¿Cómo impulsar tu actividad de consultoría?

5 estrategias que funcionan para acelerar el rendimiento de una empresa de consultoría

Las actividades de servicios profesionales (consultoría, agencias, consultoras informáticas, estudios, formación) tienen en común que cuentan con múltiples posibilidades para mejorar el rendimiento de su actividad. Dependiendo del nivel de madurez de las organizaciones, las diferencias de rendimiento pueden ser muy grandes. Una consultora perfectamente optimizada que aplica las estrategias descritas en este artículo podrá generar más volumen de operaciones. Pero también, para beneficiarse de un crecimiento más rápido de la pipeline comercial, para registrar tasas de utilización mucho más altas y un resultado mucho más elevado que una actividad de consultoría menos desarrollada. Todo esto sin ningún proceso ni gestión.

 

1. Control de proyectos y su rendimiento en tiempo real y no a posteriori

a. Deja de ser una organización ciega: ofrece a tus directivos los datos adecuados en tiempo real

Si la venta de un proyecto es un asunto importante, es importante no descuidar la gestión de los proyectos una vez vendidos. En particular, el seguimiento de proyectos y su rentabilidad. Tanto si el proyecto se vende a precio fijo (una cantidad fija decidida con el cliente) como si se vende por tiempo y materiales (un importe de venta basado en el tiempo empleado en el proyecto), el gestor del proyecto debe asegurarse de que los márgenes del proyecto se mantienen en línea con los objetivos establecidos cuando se presupuestó el proyecto.

Al iniciar un proyecto, hay que crear un presupuesto que tenga en cuenta todos los costes del proyecto que se van a fijar frente al volumen de negocio previsto:

• El coste del colaborador o colaboradores en relación con el tiempo dedicado al proyecto
• Cualquier coste de subcontratación
• Gastos como viajes y comidas que, al no poder refacturarse al cliente, repercuten en el margen del proyecto.
• El coste de cualquier producto vendido como parte del proyecto (por ejemplo, formación, licencias de software, etc.)

Durante el proyecto, es importante saber en todo momento :

• Lo que se utilizó del presupuesto
• Detalles de las desviaciones: comparación entre el tiempo realmente dedicado a las tareas del proyecto y el tiempo presupuestado.
• ¿Cuál es la rentabilidad real comparada con la presupuestada?

Los jefes de proyecto deben tener fácil acceso a datos actualizados de todos los proyectos que gestionan.

Con esta información, están más capacitados para actuar a en su nivel para mejorar el rendimiento. Si cada directivo impulsa mejoras en su nivel, imagínate el impacto en el conjunto.

b. Ser capaz de anticiparse y así corregir

Comparar el rendimiento de un proyecto con lo presupuestado es algo positivo. Pero si quieres ser proactivo, necesitas datos de previsión.

Por lo tanto, lo que se debe observar durante el proyecto es la previsión de rentabilidad (o el margen a la finalización) del mismo. Esta rentabilidad prevista tiene en cuenta lo que queda por hacer en el proyecto.

Lo ideal es que la lista de tareas pendientes sea actualizada periódicamente por el gestor del proyecto, que revisa el progreso de las distintas tareas y confirma el tiempo restante.

Con estos elementos, todas las previsiones de rentabilidad pueden ser calculadas (o dadas automáticamente por tu plataforma de gestión). Esto te permite identificar los proyectos que se desvían de sus objetivos y tomar medidas antes de que sea demasiado tarde. Por ejemplo, si te das cuenta de que el margen previsto se desvía del presupuesto, puedes :

• Habla con el cliente para renegociar el contrato. Puede que el trabajo estuviera mal descrito en el pliego de condiciones del cliente.
• Haga balance de las distintas tareas para ver cómo reducir el tiempo dedicado a cada una.
• Reorganice la plantilla de este proyecto y vea si personal de menor rango (que representa un coste menor) puede avanzar en el proyecto con las mismas posibilidades de éxito.

pipe Gestión de la propuesta en Stafiz

 

c. Beneficiarse de indicadores más pertinentes

No se puede mejorar lo que no se puede medir. Este refrán también es válido para el desempeño de una consultoría.

Gestionar una empresa de consultoría y servicios no es una cuestión sencilla. Una gestión excelente proporciona una ventaja competitiva: información más relevante, que te permite tomar mejores decisiones con mayor rapidez, ofrece una fuerte ventaja competitiva. La excelencia operativa conduce a una mayor rentabilidad, que a su vez te permite realizar mejores inversiones, lo que acelera tu crecimiento. En resumen, con los indicadores adecuados, es posible crear un círculo virtuoso de mejora del rendimiento.

