De 5 fasen van projectmanagement

Het managen van een project is als het dirigeren van een orkest. Om een mooie symfonie te krijgen en je doelstellingen te bereiken, heb je een strikte en nauwkeurige planning nodig.

Projectmanagement wordt voorgesteld als een organisatie in verschillende zinnen, en terecht: het ontwikkelen van een project is inderdaad een delicate taak. Door het op te delen in verschillende fasen is het gemakkelijker te organiseren en wordt gegarandeerd dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien.

Het maakt niet uit hoe groot of klein het is: of een project nu snel gaat en 'licht' is qua taken die moeten worden uitgevoerd, of dat het omvangrijker is en meer middelen vereist, je moet deze fasen altijd opnemen in je projectmethodologie. De reden waarom we projectmanagement in verschillende fasen organiseren, is omdat het uiterst complex is.

Deze verschillende fasen vormen samen de zogenaamde projectlevenscyclus. Er zijn vijf hoofdfasen, maar deze kunnen worden aangepast tot vier of zes, afhankelijk van de methodologieën en gewoonten van je bedrijf.

Fase 1: Projectontwerp

In dit stadium begint het project een conceptuele vorm aan te nemen. Op dit punt is het noodzakelijk om de eigenschappen en de reikwijdte van het project te definiëren. De eerste stap is het creëren van een overzicht van het project om te kunnen beslissen over de strategieën die moeten worden toegepast om de verwachte resultaten te behalen.

De projectmanager moet met de belanghebbenden en klanten praten om het belang van de doelstellingen van het project te begrijpen.

Na deze vergadering kun je al beginnen met het maken van een projectdashboard. Het idee is om iets te maken dat qua vorm lijkt op een projectkaart, waardoor het gemakkelijker wordt om de fundamentele doelstellingen te begrijpen.

Net zoals een taak kan worden opgesplitst in verschillende subtaken, is elke fase van het project zelf georganiseerd in verschillende fasen. In het geval van projectplanning kunnen de volgende vier assen als leidraad dienen.

• Voer een haalbaarheidsstudie uit: hierbij worden de doelstellingen, het tijdschema en de kosten( van het project beoordeeld om na te gaan of ze haalbaar zijn. Om de verwachte resultaten van het project te behalen, is het belangrijk dat er een balans is tussen de eisen en de gebruikte middelen.

• Bepaal de reikwijdte van het project: dit houdt in dat je de projectdoelstellingen, verwachte deliverables, deadlines, taken en kostenanalyse identificeert. Zoek uit wat er gedaan moet worden om het project te voltooien en wat er nog gedaan moet worden. Door dit te doen, kun je de grenzen van het project bepalen - of ontdekken.

• Project deliverables: dit deel omvat het identificeren van de omvang van het vereiste werk en welke vorm het zal aannemen. Op basis van de werkomschrijving (die de werkvereisten, het tijdschema, het factureringsschema, wat aanvaardbaar is en wat niet) van het project beschrijft, worden vervolgens de instructies voor de ondersteuning van de deliverables en hun aantallen duidelijk gedefinieerd voor de stadia van voltooiing.

• Een businesscase opstellen: zodra alle vorige fasen zijn doorlopen, kun je beginnen met het opstellen van je businesscase. Deze kan dan dienen als een Proof of Concept: het laat zien waarom dit project essentieel is en welke financiële voordelen er vanaf het begin te behalen zijn.

Voorbereidingsfase - Projectmanagement

Fase 2: Projectplanning

Zodra je het groene licht hebt van de investeerders, maak je een plan dat iedereen kan volgen. Je stelt een takenplanning op en wijst deze toe aan de teamleden, waarbij je deadlines stelt voor elke taak.

"Niet plannen is plannen om te falen". Planning is dus de belangrijkste fase in de levenscyclus van een project. Het is niet het spannendste deel van het project en het is waar dat planning een beetje ontmoedigend kan zijn. Toch is het cruciaal voor het succes van je project.

Ook deze fase kan weer worden onderverdeeld in verschillende fasen.

Een projectplan maken

Het moet dienen als leidraad voor projectmanagers bij het produceren van kwaliteitsresultaten en het beheren van risico's, en hen helpen om de kosten binnen het budget te houden.

Het kan ook worden gebruikt om de waarde van het project te beoordelen en om teams te helpen hun taken binnen een bepaald tijdsbestek af te ronden.

Een middelenplan maken

Dit plan moet je voorzien van het benodigde aantal middelen om het project te voltooien. Dit betekent :

• het aantal projectmanagers ;
• het aantal werknemers ;
• het aantal grondstoffen.

Dit omvat ook essentiële projectmanagementtechnieken en informatietechnologie (IT).

De nodige middelen verzamelen

Nadat je het plan hebt gemaakt, verzamel je alle andere middelen zoals kapitaal, apparatuur, werkruimte, enz. Zorg ervoor dat iemand verantwoordelijk is voor het monitoren van de middelen en het aanvullen ervan indien nodig.

Een personeelsoplossing kan veel van deze taken overnemen en je helpen om je middelen effectiever in te zetten.

