Hoe kun je je consultancy business een boost geven?

5 strategieën die de prestaties van een consultancybedrijf versnellen

Professionele dienstverleningsactiviteiten (consulting, agentschappen, ESN, onderzoek, training) hebben gemeen dat er veel mogelijke hefbomen zijn om de bedrijfsprestaties te verbeteren. Afhankelijk van het volwassenheidsniveau van elke organisatie kunnen de verschillen in prestaties enorm zijn. Een perfect geoptimaliseerd adviesbureau dat de in dit artikel beschreven strategieën toepast, zal meer omzet kunnen genereren. Maar het zal ook in staat zijn om zijn verkooppijplijn sneller te laten groeien, veel meer werk te verzetten en veel meer winst te genereren dan een minder volwassen adviesbureau. En dat alles zonder enig proces of management.

 

1. Prestaties in realtime bewaken in plaats van achteraf

a. Wees niet langer een blinde organisatie: geef managers de juiste gegevens in realtime

Hoewel de verkoop van een project een grote uitdaging is, is het belangrijk om het beheer van projecten na de verkoop niet te verwaarlozen. In het bijzonder het bewaken van de winstgevendheid van het project. Of het project nu wordt verkocht op basis van een vaste prijs (een vast bedrag dat is overeengekomen met de klant) of op basis van tijd en materiaal (een verkoopbedrag dat is gebaseerd op de tijd die aan het project is besteed), het is aan de projectmanager om ervoor te zorgen dat de projectmarges in lijn blijven met de doelstellingen die zijn vastgesteld toen het project werd gebudgetteerd.

Aan het begin van een project moet een budget worden opgesteld, waarbij rekening wordt gehouden met alle kosten van het project in verhouding tot de verwachte omzet:

• De kosten van de medewerker(s) in verhouding tot de tijd die aan het project is besteed
• Kosten voor uitbesteding
• Uitgaven, zoals reizen en maaltijden, die, wanneer ze niet doorgefactureerd kunnen worden aan de klant, een impact hebben op de projectmarge.
• De kosten van producten die verkocht zijn als onderdeel van het project (bijv. training, softwarelicenties, etc.)

Tijdens het project is het belangrijk om altijd te weten :

• Wat is er uitgegeven uit het budget
• Details van afwijkingen: hoe de tijd die daadwerkelijk aan projecttaken is besteed, zich verhoudt tot de gebudgetteerde tijd.
• Wat is de werkelijke winstgevendheid vergeleken met de gebudgetteerde winstgevendheid?

Projectmanagers moeten gemakkelijk toegang hebben tot actuele gegevens voor alle projecten die ze beheren.

Met deze informatie kunnen ze meer verantwoordelijkheid nemen en op hun eigen niveau actie ondernemen om de prestaties te verbeteren. Als elke manager verbeteringen op zijn of haar eigen niveau leidt, stel je dan eens de impact op het geheel voor.

b. Kunnen anticiperen om effectiever te corrigeren

De prestaties van een project vergelijken met wat was begroot is een goede zaak. Maar als je proactief wilt zijn, heb je prognosegegevens nodig.

Het is daarom de voorspelde winstgevendheid (of marge bij voltooiing) van het project waar in de loop van het project naar gekeken moet worden. Deze voorspelde winstgevendheid houdt rekening met wat er nog gedaan moet worden aan het project.

Idealiter wordt de "To Do" lijst regelmatig bijgewerkt door de projectmanager, die de voortgang van de verschillende taken bekijkt en de resterende tijd bevestigt.

Dankzij deze elementen kunnen alle voorspelde rentabiliteitsgegevens worden berekend (of automatisch worden aangeleverd door je managementplatform). Hierdoor kunt u projecten identificeren die afwijken van hun doelstellingen en de nodige actie ondernemen voordat het te laat is. Als je je bijvoorbeeld realiseert dat de voorspelde marge afwijkt van het budget, kun je :

• Praat met de klant over heronderhandeling van het contract. Misschien was het werk slecht beschreven in de specificaties van de klant.
• Inventariseer de verschillende taken om te zien hoe je de tijd die je aan elke taak besteedt kunt verminderen.
• Reorganiseer het personeel op dit project en kijk of minder senior personeel (met lagere kosten) het project kan voortzetten met dezelfde kans op succes.