¿Y qué es informar bien?

Es una herramienta de información que te proporciona todos los indicadores clave, en tiempo real, sobre las cifras reales y previstas, con la granularidad que te interese (global, por división, por sector, por tipo de empleado, etc.)

Como mínimo, cuando se gestiona una actividad de consultoría, es necesario disponer de los siguientes indicadores:

• Cifras de ventas
• Margen de ganancia
• Producción en días y valor
• ADR (Tarifas medias diarias)
• TACE / TACI / Tasa de utilización
• Índice de ocupación de los empleados
• Cuenta de resultados
• Diferencias entre ingresos y facturación

Coloca estos datos en manos de los directivos. Establece objetivos para cada uno de ellos. De este modo, te aseguras de que se sientan capacitados y pasen a la acción para conseguirlos.

2. Obten visibilidad sobre la capacidad y la carga prevista

a. Conozca de un vistazo la carga de trabajo prevista de sus equipos

Para mejorar el rendimiento de una actividad de consultoría, el corazón del reactor es la programación de personal y la gestión de carga de trabajo: hay que conseguir que la carga de trabajo se distribuya mejor entre los distintos empleados. Que no estén ni demasiado ocupados ni poco cargados.

Es esencial tener el nivel adecuado de información. Esto nos permite saber si en los próximos periodos (los próximos días, las próximas semanas, los próximos meses), nuestra mano de obra tiene capacidad para soportar la carga. O si, por el contrario, la plantilla es demasiado grande en relación con las necesidades.

Tener visibilidad a largo plazo sobre este aspecto de la capacidad y la carga de trabajo te permite tomar mejores decisiones de contratación (¿debes acelerar o disminuir la contratación?).

Pero también para mejorar el compromiso de los empleados (garantizando que la carga de trabajo de los empleados sea la adecuada).

Y para mejorar la rentabilidad de tu negocio (tener los recursos adecuados frente a las necesidades para no tener exceso o falta de personal que te impida ganar proyectos).

Previsión de carga en Stafiz

 

b. Predicción de las tasas de utilización / TACE según los objetivos

Uno de los indicadores clave que hay que vigilar es la Tasa de actividad del personal o tasa de utilización (o Tasa de actividad vacaciones excluidas): se trata de la cantidad de tiempo que el personal dedica a proyectos facturables (que generarán volumen de negocio) en relación con el tiempo disponible.

La visibilidad de este indicador te permitirá gestionar mucho mejor tu plantilla.

Según los niveles jerárquicos y las funciones, el tiempo dedicado a los proyectos facturables no es siempre el mismo. Por lo tanto, también es necesario analizar la tasa de TACE o de carga de trabajo por función o por equipo. También debes fijarte un objetivo para cada tipo de empleado. El objetivo de TACE será probablemente diferente para un miembro del personal junior que para un directivo o socio que pasa más tiempo vendiendo proyectos.

Por último, hay que fijarse en el factor de carga real, por supuesto, pero también en las previsiones: a día de hoy, ¿cuál será el factor de carga dentro de un mes, de dos, etc.? ¿Cuánto más necesita para alcanzar sus objetivos?

Es con este tipo de enfoque que mejorarás tu rendimiento y generarás más resultados.

c. Mejorar la programación de personal

Al hacer de la dotación de personal un proceso clave en tu consultoría, pones a tu empleado en el centro de tu estrategia. Promueves el compromiso de tus empleados y su satisfacción.

Garantizar que los equipos tengan plena visibilidad de su planificación y capacitar a los directivos dándoles visibilidad a largo plazo sobre la planificación de personal de sus equipos son acciones habituales que dan sus frutos en términos de compromiso y retención de los empleados.

Los directivos deben estar mejor preparados para prever la carga de trabajo de sus equipos. Deben ofrecer a todos el trabajo suficiente para que se sientan comprometidos y progresen. Pero al mismo tiempo hay que evitar sobrecargar a los empleados, para evitar su desmotivación o agotamiento.

 

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3. Mejorar la experiencia de los empleados

a. Proporcionar acceso a una plataforma que reúna todas sus necesidades

Para mantener la motivación de sus empleados, también debe proporcionarles la tecnología que les ayude a trabajar de forma más sencilla y eficaz. El tipo de tecnología que les permite expresar todo su potencial ahorrándoles tiempo en tareas sin valor añadido y proporcionándoles la información adecuada en el momento oportuno.

