4 wichtige Dinge, die Sie bei der Planung eines Projekts in einem Beratungsunternehmen beachten sollten
Beratungspartner machen sich oft Sorgen um die Projektplanung. Da wir graue Zellen verkaufen, ist es wichtig, Verfügbarkeiten und Fähigkeiten zu überwachen und die Beraterzuweisungen zu optimieren. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Probleme, mit denen Beratungsunternehmen konfrontiert sind, und was sie dagegen tun.
Pfähle
Die Projektplanung ist von entscheidender Bedeutung: Sie hat einen direkten und starken Einfluss auf die Rentabilität des Unternehmens und kann schwierig zu optimieren sein. Es gibt in der Tat viele Komponenten, die man sich ansehen sollte:
Pipeline und Arbeitslast : Um die Projektplanung zu organisieren, brauchen wir Transparenz. Wir müssen irgendwie einen vollständigen Überblick über die geplanten Aktivitäten haben: Wie hoch wird die Arbeitsbelastung für unsere aktuellen Engagements sein, und welche Vorschläge werden wir wahrscheinlich gewinnen, die uns Arbeit bringen werden (und für jeden von ihnen unsere Wahrscheinlichkeit, zu gewinnen). Und für all diese Projekte müssen wir die erforderliche Arbeitsbelastung bewerten (Anzahl der Tage, Dienstalter, spezifische Fähigkeiten,...).
Verfügbarkeit der Berater : Dies ist natürlich einer der wichtigsten Schritte. Wer steht heute zur Verfügung, um an einem Angebot zu arbeiten? Welcher Junior Consultant wird ab nächster Woche für 3 Monate zur Verfügung stehen, um an dem Projekt zu arbeiten, das wir gerade verkauft haben? Die zuverlässigsten Daten für alle müssen gesammelt werden, bevor Entscheidungen über die Zusammensetzung des Teams getroffen werden.
Erforderliche Fähigkeiten : Bei einigen Projekten benötigen Sie spezifische Fähigkeiten. Ein Excel-Genie für ein Geschäftsmodell, ein Transportexperte für ein Bahnunternehmen,... Es ist nicht immer einfach, alle Projekte, Anforderungen und Fähigkeiten Ihrer Teams im Auge zu behalten (vor allem, wenn Ihr Unternehmen wächst und jetzt eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern beschäftigt). Es ist jedoch wichtig zu wissen, welches verfügbare Profil für dieses Angebot, das Sie heute Nachmittag senden möchten, am relevantesten ist und welches bei diesem anderen Projekt am effizientesten funktioniert.
Vorrangige Projekte: Einige Projekte können aus verschiedenen Gründen wichtiger sein als andere. So können beispielsweise Projekte, die mit hohen durchschnittlichen Tagessätzen verkauft werden, priorisiert werden. Außerdem kann ein Projekt für das Beratungsunternehmen strategisch sein, auch wenn es sich um ein kleines Projekt handelt oder die Tagessätze niedrig sind, da es dazu führen kann, dass ein größeres Projekt mit hoher Rentabilität gewonnen wird.
Beraterwünsche und Karrieremanagement : Eine vierte kritische Komponente sind Wünsche und Karriereoptionen. Ein Berater, der gerade ein 1-Jahres-Projekt abgeschlossen hat, für das er jede Woche in einem sehr kleinen Dorf auf dem Land verbracht hat, möchte vielleicht eine Weile mit Kollegen zusammenarbeiten und sich mit neuen Themen beschäftigen. Um junge Berater darauf vorzubereiten, Manager zu werden, müssen Sie sie außerdem einer Vielzahl von Aufgaben unterziehen: Excel und PowerPoint, lang und kurz, mit und ohne Team, Strategie und Umsetzung,... Das Speichern der Arbeitshistorie Ihrer Berater hilft Ihnen, den nächstbesten Schritt für alle zu wählen.
Übliche Abläufe
Beratungsunternehmen verfolgen unterschiedliche Ansätze in Bezug auf die Projektplanung: Einige treffen Entscheidungen, wann immer es erforderlich ist, während andere wöchentliche Meetings mit ihrem Managementteam abhalten, um dieses Thema zu behandeln. Hier sind die Prozesse, die wir bei Stafiz identifiziert haben:
Zentralisiert : In diesem Fall trifft eine begrenzte Anzahl von Personen (in der Regel Partner) alle Entscheidungen über die Projektplanung. Dieses Entscheidungsteam muss alle oben beschriebenen Daten sammeln und im Kopf behalten (oder notieren), um die richtigen Entscheidungen zu treffen
Dezentral : Alle Partner und Manager können ihren Teammitgliedern Projekte zuweisen. Wenn ein Berater verfügbar ist (im System als solcher markiert oder nur weil er bestätigt hat, dass er frei ist), ist es möglich, ihn sofort und ohne Genehmigung in ein Projekt einzuplanen, auch wenn dieser Auftrag später storniert werden könnte, weil ein anderer Manager ein wichtigeres Projekt hat und den Berater benötigt, um mit ihm zusammenzuarbeiten. In diesem Fall besteht die Gefahr, dass einige Manager die Zeitpläne einiger Berater überlasten, um sie zu "buchen" und für ihre eigenen Projekte zur Verfügung zu halten. Dieser Ansatz kann jedoch funktionieren, wenn Projektplanungsentscheidungen schnell getroffen und Verfügbarkeiten kontinuierlich aktualisiert werden, was bedeutet, dass Sie nicht eine ganze Woche warten müssen, um einen klaren Überblick über den Teamplan zu erhalten.
Einige Firmen gehen darüber hinaus und überlassen es jedem, seine Projektplanung selbst zu verwalten. Diese Situation bedeutet nicht, dass jeder machen kann, was er will, denn die Partner können die Situation jederzeit in der Software überprüfen.
