläne und andere kritische Aspekte des Projektmanagements treffen.
• Transparenz und Rechenschaftspflicht: Die Projektbuchhaltung stellt sicher, dass alle finanziellen Transaktionen im Zusammenhang mit dem Projekt dokumentiert und transparent sind. Dies erhöht die Verantwortlichkeit der Teammitglieder und gibt den Stakeholdern einen klaren Einblick in die finanzielle Gesundheit des Projekts.
• Gesteigerte Rentabilität: Durch die genaue Überwachung und Verwaltung der Kosten trägt die Projektbuchhaltung dazu bei, die Gesamtrentabilität des Projekts zu verbessern. Es stellt sicher, dass alle finanziellen Aspekte mit den Projektzielen in Einklang gebracht werden, was zu besseren finanziellen Ergebnissen führt.

Welche Kriterien sollten Sie bei der Auswahl einer Projektbuchhaltungssoftware berücksichtigen?

Es gibt keine Einheitslösung, wenn es um Projektbuchhaltungssoftware geht. Stellen Sie sicher, dass Sie die potenzielle Lösung anhand Ihrer Geschäftsziele, Softwarebedürfnisse und anderer für Ihr Unternehmen einzigartiger Kriterien bewerten.

Es ist wichtig, eine Projektbuchhaltungssoftware zu wählen, die die Finanz- und Managementziele Ihres Unternehmens unterstützt.

Betriebswirtschaftliche Kriterien

Es ist von größter Bedeutung, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen. Die Software sollte mit Ihren Anforderungen an die Managementkontrolle übereinstimmen und Ihnen helfen, die Projektleistung effektiv zu überwachen und zu steuern. (Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel über Managementkontrolle).

Idealerweise sollte Ihre Projektbuchhaltungssoftware:

• Unterstützen Sie Ihre übergeordneten Geschäftsziele: Dazu gehört die Verbesserung der Projektrentabilität, die Optimierung der Ressourcennutzung und die Umsetzung von Projekten pünktlich und im Budget.
• Erfüllen Sie die Anforderungen Ihrer Branche: Zum Beispiel benötigen Branchen wie Beratung, Ingenieurwesen oder Bauwesen spezielle Funktionen für Zeiterfassung, Ressourcenmanagement oder die Einhaltung von Branchenvorschriften.
• Passen Sie Ihr Budget an: Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten des Besitzes, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulungen und laufender Wartung.
• Unterstützung der Entscheidungsfindung durch Analysen und Berichterstattung: Dazu gehören Informationen zur Projektleistung, finanzieller Gesundheit und zur Ressourcenverteilung, sodass das Management fundierte Entscheidungen treffen kann.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf Funktionen. Die Softwarelösung sollte gut für das gesamte Unternehmen geeignet sein.

Softwarebezogene Kriterien

Betrachten Sie als Nächstes die Anforderungen an die Integration der Projektbuchhaltungssoftware.

Anpassung und Skalierbarkeit

Stellen Sie sicher, dass die Software an die spezifischen Anforderungen Ihrer Projekte und Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Die Möglichkeit, die Software an Ihre individuellen Arbeitsabläufe und Berichtsanforderungen anzupassen, ist von entscheidender Bedeutung. 

Wählen Sie eine Software, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wenn die Anzahl der Projekte zunimmt und sich ihre Komplexität ändert, muss die Software in der Lage sein, sich anzupassen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Ihre Software sollte eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Finanzen, Projektmanagement und anderen Abteilungen ermöglichen.

Eine einfach zu bedienende Projektbuchhaltungssoftware stellt sicher, dass alle aufeinander abgestimmt sind und auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. Es sollte es einfach machen, die Finanzinformationen des Projekts an diejenigen zu kommunizieren, die sie benötigen, einschließlich Projektsponsoren und anderer Interessengruppen.

Integration mit anderen Systemen

Suchen Sie nach Software, die sich nahtlos in andere Geschäftssysteme wie ERP-, CRM- und Beschaffungssysteme integrieren lässt.

Dies verhindert die Entstehung von Datensilos und sorgt für eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Projektfinanzen. 

Die Software muss konsistente und genaue Daten über verschiedene Systeme hinweg pflegen, um das Fehlerrisiko zu verringern und sicherzustellen, dass alle Teams mit denselben Informationen arbeiten.

Zusätzliche Kriterien

Berücksichtigen Sie schließlich die Kriterien, die Ihr Team effizienter machen und die Nutzung der Software erleichtern.

Cloud-basierte Lösung

Cloud-basierte Projektbuchhaltungssoftware ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit, den Zugriff von unterwegs und unterstützt hybride Teams. Diese Flexibilität wird in den heutigen dynamischen Arbeitsumgebungen immer wichtiger.

Datensicherheit und Einhaltung des Datenschutzes

Die Software muss sensible Finanzdaten vor unbefugtem Zugriff und Verstößen schützen. Es sollte sicherstellen, dass die Daten regelmäßig gesichert werden und im Falle eines Systemausfalls schnell wiederhergestellt werden können.

Rechtliche Anpassung für Wirtschaftsprüfung und Besteuerung

Stellen Sie sicher, dass die Projektbuchhaltungssoftware den Finanzvorschriften und relevanten Standards (z. B. GAAP, IFRS) entspricht.

Diese Einhaltung ist entscheidend für Wirtschaftsprüfungen und Steuern, um das Risiko rechtlicher Probleme zu verringern.

Dienstleistungen von Softwareanbietern

Suchen Sie nach einem Softwareanbieter, der den Benutzern angemessene Schulungen anbietet und eine effektive Nutzung der Software gewährleistet. 

Stellen Sie sicher, dass der Anbieter verfügbaren Support und Kundenservice anbietet, insbesondere während der anfänglichen Implementierungs - und Einführungsphase.

Ganz gleich, ob Sie Bauprojekte verwalten, eine Gesundheitspraxis betreiben oder ein kleines Unternehmen führen, die Auswahl der richtigen Projektbuchhaltungssoftware ist entscheidend für Ihren Erfolg.

Projektbuchhaltungssoftware ist spezialisierte Finanzmanagementsoftware , die sich auf die Erfassung von Kosten, Umsatz und Rentabilität auf Projektebene konzentriert und detailliertere Informationen und Kontrolle bietet als allgemeine Buchhaltungssoftware. Sie ermöglicht eine genaue Budgetierung, Prognose und Leistungsmessung , was entscheidend ist, um im Budget der Projekte zu bleiben und die Rentabilität sicherzustellen. Die Software unterstützt ein besseres Ressourcenmanagement, Risikoidentifikation und Entscheidungsfindung und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung der Finanzvorschriften.

Bei der Auswahl einer Projektbuchhaltungssoftware ist es wichtig, sowohl die geschäftsbezogenen Anforderungen als auch die Fähigkeiten der Software zu berücksichtigen, wie z. B. Anpassung, Skalierbarkeit, Integration und Datensicherheit.