Gestión del tiempo: ¿qué es software de control de horas ?

Si estás trabaja en modo proyecto sea cual sea su sector de actividad, sabe que la productividad y el rendimiento van de la mano de gestión del tiempo y la actividad (TAM).

El control de horas puede utilizarse para una amplia gama de fines, como la planificación de trabajos, la facturación de clientes y la gestión de nóminas.

Este historial también es útil para evaluar la productividad individual o incluso a nivel de equipos enteros.

En la práctica, hay multitud de formas de gestionar el tiempo y la actividad. En hojas de cálculo, por ejemplo, o utilizando un reloj de fichar. Pero para aprovechar al máximo todas las ventajas de la gestión del tiempo la mejor opción es utilizar software de gestión del tiempo .

¿Qué es software de control de horas ?

Un software de gestión del tiempo o software de control de horas es una herramienta diseñada para ayudar a las empresas en su gestión de personal.

Esta plataforma permite registrar, controlar y analizar una serie de datos de recursos humanos, como las horas de trabajo, las tareas y las ausencias. 

En muchos casos, el software de gestión del tiempo integrado con el HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos).

Se utiliza para gestión de datos de RRHH de forma centralizada dentro de una empresa. Al ofrecer una visión global, facilita la toma de decisiones informadas y pertinentes.

¿Por qué software de gestión del tiempo ?

La gestión del tiempo y las actividades es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo, pero es esencial para analizar la productividad y el rendimiento de la empresa.  

Un interés productivo

A medida que una empresa crece y aumenta el número de empleados, también lo hace la necesidad de estructurar estructura.

Pero la lista de tareas administrativas relacionadas con los recursos humanos no para de crecer: gestionar la asignación de recursos, organizar los horarios, gestionar las ausencias e incluso imprimir las nóminas.

Es fácil sentirse abrumado por la masa de información.

El uso de un software de gestión de tiempos y actividades puede simplificar estos procesos. Una herramienta de GTA facilitará muchas tareas de RRHH. En última instancia, esto redundará en una mayor eficiencia, productividad y, por tanto rentabilidad rentabilidad.

Así que invertir en software de gestión del tiempo se convierte rápidamente en una necesidad si quiere mejorar el rendimiento de su organización.

Un interés estratégico

Los empresarios necesitan saber cuánto tiempo dedican sus equipos a cada tarea y en qué tipo de actividad están trabajando en cada momento. 

El registro y seguimiento del tiempo es un factor clave para determinar la mejor manera de utilizar los recursos humanos disponibles.

Para la gestión de proyectos, el software de gestión del tiempo es una herramienta que proporciona una visibilidad global del progreso del proyecto.

Para la gestión de las vacaciones, puede utilizarse para controlar las ausencias y validar las solicitudes de vacaciones. También puede utilizarse para automatizar el seguimiento de la facturación, controlar el rendimiento y anticipar las previsiones de la empresa.

¿Quién utiliza el software de control de horas en el lugar de trabajo?

Las grandes empresas y las organizaciones gubernamentales son los principales usuarios del software GTA, pero también pueden utilizarlo las pequeñas y medianas empresas que buscan mejorar su gestión de recursos humanos y el control presupuestario.

Aunque el software de gestión del tiempo afecta principalmente a los departamentos de RRHH, en realidad repercute en toda la organización.

¿Qué departamentos se ven afectados?

El departamento de RRHH es siempre el primero en implicarse, y el software de gestión del tiempo proporciona una visión precisa de la asignación de recursos las necesidades de contratación y la gestión de competencias.

Por ejemplo, puede configurar su software de gestión del tiempo para hacer un seguimiento de los datos sobre las horas de trabajo, las tareas específicas en las que trabajan los empleados y las horas en las que están disponibles y, por tanto, pueden ser movilizados para otras misiones. 

Gestión del tiempo en Stafiz: visión de la dotación de personal

Sin embargo, otros departamentos se benefician de una gestión optimizada del tiempo y las actividades:

• El departamento financiero dispone entonces de información valiosa sobre el desempeño de los empleados y la necesidad de recursos en cada proyecto, permitiendo así una mejor presupuestación.

• Gestión se beneficia de datos fiables en los que basar sus decisiones, así como de un seguimiento preciso de la productividad, los costes y la gestión de las nóminas. Además, el nivel de transparencia que ofrece software de gestión del tiempo permite a la dirección garantizar el cumplimiento de la normativa interna de la empresa.

El software de gestión del tiempo también puede configurarse para generar informes personalizados que pongan de relieve la información (por ejemplo, seguimiento del tiempo de la empresa, gestión de solicitudes de vacaciones/ausencias, planificación de actividades, etc.) que necesita para tomar las decisiones adecuadas para su negocio y el éxito de sus proyectos. 

El cuadro de mandos del proyecto en Stafiz: la consolidación de Control de horas y los costes asociados proporciona una visión actual y prospectiva de la situación prevista frente a la real. 

¿Qué perfiles utilizan el programa de gestión del tiempo?

El uso de software de gestión del tiempo también es beneficioso a menor escala. 

• Equipos operativos , que se benefician de un sistema estandarizado, automático y eficiente para el cronometraje, las solicitudes de ausencia y una mayor visibilidad de su agenda.

• Adirectivos que tienen una visión global de la planificación estratégica de las actividades, la anticipación de las necesidades y la validación y el control de la información.

