La guía para una gestión eficaz de los recursos en 5 pasos

Gestionar los recursos de un proyecto puede parecer, a priori, una tarea compleja. Especialmente en empresas de gran tamaño o corporaciones que trabajan diferentes proyectos al mismo tiempo. Pero, siguiendo una serie de pasos y con el apoyo de ciertas soluciones tecnológicas, es posible realizar de forma ágil y organizada una gestión de recursos verdaderamente eficaz.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos es un proceso que incluye el inventario, análisis, planificación, coordinación, uso y seguimiento de todas las herramientas y elementos de los que se dispone para realizar un proyecto.

¿Cuál es la importancia de la gestión de recursos?

Una adecuada gestión de recursos es fundamental, porque es la base sobre la que se sostiene la viabilidad de un proyecto Incluye la definición de los objetivos, la planificación en base al presupuesto, comprobar la disponibilidad de recursos y su supervisión.

Dicha gestión debe basarse en tres valores clave:  eficiencia, sostenibilidad y ahorro de costes.

• Eficiencia. Emplear el menor número de recursos para obtener el máximo rendimiento con una impecable gestión del tiempo. 
• Sostenibilidad. Que se realice una gestión sostenible que evite limitaciones de recursos y permita que puedan rendir al máximo sin sobrecargas o sobreesfuerzos que puedan poner en riesgo el proyecto
• Ahorro de costes.Que se maximice el retorno de la inversión, disminuyendo al máximo los costes sin que el proyecto entre en riesgo, según los tiempos y objetivos marcados.

Los tres tipos principales de recursos que hay que asignar en las empresas

Existen muchos recursos que pueden formar parte de un proyecto. La mayoría de ellos pueden clasificarse en alguna de las siguientes categorías. Los tres tipos principales de recursos son:

• Recursos materiales y técnicos. Estos incluyen herramientas, elementos, licencias, equipos, máquinas, locales, etc. que se debe utilizar para lograr los objetivos del proyecto.
• Los recursos humanos. El personal que necesitaremos. Incluyendo aquí la formación, su disponibilidad, habilidades, competencia, desempeño…
• Recursos financieros. Medios económicos que serán necesarios para ejecutar el proyecto. Aquí se incluyen créditos bancarios, liquidez, fuentes de financiación alternativa, inversiones y retorno esperado, etc.

Los 5 pasos para gestionar una gestión eficaz de los recursos

Existen  5 pasos clave para realizar una correcta gestión y utilización de los recursos:

1. 1. Definir los objetivos del proyecto.
   2. Planificar y presupuestar para alcanzar los objetivos
   3. Identificar los recursos necesarios (también conocido como capacity planning)
   4. Identificar la mano de obradisponible y asignarla. Es la etapa de planificación y asignación de recursos
   5. Garantizar el seguimiento del proyecto.

1. Definir los objetivos del proyecto.

El primer paso en la gestión de recursos es definir con claridad los objetivos temporales, económicos o de cualquier otro tipo.

Si no sabemos en cuánto tiempo tenemos que entregar un determinado proyecto, resultará difícil determinar cuántos recursos humanos necesitaremos para llevarlo a cabo, por poner un ejemplo.

Imaginemos que una consultora tiene que elaborar un informe de mercado sobre la motivación de los trabajadores en España. El primer paso será definir:

• ¿Cuándonecesito presentar el informe?
  
• ¿En qué formato?¿Sólo online o también en formato físico?
• ¿El objetivo es la presentación al público de los resultados o venderlo de forma privada a empresas que puedan estar interesadas en un análisis de este tipo?

La respuesta a las preguntas determinará unos u otros objetivos a los que, como veremos, habrá que asignar unos recursos.

2. Planificación del proyecto y previsión de presupuesto

Tras establecer los objetivos debemos definir los detalles del proyecto y una hoja de ruta que nos permita su ejecución. Llega la hora de la planificación estratégica, estableciendo tareas a realizar y un calendario asignado a cada una de ellas. Tomando como base la información anterior, elaboraremos una previsión de presupuesto que tenga en cuenta:

• Costo de los recursos técnicos (materiales, servicios, software) que serán requeridos.
• Coste de los recursos humanos según su perfil profesional y habilidades clave para realizar el proyecto.
• Costes financieros (provisiones, créditos, etc.).