De pijplijn met voorstellen beheren in Stafiz

 

c. Relevantere indicatoren

Je kunt niet verbeteren wat je niet kunt meten. Dit gezegde geldt ook voor de prestaties van een consultancybedrijf.

Het beheren van een advies- en dienstenbedrijf is geen eenvoudige zaak. Uitstekend management geeft u een concurrentievoordeel: relevantere rapportering, waardoor u sneller betere beslissingen kunt nemen, geeft u een sterk concurrentievoordeel. Operationele uitmuntendheid leidt tot een grotere winstgevendheid, waardoor u op uw beurt betere investeringen kunt doen, waardoor u uw groei kunt versnellen. Kortom, met de juiste indicatoren kunt u een opwaartse spiraal van prestatieverbetering creëren.

En wat is goede verslaggeving?

Dit is een rapportagesysteem dat u in realtime alle belangrijke indicatoren verschaft over actuele en verwachte cijfers, op de granulariteit die u interesseert (algemeen, per divisie, per sector, per type werknemer, enz.)

Als je een consultancyactiviteit beheert, moet je op zijn minst over de volgende indicatoren beschikken:

• Verkoopcijfers
• Marges
• Productie in dagen en in waarde
• Werkelijke gemiddelde dagtarieven (ADR)
• TACE / TACI / Laadpercentage
• Bezettingsgraad werknemers
• Resultatenrekening
• Verschillen tussen omzet en facturering

Geef deze gegevens door aan je managers. Stel doelen voor elk van hen. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat deze medewerkers verantwoordelijkheid krijgen en dat ze de acties ondernemen die nodig zijn om ze te bereiken.

2. Zichtbaarheid krijgen op capaciteit en voorspelde werkbelasting

a. In één oogopslag de verwachte werklast van je teams kennen

Het hart van de reactor voor het verbeteren van de prestaties van een consultancybedrijf is het beheer van de werklast van werknemers: we moeten ervoor zorgen dat de werklast beter wordt verdeeld over de verschillende werknemers. Je moet ervoor zorgen dat de werkdruk niet te zwaar en niet te licht is.

Het is essentieel om over de juiste informatie te beschikken. Zo weten we of ons personeelsbestand de werklast de komende dagen, weken of maanden aankan. Of dat ons personeelsbestand juist te groot is voor onze behoeften.

Als je op lange termijn inzicht hebt in dit aspect van capaciteit en werklast, kun je betere wervingsbeslissingen nemen (moet je werving versnellen of vertragen?).

Maar ook om de betrokkenheid van werknemers te verbeteren (ervoor zorgen dat de werkdruk van werknemers passend is).

En om de winstgevendheid van je bedrijf te verbeteren (de juiste middelen hebben om aan je behoeften te voldoen, zodat je niet over- of onderbezet bent, waardoor je geen projecten kunt binnenhalen).

Laadvoorspelling in Stafiz

 

b. Voorspelling van belastingsfactoren / TACE volgens doelstellingen

Een van de belangrijkste indicatoren om te controleren is de TACE of Load Rate (of factureerbare rate): dit is de tijd die medewerkers besteden aan factureerbare projecten (die omzet genereren) in verhouding tot de beschikbare tijd.

Als je zicht hebt op deze indicator, kun je je personeelsbestand veel effectiever managen.

Afhankelijk van hiërarchische niveaus en rollen is de tijd die aan factureerbare projecten wordt besteed niet altijd hetzelfde. Daarom moeten we ook de TACE of de werklast per rol of per team analyseren. Je moet ook een doelstelling bepalen voor elk type medewerker. De TACE-doelstelling zal ongetwijfeld anders zijn voor een junior medewerker dan voor een directeur of partner die meer tijd besteedt aan het verkopen van projecten.

Tot slot moet je natuurlijk kijken naar de daadwerkelijke beladingsgraad, maar ook de prognoses in de gaten houden: tot nu toe, wat zal de beladingsgraad zijn over een maand, twee maanden, enzovoort? Hoeveel heb je nog nodig om je doelen te bereiken?

Met een dergelijke aanpak verbeter je je prestaties en genereer je meer resultaten.

c. Personeelsbeheer verbeteren

Door van personeelszaken een belangrijk proces in uw adviesbureau te maken, plaatst u de werknemer in het middelpunt van uw strategie. Je vergroot de betrokkenheid en tevredenheid van je werknemers.

