La gestion de projet dans les sociétés de services ou professional services : méthode et meilleures pratiques
Gestion et contrôle de gestion de projets
Apporter de la valeur aux clients tout en maîtrisant les coûts nécessite un équilibre délicat au sein des professional services. La seule façon de maintenir cet équilibre est d’utiliser efficacement les ressources, de maintenir une haute qualité de service, de surveiller les métriques de projet, d’identifier les risques potentiels, de développer des stratégies efficaces d’atténuation des risques et de garantir la conformité aux normes.
La gestion de projet se déroule souvent dans le contexte de contraintes financières et opérationnelles strictes. La plupart des prestataires de services professionnels sont constamment confrontés à des défis, notamment fournir de la valeur aux clients tout en restant compétitifs sur les coûts.
De nombreux projets sont entrepris sur une base à prix fixe (projets dits au forfait), ce qui signifie que tout dépassement de coûts est à la charge du prestataire. Il est essentiel de gérer attentivement les coûts pour protéger les marges bénéficiaires. L’efficacité des ressources est essentielle pour maîtriser les coûts et nécessite une gestion et une planification de projet optimisées pour minimiser les heures non facturables.
De même, pour les projets facturés au temps passé (projets dits en régie), les services professionnels doivent surveiller la facturation des projets pour garantir qu’ils sont payés à temps.
Les entreprises de services professionnels doivent également mettre en œuvre un processus robuste de gestion des risques pour identifier et atténuer les risques potentiels. Cela implique d’évaluer les risques potentiels, de développer des plans de contingence et de mettre en œuvre des stratégies d’atténuation des risques. Une compréhension approfondie du projet et des réglementations spécifiques à l’industrie est essentielle pour développer des stratégies d’atténuation des risques efficaces.
Les indicateurs de performances clés de projet peuvent aider les entreprises de services professionnels à suivre leurs progrès et risques et garantir qu’elles apportent de la valeur aux clients à temps et dans les limites du budget. Investir dans des outils qui automatisent les processus de collecte, d’analyse et de rapport de données peut réduire les erreurs humaines, simplifier l’ensemble du processus et faire gagner du temps.
Gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets (GPP) adopte une approche holistique qui aide les organisations à aligner leurs projets sur les stratégies et objectifs commerciaux globaux. Le PPM garantit que les ressources, le temps et les investissements soient alloués à des initiatives qui auront le plus grand impact sur la croissance et le succès de l’organisation.
Cet alignement stratégique garantit que les ressources, humaines et financières, sont dirigées vers des projets qui contribuent directement aux objectifs à long terme de l’organisation, ce qui aide les entreprises à éviter de gaspiller des ressources précieuses sur des initiatives qui ne s’alignent pas avec leur direction stratégique. Les projets alignés stratégiquement ont tendance à produire un retour sur investissement plus élevé. En investissant dans des projets qui soutiennent les objectifs principaux de l’organisation, la probabilité d’atteindre un ROI significatif est considérablement augmentée.
Lorsque les projets sont en phase avec les stratégies commerciales, il devient plus facile d’identifier les risques potentiels et d’aligner les stratégies d’atténuation en conséquence. Cette approche proactive minimise les perturbations et les retards potentiels. Aligner les projets avec les stratégies commerciales permet également aux organisations de prendre des décisions éclairées sur les projets à prioriser, à développer ou à arrêter. Cela favorise également une meilleure collaboration et communication entre les équipes.
Il existe plusieurs étapes clés dans une Gestion de Portfeuille de Projet (GPP) efficace :
Étape 1 : Définir les objectifs de l’organisation.
La première étape de la gestion de portefeuille de projet consiste à définir les objectifs de l’organisation. Cela aidera à garantir que tous les projets sont alignés avec les finalités de l’organisation. Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.
Étape 2 : Identifier et évaluer les projets potentiels.
Une fois que les objectifs de l’organisation sont définis, l’étape suivante consiste à identifier et évaluer les projets potentiels. Cela implique de réfléchir à une liste de projets potentiels puis d’évaluer chaque projet en fonction de ses avantages potentiels, de ses risques et de ses exigences en matière de ressources. