Elegir el mejor software de gestión del tiempo para su negocio

28 de marzo de 2023

Existe una gran cantidad de herramientas de gestión del tiempo y es natural sentirse abrumado por la multitud de ofertas en el mercado. Para elegir el software que mejor se adapta a su actividad , es necesario definir sus expectativas en términos de funcionalidad para poder optar por la solución que mejor se adapte a sus necesidades. Estos son los tres pasos principales a seguir para orientar la elección del software de gestión del tiempo para optimizar la planificación de sus proyectos.

Comprenda por qué su empresa puede beneficiarse Control de horas óptimo

Para dirigirse al software adecuado, primero debe confirmar el objetivo principal de su Control de horas interna de Control de Horas. Siguiendo este primer paso, puedes armar tu lista de verificación de necesidades para ayudarte a enfocar mejor las características que buscas en una herramienta de planificación del tiempo y así lograr un mejor retorno de la inversión .

Software de gestión del tiempo de trabajo para facturación a clientes

Si tu solución de seguimiento del tiempo tiene como objetivo facturar a tus clientes más fácilmente, elige una herramienta que te permita ir más allá de un simple Control de horas por cliente o por actividad. Esta herramienta debería permitirle crear proyectos , o incluso tareas, para realizar un seguimiento preciso del tiempo dedicado a cada uno de ellos. Lo ideal es que administres tus cotizaciones y facturación en la misma herramienta para ahorrar tiempo y confiabilidad a través de la automatización, y así reducir el riesgo de errores inducidos por transferencias manuales de información.

Software de seguimiento del tiempo que satisface esta necesidad: Stafiz , Monday , Toggl .

 

Optimización de la productividad mediante Control de horas

Si el seguimiento del tiempo de los empleados le ayuda a analizar su productividad, necesita un software que reconozca las diferentes actividades que realiza automáticamente. Este tipo de software reconoce el software o los documentos en los que está trabajando para que sea más fácil categorizar su tiempo . Al consolidar esta información, puede dar un paso atrás en su organización y su productividad para mejorar.

Software de gestión del tiempo que cubre esta necesidad: Toggl , Memtime , RescueTime .

 

Seguimiento del tiempo de trabajo y rentabilidad.

Para comparar datos sobre el tiempo dedicado a un proyecto con el fin de analizar su rentabilidad , elija un software que ofrezca funcionalidades financieras más avanzadas . Debe permitir el seguimiento de las actividades facturadas a precio fijo y el análisis de los costes de los colaboradores internos y externos del proyecto.

Software de gestión del tiempo que cubre esta necesidad: Stafiz , Quickbooks Time .

 

Visibilidad del tiempo destinado a I+D

Como parte de un Control de horas investigación y desarrollo, garantizar que la granularidad de la entrada satisfaga las necesidades de información de la administración, ya que el tiempo invertido puede ser auditado en el marco de los créditos fiscales y/o subvenciones que se conceden y vinculan a la carga de trabajo dedicada a estos proyectos. .

Software de gestión del tiempo que cubre esta necesidad: Harvest , Timely .

 

¿Cómo elegir el software de gestión del tiempo adecuado?

Una vez que se completa el primer paso y sus necesidades están claramente definidas, ¡ha llegado el momento de realizar la evaluación comparativa! Más allá de las funcionalidades puramente técnicas, ciertos criterios a veces dejados de lado, como la adaptabilidad a sus métodos organizativos o incluso la comodidad de manejo y uso, le permitirán ahorrar un tiempo precioso. 

 

  • Priorizar la experiencia de los empleados : el seguimiento simple y flexible del tiempo de los empleados debe simplificarse extremadamente para facilitarles el acercamiento. Cuando la herramienta es compleja, desanima a los empleados. Por lo tanto, es seguro que, en el mejor de los casos, el seguimiento se llevará a cabo con un gran retraso y, en el peor, no se realizará en absoluto.

Para evitar esta situación de rechazo, es necesario comprobar que la experiencia de entrada de tiempos sea sencilla, y que el software también sea accesible desde el smartphone del empleado.

  • Compruebe que es posible realizar el seguimiento en tiempo real: para facilitar Control de horas , el software debe proporcionar un temporizador para poder iniciar el seguimiento de una tarea, luego pausarla o detenerla también de forma sencilla.

 

  • Confirma las opciones de granularidad de entrada: dependiendo de tu actividad, debes elegir cómo se presenta la entrada de tiempo.
    • Granularidad temporal: seguimiento de la actividad por día, medio día, hora o minuto.
      No todas las actividades tienen las mismas necesidades. Algunos programas son más adecuados para realizar un seguimiento en horas, mientras que otros son más adecuados para realizar un seguimiento en partes de un día (un cuarto, medio día o todo el día).
    • Granularidad de tareas: detalle de la profundidad de las tareas de planificación , subtareas o incluso otros niveles.
      La mayoría del software le permite realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas. Si este es un criterio importante para usted, asegúrese de la granularidad de las herramientas que prueba.

