Personeel voor post-COVID-teams: 4 belangrijke geleerde lessen

COVID-19 heeft meer gedaan dan werkplekken ontwrichten; het heeft een revolutie teweeggebracht in de personeelsbezetting van adviesbureaus en professionele dienstverleners. Werken op afstand in een pandemische situatie, tegen een achtergrond van kritieke economische onzekerheid, brengt ongekende uitdagingen met zich mee voor human resources. Deze omvatten supervisie, effectieve communicatie, productiviteit en prestatiemanagement. Maar ook betrokkenheid, promotie en beschikbaarheid van medewerkers. De personeelsbezetting moet worden vernieuwd.

Herstel zal per geval plaatsvinden en vereist een heroverweging van de verschillende strategieën voor het organiseren van middelen. 

Het is inderdaad nodig om een stap terug te doen van de gebeurtenissen om de best mogelijke conclusies te trekken. Het werkboek "COVID-19: Personeelsstrategieën voor een herstel na COVID-19"van Deloitte gaat over: reflecteren - opnieuw inzetten - heroverwegen - herstarten.

Het doel is om van flexibiliteit de nieuwe norm te maken, zodat we met de grootst mogelijke scherpte en relevantie kunnen reageren op verschillende situaties. Dit betekent een herziening van werkstructuren en teamorganisatie. 

1. Centraliseer communicatie met en tussen medewerkers voor betere connectiviteit
2. Prestaties bijhouden om ze te optimaliseren
3. Talent maximaliseren voor een hogere productiviteit
4. Betere zichtbaarheid voor meer reactiesnelheid 

1. Centraliseer communicatie met en tussen werknemers voor betere connectiviteit

Thuiswerken heeft de behoefte aan gecentraliseerde communicatiegebieden over de voortgang van verschillende projecten vergroot, maar ook over het welzijn van teams en hun beschikbaarheid. Het management moet een beter zicht hebben op de werklast van zijn teams: wie is beschikbaar, wanneer, met welke vaardigheden.

Personeel is flexibeler geworden, net als de werknemers zelf. De LSE Business Review constateert een toegenomen bereidheid om samen te werken, flexibel te zijn en zich snel aan te passen. Tegenover deze ontwikkeling staat het gevaar van micromanagement. Managers die, omdat ze er niet meer zijn, het vertrouwen in hun personeel verliezen en ervoor zorgen dat hun teams aan productiviteit inboeten. 

De oplossing ligt in een op maat gemaakt, gecentraliseerd platform dat medewerkers met elkaar verbindt en live rapporteert over hun voortgang. Dit platform moet het mogelijk maken om het project als geheel te beheren, zodat de voortgang van het project en de algehele werkdruk van de teams kan worden gezien, zonder dat de medewerker wordt gemicro-managed.

Bovendien hebben we dankzij COVID-19 ontdekt dat talent en projecten niet geografisch beperkt hoeven te zijn. Adviesbureaus en professionele dienstverleners kunnen hun expertise uitbreiden tot buiten hun lokale regio. Maar alleen als ze over de juiste communicatie-, beoordelings-, supervisie- en monitoringtools beschikken om hun personeel te beheren. 

2. Prestaties bewaken om ze te optimaliseren

Met een verspreid personeelsbestand is een op maat gemaakt overzicht op basis van expliciete en relevante gegevens van fundamenteel belang voor het bewaken van de prestaties en de inzet van het team. Een gedetailleerd inzicht in de verschillende activiteiten maakt een juiste positionering en organisatie van taken in de planning op lange en korte termijn mogelijk. Aan de andere kant kunnen hiaten in planningen worden opgespoord om ze te optimaliseren.

Daarom zijn eventmonitoring en rapportage nog nooit zo belangrijk geweest. Met een oplossing als Stafiz kunnen teams worden toegewezen aan specifieke projecten en taken. Door werknemers hun planning en personeelsbezetting naar eigen inzicht te laten indelen, kan het platform aangeven wanneer ze vinden dat ze het project of de taak hebben voltooid en opnieuw op een project kunnen worden ingezet.

Ten slotte moeten werknemers in staat zijn om hun prestaties en de moeilijkheden die ze dagelijks ondervinden, in detail en voor aandachtige oren te verantwoorden.  