Ervoor zorgen dat teams volledig inzicht hebben in hun planning en managers in staat stellen om op lange termijn inzicht te hebben in de personeelsbezetting van hun teams zijn typische acties die hun vruchten afwerpen in termen van betrokkenheid en personeelsbehoud.

Managers moeten beter in staat zijn om de werklast van hun teams te voorspellen. Ze moeten iedereen genoeg werk bieden om zich betrokken te voelen en vooruitgang te boeken. Maar tegelijkertijd moeten ze werknemers niet overbelasten om demotivatie of burn-out te voorkomen.

 

Ontdek hoe Stafiz voldoet aan de behoeften van een adviesbureau.

Lees de casestudies van onze klanten.

Stafiz voor advies

3. De werknemerservaring verbeteren

a. Toegang bieden tot een platform dat al hun behoeften samenbrengt

Om uw werknemers gemotiveerd te houden, moet u hen ook de technologie bieden die hen helpt om eenvoudiger en efficiënter te werken. Het soort technologie dat hen in staat stelt hun volledige potentieel te benutten door tijd te besparen op taken die geen toegevoegde waarde hebben en door hen te voorzien van de juiste informatie op het juiste moment.

Een goede manier om werknemers tijd te besparen, is hen hun taken te laten centraliseren op één platform. Hier is de definitie van een onaangename ervaring voor een werknemer. :

• verbinding maken met een systeem om tijden te bevestigen
• naar een andere toepassing om kosten in te dienen
• en een derde om verlof aan te vragen voordat...
• ...vind je schema op een excel spreadsheet

Dit is duidelijk inefficiënt!

Al deze elementen samengebracht in één omgeving, beschikbaar op computer of smartphone. Het is een oplossing die dagelijks eenvoud biedt! En het stelt medewerkers in staat om zich te concentreren op hun werk en hun klanten. Deze verbetering van de werknemerservaring is een belangrijke factor voor de tevredenheid en het behoud van werknemers.

b. De juiste technologie aanbieden

Er zijn tegenwoordig veel technologieën beschikbaar die de ervaring van werknemers sterk vereenvoudigen. De vele voordelen (productiviteit, tevredenheid, betrokkenheid) die deze technologieën opleveren, rechtvaardigen op zichzelf al de aanschaf ervan.

Neem bijvoorbeeld OCR voor onkostenbeheer. Werknemers maken gewoon een foto van hun bonnetje en de onkostenregel wordt vooraf ingevuld met het bedrag, de belastingen en de datum. De medewerker hoeft alleen maar aan te geven op welk project de uitgave betrekking heeft.

Of de bewijskracht. Het is niet langer nodig om bonnetjes in enveloppen te bewaren voordat je ze kopieert en bij een onkostendeclaratie voegt. Gelukkig is een foto nu alles wat je nodig hebt. Met goede oplossingen voor onkostenbeheer kun je hiervan profiteren door te zorgen voor de opslag die vereist is door URSSAF.

Idealiter zouden je werknemers toegang moeten hebben tot hun hele omgeving vanaf hun mobiel. Waarom geen gebruik maken van de metrorit om de tijd te bevestigen die gedurende de dag aan verschillende projecten is besteed?

Ook andere technologieën, met name software-integratie, kunnen het administratieve beheer vereenvoudigen en vele uren besparen.

c. Gebruik personeel om uw werknemers beter te betrekken

Het verbeteren van de werknemerservaring vereist personeelsbeheer dat rekening houdt met meer criteria dan alleen beschikbaarheid. Idealiter moet er rekening worden gehouden met de ontwikkeling van vaardigheden. Met andere woorden, we moeten ervoor zorgen dat de personeelsbezetting van een werknemer hem in staat stelt zijn vaardigheden te ontwikkelen en zijn ontwikkelingsdoelstellingen te bereiken.

Een perfect beheerd personeelsbeleid kan zelfs rekening houden met de vaardigheden van werknemers. Zo kunnen ze aangeven aan welk soort project ze willen werken of welke vaardigheden ze willen ontwikkelen. Wanneer staffing op intelligente wijze meer criteria met elkaar vergelijkt en u de meest geschikte werknemers aanbiedt op basis van uw criteria, kunt u er zeker van zijn dat u de tevredenheid van uw werknemers verhoogt en talent binnen uw organisatie koestert, zodat u ze zo lang mogelijk kunt behouden.

