Dotación de personal para los equipos post-COVID: 4 lecciones aprendidas

COVID-19 ha hecho algo más que alterar los espacios de trabajo: ha revolucionado la programación de personal en las empresas de consultoría y servicios profesionales. El trabajo a distancia en una situación de pandemia, en un contexto de incertidumbre económica crítica, presenta nuevos retos para los recursos humanos. Entre ellas, la supervisión, la comunicación eficaz, la productividad y la gestión del rendimiento. Pero también el compromiso de los empleados, su avance y su disponibilidad. Hay que renovar el personal.

La recuperación se hará caso por caso y exigirá un replanteamiento de las distintas estrategias de organización de los recursos. 

De hecho, es necesario dar un paso atrás en los acontecimientos para sacar las mejores conclusiones posibles. El cuaderno de trabajo "COVID-19: Estrategias de mano de obra para una recuperación posterior al COVID-19" de Deloitte habla de: reflexionar - comprometerse de nuevo - volver a comprometerse - repensar - reiniciar.

El objetivo es hacer de la flexibilidad la nueva norma, para poder responder a las distintas situaciones con la mayor agudeza y pertinencia posibles. Para ello habrá que revisar las estructuras de trabajo y la organización de los equipos. 

1. Centralizar la comunicación con y entre los empleados para mejorar la conectividad
2. Seguimiento del rendimiento para optimizarlo
3. Maximizar el talento para aumentar la productividad
4. Mayor visibilidad para mejorar la capacidad de respuesta 

1. Centralizar la comunicación con y entre los empleados para mejorar la conectividad

Trabajar desde casa ha acentuado la necesidad de disponer de áreas de comunicación centralizadas que se ocupen de la marcha de los distintos proyectos, pero también del bienestar de los equipos y de su disponibilidad. La dirección necesita tener una mejor visibilidad de la carga de trabajo de sus equipos: quién está disponible, cuándo, con qué competencias.

El personal se ha vuelto más flexible, al igual que los propios empleados. La LSE Business Review señala una mayor disposición a colaborar, a ser flexibles y a adaptarse rápidamente. Frente a esta evolución, existe el peligro de la microgestión. Directivos que, por estar fuera de su alcance, pierden la confianza en su personal y hacen que sus equipos pierdan productividad. 

La solución reside en una plataforma centralizada y personalizada que conecte a los empleados e informe en directo de sus progresos. Esta plataforma debe permitir gestionar el proyecto en su conjunto, de modo que se pueda ver el progreso del proyecto y la carga de trabajo global de los equipos, sin microgestionar al empleado.

Además, gracias a COVID-19, hemos descubierto que el talento y los proyectos no tienen por qué estar restringidos geográficamente. Las empresas de consultoría y servicios profesionales pueden extender su experiencia más allá de su área local. Pero sólo si disponen de las herramientas de comunicación, evaluación, supervisión y seguimiento adecuadas para gestionar su personal. 

2. Controlar el rendimiento para optimizarlo

Con una plantilla dispersa, una visión de conjunto a medida basada en datos explícitos y pertinentes es fundamental para controlar el rendimiento y el compromiso del equipo. Un conocimiento detallado de las distintas actividades permite posicionar y organizar adecuadamente las tareas en el calendario a largo y corto plazo. Por otra parte, detectar las lagunas en los calendarios permite optimizarlos.

Por eso, la supervisión de eventos y la elaboración de informes nunca han sido tan cruciales. Una solución como Stafiz permite asignar equipos a proyectos y tareas específicos. Al permitir que los empleados organicen sus horarios y la dotación de personal como consideren oportuno, la plataforma puede indicarles cuándo consideran que han completado el proyecto o la tarea y pueden volver a ser asignados a un proyecto.

Por último, los empleados deben poder dar cuenta de su rendimiento diario, así como de las dificultades que encuentren, con todo detalle y a oídos atentos.  