Vooral adviesbureaus en professionele dienstverleners houden zich hiermee bezig. Hun werkplekken en uitwisselingen kunnen zich uitstrekken van het kantoor tot de woning van de werknemer, maar ook, en vooral, tot de locatie van de klant. Deze gevoelige en veelvuldige geografische flexibiliteit leidt tot afstandelijkheid en maakt communicatie moeilijker. Het afleggen van verantwoording over de eigen prestaties, het duidelijk uitleggen van de eigen planning, het werken in teamverband, enz. worden op deze gebieden veel complexer en vragen om een dringende reactie.

3. Talent maximaliseren voor een hogere productiviteit

Het is ook noodzakelijk om ieders rol te identificeren en te beperken om individuele en collectieve prestaties te maximaliseren. 

In feite geeft 40% van de werknemers aan dat ze dagelijks taken uitvoeren die niet overeenkomen met hun functieomschrijving. Als gevolg hiervan leidt deze versnippering tot een dramatische verspilling van talent. En mogelijk ook een verlies aan efficiëntie op de taken in kwestie en een vermindering van de tijd die wordt besteed aan opdrachten die echt bij het profiel van de werknemer passen.

COVID-19 en thuiswerken hebben deze spreiding nog versterkt. Daarom houdt het zoeken naar Stafiz-profielen rekening met beschikbaarheid, rollen en vaardigheden. Maar ook ervaring en de wensen van de werknemers: waarom niet proberen om projecten te bemensen op basis van de vaardigheden van de werknemers wanneer dat mogelijk is.

Een grote Franse bankgroep die Stafiz gebruikt, vraagt werknemers om aan te geven welke soorten projecten hen zouden kunnen helpen bij het opleiden en vraagt degenen die verantwoordelijk zijn voor de planning om hier rekening mee te houden.

De focus van staffing ligt op het beantwoorden van de vraag "Wanneer, waar en hoe talent te vinden en te mobiliseren, van binnen of buiten het bedrijf, voor een bepaalde werklast of een bepaald project". Het is daarom essentieel om de beschikbaarheid van vaardigheden en talent te analyseren en te evalueren. 

De juiste vragen stellen:

• In-house aanbod: pas op dat je opdrachten niet te veel spreidt
• Extern aanbod: Waar is het talent? Hoe vind je het en hoe trek je het aan? Tegen welke prijs?
• Externe vraag: op zoek naar financiële voordelen voor het bedrijf

Consultancy- en professionele dienstverleners hebben er alle baat bij om elk talent maximaal in te zetten, vooral omdat ze met evenveel specifieke situaties worden geconfronteerd als klanten en niet vervallen in een routine van protocollen. Welk talent voor welk project? Voor hoe lang? Voor welk doel?

4. Grotere zichtbaarheid voor beter reactievermogen 

Een sociale of individuele crisis, zoals COVID-19, heeft een directe impact op het personeel en de werkpraktijken. Het reactievermogen van structuren is van doorslaggevend belang als ze effectief, snel en adequaat willen reageren, maar ook als ze willen leren van elk van deze moeilijkheden.

Adviesbureaus en professionele dienstverleners moeten investeren in tools die thuiswerken en virtuele samenwerking tussen hun werknemers mogelijk maken en vergemakkelijken. Hun bandbreedte moet worden beoordeeld en geüpgraded om deze nieuwe implementaties binnen hun netwerk te ondersteunen. Er moeten periodieke stresstests worden uitgevoerd op dit netwerk en alternatieve oplossingen worden geïdentificeerd voor elke kritische taak die niet thuis kan worden uitgevoerd.

Deze nog steeds ongebruikelijke reflexen zullen veel flexibiliteit vergen van de kant van bedrijven en individuen. Het beheer van middelen en personeel zal volledig moeten worden herzien. 

Via een herdefiniëring van werkprocessen en -normen roept COVID-19 adviesbureaus en professionele dienstverleners op om de organisatie van hun resources en hun personeelsbestand te herdefiniëren en te 'rebooten' volgens de lijnen van het door Deloitte gepubliceerde Workbook. De nadruk ligt op connectiviteit tussen werknemers, op alle niveaus en zelfs op afstand, op het monitoren, evalueren en begeleiden van de prestaties van elk individu, op het intelligent maximaliseren van talent en op verdubbelde reactiesnelheid.

Stafiz helpt je zichtbaarheid te krijgen en je personeels- en projectvoortgang beter te beheren dankzij realtime gegevens. Stafiz is een SaaS-oplossing voor personeelsbeheer, projectbeheer en Business Intelligence. Zo worden budgetten en marges altijd gerespecteerd en neem je betere beslissingen voor je bedrijf.

Vraag een demo aan voor meer informatie over het Stafiz-platform.

Vraag een demo aan