Empresas de consultoría: los retos de la dotación de personal (2022)

Cuestiones de personal en las consultorías

La programación de personal está en el centro de las preocupaciones de los socios. Dado que vendemos tiempo de materia gris, es esencial gestionar la disponibilidad y las competencias para optimizar la disponibilidad de los consultores. A continuación se presenta un breve resumen de los problemas y las respuestas de las empresas a los mismos.

Los retos:

En dotación de personal es una cuestión especialmente crítica, ya que es clave para la rentabilidad de la empresa y puede ser muy complejo acertar. He aquí los parámetros que hay que tener en cuenta:  

La pipeline y la carga de trabajo que se debe gestionar

Para saber a quién contratar, primero hay que saber qué se necesita. De un modo u otro, hay que tener una visión completa de las necesidades de los encargos actuales. Es decir: las propuestas recientes que se han ganado y las que se han presentado a prospectos y sus posibilidades de éxito. Y para cada uno de estos proyectos, hay que identificar los requisitos (número de días, antigüedad, conocimientos específicos, etc.).

Pipe en Stafiz

Disponibilidad de asesores

Evidentemente, éste es el punto más importante. En primer lugar, necesitamos información: ¿quién está disponible hoy para trabajar en una "propale"? ¿Qué junior estará disponible durante 3 meses a partir de la semana que viene para trabajar en la misión que acabamos de vender? Tenemos que recopilar la información más actualizada y fiable para saber quién está disponible y quién no (una misión vendida al 70%, por ejemplo).

Disponibilidad del personal en Stafiz

Competencias necesarias

Para algunas tareas se necesitan conocimientos específicos. Un genio de Excel para hacer un trabajo financiero, un experto en ferrocarriles para trabajar para la SNCF, etc. Acordarse de todos los encargos y de las competencias de cada uno no siempre es fácil, sobre todo si hay muchos colegas. Pero hay que hacer todo lo posible para encontrar a la persona que mejor convenza a su cliente potencial para que elija su empresa, y que lleve a cabo el proyecto con la mayor eficacia posible.

Competencias del candidato

Misiones prioritarias

Algunas misiones deberían tener prioridad sobre otras, y hay varias razones posibles para ello. Por ejemplo, un encargo puede ser estratégico para la empresa, porque si es pequeño o se ha vendido mal, puede abrir la puerta a un segundo encargo mucho mayor y más rentable. ADR También puede darse prioridad a los encargos de mayor cuantía, por ejemplo.  

Deseos de los consultores y gestión de su carrera

Los dos últimos elementos a tener en cuenta son el deseo de los consultores (fulanito que pasó 4 años en Brest con Orange puede querer cambiar de aires), y la gestión de sus competencias. Para preparar a los jóvenes a convertirse en gestores, es necesario que hayan visto un cierto número de diferentes tipos de tareas, y que hayan sido capaces de manejar presentaciones y Excel, tareas cortas y largas, etc. El seguimiento de los antecedentes de cada persona y de las lagunas que deben colmarse en su trayectoria profesional permite adaptar la dotación de personal en consecuencia.  

Procesos generalmente establecidos

Las empresas de consultoría han establecido distintos modelos de dotación de personal. Éstos se apoyan en procesos continuos y momentos clave de dotación de personal, como la bien llamada "reunión semanal de dotación de personal". Estas son las prácticas identificadas por Stafiz:  

Centralizado :

En este caso, un número limitado de personas, normalmente el director gerente o los 2 ó 3 socios de una empresa, toman la decisión sobre las asignaciones. Por tanto, estas personas deben conocer bien a cada miembro del personal.  

Descentralizado :

Todos los socios y directivos de una empresa pueden asignar personal a una misión. Si un consultor está disponible, es posible contratarlo directamente sin validación. La contratación se acelera, pero conlleva riesgos: sobreestimación de la carga de trabajo, propuestas aún no vendidas, etc. En algunas empresas, los propios consultores tienen el control de su dotación de personal. Esta habilitación no excluye el control, que los socios pueden efectuar en cualquier momento consultando los datos del ERP.  

Fichas de requisitos :

En un proceso centralizado, es posible elaborar formularios que expresen las necesidades de personal. Éstos se crean al inicio de una misión, o cuando se requiere una reorganización, e incluyen información básica sobre la solicitud. Esta información incluye antigüedad, perfiles, fechas, carga de trabajo y competencias específicas. Estas fichas se cotejan a continuación para coordinar las necesidades y las disponibilidades y encontrar la mejor combinación.  

Reuniones de personal :

La mayoría de las empresas organizan reuniones (semanales o quincenales) para debatir personalmente sobre el personal. Estas reuniones suelen comenzar con un resumen de la pipeline y las propuestas ganadas y duran entre una y dos horas, dependiendo de los ajustes a realizar.  

La contribución del software :

La mayoría de las consultoras siguen utilizando Excel para la programación de personal. Sin embargo, las nuevas tecnologías aportan ventajas innegables:

• Colaboración: todo el mundo puede ver y modificar la información que le interesa, en función de sus derechos de acceso. Por ejemplo, es posible que un junior sólo pueda ver su propia plantilla, mientras que los asociados pueden modificar la de todos los demás.

• Fiabilidad de la información: los datos pueden modificarse las 24 horas del día, y todo el mundo puede modificar los datos a los que tiene acceso. Este ejército de colaboradores hace posible que el personal sea fiable a diario. Si un sistema de asignación de personal no está actualizado, varios factores obligarán de algún modo al gestor a actualizarlo: por ejemplo, tu socio puede pedirte que lo hagas, porque necesita hacer un balance de la actividad. El socio también puede modificar la plantilla para ponerla al día. Los jóvenes también pueden ver que su personal está al día y solicitar una actualización si es necesario. Por último, el propio gestor es alertado si su previsión de personal es incompleta. Su tasa de margen será errónea y su gestión de la misión se degradará; por lo tanto, se le animará a actualizar los datos.

• En tiempo real: no es necesario llamar a todos los compañeros ni correr por los pasillos para obtener la información más reciente, basta con conectarse (en el móvil, por ejemplo) para obtener la programación de personal en directo.

Otro artículo: ¿Por qué utilizar una herramienta de dotación de personal? Vídeo sobre la gestión de personal  

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Funcionalidad de dotación de personal en Stafiz