Effectief middelenbeheer na Covid-19: 4 belangrijkste lessen

COVID-19 verstoort niet alleen werkplekken, maar heeft ook een revolutie teweeggebracht op het gebied van Human Resource Management in advies- en professionele dienstverleningsbedrijven. Werken op afstand in een pandemische situatie, in een context van kritieke economische onzekerheid, brengt ongekende uitdagingen met zich mee voor human resources: waaronder supervisie, effectieve communicatie, productiviteits- en prestatiemanagement, betrokkenheid, promotie en beschikbaarheid van werknemers... Human Resource Management moet opnieuw worden uitgevonden.

Herstel zal van geval tot geval gebeuren en vereist het heroverwegen van verschillende strategieën voor het organiseren van middelen. 

Het is inderdaad nodig om een stap terug te doen van de gebeurtenissen om de best mogelijke conclusies te trekken. Het werkboek"COVID-19: Workforce strategies for a post-COVID-19 recovery" van Deloitte roept op tot: reflecteren - opnieuw inzetten - opnieuw nadenken - opnieuw opstarten.

Het doel is om flexibiliteit tot de nieuwe norm te maken om zo acuut en adequaat mogelijk te kunnen reageren op verschillende situaties. Dit betekent een herziening van de werkstructuren en de teamorganisatie. 

1. Centraliseren van communicatie met en tussen werknemers voor betere connectiviteit
2. Prestaties bijhouden om ze te optimaliseren
3. Talent maximaliseren voor een hogere productiviteit
4. Betere zichtbaarheid voor beter reactievermogen 

1. Centraliseren van communicatie met en tussen werknemers voor betere connectiviteit

Thuiswerken heeft de behoefte aan gecentraliseerde communicatieruimtes voor de voortgang van de verschillende projecten versterkt, maar ook voor het welzijn van de teams en hun beschikbaarheid. Het is cruciaal geworden voor organisaties om een algemeen overzicht te hebben van waar hun teams aan werken en hoe het werk verdeeld is over de werknemers. Human Resource Management (HRM) is flexibeler geworden, net als de werknemers zelf: de LSE Business Review constateert een toename in de bereidheid om samen te werken, flexibel te zijn en zich snel aan te passen. Geconfronteerd met deze evolutie dreigt het gevaar van micromanagement: managers die, omdat het buiten bereik ligt, het vertrouwen in hun personeel verliezen en ervoor zorgen dat teams aan productiviteit inboeten. 

De oplossing ligt dus in een op maat gemaakt gecentraliseerd platform dat werknemers met elkaar verbindt en live rapporteert over hun evolutie. Een software zoals Stafiz helpt bij het begeleiden en organiseren van projecten, maar vermijdt het micromanagen van taken per taak. Elke medewerker kan zijn planning herschikken en deze bottom-up benadering geeft het management een globaal inzicht in wie er in de volgende periode beschikbaar is om aan een nieuw project te beginnen.

            Daarnaast werd via COVID-19 ontdekt dat talenten zoals projectmanagers niet geografisch beperkt moeten worden. Adviesbureaus en professionele dienstverleners kunnen hun expertise uitbreiden tot buiten hun lokale omgeving als ze beschikken over de juiste communicatie-, evaluatie-, supervisie- en controle-instrumenten om hun HRM te beheren. 

2. Prestaties bijhouden om ze te optimaliseren

Met de verspreiding van het personeelsbestand is een op maat gemaakt, databasegestuurd en relevant inzicht van fundamenteel belang om de prestaties en betrokkenheid van het team te volgen. Een scherp inzicht in de verschillende activiteiten maakt een juiste positionering en organisatie van taken in de planning op lange en korte termijn mogelijk. Aan de andere kant helpt het identificeren van hiaten in de planningen bij het optimaliseren ervan.

Op deze manier zijn event-monitoring en rapportage nog nooit zo cruciaal geweest. Software die de resourceplanning centraliseert, helpt bij het identificeren van over- of onderbezetting en het reorganiseren van taken en projecten zodat niemand wordt overstelpt met werk of zich verveelt zonder iets te doen.