Cuestiones y retos relacionados con la gestión del tiempo

Las empresas se enfrentan a muchos desafíos cuando se trata de gestionar el tiempo y las actividades dentro de su organización.

• Página web Control de horas

Obtener una imagen precisa de las horas de trabajo en la era del teletrabajo y el horario flexible resulta cada vez más complejo. 

• Gestión de prioridades

La falta de información puede dar lugar a una mala priorización de las tareas, con los consiguientes retrasos y estrés. 

El riesgo se convierte entonces en compromiso reducido con la consiguiente disminución del rendimiento.

• En cumplimiento de la normativa

No siempre es fácil garantizar que se respeten las políticas sobre vacaciones, jornada laboral y límites de horas extraordinarias. 

• Compromiso de los empleados

Una mala gestión de las horas de trabajo y de la asignación de tareas puede provocar un descenso de la motivación y el compromiso de los equipos. 

El uso de software de gestión del tiempo en la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es un proceso complejo que implica la coordinación de varias tareas y de varias personas.

Para facilitar este proceso, muchos profesionales de la gestión de proyectos utilizan programas informáticos de gestión de proyectos.

El software de gestión del tiempo está diseñado para ayudar a los equipos a gestionar, comunicar y ejecutar sus tareas. 

Los jefes de proyecto pueden crear listas de tareas, asignarlas a los miembros del equipo, seguir su progreso y actualizar el estado del proyecto. 

El software ATM ofrece funciones como la gestión de plazos, informes de progreso, cuadros de mando y recordatorios automáticos para ayudar a los gestores de proyectos a mantener el rumbo.

Llevar un registro

La principal ventaja de utilizar el software de gestión del tiempo es la posibilidad de realizar un seguimiento de todas las tareas y todos los aspectos del proyecto en un solo lugar.

Los gestores de proyectos pueden ver fácilmente lo que hay que hacer, quién está trabajando en qué y en qué punto se encuentra el proyecto. Esto reduce el riesgo de retrasos o errores, ya que los gestores de proyectos pueden identificar rápidamente posibles problemas y ponerles remedio antes de que se conviertan en problemas mayores.

Mejorar la colaboración

Otra ventaja clave del uso de software para cajeros automáticos es la posibilidad de trabajar a distancia. 

Desde la pandemia de COVID-19, muchos equipos trabajan a distancia y el teletrabajo se ha democratizado en las culturas empresariales. 

Esto permite a los jefes de proyecto trabajar con diferentes equipos, repartidos por varias regiones geográficas, y seguir gestionando su proyecto a pesar de las restricciones de desplazamiento. 

Si vende servicios, es probable que recurra a autónomos. Es esencial que se asegure de que el Control de horas del subcontratista sea tan eficaz como el de su personal interno para no distorsionar sus análisis de producción y su seguimiento financiero.

Facilitar la gestión

Además de estas ventajas, el software ATM ayuda a los gestores de proyectos a gestionar su tiempo de forma más eficaz. 

Funciones como gestión de plazos y recordatorios automáticos permiten a los gestores de proyectos centrarse en las tareas importantes y evitar perder tiempo siguiendo el progreso de cada miembro del equipo.

Esto reduce considerablemente el estrés y deja más tiempo para actividades importantes del proyecto.

También mantienen organizados a los gestores de proyectos. Las listas de tareas, los informes de progreso y los cuadros de mando pueden ayudar a los gestores de proyectos a obtener una visión general del estado del proyecto. El resultado es una mejor comprensión del progreso de un proyecto y facilita una toma de decisiones informada y proactiva.

Previsión de la carga de trabajo futura

Si desea ayudar a su equipo de ventas con un CRM adaptado a su empresa, el software de gestión del tiempo se lo pone fácil e intuitivo. Desde la gestión de los clientes potenciales entrantes hasta la emisión de presupuestos, puede anticipar la dotación de personal de sus empleados desde la fase de preventa. 

En Stafiz, el seguimiento de oportunidades (en el Stafiz CRM o en el propio a través de APIs) se puede utilizar para anticipar las necesidades de recursos humanos y precontratar empleados en el módulo de gestión de necesidades.

Más información sobre dotación de personal

Software de gestión del tiempo en modo Agile

El sitio gestión ágil de proyectos está cada vez más extendida en las empresas. Permite una mayor flexibilidad en la gestión de los proyectos y una mejor optimización de costes.

En este contexto, el software de gestión del tiempo permite a los gestores de proyectos y a su personal optimizar la relación tiempo/productividad.

Esta noción es fundamental para las empresas ESN y de consultoría. Entender dónde y cómo se utilizan los recursos humanos para garantizar el éxito de los proyectos de los clientes es un factor clave para el éxito y la reputación de estas empresas, que a menudo participan en proyectos industriales y técnicos complejos. 

Al adoptar una visión global del proyecto del cliente mediante el software de gestión del tiempo, los directores generales y/o las PMO pueden alcanzar fácilmente sus propios objetivos, así como los de sus clientes. 

El software de gestión del tiempo es una excelente herramienta de colaboración, que garantiza una buena gestión de los RRHH, así como control de la gestión de proyectos.

En conclusión, el software de controlde horas ofrece una serie de ventajas a los gestores de proyectos que desean gestionar con éxito su proyecto, al tiempo que mantienen un seguimiento de la información del mismo.