Staffing von Post-COVID-Teams: 4 wichtige Erkenntnisse

COVID-19 hat mehr als nur die Arbeitsräume gestört, sondern auch das Staffing innerhalb von Beratungs- und professionellen Dienstleistungsunternehmen revolutioniert. Die Arbeit an entfernten Orten, in einer Pandemiesituation und vor dem Hintergrund kritischer wirtschaftlicher Unsicherheit, stellt die Personalabteilung vor völlig neue Herausforderungen. Dazu gehören: Supervision, effektive Kommunikation, Produktivitäts- und Leistungsmanagement. Aber auch das Engagement der Mitarbeiter, ihre Fortschritte und ihre Verfügbarkeit. Das Staffing muss sich erneuern.

Die Genesung wird von Fall zu Fall erfolgen und erfordert ein Überdenken der verschiedenen Strategien zur Organisation von Ressourcen. 

Denn es ist notwendig, die Ereignisse aus der Distanz zu betrachten, um die bestmöglichen Schlussfolgerungen zu ziehen. Das Workbook "COVID-19: Workforce strategies for a post-COVID-19 recovery.", das von Deloitte erstellt wurde, spricht von: reflect - recommit - re-engage - rethink - reboot.

Es geht darum, Flexibilität zur neuen Norm zu machen, um auf verschiedene Situationen so scharf und angemessen wie möglich reagieren zu können. Dies wird durch eine Überprüfung der Arbeitsstrukturen und der Organisation von Teams geschehen. 

1. Zentralisierung der Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern für eine bessere Vernetzung
2. Leistung verfolgen, um sie zu optimieren
3. Talente maximieren, um die Produktivität zu steigern
4. Bessere Übersicht für bessere Reaktionsfähigkeit 

1. Zentralisierung der Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern für eine bessere Vernetzung

Die Arbeit von zu Hause aus hat den Bedarf an zentralen Kommunikationsräumen verstärkt, die sich mit dem Fortschritt der verschiedenen Projekte befassen, aber auch mit dem Wohlbefinden der Teams und ihrer Verfügbarkeit. Das Management muss einen besseren Überblick über die Belastung seiner Teams haben: Wer ist wann und mit welcher/n Kompetenz/en verfügbar.

Das Staffing ist flexibler geworden, ebenso wie die Mitarbeiter selbst. Die LSE Business Review stellt fest, dass die Bereitschaft zur Zusammenarbeit, zur Flexibilität und zur schnellen Anpassung gestiegen ist. Angesichts dieser Entwicklung droht die Gefahr des Mikromanagements. Manager, die, da sie außer Reichweite sind, das Vertrauen in ihre Mitarbeiter verlieren und dafür sorgen, dass die Produktivität der Teams sinkt. 

Die Lösung liegt also in einer maßgeschneiderten zentralen Plattform, die die Mitarbeiter miteinander verbindet und live über ihre Entwicklung berichtet. Diese Plattform muss es ermöglichen, das gesamte Projekt zu steuern, um den Projektfortschritt und die Gesamtbelastung der Teams festzustellen, ohne den einzelnen Mitarbeiter mikromanagen zu müssen.

Darüber hinaus wurde dank COVID-19 entdeckt, dass sowohl Talente als auch Projekte nicht geografisch eingeschränkt werden müssen. Beratungs- und professionelle Dienstleistungsunternehmen können ihr Fachwissen über ihren Nahbereich hinaus erweitern. Allerdings nur, wenn sie über die richtigen Kommunikations-, Evaluierungs-, Überwachungs- und Monitoring-Tools verfügen, um ihr Staffing zu steuern. 

2. Leistung verfolgen, um sie zu optimieren

Da die Belegschaft immer weiter auseinanderdriftet, ist ein maßgeschneiderter Überblick, der auf expliziten und relevanten Daten basiert, von grundlegender Bedeutung, um die Leistung und das Engagement der Teams zu verfolgen. Ein genaues Verständnis der verschiedenen Aktivitäten ermöglicht eine angemessene Positionierung und Organisation der Aufgaben im Tagesablauf über lange und kurze Zeiträume. Andererseits ermöglicht das Aufspüren von Lücken in den Zeitplänen eine Optimierung der Zeitpläne.

In diesem Sinne waren Event-Monitoring und Berichterstattung noch nie so entscheidend. Eine Lösung wie Stafiz ermöglicht es, Teams für bestimmte Projekte und Aufgaben einzusetzen. Die Plattform lässt den Mitarbeiter seinen Zeitplan und seine Besetzung nach eigenem Ermessen organisieren und zeigt an, wann der Mitarbeiter glaubt, dass er das Projekt oder die Aufgabe abgeschlossen hat und wieder für ein Projekt eingesetzt werden kann.

Schließlich müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, täglich Rechenschaft über ihre Leistung und jede einzelne Schwierigkeit abzulegen, und zwar ausführlich und mit offenen Ohren.  

