4 cosas críticas a tener en cuenta al planificar un proyecto en una empresa de consultoría
Los socios consultores a menudo se preocupan por la planificación del proyecto. Como estamos vendiendo materia gris, es esencial monitorear las disponibilidades, las habilidades y optimizar las asignaciones de los consultores. A continuación, se ofrece un resumen de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas de consultoría y qué hacen al respecto.
Estacas
La planificación del proyecto es crítica: tiene un impacto directo y fuerte en la rentabilidad de la empresa, y puede ser difícil de optimizar. De hecho, hay muchos componentes a tener en cuenta:
Pipeline y carga de trabajo : para organizar la planificación del proyecto, necesitamos visibilidad. De alguna manera, debemos tener una visibilidad completa sobre la actividad proyectada: cuál será la carga de trabajo en nuestros compromisos actuales y qué propuestas es probable que ganemos que nos traigan trabajo (y para cada una de ellas nuestra probabilidad de ganar). Y para todos estos proyectos, necesitamos evaluar la carga de trabajo requerida (número de días, antigüedad, habilidad específica,...).
Disponibilidad de los consultores : este es, por supuesto, uno de los pasos más importantes. ¿Quién está disponible hoy para trabajar en una propuesta? ¿Qué consultor junior estará disponible durante 3 meses, a partir de la próxima semana, para trabajar en el proyecto que acabamos de vender? Los datos más fiables para todos deben recopilarse antes de tomar cualquier decisión sobre la formación del equipo.
Habilidades requeridas : en algunos proyectos, necesitarás habilidades específicas. Un genio excel para un modelo de negocio, un experto en transporte para trabajar en una empresa ferroviaria,... Tener en cuenta todos los proyectos, requisitos y todas las habilidades que tienen sus equipos no siempre es fácil (especialmente cuando su empresa está creciendo y ahora emplea a un número sustancial de personas). Pero es fundamental saber qué perfil disponible es el más relevante para esta propuesta que desea enviar esta tarde, y cuál funcionará de manera más eficiente en este otro proyecto.
Proyectos prioritarios: Algunos proyectos pueden ser más importantes que otros, por varias razones. Por ejemplo, se pueden priorizar los proyectos vendidos con tarifas diarias promedio altas. Además, un proyecto puede ser estratégico para la consultora, incluso si es pequeño o si las tarifas diarias son bajas, porque puede llevar a ganar un proyecto de mayor tamaño y alta rentabilidad.
Los deseos de los consultores y la gestión de la carrera : un cuarto componente crítico son los deseos y las opciones de carrera. Un consultor que acaba de terminar un proyecto de 1 año para el que pasaba todas las semanas en un pueblo muy pequeño en el campo podría querer trabajar un poco de tiempo con colegas y ser asignado en nuevos temas. Además, para preparar a los jóvenes consultores para convertirse en gerentes, es necesario someterlos a una amplia gama de compromisos: Excel y PowerPoint, largos y cortos, con y sin equipo, estrategia e implementación,... Guardar el historial de trabajo de tus consultores te ayuda a elegir el siguiente mejor paso para todos.
Procesos habituales
Las empresas de consultoría tienen diferentes enfoques con respecto a la programación de proyectos: algunas toman decisiones cuando es necesario, mientras que otras tienen reuniones semanales con su equipo de gestión para manejar este tema. Estos son los procesos que identificamos en Stafiz:
Centralizado : en este caso, un número limitado de personas (normalmente socios) toman todas las decisiones de planificación del proyecto. Este equipo decisorio debe recopilar y tener en cuenta (o anotar) todos los datos descritos anteriormente para tomar las decisiones correctas
Descentralizado : todos los socios y gerentes pueden asignar proyectos a los miembros de su equipo. Si hay un consultor disponible (marcado como tal en el sistema, o simplemente porque confirmó que estaba libre), es posible planificarlo en un proyecto de inmediato, sin aprobación, incluso si esta tarea podría cancelarse más tarde porque otro gerente tiene un proyecto más importante y necesita que el consultor trabaje con él. En este caso, existe el riesgo de que algunos gerentes sobrecarguen los horarios de algunos consultores, para "reservarlos" y mantenerlos disponibles para sus propios proyectos. Pero este enfoque puede funcionar cuando las decisiones de planificación del proyecto se toman rápidamente y las disponibilidades se actualizan continuamente, lo que significa que no es necesario esperar una semana completa para tener una visibilidad clara sobre el cronograma del equipo.
Algunas empresas van más allá y permiten que todo el mundo gestione su propia planificación de proyectos. Esta situación no significa que cada uno pueda hacer lo que quiera, ya que los socios pueden comprobar en cualquier momento la situación en el software.