De financiële begroting plannen

Op basis van de benodigde middelen kun je vervolgens een prognose maken van je budget voor financiële kosten. Maak een gedetailleerde kostenanalyse met :

• de kosten voor het uitvoeren van elke taak ;
• de kosten voor het hele team om een taak uit te voeren ;
• Zorg voor een veiligheidsmarge voor onvoorziene uitgaven.

Risico's en obstakels

Zelfs als er veel is gepland, horen risico's erbij. Probeer te anticiperen door na te denken over de verschillende soorten obstakels en risico's waarmee je tijdens het project te maken kunt krijgen, zodat je er klaar voor bent als ze opduiken. 

Neem een percentage van je risico op in de financiële begroting als een uitgave. Dit geeft je zekerheid en voorkomt dat je project mislukt.

Fase 3: Uitvoering van het project

Dashboard - Projectbeheer

Dit is het moment waarop alles wat gepland is vorm krijgt en concreet wordt. Tijdens deze fase verdelen projectmanagers projecttaken onder teams en wijzen ze middelen toe.

Maar vergeet niet: het succes hangt af van hoe de planningsfase is gestructureerd! Voor nog meer efficiëntie kunnen projectmanagers een checklist bijhouden om ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met de verzoeken van belanghebbenden en dat deze worden gerespecteerd, zoals afgesproken in de business case.

Het is belangrijk om te leren van je fouten, maar ook van je successen. Een essentieel aspect van de uitvoeringsfase van een project is het bijhouden van waardoor het project mislukte of slaagde. Op die manier kun je vooruit.

Om dit te doen, moeten een aantal meetgegevens worden bijgehouden:

• doelstellingen ;
• prestatierapporten ;
• updates projectstatus ;
• de behoefte aan personeel.

Voortgangsverslag project

Tijdens de uitvoeringsfase is er een reeks gegevensupdates naarmate het project vordert en middelen worden uitgegeven. Daarom is het nodig om regelmatig bij te houden wat er gebeurt en om kritieke projectproblemen te identificeren.

Regelmatige vergaderingen plannen met belanghebbenden en het projectteam

We raden je aan om je rapporten voor belanghebbenden en klanten bij te werken. Controleer bij hen of het project nog steeds de goede kant op gaat en communiceer met je team om feedback en suggesties voor verbetering te geven, met name over onderwerpen als het begrijpen van de behoeften van de klant of de voortgang van het traject om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden gehaald.

Fase 4: Projectmonitoring

Deze fase van het project vindt tegelijkertijd plaats met de uitvoeringsfase. Dit kan eenvoudig worden gedaan met behulp van ERP-software software of een projectbeheertool.

Het doel van deze fase is om ervoor te zorgen dat alle parameters, zoals budget, planningen en deadlines, in overeenstemming zijn met het projectplan. 

De projectmanager moet ervoor zorgen dat de productiekwaliteit, scope creep en middelen binnen het geplande budget blijven budget. Als alles gepland is zoals afgesproken, moet de projectmanager in staat zijn om potentiële risico's te voorzien en ze kunnen voorkomen. Houd het project in beweging, ondanks de obstakels!

Fase 5: Het project afsluiten

Na een succesvolle afronding van het project, communiceer je de resultaten met de belanghebbenden en draag je het project aan hen over. 

Maak intern de balans op met de leden van je team en leer van eventuele fouten die zijn gemaakt. Leer hoe je aanpassingen kunt maken voor toekomstige projecten (je teams beter managen, je middelen verstandig toewijzen, beter plannen, enz.)

Vergeet niet om je team te feliciteren en hun waardering te tonen voor het harde werk dat ze hebben gedaan. Dit zal het team helpen om betere resultaten te behalen in toekomstige projecten.

De prestaties van het team analyseren

• Controleer de kwaliteit van het werk en de behaalde resultaten. 
• Stel verbeterpunten voor. 
• Vergelijk de prestaties met vorige projecten om te zien hoe ze zijn verbeterd.

Projectdocumentatie opstellen

Schrijf een gedetailleerd document waarin je beschrijft hoe aan de verwachtingen van de belanghebbenden werd voldaan. Door de strategieën en verschillende fasen uit te leggen die werden ingezet om deze doelstellingen te bereiken, geeft dit stof tot nadenken en een retrospectief begrip van hoe de gebeurtenissen zich ontvouwden.

Herzie je budget

Controleer tot slot of het project is uitgevoerd in overeenstemming met het toegewezen budget. Beoordeel of de kosten en baten overeenkomen met het oorspronkelijke plan. Zoek naar eventuele opportuniteitskosten die tijdens het project over het hoofd zijn gezien.

Projectmanagement kan soms overweldigend lijken. Er zijn veel taken die risico's, problemen en mislukkingen met zich meebrengen. Om succesvol te zijn, is het essentieel om de vijf bovenstaande stappen te volgen. 

Om naar een hogere versnelling te schakelen, kun je jezelf ook uitrusten met een IT-tool die elke fase van de projectlevenscyclus afhandelt. Dit bespaart je tijd, helpt je om je resources beter te beheren en maakt de complexiteit van projecten gemakkelijker te organiseren.

Als u meer wilt weten over het Stafiz-platform, aarzel dan niet om een persoonlijke demo aan te vragen!

Bekijk een demo