1. Hoe schat je de kosten, prijzen en het type facturering in voor een factureerbaar project?

In dit artikel uit ons facturatiedossier voor dienstverlenende bedrijven beginnen we bij het allereerste begin van het facturatieproces: het begroten van je projecten. Hieronder vind je links naar alle artikelen in het dossier:

Nog voor de facturering moet het project zo nauwkeurig mogelijk worden gekost en moet de marge worden geschat om het juiste prijsniveau te bepalen. De eerste stap is het inventariseren van alle middelen die nodig zijn om het project te voltooien en de werklast die gepaard gaat met de levering ervan.

Alle benodigde middelen definiëren

i. Personeel en bijbehorende tijd

Begin met het inventariseren van de profielen die nodig zijn om het project af te ronden. Voor elk profiel moet je een schatting maken van de tijd die nodig is om het project te voltooien zoals het tot nu toe gedefinieerd is. Deze schatting moet zo realistisch mogelijk zijn, zelfs conservatief, om onaangename verrassingen te voorkomen.

ii. Onderaanneming

Veel projecten vereisen het gebruik van onderaannemers. Wat hun bijdrage ook is, je moet plannen voor aankopen in onderaanneming en de aanpak voor herfacturering bepalen. Uitbesteding kan onzichtbaar zijn voor de klant, of het kan duidelijk gefactureerd worden, met de mogelijkheid om een marge te maken op deze uitbesteding.

iii. Overige aankopen

Je moet nadenken over al je andere aankopen. Sommige projecten vereisen de aankoop en wederverkoop van producten (bijvoorbeeld computerlicenties) of apparatuur. Om te anticiperen op de facturering van projecten, moet je ook met deze elementen rekening houden wanneer je nadenkt over de factureringsaanpak.

iv. Vergoedingen

Als reizen nodig zijn om het project uit te voeren, moeten de bijbehorende kosten worden geschat. Kosten die in reële termen kunnen worden doorgefactureerd, hebben geen invloed op de marge, maar moeten op de facturen worden vermeld. Niet-factureerbare kosten hebben een directe impact op de marge.

 

Om het factureren van projecten te vergemakkelijken, biedt Stafiz de flexibiliteit om alle soorten elementen te definiëren die in een factuur moeten worden opgenomen.
Stafiz facturatie kan eenvoudig manuren/dagen, hoeveelheden, onderaanneming of kosten bevatten.

Dankzij de flexibiliteit van de factureringsmodule kunnen de details voor elk project worden geconfigureerd.

Ontdek facturatie met Stafiz

De juiste verkoopprijs bepalen

Om voor een project te kunnen factureren, moet de klant eerst je aanbod hebben geaccepteerd. De prijs die je vraagt voor een project is strategisch, maar moet wel duidelijke normen weerspiegelen. Zonder normen worden prijzen op een anarchistische manier bepaald, wat kan leiden tot een lagere winstgevendheid.

i. Gebruik standaardprijzen

Het definiëren van standaardprijzen is een eerste vereiste om het factureren van projecten te vergemakkelijken.

Elk profiel van een medewerker, elk type onderaannemer en elk product moet standaardprijzen hebben die gedeeld worden met de verkoopteams. Deze standaardprijzen moeten bekend zijn bij alle teams die werken aan de commerciële aanbiedingen en wanneer ze veranderen (jaarlijkse verhoging bijvoorbeeld), moeten de veranderingen worden gecommuniceerd.

Deze standaardprijzen zijn een basis waarop verkopers een onderhandelingsvenster kunnen krijgen, afhankelijk van de activiteit en de periode.

ii. Bereken de voorspellingsmarge

Standaardprijzen worden gebruikt om de verkoop te berekenen. Om de marge te berekenen, moeten ook de kosten van elk onderdeel worden gedefinieerd.

Om de margeanalyse te vereenvoudigen, is het een goede gewoonte om standaardkosten te definiëren, vooral voor interne profielen. Anderzijds zijn de kosten en uitgaven voor onderaanneming vaak afhankelijk van elk project. Daarom moeten ze worden berekend met kennis van de details van het uit te voeren project.

Door de kosten die nodig zijn om het project uit te voeren af te trekken van het verkoopcijfer, kun je met de projectmarge controleren of het project financieel levensvatbaar is: of het voldoet aan de verwachte rentabiliteitsnormen.

Prijsstelling op basis van marges in de voorverkoopfase

Stafiz integreert standaardprijzen en -kosten in zijn verkoopmodule. Hierdoor kun je offertes maken in Stafiz, deze bewerken en versturen naar je klanten. En Stafiz vertelt je ook hoeveel marge je kunt maken op elke offerte. Dit voorkomt dat u aan te risicovolle projecten begint.