Herramientas y procesos:
Planificación del proyecto : un proceso centralizado requeriría crear flujos oficiales de solicitudes. Para preparar un proyecto, por ejemplo, un gerente puede solicitar 3 consultores, 2 junior y 1 senior, disponibles durante 2 meses, con experiencia en comercio electrónico. Todas las solicitudes se consolidan y se emparejan con los consultores disponibles para encontrar la mejor combinación general.
Reuniones de planificación de proyectos : muchas empresas de consultoría organizan reuniones (semanales o mensuales) para discutir la planificación de sus proyectos. Estas reuniones generalmente comienzan con una presentación de la carga de trabajo esperada (compromisos y propuestas) y de los consultores disponibles. A continuación, se tarda de 30 minutos a 3 horas en discutir y optimizar el horario de todos.
Ventajas de usar un software
La mayoría de las empresas siguen utilizando Excel para gestionar la planificación de sus proyectos. Pero los beneficios de usar un software en su lugar son numerosos:
Colaboración : todo el mundo puede, dentro de sus propios derechos, ver y modificar los datos. Por ejemplo, los socios podrán cambiar la planificación del proyecto, pero los consultores junior solo tendrán visibilidad sobre los proyectos en los que están programados
Fiabilidad de los datos : Los datos pueden ser actualizados las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por cualquier persona que tenga los derechos. Todo el mundo echa un vistazo continuo a los datos. Por lo tanto, si encuentran un error o algún valor inexacto, pueden modificarlo de inmediato. Los consultores junior pueden alertar a su gerente si ven algo incorrecto, y los gerentes tienen varios indicadores que los alertan cuando ocurren inconsistencias
Tiempo real : ya no es necesario llamar a todo el mundo ni correr por toda la oficina para obtener la información. Solo tienes que iniciar sesión (en tu móvil, por ejemplo) y toda la información que necesitas estará disponible. En Stafiz, nos gusta mostrar un KPI muy útil: lo llamamos la tasa de producción
Tiene todo en cuenta (tiempo pasado y futuro, gastos) y te dice si puedes anticipar un rendimiento superior o inferior al del proyecto. Así es como lo calculamos:
Tarifas del proyecto / [Tiempo de trabajo real y futuro dedicado al proyecto x Tarifas diarias]
Por supuesto, el denominador tiene en cuenta las diferentes tarifas diarias de cada miembro involucrado en el proyecto.
Por lo tanto, si ha vendido el proyecto al valor exacto del tiempo planificado para cada miembro del equipo, multiplicado por su tarifa diaria, planea realizar una tasa de producción del 100%.
Pongamos un ejemplo: Has vendido un proyecto por 100.000 dólares, y planeas tener un junior trabajando 60 días a $1000/día, un senior trabajando 20 días a $1500/día y un director trabajando 5 días a $2000/día: (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100 000). Entonces, en su plan, la tasa de producción está al 100%.
Pero, digamos que llevas un mes en el proyecto, y ahora anticipas que el junior pasará 70 días, el senior 25 días y el director 6 días. Ahora, el valor de tu producción es (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119.500). Por lo tanto, la tasa de producción es = 83.7%
No significa que tu margen sea negativo, porque tus tarifas diarias pueden incluir un margen significativo en comparación con el costo real de tu colaborador. Pero significa que tiene un rendimiento inferior en comparación con su plan inicial, en un 16,3%.
Necesita encontrar formas de acelerar el proyecto o justificar un aumento de precio ante su cliente.
También sucede que en el transcurso de un proyecto, su cliente puede solicitar trabajo adicional. En este caso, debe revisar el plan inicial, ajustar la tarifa fija vendida y tenerla en cuenta en su análisis de rendimiento. En Stafiz, puedes hacerlo añadiendo tantos nuevos "planes de producción" como sea necesario.
Hay muchas razones por las que un proyecto deja de ser rentable: se han subestimado los costes de la actividad comercial, los gastos no se han incluido en el cálculo del margen o simplemente estás atascado en el proyecto y dedicas más tiempo. En algunos casos será todo lo contrario, y acabarás siendo mucho más rentable de lo previsto. El aspecto más crítico de todo esto, es ANTICIPARSE. Necesitas tener las herramientas de informes para tener visibilidad en tiempo real de las finanzas de tu proyecto. Te ayudará a establecer el precio de licitación adecuado, y te ayudará a tener tiempo suficiente para reaccionar y tomar decisiones para acelerar el proyecto o reducir costos cuando aún puedas.
¿Qué más están mirando?