4. Grotere betrouwbaarheid en controle

a. Vermijd het werken met spreadsheets of meerdere oplossingen

Excel is een uitstekend hulpmiddel, maar het heeft één groot probleem: spreadsheets zijn in het algemeen verre van onfeilbaar. Menselijke fouten of modelleerproblemen zijn de bron van veel fouten. Bovendien wordt de kennis achter complexe spreadsheets vaak bewaard door een werknemer die, wanneer hij of zij de organisatie verlaat, de kennis van het bestand verliest, waardoor het te complex wordt om te onderhouden. Het is dan vaak nodig om een nieuw model te maken. Of vele uren te besteden aan het aanpassen ervan om het te begrijpen en te gebruiken. Zonde van de tijd en een risico dat geen enkele organisatie zou moeten nemen.

Kortom, beheer op basis van Excel is geschikt voor zeer kleine structuren (minder dan 10 mensen), maar is niet schaalbaar als het bedrijf groeit.

Om een bedrijf te structureren en te laten groeien onder de juiste omstandigheden. :

• De gegevens die teams gebruiken moeten betrouwbaar zijn
• Het risico op fouten moet nul zijn.

Een andere optie is soms om verschillende oplossingen te gebruiken die niet met elkaar verbonden zijn. Maar dit houdt ook een risico in. Gegevens moeten ongetwijfeld uit de ene oplossing worden gehaald voordat ze opnieuw worden geïmporteerd in de andere. Dit kan leiden tot fouten, om nog maar te zwijgen van tijdverlies.

Software die de berekeningen end-to-end uitvoert, zorgt voor een fijnmazigere analyse en onvermijdelijk betrouwbare gegevens. Het risico van menselijke fouten is uitgesloten. Als de gegevens ook worden gebruikt om financiële afsluitingen of de salarisadministratie voor te bereiden, is het nog geruststellender om één enkel platform te gebruiken.

b. Goedkeuringsniveaus definiëren

Werken aan het verbeteren van de betrouwbaarheid van gegevens en betere interne controle betekent niet noodzakelijkerwijs meer administratieve rompslomp - integendeel.

Wanneer de verschillende aanvragen (voor onkostenvergoedingen, verlof, enz.) worden georganiseerd met behulp van workflowsystemen, d.w.z. goedkeuringsstromen, worden samenwerking en eenvoud verbeterd.

Om dit te doen, is het nodig om vooraf duidelijk gedefinieerde goedkeuringsworkflows te hebben. Deze moeten eenvoudig worden gehouden om te veel validatiefasen te vermijden, maar moeten verzoeken op intelligente wijze routeren op basis van hun aard.

De persoon die het best geplaatst is om een onkostendeclaratie goed te keuren, is bijvoorbeeld meestal de manager van het project waarop de onkost betrekking heeft. Het is deze persoon die kan bevestigen of de uitgave gerechtvaardigd is, of deze al dan niet kan worden doorgefactureerd aan de klant, of de werknemer de regels van het bedrijf voor dit project naleeft, enz. Aan de andere kant zal een aanvraag voor afwezigheid eerder worden goedgekeurd door de manager van de werknemer of door HR, die zich in een betere positie bevinden om het algemene beeld te vormen dat nodig is voor goedkeuring.

Workflows moeten daarom zorgvuldig worden ontworpen en volledig worden geautomatiseerd om ervoor te zorgen dat goedkeuringen snel en met de juiste mate van controle worden gegeven.

c. Financiële teams in staat stellen om met betrouwbare gegevens te werken

Het managen van operations en de bijbehorende rapportage is cruciaal. Maar om de organisatie volledig effectief te laten zijn, moet je ervoor zorgen dat de gegevens die door de operaties worden gegenereerd de financiële teams voorzien van betrouwbare gegevens. Zo kunnen ze hun rekeningen afsluiten en de managementanalyses uitvoeren die op gezette tijden nodig zijn.

