DOSSIER - ALLES WAT JE MOET WETEN OVER FACTURATIE VOOR DIENSTVERLENENDE BEDRIJVEN
3. Hoe kan ik sneller betaald worden door mijn klanten?
Het uitgeven van projectfacturen is slechts de eerste stap. De volgende stap is ervoor zorgen dat de betaling van de klant wordt geïnd. In dit artikel onderzoeken we de verschillende acties die je kunt ondernemen om sneller betaald te krijgen. Ontdek de links naar alle artikelen in het dossier hieronder:
1. Hoe schat je de kosten, prijzen en het type facturering in voor een factureerbaar project?
2. Hoe beheer je het risico van projectoverschrijdingen?
3. Hoe kan ik sneller betaald worden door mijn klanten?
4. Hoe beheer ik complexe factureringsafspraken?
5. Hoe ga je om met fiscale facturering en facturering in meerdere valuta?
6. Hoe beheer je facturatie tussen verschillende entiteiten binnen hetzelfde bedrijf (intercompany stromen)?
7. Hoe kunnen we de communicatie met klanten vereenvoudigen?
8. Hoe kan ik in de loop van een project bepaalde parameters wijzigen die van invloed zijn op de facturering?
9. Hoe kan ik een projectofferte- en factureringstool instellen?
Sneller factureren door het proces van factureren op basis van tijd en materialen te automatiseren
Wanneer je factureert op basis van bestede tijd, verwacht de klant een factuur te ontvangen met een bepaalde frequentie. In het geval van een tijd- en materiaalproject gebeurt de facturatie vaak maandelijks.
Om ervoor te zorgen dat de facturatie zo vroeg mogelijk in de maand plaatsvindt, moeten er een aantal processen worden ingesteld om de zaken te versnellen:
- Validatie van gewerkte tijd door de klant of manager, met een online goedkeuringsworkflow. Dit vergemakkelijkt uitwisselingen en maakt facturering betrouwbaarder.
- Automatisch ophalen van activiteitenrapporten voor het opstellen van facturen. Met de ingediende gegevens moeten facturen automatisch kunnen worden opgesteld
- Bulkverzending van facturen vanuit het facturatieplatform. Ook hier kan de juiste tool vele uren werk aan facturatie besparen.
Communicatie automatiseren om deadlines eerder te factureren
In het geval van forfaitaire facturering is het meestal een communicatieprobleem dat leidt tot een te lange betalingscyclus.
Veldteams en projectmanagers zijn zich niet altijd bewust van het belang om aan de factureringsteams te bevestigen dat een fase is voltooid, zodat een deadline kan worden gefactureerd.
Deze projectteams moeten gemakkelijk kunnen aangeven wanneer een deadline kan worden gefactureerd. In het ideale geval kunnen ze vanuit hun projectmanagementtool bevestigen dat de deadline is bereikt, waardoor de factureringsteams op de hoogte worden gebracht. Dankzij dit voorbeeld van geautomatiseerde communicatie kan de facturatie onmiddellijk worden uitgevoerd en kan de betaling sneller worden ontvangen dan wanneer de factuur te laat zou zijn uitgeschreven.
Betere controle over uitstaande betalingen
Om de cashflow te verbeteren, moet je onbetaalde facturen kunnen opvolgen. Het is belangrijk om een rapport over onbetaalde facturen te kunnen raadplegen: de ouderdomsbalans is een rapport waarmee je onbetaalde facturen kunt analyseren en classificeren volgens het aantal dagen dat verstreken is sinds ze onbetaald werden. Het doel is om prioriteit te geven aan aanmaningen. Hoe meer tijd er verstrijkt, hoe minder waarschijnlijk het is dat een schuld wordt geïnd.
Deze rapportering moet gemakkelijk leesbaar zijn voor de factureringsteams en moet hen in staat stellen om opvolgingsacties te prioriteren.
Herinneringen van klanten effectief beheren
Hoewel herinneringen aan klanten niet altijd geautomatiseerd kunnen worden, is het mogelijk om het proces aanzienlijk te vereenvoudigen. Hier zijn de stappen die je kunt nemen om je herinneringen te verbeteren:
- Stel een automatisch meldingssysteem in wanneer een factuur onbetaald blijft. Deze informatie moet automatisch worden verzonden naar de mensen die verantwoordelijk zijn voor de inning, maar ook naar de mensen die verantwoordelijk zijn voor het project, die het soms gemakkelijker vinden om de zaak van de klant te winnen. Factureringssoftware kan over het algemeen worden gebruikt om dit notificatiesysteem op te zetten.
- De mogelijkheid om herinneringen te automatiseren, afhankelijk van de klant en het project. Automatische herinneringen zijn niet altijd de beste optie. Relaties en kennis van de context zijn essentieel voor een effectieve inzameling. Voor een groot aantal projecten kan een automatisch herinneringssysteem met getimede e-mails echter de effectiviteit van het systeem versterken.
De 9 problemen van projectfacturatie en hoe Stafiz je kan helpen ze op te lossen?
1. Hoe schat je de kosten, prijzen en het type facturering in voor een factureerbaar project?
2. Hoe beheer je het risico van projectoverschrijdingen?
3. Hoe kan ik sneller betaald worden door mijn klanten?
4. Hoe complexe factureringsafspraken beheren
5. Hoe gaan jullie om met belastingfacturering en facturering in meerdere valuta?
6. Hoe facturatie beheren tussen verschillende entiteiten in hetzelfde bedrijf (intercompany stromen)
7. Hoe kunnen we de communicatie met klanten vereenvoudigen?
9. Hoe stel je een projectofferte- en factureringstool in?