Una buena forma de ahorrar tiempo a tus empleados es permitirles centralizar sus tareas en una sola plataforma. Esta es la definición de una experiencia desagradable para un empleado. :

• conectarse a un sistema para confirmar los tiempos
• a otra aplicación para presentar cargos
• y un tercio para solicitar un permiso antes de ir...
• ...encuentra tu horario en una hoja de cálculo excel

Esto es claramente ineficaz.

Reunir todos estos elementos en un único entorno disponible en ordenador o smartphone. Es una solución que ofrece simplicidad en el día a día. Y permite a los empleados centrarse en su trabajo y en sus clientes. Esta mejora de la experiencia de los empleados es un factor clave para su satisfacción y retención.

b. Ofrecer la tecnología adecuada

Hoy en día existen muchas tecnologías que simplifican enormemente la experiencia de los empleados. Los numerosos beneficios (productividad, satisfacción, compromiso) que generan estas tecnologías justifican por sí solos su adquisición.

Por ejemplo, el OCR para la gestión de gastos. El empleado sólo tiene que tomar una foto de su recibo y la línea de gastos se rellena con el importe, los impuestos y la fecha. Lo único que tiene que hacer el empleado es indicar a qué proyecto pertenece el gasto.

O el valor probatorio. Ya no es necesario pasar por el tedioso proceso de guardar los recibos en sobres antes de fotocopiarlos y adjuntarlos a una declaración de gastos. Afortunadamente, ahora basta con una foto. Una buena solución de gestión de los gastos te permite beneficiarte de ello, ya que se encarga del almacenamiento exigido por la URSSAF.

Lo ideal es que tus empleados puedan acceder a todo el entorno desde el móvil. ¿Por qué no aprovechar el trayecto en metro para confirmar el tiempo dedicado a los distintos proyectos durante el día?

Otras tecnologías, en particular la integración de programas informáticos, también pueden simplificar y ahorrar muchas horas de gestión administrativa.

c. Utilizar la programación de personal para comprometer mejor a los empleados

Mejorar la experiencia de los empleados requiere una asignación de personal que tenga en cuenta algo más que la disponibilidad. Lo ideal es tener en cuenta el desarrollo de las competencias. Es decir, garantizar que la contratación de un empleado le permita desarrollar sus capacidades y alcanzar sus objetivos de progresión.

Una dotación de personal perfectamente gestionada puede incluso incorporar las competencias de los empleados. Permitiéndoles indicar el tipo de proyecto en el que les gustaría trabajar o el tipo de habilidades que les gustaría desarrollar. Cuando la contratación de personal cruza inteligentemente más criterios y le ofrece los empleados más adecuados según sus criterios, puede estar seguro de aumentar la satisfacción de los empleados y cultivar el talento dentro de su organización para poder conservarlos el mayor tiempo posible.

4. Mayor fiabilidad y control

a. Evita trabajar con hojas de cálculo o soluciones múltiples

Excel es una excelente herramienta, pero tiene un problema importante: las hojas de cálculo en general están lejos de ser infalibles. El error humano o los problemas de modelización son la fuente de muchos errores. Además, el conocimiento que hay detrás de las hojas de cálculo complejas suele ser retenido por un empleado que, al dejar la organización, pierde el conocimiento del archivo y lo hace demasiado complejo de mantener. En ese caso, suele ser necesario volver a crear un nuevo modelo. O pasar muchas horas adaptándolo para entenderlo y utilizarlo. Una pérdida de tiempo y un riesgo que ninguna organización debería correr.

En resumen, la gestión basada en Excel es adecuada para estructuras muy pequeñas (menos de 10 personas), pero no es escalable a medida que crece la empresa.

Para que una empresa se estructure y crezca en las condiciones adecuadas. :

• Los datos que utilizan los equipos deben ser fiables
• El riesgo de error debe ser cero.

Otra opción es a veces utilizar varias soluciones que no estén conectadas entre sí. Pero esto también conlleva un riesgo. Sin duda habrá que extraer los datos de una solución antes de volver a importarlos a la otra. Esto puede dar lugar a errores, por no hablar de la pérdida de tiempo.

Los programas informáticos que realizan los cálculos de principio a fin proporcionan un análisis más detallado y datos inevitablemente fiables. Se elimina el riesgo de error humano. Cuando los datos se utilizan también para preparar cierres financieros o nóminas, resulta aún más tranquilizador utilizar una única plataforma.

b. Definir niveles de aprobación

Trabajar para mejorar la fiabilidad de los datos y el control interno no significa necesariamente más burocracia, sino todo lo contrario.

Cuando las distintas solicitudes (de reembolso de gastos, vacaciones, etc.) se organizan mediante sistemas de flujo de trabajo, es decir, flujos de aprobación, la colaboración y la simplicidad aumentan.