Dit betekent dat je systeem in staat moet zijn om met volledige betrouwbaarheid gegevens op te halen en deze door te sturen naar de boekhoudoplossing die je gebruikt om ze bij te werken. Deze gegevensoverdracht kan plaatsvinden via voorgeformatteerde bestanden (bekend als 'flat files') of via API, d.w.z. geautomatiseerde overdracht via connectoren. Om fouten te voorkomen, is de tweede optie altijd de beste.

 

Verkoopjournalen, gegevens over terug te betalen onkosten en aankopen van onderaannemers worden vervolgens rechtstreeks naar het boekhoudsysteem verzonden voor afsluiting en het voorbereiden van belastingaangiften. Salarisvariabelen (vakantiedagen, bonussen, maaltijdcheques) kunnen ook rechtstreeks naar de salarissoftware worden verzonden.

Deze automatisering voorkomt menselijke fouten. Alle gegevens blijven betrouwbaar en gecontroleerd totdat ze worden ingevoerd in de boekhouding en de salarisadministratie. Niet alleen de interne controle wordt versterkt. Maar de managementcontroleteams winnen enorm aan productiviteit en kunnen zich concentreren op prestatieanalyses met toegevoegde waarde. Anders kunnen ze uren bezig zijn met de financiële afsluiting.

5. Versnel uw verkoopactiviteiten

a. Anticiperen op nieuwe kooppatronen

Projecten verkopen is een subtiele kunst. Het vermenigvuldigen van uitwisselingen om de behoeften van de klant te identificeren, het geven van duidelijke antwoorden en het onderscheiden van concurrenten voor voorstellen die opvallen...

Het verkopen van een consultancyproject is een zeer menselijk proces dat weinig ruimte laat voor automatisering. Er zijn een paar belangrijke trends waar je rekening mee moet houden als je je verkoopstrategie wilt verbeteren:

• Alleen aanbevelingen en verwijzingen gebruiken om je bedrijf te ontwikkelen kan riskant zijn.

In slechts een paar jaar tijd is de zoektocht naar advies verschoven van een benadering gebaseerd op aanbevelingen verkregen via het netwerk naar een benadering die meer beïnvloed wordt door zoekopdrachten op internet. In 2013 onderzocht Hinge Research Institute kopers van adviesopdrachten. Toen zei 70% van hen dat ze een aanbeveling hadden gekregen bij het kiezen van het adviesbureau waarmee ze wilden samenwerken. In 2019 was dit cijfer gedaald tot 60%, en de trend zal in 2021 versnellen.

• Kopers hechten meer belang aan technische vaardigheden bij het kiezen van een adviesbureau

Expertise is een sleutelelement geworden in een sterk gedigitaliseerde wereld die vereist dat we technische aspecten, code en ontwikkeling onder de knie krijgen om de bedrijfsprestaties te verbeteren. De differentiatie tussen dienstverleners is groter dan in het verleden, toen generalistische profielen de voorkeur kregen.

• Inkopers vinden consultancyactiviteiten nuttiger en belangrijker dan in het verleden

Terwijl in 2013 slechts 19% van de klanten vond dat hun consultancyaanbieders een rol speelden bij het oplossen van hun problemen, is dit cijfer gestegen naar 29%.

b. Digitale en groeimarketingvaardigheden integreren in je organisatie

Hoewel de commerciële ontwikkeling van een adviesbureau prioriteit moet geven aan de menselijke benadering, is het moderniseren van marketingmethoden niettemin een noodzaak voor elk adviesbureau dat zijn ontwikkeling wil versnellen. We moeten ons richten op zichtbaarheid en de mogelijkheden voor interactie vermenigvuldigen. En dit is waar groeimarketingmethoden zeer nuttig kunnen zijn voor een adviesbureau:

• Online inhoud plaatsen die maximale waarde biedt over deskundige onderwerpen helpt om geloofwaardigheid op te bouwen en de SEO-prestaties te verbeteren, zodat je beter zichtbaar bent wanneer er wordt gezocht in zoekmachines. De eerste stap is om regelmatig artikelen op de blog van het bedrijf te plaatsen. Hoewel de inhoud belangrijk is (deze moet maximale waarde bieden voor lezers), is de verspreiding ervan dat ook: een artikel met een slechte referentie heeft weinig kans om nieuwe leads te genereren. Voordat je een artikel schrijft, moet je de distributiestrategie bepalen.