Ontdek facturatie met Stafiz

Het juiste type factuur kiezen

De manier van factureren varieert naargelang het type project en de onderhandelingen met de klant. Elk type facturering heeft voor- en nadelen.

i. Facturering op basis van bestede tijd of op basis van tijd en materialen

Dit is de meest gebruikelijke vorm van facturering voor professionele diensten. De dienst wordt gefactureerd per bestede tijd, op basis van een overeenkomst over de prijs per uur of per dag.

Dit staat bekend als het uurtarief of dagtarief.

Enerzijds vereenvoudigt deze manier van factureren de onderhandelingen met de klant en voorkomt het dat het bedrijf dat het project verkoopt risico's neemt. De tarieven zijn transparant en de marge van het project is zo goed als gegarandeerd.

Facturering op basis van tijd verhindert echter dat het bedrijf beter presteert. Het is gebonden aan de tijd die wordt besteed door werknemers die niet meer dan 8 uur per dag werken. Het beperkt dus het potentieel. Uitmuntende uitvoering, automatisering van taken en het creëren van waarde voor de klant worden niet gewaardeerd.

Om uw projectbudgettering te vereenvoudigen, biedt Stafiz u een sjabloon voor projectbudgetteringstabellen:
- Een overzicht te krijgen van uw KPI's
- De levensvatbaarheid van uw projecten te controleren
- Te arbitreren over de toewijzing van uw middelen

Download ons model

ii. Forfaitaire facturering

Bij facturering tegen een vaste prijs wordt een vast bedrag gefactureerd dat met de klant is overeengekomen. Dit bedrag kan in verschillende termijnen worden gefactureerd, volgens een schema dat is onderhandeld tussen de klant en het bedrijf dat het project verkoopt.

Het heeft het voordeel dat het zich richt op de waarde die het project oplevert, d.w.z. het rendement op investering, in plaats van alleen het werk te waarderen dat nodig is om die waarde te verkrijgen. Deze specificiteit zorgt voor een meer winstgevende prijsstelling en dus hogere marges.

Aan de andere kant, als je factureert op basis van een vaste prijs, is het noodzakelijk dat je de verwachte marges voor je projecten goed in de gaten houdt. Anders bestaat er een aanzienlijk risico dat je regelmatig afwijkt van het budget en je doelstellingen niet haalt.

iii. Facturering van abonnementen

Abonnementsfacturering is een manier van factureren waarbij een bedrijf een dienst aanbiedt die variabel kan zijn op basis van een bedrag dat is overeengekomen met de klant en die periodiek wordt gefactureerd.

Facturering op basis van een abonnement biedt duidelijkheid en consistentie voor klanten, die niet voor verrassingen komen te staan wanneer ze de facturen ontvangen. Het is een vorm van verzekering die de serviceprovider in staat stelt om de winstgevendheid te optimaliseren met behoud van het serviceniveau dat de klant verwacht.

Maar als het slecht wordt beheerd, kan facturering op basis van abonnementen al snel risico's inhouden voor de uitgever. Als het contract slecht is opgesteld, kunnen de kosten, die variabel zijn, het project op verlies zetten.

iv. Hybride facturering

Sommige projecten vereisen een mix van deze verschillende benaderingen. Laten we het voorbeeld nemen van een software implementatieproject. Het project wordt vaak gefactureerd op basis van een vaste prijs, met uitzondering van bepaalde ontwikkelingen op maat, die worden gefactureerd op basis van de bestede tijd. Zodra het project is geïnstalleerd, kan er een abonnement voor monitoring en onderhoud worden gefactureerd.

 

Met Stafiz kun je al je facturatieprocessen beheren en automatiseren.

Forfaitaire facturering, facturering op basis van tijd en materialen, facturering op basis van een abonnement of hybride facturering.

Ongeacht hoe het project wordt gefactureerd, Stafiz maakt het mogelijk om omzet en marges op de juiste manier te berekenen.

Ontdek facturatie met Stafiz

De 9 problemen van projectfacturatie en hoe Stafiz je kan helpen ze op te lossen?

1. Hoe schat je de kosten, prijzen en het type facturering in voor een factureerbaar project?

2. Hoe beheer je het risico van projectoverschrijdingen?

3. Hoe kan ik sneller betaald worden door mijn klanten?

4. Hoe complexe factureringsafspraken beheren

5. Hoe gaan jullie om met belastingfacturering en facturering in meerdere valuta?

6. Hoe facturatie beheren tussen verschillende entiteiten in hetzelfde bedrijf (intercompany stromen)

7. Hoe kunnen we de communicatie met klanten vereenvoudigen?

8. Hoe kan ik bepaalde parameters wijzigen die van invloed zijn op de facturering in de loop van een project?

9. Hoe stel je een projectofferte- en factureringstool in?

De 9 problemen van projectfacturering