¿Cómo impulsar tu actividad de consultoría?

5 estrategias que funcionan para acelerar el rendimiento de una empresa de consultoría

Las actividades de servicios profesionales (consultoría, agencias, consultoras informáticas, estudios, formación) tienen en común que cuentan con múltiples posibilidades para mejorar el rendimiento de su actividad. Dependiendo del nivel de madurez de las organizaciones, las diferencias de rendimiento pueden ser muy grandes. Una consultora perfectamente optimizada que aplica las estrategias descritas en este artículo podrá generar más volumen de operaciones. Pero también, para beneficiarse de un crecimiento más rápido de la pipeline comercial, para registrar tasas de utilización mucho más altas y un resultado mucho más elevado que una actividad de consultoría menos desarrollada. Todo esto sin ningún proceso ni gestión.

 

1. Control de proyectos y su rendimiento en tiempo real y no a posteriori

a. Deja de ser una organización ciega: ofrece a tus directivos los datos adecuados en tiempo real

Si la venta de un proyecto es un asunto importante, es importante no descuidar la gestión de los proyectos una vez vendidos. En particular, el seguimiento de proyectos y su rentabilidad. Tanto si el proyecto se vende a precio fijo (una cantidad fija decidida con el cliente) como si se vende por tiempo y materiales (un importe de venta basado en el tiempo empleado en el proyecto), el gestor del proyecto debe asegurarse de que los márgenes del proyecto se mantienen en línea con los objetivos establecidos cuando se presupuestó el proyecto.

Al iniciar un proyecto, hay que crear un presupuesto que tenga en cuenta todos los costes del proyecto que se van a fijar frente al volumen de negocio previsto:

• Los costos del (los) colaborador (s) de acuerdo con el tiempo dedicado al proyecto
• Posibles costes de subcontratación
• Gastos, como viajes, comidas, que, cuando no son refacturables, tienen un impacto en el margen del proyecto
• El costo de cualquier producto vendido como parte del proyecto (por ejemplo, capacitación o licencias de software, etc.)

Durante el transcurso del proyecto, es importante saber en todo momento:

• Lo que se utilizó del presupuesto
• El detalle de la varianza: cómo se compara el tiempo dedicado en la realidad a las tareas del proyecto con el tiempo presupuestado
• ¿Cuál es la rentabilidad real en comparación con la presupuestada?

Los gestores de proyectos deben tener fácil acceso a estos datos actualizados en todos los proyectos que gestionan.

Con esta información, están más capacitados para actuar a en su nivel para mejorar el rendimiento. Si cada directivo impulsa mejoras en su nivel, imagínate el impacto en el conjunto.

b. Ser capaz de anticiparse y así corregir

Comparar el rendimiento de un proyecto con lo presupuestado es algo bueno. Pero para ser proactivo, es imperativo contar con datos predictivos.

Por lo tanto, lo que se debe observar durante el proyecto es la previsión de rentabilidad (o el margen a la finalización) del mismo. Esta rentabilidad prevista tiene en cuenta lo que queda por hacer en el proyecto.

Lo ideal es que el trabajo restante sea actualizado regularmente por el director del proyecto, que revisa el progreso de las distintas tareas y confirma el tiempo que queda por dedicar.

Con estos elementos, todas las previsiones de rentabilidad pueden ser calculadas (o dadas automáticamente por tu plataforma de gestión). Esto te permite identificar los proyectos que se desvían de sus objetivos y tomar medidas antes de que sea demasiado tarde. Por ejemplo, si te das cuenta de que el margen previsto se desvía del presupuesto, puedes :

• Ver con el cliente para renegociar el contrato. Es posible que la obra haya sido mal descrita en sus especificaciones
• Haz un balance de las diferentes tareas para ver cómo reducir el tiempo dedicado a cada una de ellas
• Reorganice la dotación de personal en este proyecto y vea si los empleados de menor antigüedad (por lo tanto, que representan un costo menor) pueden avanzar en el proyecto con las mismas posibilidades de éxito

Gestión de la pipe propuesta en Stafiz

 

c. Benefíciese de indicadores más relevantes

No se puede mejorar lo que no se puede medir. Este refrán también es válido para el desempeño de una consultoría.

Gestionar una empresa de consultoría y servicios no es una cuestión sencilla. Una gestión excelente proporciona una ventaja competitiva: información más relevante, que te permite tomar mejores decisiones con mayor rapidez, ofrece una fuerte ventaja competitiva. La excelencia operativa conduce a una mayor rentabilidad, que a su vez te permite realizar mejores inversiones, lo que acelera tu crecimiento. En resumen, con los indicadores adecuados, es posible crear un círculo virtuoso de mejora del rendimiento.

