Adviesbureaus: de uitdagingen van personeel (2022)

Personeelsproblemen in adviesbureaus

Personeel is de kern van de zorgen van de partners. Aangezien we tijd in grijze massa verkopen, is het van vitaal belang om de beschikbaarheid en vaardigheden te beheren om de beschikbaarheid van consultants te optimaliseren. Hier volgt een kort overzicht van de problemen en hoe onze kantoren ze aanpakken.

De uitdagingen:

De personeelsbezetting is een bijzonder kritieke kwestie, aangezien het de sleutel is tot de winstgevendheid van het bedrijf en het zeer ingewikkeld kan zijn om het goed te doen. Dit zijn de parameters waarmee rekening moet worden gehouden:  

De pijp en de werklast om te beheren

Om te weten wie je in dienst moet nemen, moet je eerst weten wat je nodig hebt. Op de een of andere manier moet je een volledig beeld hebben van de behoeften van lopende opdrachten. Met andere woorden: recente voorstellen die zijn binnengehaald en die zijn gepresenteerd aan prospects, en hun kansen op succes. En voor elk van deze projecten moet je de vereisten identificeren (aantal dagen, anciënniteit, specifieke expertise, enz.)

Leiding in Stafiz

Beschikbaarheid van consultants

Dit is natuurlijk het belangrijkste punt. Allereerst hebben we informatie nodig: wie is er vandaag beschikbaar om aan een 'propale' te werken? Welke junior is vanaf volgende week 3 maanden beschikbaar om te werken aan de missie die we net hebben verkocht? We moeten de meest actuele en betrouwbare informatie verzamelen, zodat we weten wie beschikbaar is en wie niet (een opdracht verkocht aan 70%, bijvoorbeeld).

Beschikbaarheid van personeel in Stafiz

De vereiste vaardigheden

Voor sommige opdrachten heb je specifieke expertise nodig. Een Excel-knobbel om een financiële opdracht uit te voeren, een spoorwegenexpert om voor de SNCF te werken, enz. Het is niet altijd gemakkelijk om alle opdrachten en de vaardigheden van iedereen in het bedrijf te onthouden, vooral niet als je veel collega's hebt. Maar je moet je best doen om de persoon te vinden die je prospect het best zal overtuigen om voor jouw bedrijf te kiezen en die het project zo efficiënt mogelijk zal uitvoeren.

Kandidaat vaardigheden

Prioritaire missies

Sommige opdrachten moeten voorrang kunnen krijgen op andere, en daar zijn verschillende redenen voor. Een opdracht kan bijvoorbeeld van strategisch belang zijn voor het bedrijf, want als deze klein is of slecht is verkocht, kan dit de deur openen naar een tweede, veel grotere en winstgevendere opdracht. Opdrachten met een hogere ARR kunnen bijvoorbeeld ook prioriteit krijgen.  

Verlangens van adviseurs en loopbaanmanagement

De laatste twee elementen waarmee rekening moet worden gehouden, zijn de wens van de consultants (diegene die 4 jaar bij Orange in Brest heeft gewerkt, is misschien op zoek naar een andere omgeving) en het beheer van hun vaardigheden. Om jonge mensen voor te bereiden om managers te worden, moeten ze een bepaald aantal verschillende soorten opdrachten hebben gezien en in staat zijn geweest om te gaan met presentaties en Excel, korte opdrachten en lange opdrachten, enzovoort. Door de achtergrond van elke persoon en de gaten die in een carrièrepad moeten worden opgevuld bij te houden, kan het personeel dienovereenkomstig worden aangepast.  

Algemeen ingevoerde processen

Adviesbureaus hebben verschillende personeelsmodellen opgezet. Deze worden ondersteund door lopende processen en belangrijke personeelsmomenten zoals de toepasselijk genaamde wekelijkse "personeelsvergadering". Dit zijn de praktijken die door Stafiz zijn geïdentificeerd:  

Gecentraliseerd :

In dit geval neemt een beperkt aantal mensen, meestal de directeur of de 2 of 3 partners van een bedrijf, de beslissing over opdrachten. Deze mensen moeten elk personeelslid dus goed kennen.  