Beratungs- und professionelle Dienstleistungsunternehmen sind von diesen Problemen besonders betroffen. Ihre Arbeits- und Austauschräume können sich vom Büro bis zur Wohnung des Mitarbeiters, aber auch und vor allem bis zum Kunden erstrecken. Diese heikle und häufige geografische Flexibilität führt zu einer Entfremdung und vervielfacht die Kommunikationsschwierigkeiten. Das Berichten über die eigene Leistung, das klare Erklären von Zeitplänen, die Arbeit im Team usw. werden in diesen Bereichen deutlich komplexer und erfordern eine dringende Reaktion.

3. Maximierung der Talente, um die Produktivität zu steigern

Darüber hinaus müssen die Rollen jedes Einzelnen identifiziert und eingeschränkt werden, um die individuelle und kollektive Leistung zu maximieren. 

40% der Angestellten berichten, dass sie täglich Aufgaben erledigen, die nicht ihrer Stellenbeschreibung entsprechen. Dies führt zu einer dramatischen Verschwendung von Talenten. Dies kann zu einem Effizienzverlust bei den Aufgaben führen und dazu, dass weniger Zeit für Aufgaben zur Verfügung steht, die wirklich zum Profil des Mitarbeiters passen.

Diese Streuung hat sich mit COVID-19 und der Arbeit von zu Hause aus noch verstärkt. Aus diesem Grund berücksichtigt die Profilsuche in Stafiz die Kriterien Verfügbarkeit, Rollen, Kompetenzen. Aber auch Erfahrung und die Wünsche der Mitarbeiter: Warum nicht versuchen, Projekte auch nach den Neigungen der Mitarbeiter zu besetzen, wenn dies möglich ist?

Eine große französische Bankengruppe, die Stafiz verwendet, bittet die Mitarbeiter daher, die Art von Projekten anzugeben, die zu ihrer Weiterbildung beitragen könnten, und fordert die Planer auf, dies zu berücksichtigen.

Der Fokus des Staffing versucht Antworten auf die Fragen "Wann, wo und wie können Talente, die von innerhalb oder außerhalb des Unternehmens kommen, angesichts dieser oder jener Arbeitsbelastung und dieses oder jenes Projekts gesichert und mobilisiert werden?" zu finden. Es wird also wesentlich, die Verfügbarkeit von Fähigkeiten und Talenten zu analysieren und zu bewerten. 

Sich die richtigen Fragen stellen :

• Internes Angebot: Vorsicht bei der Streuung von Aufträgen
• Externes Angebot: Wo ist das Talent? Wie kann man es finden und anfordern? Zu welchen Kosten?
• Externe Nachfrage: Suche nach dem finanziellen Nutzen für das Unternehmen

Beratungs- und professionelle Dienstleistungsunternehmen, insbesondere weil sie mit so vielen speziellen Situationen wie Kunden konfrontiert sind und nicht in eine protokollarische Routine verfallen, profitieren von einer maximalen Allokation jedes einzelnen Talents. Welches Talent für welches Projekt? Für wie lange? Warum?

4. Bessere Sichtbarkeit für eine bessere Reaktionsfähigkeit 

Eine soziale oder individuelle Krise wie COVID-19 hat direkte Auswirkungen auf das Staffing und die Arbeitspraktiken. Die Reaktionsfähigkeit der Strukturen ist entscheidend, um effektiv, schnell und angemessen reagieren zu können, aber auch, um aus jeder dieser Schwierigkeiten zu lernen.

Beratungs- und professionelle Dienstleistungsunternehmen müssen in Tools investieren, die das Arbeiten von zu Hause aus und die virtuelle Zusammenarbeit zwischen ihren Mitarbeitern ermöglichen und erleichtern. Sie werden ihre Bandbreite bewerten und aktualisieren müssen, um diese neuen Implementierungen innerhalb ihres Netzwerks zu unterstützen. Das Netzwerk muss regelmäßig Stresstests unterzogen werden und für jede kritische Aufgabe, die nicht von zu Hause aus erledigt werden kann, müssen alternative Lösungen gefunden werden.

Diese noch ungewohnten Reflexe werden von Unternehmen und Einzelpersonen ein hohes Maß an Flexibilität erfordern. Es geht darum, das Ressourcenmanagement und das Staffing völlig neu zu gestalten. 

Durch eine Neudefinition der Arbeitsprozesse und des Standards fordert COVID-19 Beratungs- und professionelle Dienstleistungsunternehmen auf, die Organisation ihrer Ressourcen und ihr Staffing neu zu definieren, 'reboot', um sich an dem von Deloitte veröffentlichten Workbook zu orientieren. Der Schwerpunkt soll auf der Konnektivität zwischen Mitarbeitern aller Ebenen und sogar aus der Ferne liegen, auf der Überwachung, Bewertung und Kontrolle der Leistung jedes Einzelnen, auf der intelligenten Maximierung von Talenten und auf einer doppelten Reaktionsfähigkeit.

Stafiz hilft Ihnen, die Übersicht zu gewinnen und Ihr Staffing und Ihren Projektfortschritt mit Echtzeitdaten besser zu verwalten. Stafiz ist eine SaaS-Lösung für Staffing-Management, Projektsteuerung und Business Intelligence. So werden Budgets und Margen immer eingehalten und Sie treffen bessere Entscheidungen für Ihr Geschäft.

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