• Frequente communicatie op sociale netwerken is ook een eenvoudige manier om meer zichtbaarheid te krijgen en expertise onder de aandacht te brengen. En hier werkt niets beter dan dat de werknemers zelf betrokken raken en hun expertise onder de aandacht brengen door deel te nemen aan online discussies, commentaar te geven op berichten of artikelen te verspreiden die interessant kunnen zijn voor je doelgroepen.

• Je groei ontwikkelen betekent ook je publiek uitbreiden door gepersonaliseerde berichten te sturen naar goed geïdentificeerde contacten die binnen je doelpubliek vallen. Om aan deze contacten te geraken, zijn er nu een aantal perfect legale methodes om LinkedIn te "scrapen" en de e-mailadressen van deze contacten te verkrijgen (Phantombuster, bijvoorbeeld). Zolang je professionele inhoud verspreidt en je aan bepaalde regels houdt, is er geen RGPD probleem wanneer je inhoud verspreidt die voor hen interessant kan zijn. Zolang ze maar een link hebben om het proces te stoppen als ze dat willen. Deze inhoud kan in nieuwsbrieven, e-mails of blogartikelen staan. Met groeitechnieken kun je het zoeken naar contacten, e-mails en zelfs telefoonnummers automatiseren, wat de kracht van je marketing vertienvoudigt.

c. Bewaak je verkooppijplijn en anticipeer op je prognoses

Om de prestaties van een consultancybedrijf te verbeteren, moet je precies weten wat er gaat gebeuren:

• Ken je verwachte verkoop
• de verwachte werkbelasting en capaciteit van werknemers
• verwachte winstgevendheid
• Al deze factoren zijn cruciaal als we problemen ver genoeg van tevoren willen voorzien om ze te kunnen corrigeren.

Zonder deze zichtbaarheid van prognoses is er geen manier om het bedrijf te sturen. Bedrijfsmanagement is een kwestie van toeval.

Daarom is het noodzakelijk dat projecten zichtbaar zijn in hun voorverkoopfase, met de mogelijkheid om de bijbehorende verkoop te wegen naargelang de kans op succes. Deze gegevens vormen een aanvulling op de prognose op basis van reeds verkochte projecten en geven een volledig en realistisch beeld van de prognose.

Idealiter kun je bij deze projecten, die zich nog in de voorstelfase bevinden, ook een prognose maken van het bijbehorende budget in termen van middelen en dus van de bijbehorende winstgevendheid.

Nog beter is het als je het personeel voor deze projecten al in de pre-salesfase kunt plannen. Dit geeft je een voorsprong doordat je een veel duidelijker beeld krijgt van de verwachte werklast en eventuele wervingsbehoeften.

 

De uitdaging om de prestaties van een adviesbureau te verbeteren is duidelijk: zorg voor de technologieën en tools om taken te vereenvoudigen, prestaties zichtbaar te maken en de samenwerking te verbeteren. Deze transformatie is van vitaal belang als een bedrijf zich wil ontwikkelen naar een meer volwassen staat, die ontegenzeggelijk veel betere prestaties zal opleveren.

De meest succesvolle adviesbureaus zijn degenen die deze keuze hebben gemaakt. Een onderzoek uit 2021 van SPI Research, een onderzoeks- en adviesbureau dat zowel dienstverleners als adviesbureaus vooruit helpt, toonde opvallende verschillen tussen adviesbureaus afhankelijk van hun uitrusting. Bedrijven die een compleet managementplatform hadden, hadden 3 keer de omzetgroei, 1,8 keer de bezettingsgraad en 5 keer de EBITDA, vergeleken met bedrijven die niet waren uitgerust.

---

Stafiz helpt dienstverlenende bedrijven en adviesbureaus zichtbaarheid te krijgen en hun bedrijf, personeelsbezetting en projectvoortgang te beheren met behulp van realtime gegevens. Stafiz is een SaaS-oplossing voor personeelsbeheer, projectbeheer en business intelligence. Zo worden budgetten en marges altijd gerespecteerd en kunt u betere beslissingen nemen voor uw bedrijf.

Als ook jij de prestaties van je consultancybedrijf wilt verbeteren, wacht dan niet.

Vraag een demo aan

Een ERP-systeem installeren