Volvamos al ejemplo del estudio de mercado. Pensemos que la intención de la consultora es hacer públicos los datos en una rueda de prensa a celebrar el 25 de mayo. Habiendo decidido entregar los resultados de la encuesta tanto en formato físico como online.  

Esta sería la definición del proyecto. La planificación asociada al mismo sería:

• Realización de encuesta a empleados entre el 1 y el 15 de abril.  
• Elaboración de informe en base a resultados obtenidos del 15 al 30 de abril.
• Diseño en formatos online y papel del informe del 1 al 15 de mayo.
• Organización del evento - rueda de prensa - presentación, entre el 1 y el 20 de mayo.

Sin olvidar que cada una de estas cuestiones debe llevar asociada un coste que tendremos que tener en cuenta a la hora de planificar y controlar el presupuesto. No solo el gasto en materiales, proveedores, etc. Si no también el coste en horas de los empleados que intervienen en el proceso.

Habrá que estimar, por ejemplo, cuántas horas llevará la reserva de un espacio para la rueda de prensa (llamadas, visitas, etc.), y cuál es el coste por hora de la persona que realizará esta tarea. 

3. Identificar los recursos necesarios (planificación de capacidad)

Todas las tareas asociadas al proyecto requerirán de una asignación de recursos para llevarlas a cabo. Una adecuada planificación de recursos tendrá en cuenta qué es lo que realmente se necesita para que todo salga en los tiempos marcados y sin contratiempos. 

Por el lado de la oferta de recursos, la adecuación depende de criterios de habilidades, disponibilidad y motivación de las personas. Surge una complejidad adicional cuando una organización determinada gestiona múltiples proyectos en paralelo. Se tratará entonces de planificar este enfoque distribuyendo inteligentemente los recursos humanos. 

Del lado de la demanda de recursos, es decir del lado de las necesidades, hay varios niveles de criterios a tener en cuenta. A corto plazo, lo más cerca posible del campo, el pipe comercial, es decir, los proyectos o misiones con mayores posibilidades de éxito determinarán las necesidades en cuanto a perfiles. A medio y largo plazo, es el mercado y la estrategia de la empresa los que determinarán las necesidades del perfil. ¿Cuáles serán las necesidades de los clientes en el futuro? ¿Qué habilidades estarán en demanda? ¿Qué posicionamiento y necesidades buscará satisfacer la empresa?

4. Identificar el personal disponible y organizarlo (asignación de recursos)

Se trata de saber con exactitud con qué personal contamos y coordinar las acciones que realizará cada uno de ellos. Esta gestión del personal implica una evaluación de los recursos humanos detallada, en base tres puntos clave:

1. Comprobar que, en efecto, están disponibles. Este punto es especialmente relevante en empresas con diferentes proyectos en marcha. Tenemos un equipo de diseño que se va a encargar de maquetar el informe. Pero, ¿realmente tienen tiempo para asumir un nuevo proyecto o será necesario externalizar esta función para llegar a tiempo?
2. Planificación de capacidades. Es decir, comprobar que tienen lashabilidades necesarias.  En el ejemplo del proyecto se ha decidido que el diseño sea tanto en formato físico como papel. ¿Cuentan los diseñadores con los conocimientos que exige la producción en ambos formatos?
3. Evaluar la motivación: ¿Cómo se encuentran los empleados que van a participar en el proyecto? Es interesante realizar una ronda de evaluación de desempeño previa, que pueda servir para establecer nuevos hitos en el plan profesional del empleado. Así como conocer de primera mano si, en efecto, está preparado y con la motivación necesaria para afrontar este nuevo reto.

Avec toutes ces informations, et une fois les étapes précédentes franchies, nous pouvons commencer à élaborer le plan de charge et à le calculer répartir les tâches à l'aide de diagrammes de GANTT, de tableaux de personnel et d'un équilibre adéquat des charges laboral.