Gedecentraliseerd :

Alle partners en managers van een bedrijf kunnen iemand inzetten voor een opdracht. Als er een consultant beschikbaar is, is het mogelijk om deze direct in te zetten zonder validatie. Het inzetten van personeel gaat sneller, maar er zijn risico's aan verbonden: te hoge werkdruk, nog niet verkochte voorstellen, enz. In sommige bedrijven hebben de consultants zelf controle over hun personeelsbezetting. Deze machtiging sluit controle niet uit, die de partners op elk moment kunnen uitvoeren door de ERP-gegevens te raadplegen.  

Vereisten bladen :

In een gecentraliseerd proces is het mogelijk om formulieren op te stellen waarin de personeelsbehoeften worden uitgedrukt. Deze worden aan het begin van een opdracht of bij een herschikking gemaakt en bevatten basisinformatie over de aanvraag. Deze informatie omvat anciënniteit, profielen, data, werklast en specifieke vaardigheden. Deze sheets worden vervolgens op elkaar afgestemd om behoeften en beschikbaarheid op elkaar af te stemmen en de beste combinatie te vinden.  

Personeelsvergaderingen :

De meeste kantoren organiseren bijeenkomsten (wekelijks of tweewekelijks) voor persoonlijke besprekingen over personeel. Deze vergaderingen beginnen meestal met een samenvatting van de leiding en de gewonnen voorstellen en duren een of twee uur, afhankelijk van de te nemen beslissingen.  

De bijdrage van software :

De meeste adviesbureaus gebruiken nog steeds Excel om hun personeel te beheren. Nieuwe technologieën bieden echter onmiskenbare voordelen:

• Samenwerking: iedereen kan de informatie die hen interesseert bekijken en wijzigen, afhankelijk van hun toegangsrechten. Een junior kan bijvoorbeeld alleen zijn eigen personeelsbezetting bekijken, terwijl medewerkers de personeelsbezetting van alle anderen kunnen wijzigen.

• Betrouwbaarheid van informatie: gegevens kunnen 24/7 worden gewijzigd en iedereen kan de gegevens wijzigen waartoe hij toegang heeft. Dit leger van medewerkers zorgt ervoor dat het personeelsbestand van dag tot dag betrouwbaar is. Als een personeelssysteem niet up-to-date is, zullen een aantal factoren de manager op de een of andere manier dwingen om het bij te werken: zijn partner kan hem bijvoorbeeld vragen om dat te doen, omdat hij zelf de balans van de activiteit moet opmaken. De partner kan ook het personeelsbestand aanpassen om het up-to-date te brengen. Juniors kunnen ook zien dat hun bezetting up-to-date is en vragen om een update indien nodig. Tot slot wordt de manager zelf gewaarschuwd als zijn personeelsprognose onvolledig is. Zijn margepercentage zal verkeerd zijn en zijn beheer van de opdracht zal verslechteren; hij zal daarom worden aangemoedigd om de gegevens bij te werken.

• Realtime: je hoeft niet al je collega's te bellen of door de gangen te rennen om de laatste informatie te krijgen, je hoeft alleen maar in te loggen (bijvoorbeeld op je mobiel) om live personeel te krijgen.

Ander artikel: Waarom een personeelstool gebruiken? Video over personeelsbeheer  

Stafiz is personeelssoftware die je helpt je resources te beheren en je projecten te sturen. Krijg in realtime inzicht in de werklast en planningen van uw medewerkers. Zoek en wijs uw resources gemakkelijker toe aan uw opdrachten. Optimaliseer de workload van uw medewerkers zodat ze bij u blijven! 

Ga voor meer informatie over het Stafiz-platform naar de speciale pagina.

Personeelsfunctionaliteit in Stafiz