Para ello, es necesario disponer previamente de flujos de aprobación claramente definidos. Estos deben ser sencillos para evitar demasiadas etapas de validación, pero deben encaminar las solicitudes de forma inteligente en función de su naturaleza.

Por ejemplo, la persona más indicada para aprobar una declaración de gastos suele ser el responsable del proyecto al que se refiere el gasto. Es esta persona la que podrá confirmar si el gasto está justificado, si se puede refacturar o no al cliente, si el empleado cumple las normas de la empresa en este proyecto, etc. El jefe de proyecto también se hace responsable del seguimiento de los gastos incurridos en su proyecto. En cambio, una solicitud de ausencia tiene más probabilidades de ser aprobada por el responsable del empleado o por RRHH, que están en mejores condiciones de adoptar la visión de conjunto necesaria para su aprobación.

Por tanto, los flujos de trabajo deben diseñarse cuidadosamente y automatizarse por completo para garantizar que las aprobaciones se den con rapidez y con el nivel de control adecuado.

c. Permita a los equipos financieros trabajar con datos fiables

Gestionar las operaciones y los informes asociados es crucial. Pero para que la organización sea plenamente eficaz, hay que asegurarse de que los datos generados por las operaciones proporcionen a los equipos financieros datos fiables. Esto les permitirá cerrar sus cuentas y realizar los análisis de gestión que se requieren con cierta periodicidad.

Esto significa que su sistema debe ser capaz de extraer datos con total fiabilidad y transmitirlos a la solución contable que esté utilizando para actualizarlos. Esta transferencia de datos puede realizarse bien a través de ficheros preformateados (denominados "ficheros planos"), bien a través de API, es decir, una transferencia automatizada a través de conectores. Para evitar cualquier error, la segunda opción es siempre la mejor.

 

Los diarios de ventas, los datos sobre los gastos a reembolsar y las compras de subcontratación se transmiten directamente al sistema contable para el cierre y la preparación de las declaraciones fiscales. Las variables de la nómina (vacaciones, primas, cheques restaurante) también pueden transferirse directamente al programa informático de nóminas.

Esta automatización evita los errores humanos. Todos los datos siguen siendo fiables y controlados hasta que se introducen en la contabilidad y la nómina. No sólo se refuerza el control interno. Sino que los equipos de control de gestión ganan una enorme productividad y pueden concentrar sus esfuerzos en análisis de valor añadido para el rendimiento. Sin esto, pueden pasar horas trabajando en el cierre financiero.

5. Acelera tu actividad empresarial

a. Anticipar nuevas pautas de compra

Vender proyectos es un arte sutil. Multiplicar los intercambios para identificar las necesidades del cliente, ofrecer respuestas claras y destacar entre cualquier competidor para lograr propuestas que sobresalgan entre la multitud...

Vender un proyecto de consultoría es un proceso muy humano que deja poco margen para la automatización. Hay algunas tendencias clave que hay que tener en cuenta para mejorar la estrategia de ventas:

• Utilizar únicamente recomendaciones y referencias para desarrollar su negocio puede ser arriesgado.

En pocos años, la búsqueda de asesoramiento ha pasado de un enfoque basado en recomendaciones obtenidas a través de la red a otro más influido por las búsquedas en internet. En 2013, el Instituto de Investigación Hinge realizó una encuesta entre compradores de encargos de consultoría. En aquel momento, el 70% de ellos afirmaba haber obtenido una recomendación a la hora de elegir la consultora con la que quería trabajar. En 2019, esta cifra se había reducido al 60 %, y se prevé que la tendencia se acelere en 2021.

• Los compradores dan más importancia a las competencias técnicas a la hora de elegir una consultora

La especialización se ha convertido en un elemento clave en un mundo altamente digitalizado que nos exige dominar los aspectos técnicos, el código y el desarrollo para mejorar el rendimiento empresarial. La diferenciación entre proveedores de servicios es mayor que en el pasado, cuando se preferían los perfiles generalistas.