Tot slot moeten werknemers dagelijks gedetailleerd en met een luisterend oor verslag kunnen uitbrengen over hun prestaties en eventuele moeilijkheden die ze ondervinden. Werknemers kunnen een opmerking of een smiley toevoegen aan hun tijdregistratie om hun gevoelens over te brengen en het management te helpen hun vooruitgang op afstand te volgen. 

Vooral adviesbureaus en professionele dienstverleners houden zich hiermee bezig. Hun werk- en uitwisselingsruimten kunnen zich inderdaad uitstrekken van het kantoor tot de woning van de werknemer, maar ook, en vooral, tot de gebouwen van de klant. Deze delicate en veelvuldige geografische flexibiliteit leidt tot afstand en vergroot de communicatieproblemen. Rapporteren over prestaties, duidelijk uitleggen wat iemands schema is, werken in teamverband, enz. worden op deze gebieden veel complexer en vereisen een dringend antwoord. 

3. Talent maximaliseren voor een hogere productiviteit

Daarnaast is het noodzakelijk om de rollen van elke persoon te identificeren en te beperken om individuele en collectieve prestaties te maximaliseren. 

In feite geeft 40% van de werknemers aan dagelijks opdrachten uit te voeren die niet overeenkomen met hun functieomschrijving. Als gevolg hiervan leidt deze versnippering tot een dramatische verspilling van talent, mogelijk een verlies aan efficiëntie op de betreffende taken en een vermindering van de tijd die wordt besteed aan opdrachten die echt overeenkomen met het profiel van de werknemer. Deze versnippering is geaccentueerd met COVID-19 en thuiswerken. 

Het softwarepunt van Human Resource Management probeert een antwoord te geven op de vraag: "Wanneer, waar en hoe moet ik talent van binnen of buiten het bedrijf aantrekken en mobiliseren om het hoofd te bieden aan een dergelijke werklast en een dergelijk project? Het wordt dus essentieel om de beschikbaarheid van capaciteiten en talenten te analyseren en te beoordelen. 

- Intern aanbod: zorg ervoor dat opdrachten niet versnipperd raken

- Extern aanbod: Waar zit het talent? Hoe vind je het en hoe vraag je het aan? Tegen welke prijs?

- Externe vraag: op zoek naar financieel voordeel voor het bedrijf

Consultancy- en professionele dienstverleners hebben er, vooral omdat ze met evenveel speciale situaties als klanten worden geconfronteerd en niet in een protocollaire routine vervallen, alles bij te winnen om elk talent maximaal in te zetten. Welk talent voor welk project? Voor hoe lang? Voor hoe lang? Waarom?

4. Betere zichtbaarheid voor beter reactievermogen 

Een crisis, sociaal of individueel, zoals COVID-19, heeft een directe impact op HRM en werkpraktijken. Het reactievermogen van de structuren is doorslaggevend om er effectief, snel en adequaat mee om te gaan, maar ook om van elk van deze moeilijkheden te leren.

Adviesbureaus en professionele dienstverleners moeten investeren in tools die thuiswerken en virtuele samenwerking tussen hun werknemers mogelijk maken en vergemakkelijken. Ze moeten hun bandbreedte beoordelen en updaten om deze nieuwe implementaties binnen hun netwerk te ondersteunen, periodieke netwerkstresstests uitvoeren en alternatieve oplossingen identificeren voor elke kritieke taak die niet thuis kan worden uitgevoerd. 

Deze nog steeds ongebruikelijke reflexen zullen veel flexibiliteit vergen van de kant van bedrijven en individuen. Het is een kwestie van het beheer van hulpbronnen en de planning van hulpbronnen volledig reorganiseren. 

Via een herdefiniëring van werkprocessen en de standaard roept COVID-19 advies- en professionele dienstverleningsbedrijven op om de organisatie van hun resources en HRM te herdefiniëren, 'rebooten' om inspiratie te halen uit het door Deloitte gepubliceerde Workbook. De focus ligt op connectiviteit tussen medewerkers, op alle niveaus en zelfs op afstand, op het monitoren, evalueren en begeleiden van ieders prestaties, op intelligente talentmaximalisatie en op dubbele reactiviteit.