Las empresas de consultoría y servicios profesionales se ven especialmente afectadas por estas cuestiones. Sus espacios de trabajo e intercambios pueden extenderse de la oficina al domicilio del empleado, pero también, y sobre todo, a los locales del cliente. Esta delicada y frecuente flexibilidad geográfica provoca distanciamientos y aumenta las dificultades de comunicación. Dar cuenta del propio rendimiento, explicar claramente el propio horario, trabajar en equipo, etc. se vuelven mucho más complejos en estos ámbitos y exigen una respuesta urgente.

3. Maximizar el talento para aumentar la productividad

También es necesario identificar y restringir las funciones de cada uno para maximizar el rendimiento individual y colectivo. 

De hecho, el 40% de los empleados afirman que realizan a diario tareas que no se corresponden con la descripción de su puesto. Como resultado, esta dispersión conduce a un dramático desperdicio de talento. Y posiblemente una pérdida de eficacia en las tareas en cuestión y una reducción del tiempo asignado a las asignaciones que realmente se ajustan al perfil del empleado.

COVID-19 y el trabajo a domicilio han acentuado esta dispersión. Por eso la búsqueda de perfiles en Stafiz tiene en cuenta la disponibilidad, las funciones y las competencias. Pero también la experiencia, así como los deseos de los empleados: por qué no intentar dotar de personal a los proyectos en función de las competencias de los empleados siempre que sea posible.

Un gran grupo bancario francés que utiliza Stafiz pide a los empleados que especifiquen los tipos de proyectos que podrían contribuir a su formación, y pide a los responsables de la planificación que lo tengan en cuenta.

El punto central de la dotación de personal es intentar responder a la pregunta "¿Cuándo, dónde y cómo podemos asegurar y movilizar el talento, de dentro o fuera de la empresa, para una determinada carga de trabajo o proyecto? Por tanto, es esencial analizar y evaluar la disponibilidad de competencias y talentos. 

Hacer las preguntas adecuadas:

• Oferta interna: cuidado con repartir demasiado las tareas
• Oferta externa: ¿Dónde está el talento? ¿Cómo encontrarlo y atraerlo? ¿A qué precio?
• Demanda externa: búsqueda de beneficios financieros para la empresa

Las empresas de consultoría y servicios profesionales tienen todas las de ganar si maximizan la asignación de cada talento, sobre todo porque se enfrentan a tantas situaciones específicas como clientes tienen y no caen en la rutina del protocolo. ¿Qué talento para qué proyecto? ¿Durante cuánto tiempo? ¿Con qué fin?

4. Mayor visibilidad para mejorar la capacidad de respuesta 

Una crisis social o individual, como la de COVID-19, tiene un impacto directo en el personal y las prácticas de trabajo. La capacidad de reacción de las estructuras es determinante para responder de manera eficaz, rápida y adecuada, pero también para aprender de cada una de estas dificultades.

Las empresas de consultoría y servicios profesionales necesitan invertir en herramientas que permitan y faciliten el trabajo desde casa y la colaboración virtual entre sus empleados. Su ancho de banda tendrá que ser evaluado y actualizado para soportar estos nuevos despliegues dentro de su red. Será necesario realizar pruebas de estrés periódicas en esta red e identificar soluciones alternativas para cada tarea crítica que no pueda realizarse desde casa.

Estos reflejos, todavía inusuales, exigirán una gran flexibilidad por parte de las empresas y los individuos. La gestión de recursos y la dotación de personal tendrán que revisarse por completo. 

Mediante una redefinición de los procesos y normas de trabajo, COVID-19 insta a las empresas de consultoría y servicios profesionales a redefinir la organización de sus recursos y su dotación de personal, y a "reiniciarlos" siguiendo las líneas del Workbook publicado por Deloitte. Se hace hincapié en la conectividad entre los empleados, a todos los niveles e incluso a distancia, en el seguimiento, la evaluación y la supervisión del rendimiento de cada individuo, en la maximización inteligente del talento y en la capacidad de respuesta duplicada.

Stafiz le ayuda a ganar visibilidad y a gestionar mejor su dotación de personal y el progreso de sus proyectos gracias a los datos en tiempo real. Stafiz es una solución SaaS de gestión de personal, gestión de proyectos y Business Intelligence. Así, los presupuestos y los márgenes se respetan en todo momento y usted toma mejores decisiones para su empresa.

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