4 cruciale dingen om in gedachten te houden bij het plannen van een project in een adviesbureau
Consultingpartners maken zich vaak zorgen over projectplanning. Omdat we grijze materie verkopen, is het essentieel om de beschikbaarheid en vaardigheden van consultants in de gaten te houden en hun opdrachten te optimaliseren. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste problemen waarmee adviesbureaus te maken hebben en wat ze eraan doen.
Inzet
Projectplanning is cruciaal: het heeft een directe en sterke impact op de winstgevendheid van het bedrijf en kan moeilijk te optimaliseren zijn. Er zijn inderdaad veel componenten om naar te kijken:
Pijplijn en werklast: om projectplanning te organiseren, hebben we zichtbaarheid nodig. We moeten op de een of andere manier een volledig zicht hebben op de verwachte activiteit: wat zal de werkbelasting zijn op onze huidige opdrachten en welke voorstellen die ons werk zullen opleveren zullen we waarschijnlijk binnenhalen (en voor elk daarvan onze waarschijnlijkheid om te winnen). En voor al deze projecten moeten we de vereiste werkbelasting inschatten (aantal dagen, anciënniteit, specifieke vaardigheid, ...).
Beschikbaarheid van consultants: dit is natuurlijk een van de belangrijkste stappen. Wie is er vandaag beschikbaar om aan een voorstel te werken? Welke junior consultant is vanaf volgende week 3 maanden beschikbaar om te werken aan het project dat we net hebben verkocht? De meest betrouwbare gegevens voor iedereen moeten worden verzameld voordat er beslissingen worden genomen over het indelen van het team.
Vereiste vaardigheden: voor veel projecten heb je specifieke vaardigheden nodig. Een excel-genie voor een businessmodel, een transportexpert om voor een spoorwegmaatschappij te werken,... Het is niet altijd gemakkelijk om rekening te houden met alle projectvereisten en alle vaardigheden waarover je teams beschikken (vooral niet wanneer je bedrijf groeit en nu een aanzienlijk aantal mensen in dienst heeft). Maar het is cruciaal om te weten welk beschikbaar profiel het meest relevant is voor dit voorstel dat je vanmiddag wilt versturen, en welk profiel het meest efficiënt zal werken op dit andere project.
Projecten met prioriteit: Sommige projecten kunnen om verschillende redenen belangrijker zijn dan andere. Zo kunnen projecten met hoge gemiddelde dagtarieven prioriteit krijgen. Ook kan een project strategisch zijn voor het adviesbureau, zelfs als het een klein project is of als de dagtarieven laag zijn, omdat het kan leiden tot het binnenhalen van een groter project met een hoge winstgevendheid.
Wensen en loopbaanmanagement van consultants: een vierde kritieke component zijn wensen en loopbaanopties. Een consultant die net klaar is met een project van 1 jaar waarbij hij elke week in een heel klein plattelandsdorpje verbleef, wil misschien een tijdje met collega's werken en aan nieuwe onderwerpen worden toegewezen. Om jonge consultants voor te bereiden om managers te worden, moet je ze bovendien een breed scala aan opdrachten laten uitvoeren: excel en powerpoint, lang en kort, met en zonder team, strategie & implementatie,... Het opslaan van de werkgeschiedenis van je consultants helpt je om voor iedereen de beste volgende stap te kiezen.
Gebruikelijke processen
Adviesbureaus hebben verschillende benaderingen met betrekking tot projectplanning: sommige nemen beslissingen wanneer dat nodig is, terwijl andere wekelijks vergaderen met hun managementteam om dit onderwerp te behandelen. Dit zijn de processen die we bij Stafiz hebben geïdentificeerd:
Gecentraliseerd: in dit geval neemt een beperkt aantal mensen (meestal partners) alle beslissingen over de projectplanning. Dit beslissende team moet alle hierboven beschreven gegevens verzamelen en in gedachten houden (of noteren) om de juiste beslissingen te kunnen nemen.
Gedecentraliseerd: alle partners en managers kunnen projecten toewijzen aan hun teamleden. Als een consultant beschikbaar is (als zodanig gemarkeerd in het systeem, of gewoon omdat hij heeft bevestigd dat hij vrij is), is het mogelijk om hem meteen op een project te plannen, zonder goedkeuring, zelfs als deze opdracht later geannuleerd kan worden omdat een andere manager een belangrijker project heeft en de consultant nodig heeft om met hem samen te werken. In dit geval bestaat het risico dat sommige managers sommige consultants overbelasten, om ze te 'boeken' en beschikbaar te houden voor hun eigen projecten. Maar deze aanpak kan werken als projectplanningsbeslissingen snel worden genomen en beschikbaarheid continu wordt bijgewerkt, wat betekent dat er geen volle week hoeft te worden gewacht om een duidelijk overzicht te hebben van de planning van het team.