5. Garantizar el seguimiento del proyecto

Nos queda realizar un seguimiento de los recursos para corroborar que todo sigue el camino marcado. Tanto desde el punto de vista económico como en la gestión de personal. Pues ambos factores resultan claves para que, en la práctica, el proyecto culmine alcanzado los objetivos que se plantearon.

Seguimiento financiero

Lo primero que se debe hacer para el seguimiento contable del proyecto es establecer el método de facturación del proyecto. Las principales metodologías son las siguientes.

1. Facturación cuando se entrega en su totalidad.
   el proyecto.
2. Establecer hitos temporales  o de otro tipo para ir facturando el proyecto porcentualmente , y en relación al cumplimiento de esos hitos.
3. Facturación por horas . Cada cierto tiempo contamos el número de horas invertidas, que previamente han ido asociadas a un coste que el cliente deberá pagar.

En función de la metodología elegida realizaremos un seguimiento financiero u otro. En el primer caso, de forma proactiva, debemos realizar un seguimiento de costes frente a trabajos realizados, para determinar si vamos en la línea planificada. Si detectamos incongruencias habrá que adoptar medidas, como la optimización de recursos, ahorro de costes u otras que ayuden a ceñirnos a la rentabilidad esperada.  

En caso de facturar hitos o por horasla metodología sería la misma. Solo que será  obligatorio ir haciendo este seguimiento para recibir los pagos. Si nos retrasamos en este seguimiento estaremos demorando la obtención de liquidez. En cualquier caso, un software de control de proyectos facilita enormemente esta labor de seguimiento financiero y la toma de decisiones, con funcionalidades muy útiles como:

• Reajustes financieros y reorganización de tareas de forma ágil y rápida.
• Acceso a información sobre costes, procedencia de los mismos, rentabilidad del proyecto, etc., en tiempo real.

El último paso para realizar un correcto seguimiento de los recursos financieros es calcular correctamente la rentabilidad o margen que nos deja el proyecto. (Re)descubrir 12 indicadores financieros del proyecto a seguir .

De nuevo, un software de gestión de proyectos facilita en tiempo real datos sobre costes y facturación. Lo que nos permite detectar rápidamente si, en efecto, los márgenes son los esperados. Y, en el caso de que no lo sean, visibilizar las partidas que están impiediéndolo.

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Seguimiento y administración de personal

Especialmente en los proyectos que se facturan por horas, resulta fundamental conocer cuál es el desempeño real de los profesionales.Es decir, cuánto trabajo del que están ejecutando en su día a día es realmente facturable al cliente. Para saberlo existe la tasa de utilización.

Este es el porcentaje de tiempo que un empleado dedica a proyectos facturables frente a proyectos no facturables.

Imaginemos ahora que el informe del ejemplo no será público. Se trata de un trabajo que estamos realizando para otra consultora que nos pagará por tener en exclusiva la información que le proporcionaremos. En ese caso, sería un proyecto facturable.  

Si un diseñador del departamento de marketing está dedicando 5 horas diarias esta semana a la maquetación y diseño de este informe,tasa de utilización es 71,42 %. Cinco horas facturables, frente a 2 horas que no lo son, dentro de su jornada laboral que es de siete horas diarias en total.

Este dato es muy importante para el seguimiento de un proyecto, dado que nos permite reorganizar los equipos y las cargas de trabajo en tiempo real, sin perder de vista la rentabilidad por trabajador, sus costes y el valor del tiempo que está invirtiendo en su día a día.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es el objetivo de la gestión de recursos?

El principal objetivo de la gestión de recursos es obtener una visión general de todas las herramientas, equipos y personal, para poder planificar la ejecución de un proyecto de la manera más rentable y en el menor tiempo posible.

¿Quién es responsable de la gestión de recursos?

Diferentes perfiles profesionales pueden ser responsables de la gestión de recursos. Normalmente, el director del proyecto es el principal responsable. Pero en el mismo nivel, o en un nivel superior según la jerarquía de la empresa, también tenemos al director financiero o al director de recursos humanos.

Dependiendo del tamaño del proyecto, el administrador de recursos también puede ser el jefe de departamento, un gerente o un alto ejecutivo.