¿Y qué es un buen reportaje?

Es una herramienta de información que te proporciona todos los indicadores clave, en tiempo real, sobre las cifras reales y previstas, con la granularidad que te interese (global, por división, por sector, por tipo de empleado, etc.)

Como mínimo, cuando gestiones una actividad de consultoría, debes contar con los siguientes indicadores:

• Rotación
• Margen de ganancia
• Producción en días y valor
• ADR Real (Tarifas Diarias Promedio)
• TACE / TACI / Tasa de utilización
• Tasa de ocupación de empleados
• Cuentas de resultados
• Diferencias entre los ingresos y los facturados

Coloca estos datos en manos de los directivos. Establece objetivos para cada uno de ellos. De este modo, te aseguras de que se sientan capacitados y pasen a la acción para conseguirlos.

2. Obten visibilidad sobre la capacidad y la carga prevista

a. Conocer de un vistazo el nivel de carga de trabajo proyectado de los equipos

Para mejorar el rendimiento de una actividad de consultoría, el corazón del reactor es la programación de personal y la gestión de carga de trabajo: hay que conseguir que la carga de trabajo se distribuya mejor entre los distintos empleados. Que no estén ni demasiado ocupados ni poco cargados.

Es esencial tener el nivel adecuado de información. Esto nos permite saber si en los próximos periodos (los próximos días, las próximas semanas, los próximos meses), nuestra mano de obra tiene capacidad para soportar la carga. O si, por el contrario, la plantilla es demasiado grande en relación con las necesidades.

Tener visibilidad a largo plazo sobre este aspecto de la capacidad y la carga de trabajo te permite tomar mejores decisiones de contratación (¿debes acelerar o disminuir la contratación?).

Pero también para mejorar el compromiso de los empleados (asegurando que la carga de trabajo de los empleados se adapte).

Y para mejorar la rentabilidad de tu negocio (tener los recursos adecuados frente a las necesidades para no tener exceso o falta de personal que te impida ganar proyectos).

Carga proyectada en Stafiz

 

b. Predicción de las tasas de utilización / TACE según los objetivos

Uno de los indicadores clave que hay que vigilar es la Tasa de actividad del personal o tasa de utilización (o Tasa de actividad vacaciones excluidas): se trata de la cantidad de tiempo que el personal dedica a proyectos facturables (que generarán volumen de negocio) en relación con el tiempo disponible.

La visibilidad de este indicador te permitirá gestionar mucho mejor tu plantilla.

Según los niveles jerárquicos y las funciones, el tiempo dedicado a los proyectos facturables no es siempre el mismo. Por lo tanto, también es necesario analizar tasa de utilización o de carga de trabajo por función o por equipo. También debes fijarte un objetivo para cada tipo de empleado. El objetivo de la tasa de utilización será probablemente diferente para un miembro del personal junior que para un directivo o socio que pasa más tiempo vendiendo proyectos.

Por último, hay que fijarse en el TACE o tasa de carga real, por supuesto, pero también estar atento a las previsiones: hasta la fecha, ¿cuál es el TACE alcanzado en un mes, dos meses, etc.? Y entonces, ¿cuánto hay que buscar para conseguir los objetivos?

Es con este tipo de enfoque que mejorarás tu rendimiento y generarás más resultados.

c. Mejorar la programación de personal

Al hacer de la dotación de personal un proceso clave en tu consultoría, pones a tu empleado en el centro de tu estrategia. Promueves el compromiso de tus empleados y su satisfacción.

Garantizar que los equipos tengan plena visibilidad de su planificación y capacitar a los directivos dándoles visibilidad a largo plazo sobre la planificación de personal de sus equipos son acciones habituales que dan sus frutos en términos de compromiso y retención de los empleados.

Los gerentes deben estar equipados para predecir mejor la carga de sus equipos. Ofrecer a todos la carga suficiente para sentirse comprometidos y progresar. Al mismo tiempo, es importante evitar sobrecargar a los empleados, para evitar la desmotivación o el agotamiento.

 

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Stafiz para Consultoría

3. Mejorar la experiencia de los empleados

a. Proporcionar acceso a una plataforma que reúna todas sus necesidades

Para mantener a sus empleados motivados, también es necesario proporcionarles la tecnología que les ayude a trabajar de forma sencilla y eficiente. El tipo de tecnología que les permite alcanzar su máximo potencial, ahorrándoles tiempo en tareas sin valor añadido y proporcionándoles la información adecuada en el momento adecuado.