Sommige bedrijven gaan verder en laten iedereen zijn eigen projectplanning beheren. Dit betekent niet dat iedereen kan doen wat hij wil, want partners kunnen op elk moment de situatie in de software controleren.
Hulpmiddelen en processen :
Projectplanning: een gecentraliseerd proces zou vereisen dat er officiële workflows van aanvragen worden gemaakt. Om een project voor te bereiden kan een manager bijvoorbeeld vragen om 3 consultants, 2 junior en 1 senior, beschikbaar voor 2 maanden, met ervaring in e-commerce. Alle aanvragen worden geconsolideerd en gekoppeld aan beschikbare consultants om de beste combinatie te vinden.
Projectplanningsvergaderingen: veel adviesbureaus organiseren vergaderingen (wekelijks of maandelijks) om hun projectplanning te bespreken. Deze vergaderingen beginnen meestal met een presentatie van de verwachte werklast (toezeggingen en voorstellen) en van de beschikbare consultants. Het duurt dan 30 minuten tot 3 uur om ieders planning te bespreken en te optimaliseren.
Voordelen van het gebruik van software
De meeste bedrijven gebruiken nog steeds excel om hun projectplanning te beheren. Maar de voordelen van het gebruik van software zijn talrijk:
Samenwerking Iedereen kan, binnen zijn eigen rechten, de gegevens zien en wijzigen. Partners kunnen bijvoorbeeld de projectplanning wijzigen, maar junior consultants hebben alleen zicht op de projecten waarvoor ze zijn ingepland.
Betrouwbaarheid van gegevens Gegevens kunnen 24/7 worden bijgewerkt door iedereen met rechten. Iedereen kan continu de gegevens bekijken. Als ze dus een fout of een onnauwkeurige waarde vinden, kunnen ze die meteen aanpassen. Junior consultants kunnen hun manager waarschuwen als ze iets onjuist zien, en managers hebben verschillende indicatoren die hen waarschuwen wanneer er inconsistenties optreden.
Echte tijd Je hoeft niet meer iedereen te bellen of het hele kantoor af te lopen om de info te krijgen. Je hoeft alleen maar in te loggen (bijvoorbeeld op je mobiel) en alle informatie die je nodig hebt is beschikbaar. Bij Stafiz tonen we graag een zeer nuttige KPI: we noemen het de productiegraad
Het houdt rekening met alles (verleden en toekomstige tijd, uitgaven) en vertelt je of je kunt verwachten dat je het project over- of onderpresteert. Zo berekenen we het:
Projectkosten / [Werkelijke en toekomstige arbeidstijd besteed aan het project x Dagtarieven]
Natuurlijk houdt de noemer rekening met de verschillende dagtarieven van elk lid dat betrokken is bij het project.
Dus als je het project hebt verkocht tegen de exacte waarde van de geplande tijd voor elk teamlid, vermenigvuldigd met hun dagtarief, ben je van plan om een productietarief van 100% te realiseren.
Laten we een voorbeeld nemen: Je hebt een project van $100.000 verkocht en je bent van plan om een junior 60 dagen te laten werken tegen $1000/dag, een senior 20 dagen tegen $1500/dag en een directeur 5 dagen tegen $2000/dag: (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100.000). Dus in jouw plan is de productiesnelheid 100%.
Maar laten we zeggen dat je een maand bezig bent met het project en dat je nu verwacht dat de junior 70 dagen zal besteden, de senior 25 dagen en de regisseur 6 dagen. Nu is de waarde van je productie (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119 500). Dus de productiesnelheid is = 83,7%.
Dit betekent niet dat je marge negatief is, want je dagtarieven kunnen een aanzienlijke marge bevatten in vergelijking met de werkelijke kosten van je medewerker. Maar het betekent wel dat je 16,3% onder je oorspronkelijke plan presteert.
U moet manieren vinden om het project te versnellen of een prijsverhoging aan uw klant rechtvaardigen.
Het komt ook voor dat je klant in de loop van een project om meerwerk vraagt. In dat geval moet je het oorspronkelijke plan herzien, de verkochte fixed fee aanpassen en er rekening mee houden in je prestatieanalyse. In Stafiz kun je dit doen door zoveel nieuwe "productieplannen" toe te voegen als nodig zijn.
Er zijn veel redenen waarom een project onrendabel wordt: de kosten voor commerciële activiteiten zijn onderschat, uitgaven zijn niet meegenomen in de margeberekening of je zit gewoon vast aan het project en besteedt er meer tijd aan. In sommige gevallen is het tegenovergestelde het geval en ben je uiteindelijk veel winstgevender dan gepland. Het meest cruciale aspect van dit alles is ANTICIPEREN. Je hebt rapportagetools nodig om realtime inzicht te hebben in je projectfinanciën. Het zal je helpen om de juiste biedprijs te bepalen en het zal je helpen om genoeg tijd te hebben om te reageren en beslissingen te nemen om het project te versnellen of de kosten te verlagen wanneer dat nog kan.
Waar kijken jullie nog meer naar?
