Empresas de consultoría: ¿Cuáles son los desafíos de la dotación de personal? (2022)

Problemas de personal en las empresas de consultoría

La programación de personal está en el centro de las preocupaciones de los socios. Dado que vendemos tiempo de materia gris, es esencial gestionar la disponibilidad y las competencias para optimizar la disponibilidad de los consultores. A continuación se presenta un breve resumen de los problemas y las respuestas de las empresas a los mismos.

Lo que está en juego:

La dotación de personal es un tema particularmente crítico, ya que es clave para la rentabilidad de la empresa y puede ser muy complejo de llevar a cabo bien. Estos son todos los parámetros a tener en cuenta:  

La pipeline y la carga de trabajo que se debe gestionar

Para saber a quién contratar, primero hay que conocer las necesidades. De una forma u otra, es necesario tener una visión completa de las necesidades de las misiones en curso. Es decir: las propuestas recientes ganadas y las que se han presentado a los prospectos y sus posibilidades de éxito. Y para cada uno de estos proyectos, es necesario identificar las necesidades (número de días, antigüedad, experiencia particular, etc.)

Pipe en Stafiz

Disponibilidad de consultores

Este es obviamente el punto principal. En primer lugar, hay que tener la información: ¿quién está disponible hoy para trabajar en un "propal"? ¿Qué junior estará disponible durante 3 meses a partir de la próxima semana para trabajar en la tarea que acabamos de vender? Es necesario recopilar la información más actualizada y fiable para conocer la disponibilidad segura y anticipada (una misión vendida al 70%, por ejemplo) de cada uno.

Disponibilidad de empleados en Stafiz

Las habilidades requeridas

En ciertas misiones, se necesitan conocimientos especializados. Un crack de Excel para hacer una misión financiera, un experto ferroviario para trabajar en la SNCF, etc. Recordar todas las tareas y habilidades de todos en la empresa no siempre es fácil, especialmente si tienes muchos colegas. Pero tienes que hacer todo lo posible para encontrar a la persona que mejor convenza a tu cliente potencial para que elija tu empresa, y que llevará a cabo el proyecto con la mayor eficiencia.

Competencias de los candidatos

Misiones prioritarias

Algunas misiones deben poder tener prioridad sobre otras, y por varias razones posibles. Por ejemplo, un encargo puede ser estratégico para la empresa, porque si es pequeño o se ha vendido mal, puede abrir las puertas a un segundo encargo mucho más grande y rentable. Las misiones para las que se ADR también se pueden priorizar, por ejemplo.  

Los deseos de los consultores y la gestión de sus carreras

Los dos últimos elementos a tener en cuenta son, en primer lugar, el deseo de los consultores (fulano de tal que pasó 4 años en Brest en Orange puede querer cambiar de aires) y la gestión de sus habilidades. Para preparar a los jóvenes para ser gerentes, deben haber visto un cierto número de diferentes tipos de tareas, y deben haber sido capaces de manejar presentaciones y Excel, tareas cortas y tareas largas, etc. Seguir la historia de cada persona y los vacíos a llenar en un curso permite adaptar la dotación de personal en este sentido.  

Los procesos que generalmente se ponen en marcha

Las empresas de consultoría han establecido diferentes modelos de dotación de personal. Están respaldados por procesos a lo largo del camino y momentos fuertes de dotación de personal, como la reunión semanal de "dotación de personal". Estas son las prácticas identificadas por Stafiz:  

Centralizado:

En este caso, un número limitado de personas, normalmente el director general o los 2 o 3 socios de una empresa, toman la decisión sobre las cesiones. Por lo tanto, estas personas deben conocer bien a cada empleado.  

Descentralizado:

Todos los socios y gerentes de una empresa pueden contratar a alguien en una tarea. Si hay un consultor disponible, es posible contratarlo directamente sin validación. La dotación de personal se acelera, pero esto incluye riesgos: cargas de trabajo sobrevaloradas, propuestas aún no vendidas, etc. En algunas empresas, los propios consultores tienen control sobre su personal. Esta rendición de cuentas no excluye el control, que los socios pueden llevar a cabo de forma permanente consultando los datos del ERP.  

Hojas de necesidades:

En un proceso centralizado, es posible escribir hojas que expresen las necesidades de personal. Creados al inicio de una misión, o cuando es necesario realizar un rediseño, incluyen la información básica de la solicitud. Esta información es: antigüedad, perfiles, fechas, cargo, habilidades específicas. A continuación, estas hojas se concilian para coordinar las necesidades y la disponibilidad y encontrar la mejor combinación  

Reuniones de personal:

La mayoría de las empresas organizan reuniones (semanales o quincenales) para debatir personalmente sobre el personal. Estas reuniones suelen comenzar con un resumen de la pipeline y las propuestas ganadas y duran entre una y dos horas, dependiendo de los ajustes a realizar.  

La contribución del software:

La mayoría de las consultoras siguen utilizando Excel para la programación de personal. Sin embargo, las nuevas tecnologías aportan ventajas innegables:

• Colaboración: cada persona puede, en función de las autorizaciones que se le hayan dado, ver y modificar la información que le interese. Por ejemplo, un junior solo podrá acceder a la visualización de su propia dotación de personal, mientras que los asociados podrán modificar la dotación de personal de todos.

• Fiabilidad de la información: los datos pueden modificarse las 24 horas del día, y todo el mundo puede modificar los datos a los que tiene acceso. Este ejército de colaboradores hace posible que el personal sea fiable a diario. Si un sistema de asignación de personal no está actualizado, varios factores obligarán de algún modo al gestor a actualizarlo: por ejemplo, tu socio puede pedirte que lo hagas, porque necesita hacer un balance de la actividad. El socio también puede modificar la plantilla para ponerla al día. Los jóvenes también pueden ver que su personal está al día y solicitar una actualización si es necesario. Por último, el propio gestor es alertado si su previsión de personal es incompleta. Su tasa de margen será errónea y su gestión de la misión se degradará; por lo tanto, se le animará a actualizar los datos.

• En tiempo real: no es necesario llamar a todos los compañeros ni correr por los pasillos para obtener la información más reciente, basta con conectarse (en el móvil, por ejemplo) para obtener la programación de personal en directo.

Otro artículo: ¿Por qué utilizar una herramienta de dotación de personal? Vídeo de gestión de personal  

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