Una buena forma de ahorrar tiempo a tus empleados es permitirles centralizar sus tareas en una sola plataforma. Esta es la definición de una experiencia desagradable para un empleado. :

• Inicie sesión en un sistema para confirmar sus tiempos
• a otra aplicación para enviar sus tarifas
• y todavía un tercio para hacer solicitudes de permiso antes de ir...
• … Busque en un Excel para su horario

¡Esto claramente carece de eficiencia!

Reuniendo todos estos elementos en un único entorno disponible en un ordenador o smartphone. ¡Esta es una solución que ofrece simplicidad en el día a día! Y permite a los empleados centrarse en su misión y en sus clientes. Esta mejora en la experiencia del empleado contribuye a la satisfacción que contribuye a la retención.

b. Ofrecer la tecnología adecuada

Hoy en día hay muchas tecnologías que simplifican enormemente la experiencia del empleado. Las numerosas ganancias (productividad, satisfacción, compromiso) que aportan estas tecnologías justifican por sí solas su adquisición.

Por ejemplo, el OCR para la gestión de gastos. El empleado sólo tiene que tomar una foto de su recibo y la línea de gastos se rellena con el importe, los impuestos y la fecha. Lo único que tiene que hacer el empleado es indicar a qué proyecto pertenece el gasto.

O el valor probatorio. Ya no es necesario pasar por el tedioso proceso de guardar los recibos en sobres antes de fotocopiarlos y adjuntarlos a una declaración de gastos. Afortunadamente, ahora basta con una foto. Una buena solución de gestión de los gastos te permite beneficiarte de ello, ya que se encarga del almacenamiento exigido por la URSSAF.

Lo ideal es que tus empleados puedan acceder a todo el entorno desde el móvil. ¿Por qué no aprovechar el trayecto en metro para confirmar el tiempo dedicado a los distintos proyectos durante el día?

Otras tecnologías, en particular la integración entre software, también permiten simplificar y ahorrar muchas horas de gestión administrativa.

c. Utilizar la programación de personal para comprometer mejor a los empleados

Mejorar la experiencia de los empleados requiere una asignación de personal que tenga en cuenta algo más que la disponibilidad. Lo ideal es tener en cuenta el desarrollo de las competencias. Es decir, garantizar que la contratación de un empleado le permita desarrollar sus capacidades y alcanzar sus objetivos de progresión.

Una dotación de personal perfectamente gestionada puede incluso integrar los apetitos de los empleados. Permítales indicar el tipo de proyecto en el que les gustaría trabajar o el tipo de habilidades que les gustaría desarrollar. Cuando la dotación de personal cruza de manera inteligente más criterios y le ofrece los empleados más adecuados de acuerdo con sus criterios, es la garantía de aumentar la satisfacción de los empleados y hacer crecer el talento dentro de su organización para mantenerlos el mayor tiempo posible.

4. Gane confiabilidad y control

a. Evita trabajar con hojas de cálculo o soluciones múltiples

Excel es una excelente herramienta, pero tiene un problema importante: las hojas de cálculo en general están lejos de ser infalibles. El error humano o los problemas de modelización son la fuente de muchos errores. Además, el conocimiento que hay detrás de las hojas de cálculo complejas suele ser retenido por un empleado que, al dejar la organización, pierde el conocimiento del archivo y lo hace demasiado complejo de mantener. En ese caso, suele ser necesario volver a crear un nuevo modelo. O pasar muchas horas adaptándolo para entenderlo y utilizarlo. Una pérdida de tiempo y un riesgo que ninguna organización debería correr.

En resumen, la gestión de Excel es adecuada para estructuras muy pequeñas (menos de 10 personas) pero no es escalable cuando la actividad crece.

Para que una empresa pueda estructurarse y crecer en las condiciones adecuadas. :

• Los datos que utilizan los equipos deben ser fiables
• El riesgo de errores debe ser cero.

Otra opción es a veces utilizar varias soluciones que no están conectadas entre sí. Pero también conlleva un riesgo. Es innegable que será necesario extraer datos de una solución antes de volver a importarlos a la otra. Esto provoca el riesgo de error, por no hablar de la pérdida de tiempo.

El software que realiza cálculos de extremo a extremo proporciona un análisis más detallado y datos fiables. De hecho, se elimina el riesgo de error que conllevan los humanos. Cuando los datos también se utilizan para preparar cierres financieros o nóminas, es aún más seguro utilizar una sola plataforma.

b. Definir niveles de aprobación

Trabajar para mejorar la fiabilidad de los datos y un mejor control interno no conlleva necesariamente cargas administrativas, sino todo lo contrario.