Werkzeuge und Prozesse :
Projektplanung : Ein zentralisierter Prozess würde die Erstellung offizieller Workflows von Anfragen erfordern. Um beispielsweise ein Projekt vorzubereiten, kann ein Manager 3 Berater anfordern, 2 Junior und 1 Senior, die für 2 Monate zur Verfügung stehen und Erfahrung im E-Commerce haben. Alle Anfragen werden konsolidiert und mit den verfügbaren Beratern abgeglichen, um die beste Gesamtkombination zu finden.
Projektplanungsmeetings : Viele Beratungsunternehmen organisieren Meetings (wöchentlich oder monatlich), um ihre Projektplanung zu besprechen. Diese Meetings beginnen in der Regel mit einer Präsentation des zu erwartenden Arbeitsaufwands (Engagements und Vorschläge) und der verfügbaren Berater. Es dauert dann zwischen 30 Minuten und 3 Stunden, um den Zeitplan aller zu besprechen und zu optimieren.
Vorteile der Verwendung einer Software
Die meisten Unternehmen verwenden immer noch Excel, um ihre Projektplanung zu verwalten. Die Vorteile der Verwendung einer Software sind jedoch zahlreich:
Zusammenarbeit : Jeder kann im Rahmen seiner eigenen Rechte die Daten einsehen und ändern. Zum Beispiel können Partner die Projektplanung ändern, aber Junior-Berater haben nur Einblick in die Projekte, für die sie eingeplant sind
Zuverlässigkeit der Daten : Die Daten können 24/7 aktualisiert werden, von jedem, der die Rechte dazu hat. Jeder hat ständig einen Blick auf die Daten. Wenn sie also einen Fehler oder einen ungenauen Wert finden, können sie ihn sofort ändern. Junior-Berater können ihren Vorgesetzten warnen, wenn sie etwas Falsches sehen, und Manager haben mehrere Indikatoren, die sie warnen, wenn Inkonsistenzen auftreten
Echtzeit : Sie müssen nicht mehr jeden anrufen oder durch das ganze Büro rennen, um die Informationen zu erhalten. Melden Sie sich einfach an (z. B. auf Ihrem Handy), und alle Informationen, die Sie benötigen, sind verfügbar. Bei Stafiz zeigen wir gerne einen sehr nützlichen KPI: Wir nennen ihn die Produktionsrate
Es berücksichtigt alles (vergangene und zukünftige Zeit, Ausgaben) und sagt Ihnen, ob Sie damit rechnen können, das Projekt zu über- oder unterzubieten. So berechnen wir es:
Projekthonorare / [Tatsächliche und zukünftige Arbeitszeit, die für das Projekt aufgewendet wurde x Tagessätze]
Selbstverständlich berücksichtigt der Nenner die unterschiedlichen Tagessätze der einzelnen am Projekt beteiligten Mitglieder.
Wenn Sie also das Projekt zum genauen Wert der für jedes Teammitglied geplanten Zeit, multipliziert mit seinem Tagessatz, verkauft haben, planen Sie, eine Produktionsrate von 100 % zu erzielen.
Nehmen wir ein Beispiel: Sie haben ein Projekt im Wert von 100 000 $ verkauft und planen, dass ein Junior 60 Tage für 1000 $/Tag arbeitet, ein Senior 20 Tage für 1500 $/Tag und ein Direktor 5 Tage für 2000 $/Tag arbeitet: (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100 000). In Ihrem Plan liegt die Produktionsrate also bei 100 %.
Nehmen wir jedoch an, Sie sind einen Monat im Projekt und gehen nun davon aus, dass der Junior 70 Tage, der Senior 25 Tage und der Direktor 6 Tage verbringen wird. Jetzt beträgt der Wert Ihrer Produktion (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119.500). Die Produktionsrate beträgt also = 83,7%
Das bedeutet nicht, dass Ihre Marge negativ ist, da Ihre Tagessätze im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten Ihres Mitarbeiters eine erhebliche Marge enthalten können. Aber es bedeutet, dass Sie im Vergleich zu Ihrem ursprünglichen Plan um 16,3 % unterdurchschnittlich abschneiden.
Sie müssen Wege finden, um das Projekt zu beschleunigen oder eine Preiserhöhung gegenüber Ihrem Kunden zu rechtfertigen.
Es kommt auch vor, dass Ihr Kunde im Laufe eines Projekts zusätzliche Arbeiten anfordert. In diesem Fall müssen Sie den ursprünglichen Plan überprüfen, die verkaufte Festgebühr anpassen und in Ihrer Leistungsanalyse berücksichtigen. In Stafiz können Sie dies tun, indem Sie so viele neue "Produktionspläne" wie nötig hinzufügen.
Es gibt viele Gründe, warum ein Projekt unrentabel wird: Die Kosten für die Geschäftstätigkeit wurden unterschätzt, die Ausgaben wurden nicht in die Margenberechnung einbezogen oder Sie bleiben einfach am Projekt hängen und verbringen mehr Zeit damit. In einigen Fällen ist das Gegenteil der Fall, und Sie werden am Ende viel profitabler sein als geplant. Der wichtigste Aspekt von all dem ist die ANTIZIPATION. Sie benötigen die Berichtstools, um in Echtzeit einen Überblick über Ihre Projektfinanzen zu erhalten. Es wird Ihnen helfen, den angemessenen Angebotspreis festzulegen, und es wird Ihnen helfen, genügend Zeit zu haben, zu reagieren und Entscheidungen zu treffen, um das Projekt zu beschleunigen oder Kosten zu senken, wenn Sie noch können.
Was schaut ihr euch sonst noch an?
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