Descubre la gestión flexible y granular del tiempo en Stafiz

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  • Compruebe la capacidad de crear reglas : para que este Control de horas respete los derechos laborales de los empleados, a menudo es necesario definir reglas en la herramienta. Puedes configurarlos imponiendo un límite de horas por día, o la imposibilidad de ingresar más horas por año que el límite legal. ¡Asegúrese de que el software de gestión del tiempo tenga en cuenta las limitaciones de recursos humanos!

 

  • Compruebe la capacidad de extraer información : Control de horas se utiliza con frecuencia para diferentes tipos de informes. Su software de gestión del tiempo debe permitirle exportar los datos con la información esperada por el informe. Así que asegúrese de que haya un módulo de exportación de datos.

 

  • Asegúrese de poder agregar comentarios: cuando un gerente o un cliente deben validar retrospectivamente un informe de actividad, agregar comentarios para detallar el trabajo realizado puede ser una ventaja para apreciar mejor el tiempo dedicado a la tarea.

 


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Anticipe integraciones entre el software de registro de tiempos y sus otras herramientas

Muchas empresas utilizan diferentes herramientas para impulsar diferentes aspectos de su negocio antes de pasar a una solución integrada todo en uno . Como resultado, los errores de sincronización manual y los idas y venidas de una aplicación a otra están aumentando, y esto tiene un impacto en su rentabilidad.
Para compensar estos ajustes manuales, es fundamental anticipar las necesidades de conexión de su nuevo software de planificación horaria para agilizar la entrada y sincronización de la información.

  • Gestión de bajas y ausencias : estrechamente vinculada a la gestión del tiempo, la gestión de bajas y ausencias debe comunicarse con el software dedicado. Cuando un empleado solicita una licencia validada, lo ideal es que la información se informe en el software de gestión del tiempo . Esto evita la doble entrada, que resulta en una pérdida de tiempo para el empleado y que es un factor de insatisfacción. Al automatizar la transmisión de información , los datos también son más fiables, porque no es posible introducir por error el tiempo dedicado a una actividad durante un día de ausencia.

Si tu herramienta de gestión del tiempo integra un componente nativo de gestión de permisos, es aún más práctico porque la conexión es automática y se mantendrá en el tiempo.

  • Módulo de exportación : Control de horas se puede utilizar para diversos usos en otro software (HRIS o software de nómina para seguimiento de recursos humanos, software de gestión de actividades para seguimiento de márgenes). Es posible enviar esta información a una determinada frecuencia mediante transmisión de archivos planos. Para hacer esto, debe exportar los datos del software de gestión del tiempo antes de importarlos al otro software. Esta es una operación manual, pero se puede automatizar con hojas de cálculo de Excel.

 

  • Conectores API: para facilitar la transferencia de información y datos entre diferentes software, la opción de transmisión API sigue siendo la más automatizada. Sin embargo, las API de los dos programas de software deben permitirles comunicarse entre sí. Esto es algo que hay que comprobar.
    También hay conectores estándar entre diferentes software. Si no es así, habrá que desarrollarla, por lo que es una solución más automatizada, pero que también puede tener un coste mayor.

Más información sobre integraciones

  • Visibilidad para el cliente: si trabajas para un cliente y le facturas por tiempo, puede ser interesante darle acceso a la información para agilizar la comunicación con el cliente , facilitar el seguimiento o incluso acelerar la validación antes de facturar .

Si esta función de transparencia del cliente es importante para usted, debe buscar una herramienta que administre informes de actividad.

Stafiz integra validación de tiempos según tus procesos

Extracto de una CRA generada automáticamente con Stafiz (plantilla vacía aquí)
  • Gestión de gastos: el seguimiento de gastos va muchas veces de la mano del Control de horas . Es posible que necesite conectar el tiempo y los costos para, por ejemplo, la facturación de tarifa fija en días-hombre o incluso el análisis de márgenes (teniendo en cuenta el tiempo invertido y los costos de un proyecto). Por todo ello, es interesante conectar los software entre sí o elegir un software de gestión del tiempo que además cuente con un módulo nativo de gestión de gastos .

 

En conclusión, antes de elegir un software de gestión del tiempo es necesario hacerse las preguntas adecuadas: 

  • ¿Cuál es el objetivo prioritario? 
  • ¿Cuáles son los criterios esenciales para integrarse a la investigación? 
  • ¿Cómo se interconectará el software con otro software utilizado en la actividad?

Una vez que se hayan solucionado todas estas respuestas, ¡será mucho más fácil clasificar los diferentes programas!


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