Cuando las diversas solicitudes (de reembolso de gastos, vacaciones, etc.) se organizan con sistemas de flujo de trabajo, es decir, flujos de aprobación, la colaboración y la simplicidad solo se fortalecen.

Para ello, es necesario tener claramente definidos previamente los flujos de aprobación. Estos deben seguir siendo simples para evitar demasiados pasos de validación, pero deben guiar de manera inteligente las solicitudes de acuerdo con su naturaleza.

Por ejemplo, la persona más capacitada para aprobar un informe de gastos suele ser la persona responsable del proyecto al que se adjunta el gasto. Él o ella podrá confirmar si el gasto está justificado, si se puede o no volver a facturar al cliente, si el empleado cumple con las normas de la empresa sobre este proyecto, etc. El director del proyecto también es responsable de supervisar los costes invertidos en su proyecto. Por otro lado, una solicitud de ausencia será aprobada más a menudo por el gerente del empleado o por RRHH, quien es más probable que tenga una visión global, que es necesario aprobar.

Esto significa crear bien los flujos de trabajo y asegurarse de que estén totalmente automatizados para que las aprobaciones se otorguen rápidamente, con el nivel adecuado de control.

c. Permita que los equipos financieros trabajen con datos fiables

La gestión de las operaciones y los informes asociados son cruciales. Pero para que la organización sea completamente efectiva, asegúrese de que los datos generados por las operaciones ofrezcan a los equipos financieros datos confiables. Podrán realizar sus cierres contables y realizar los análisis de gestión que se requieran con determinadas frecuencias.

Esto significa que su sistema debe ser capaz de extraer datos con total fiabilidad y transmitirlos a la solución contable que utilice para actualizarlos. Esta transferencia de datos se puede realizar mediante archivos preformateados (llamados "archivos planos") o mediante API, es decir, mediante transferencia automatizada a través de conectores. Para evitar errores, la segunda opción sigue siendo la mejor.

 

Los diarios de ventas, los datos sobre los gastos a reembolsar y las compras de subcontratación se transmiten directamente al sistema contable para cerrar y preparar las declaraciones de impuestos. Las variables de nómina (vacaciones, bonos, vales de comida) también se pueden transferir directamente al software de nómina.

Esta automatización ayuda a evitar errores humanos. Todos los datos permanecen fiables y controlados hasta que entran en la contabilidad y la nómina. No solo se fortalece el control interno. Pero los equipos de control ganan mucha productividad y pueden centrar sus esfuerzos en el análisis de valor añadido para el rendimiento. Sin él, pueden trabajar durante horas para completar el cierre financiero.

5. Acelera tu actividad empresarial

a. Anticiparse a nuevos comportamientos de compra

Vender proyectos es un arte sutil. Multiplicar los intercambios para identificar las necesidades de los clientes, dar respuestas claras y diferenciarse de los posibles competidores para las propuestas, destacar entre la multitud...

Vender un proyecto de consultoría es un proceso muy humano que deja poco margen para la automatización. Hay algunas tendencias clave que hay que tener en cuenta para mejorar la estrategia de ventas:

• Usar solo referencias y conexiones para hacer crecer el negocio puede ser arriesgado.

En pocos años, la búsqueda de consejos ha pasado de un enfoque centrado en las recomendaciones obtenidas a través de la red a un enfoque más influenciado por las búsquedas en internet. En 2013, el Instituto de Investigación Hinge encuestó a compradores de encargos de consultoría en un estudio. En ese momento, el 70% de ellos dijo haber recibido una recomendación para elegir la consultora con la que quería trabajar. En 2019, eran solo el 60% y esta tendencia se aceleró en 2021.

• Los compradores dan más importancia a las habilidades técnicas a la hora de seleccionar una empresa de consultoría

La experiencia se ha convertido en un elemento clave en un mundo altamente digitalizado que requiere aspectos técnicos, código y desarrollos para mejorar el rendimiento empresarial. La diferenciación de los proveedores de servicios es más fuerte que antes, cuando se preferían los perfiles generalistas.