• Los compradores consideran que las actividades de consultoría son más útiles e importantes que en el pasado

Mientras que en 2013 solo el 19 % de los clientes consideraba que sus proveedores de consultoría eran decisivos para resolver sus problemas, esta cifra se ha disparado hasta el 29 %.

b. Integrar las habilidades de marketing digital y de crecimiento en tu organización

Aunque el desarrollo comercial de una actividad de consultoría debe favorecer el enfoque humano, la modernización de los métodos de marketing es, sin embargo, una necesidad para cualquier actividad de consultoría que desee acelerar su desarrollo. Hay que dar prioridad a la visibilidad y multiplicar las oportunidades de interacción. Y aquí es donde los métodos de marketing de crecimiento pueden ser extremadamente útiles para un negocio de consultoría:

• Poner en línea contenidos que aporten el máximo valor sobre temas expertos ayuda a establecer la credibilidad y a mejorar el rendimiento SEO, de modo que se es más visible cuando se realiza una búsqueda en los motores de búsqueda. El primer paso es publicar regularmente artículos en el blog de la empresa. Si bien el contenido es importante (debe aportar el máximo valor a los lectores), también lo es su difusión: un artículo mal referenciado tiene pocas posibilidades de generar nuevos contactos. Antes de escribir un artículo, hay que definir la estrategia de distribución.

• La comunicación frecuente en las redes sociales también es una forma sencilla de ganar visibilidad y poner de relieve la experiencia. Y aquí, nada funciona mejor que hacer que los propios empleados se impliquen y pongan de relieve sus conocimientos participando en debates en línea, comentando entradas o difundiendo artículos que puedan interesar a sus destinatarios.

• Desarrollar tu crecimiento también significa ampliar tu audiencia enviando mensajes personalizados a contactos bien identificados que pertenezcan a tu público objetivo. Para conseguir estos contactos, existen actualmente varios métodos perfectamente legales para "raspar" LinkedIn y obtener las direcciones de correo electrónico de estos contactos (Phantombuster, por ejemplo). Siempre que distribuyas contenidos profesionales y cumplas ciertas normas, no hay ningún problema de RGPD cuando distribuyes contenidos que pueden ser de su interés. Siempre que dispongan de un enlace para detener el proceso si así lo desean. Este contenido puede encontrarse en boletines, correos electrónicos o artículos de blog. Las técnicas de crecimiento te permiten automatizar la búsqueda de contactos, correos electrónicos e incluso números de teléfono, lo que multiplica por diez la potencia de tu marketing.

c. Supervisa tu cartera de ventas y anticipa tus previsiones

Para mejorar el rendimiento de una empresa de consultoría, es necesario tener una visibilidad precisa de lo que va a ocurrir:

• Conozca sus previsiones de ventas
• la carga de trabajo prevista y la capacidad de los empleados
• rentabilidad prevista
• Todos estos factores son cruciales si queremos prever los problemas con suficiente antelación para poder corregirlos.

Sin esta visibilidad de las previsiones, no hay forma de gestionar. La gestión empresarial es una cuestión de azar.

Por eso es necesario que los proyectos sean visibles en su fase de preventa, con la posibilidad de ponderar las ventas asociadas en función de las posibilidades de éxito. Estos datos complementarán la previsión basada en los proyectos ya vendidos, y darán una visión completa y más realista de la previsión.

En el mejor de los casos, estos proyectos, que aún se encuentran en fase de propuesta, también le permitirán prever el presupuesto asociado en términos de recursos y, por tanto, la rentabilidad asociada.

Mejor aún si puede planificar la dotación de personal de estos proyectos desde la fase de preventa. De este modo, tendrá una idea mucho más clara de la carga de trabajo prevista y de las necesidades de contratación.

 

El reto de mejorar el rendimiento de una asesoría es claro: implantar las tecnologías y herramientas que permitan simplificar las tareas, ganar en visibilidad del rendimiento y mejorar la colaboración. Esta transformación es vital si se quiere que una empresa pase a un estado más maduro, lo que sin duda generará un rendimiento muy superior.

Las consultoras de mayor éxito son las que han tomado esta decisión. Un estudio publicado en 2021 por SPI Research, una empresa de investigación y consultoría que ayuda a los proveedores de servicios y a las empresas de consultoría a avanzar, mostró una clara evidencia de las diferencias entre las empresas de consultoría en función de su equipamiento. Las empresas que contaban con una plataforma de gestión integral tuvieron un crecimiento de los ingresos 3 veces mayor, un factor de carga 1,8 veces mayor y un EBITDA 5 veces mayor, en comparación con las que no la tenían.

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Stafiz ayuda a las empresas de servicios y consultorías a ganar visibilidad, gestionar su negocio, la dotación de personal y el progreso de los proyectos utilizando datos en tiempo real. Stafiz es una solución SaaS para la gestión del personal, la gestión de proyectos y la inteligencia empresarial. Como resultado, los presupuestos y los márgenes se respetan en todo momento y usted puede tomar mejores decisiones para su negocio.

Si usted también quiere mejorar el rendimiento de su empresa de consultoría, no espere.

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