• Los compradores consideran que las actividades de consultoría son más útiles e importantes que en el pasado

Mientras que en 2013, solo el 19% de los clientes consideraba que sus proveedores de consultoría eran decisivos para resolver sus problemas, esta cifra saltó al 29%.

b. Integrar las habilidades de marketing digital y de crecimiento en tu organización

Aunque el desarrollo comercial de una actividad de consultoría debe favorecer el enfoque humano, la modernización de los métodos de marketing es, sin embargo, una necesidad para cualquier actividad de consultoría que desee acelerar su desarrollo. Hay que dar prioridad a la visibilidad y multiplicar las oportunidades de interacción. Y aquí es donde los métodos de marketing de crecimiento pueden ser extremadamente útiles para un negocio de consultoría:

• Poner contenido en línea que aporte el máximo valor en temas de experiencia ayuda a establecer credibilidad y mejorar el rendimiento del SEO para ser más visible cuando se realiza una búsqueda en los motores de búsqueda. El primer paso es publicar regularmente artículos en el blog de la empresa. Si el contenido es importante (debe aportar el máximo valor a los lectores), su distribución es igual de importante: es poco probable que un artículo mal referenciado genere nuevos leads. Antes de escribir un artículo, es necesario definir la estrategia de distribución.

• La comunicación frecuente en las redes sociales también es una forma sencilla de ganar visibilidad y destacar la experiencia. Y allí, nada funciona mejor que hacer que los propios empleados se involucren y destaquen su experiencia participando en discusiones en línea, comentando publicaciones o publicando artículos que puedan ser de interés para sus objetivos.

• Desarrollar su crecimiento también significa ampliar su audiencia enviando mensajes personalizados a contactos bien identificados que se ajusten a su objetivo. Para recuperar estos contactos, ahora existen muchos métodos perfectamente legales para "raspar" LinkedIn y obtener las direcciones de correo electrónico de estos contactos (Phantombuster, por ejemplo). En un proceso de distribución de contenido profesional y respetando ciertas reglas, no hay problema de GDPR cuando transmites contenido que puede interesarles. Siempre y cuando tengan un enlace para detener el proceso si así lo desean. Este contenido se puede encontrar a través de boletines informativos, correos electrónicos o artículos de blog. Las técnicas de crecimiento le permiten automatizar la búsqueda de contactos, correos electrónicos e incluso teléfonos, lo que multiplica por diez el poder de su marketing.

c. Supervisa tu cartera de ventas y anticipa tus previsiones

Para mejorar el rendimiento de una actividad de consultoría, es necesario tener una visibilidad precisa de lo que va a suceder:

• Conocer la facturación proyectada
• Carga y capacidad proyectadas de empleados
• Rentabilidad proyectada
• Todos estos elementos son cruciales para anticiparse a los problemas con mucha antelación y poder corregirlos.

Sin esta visibilidad en la previsión, no hay gestión posible. La gestión de la actividad es soportada.

Por lo tanto, es necesario que los proyectos sean visibles en su fase de preventa, con la posibilidad de ponderar la facturación asociada en función de las posibilidades de éxito. Estos datos permitirán completar la previsión en base a los proyectos ya vendidos y dar una visión completa y más realista de la previsión.

Idealmente, estos proyectos que aún se encuentran en la etapa de propuesta le permiten planificar también el presupuesto asociado en términos de recursos y, por lo tanto, la rentabilidad asociada.

Aún mejor, si puedes programar la dotación de personal de estos proyectos desde la etapa de preventa. Esto le da una ventaja al tener una visibilidad mucho más precisa de la carga de trabajo proyectada y las posibles necesidades de contratación.

 

El reto para mejorar el rendimiento de una empresa de consultoría es claro: poner en marcha las tecnologías y herramientas para simplificar las tareas, ganar visibilidad sobre el rendimiento y mejorar la colaboración. Esta transformación es vital para llevar un negocio a un estado más maduro, lo que sin duda genera un rendimiento mucho mayor.

Las consultoras de mayor éxito son las que han tomado esta decisión. Un estudio publicado en 2021 por SPI Research, una empresa de investigación y consultoría que ayuda a los proveedores de servicios y a las empresas de consultoría a avanzar, mostró una clara evidencia de las diferencias entre las empresas de consultoría en función de su equipamiento. Las empresas que contaban con una plataforma de gestión integral tuvieron un crecimiento de los ingresos 3 veces mayor, un factor de carga 1,8 veces mayor y un EBITDA 5 veces mayor, en comparación con las que no la tenían.

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Stafiz ayuda a las empresas de servicios y consultoras a ganar visibilidad, gestionar su actividad, gestionar su personal y el progreso de sus proyectos gracias a datos en tiempo real. Stafiz es un SaaS para la gestión de personal, gestión de proyectos y Business Intelligence. De esta manera, siempre se respetan los presupuestos y los márgenes y tomas mejores decisiones para tu negocio.

Si tú también quieres mejorar el rendimiento de tu negocio de consultoría, no esperes.

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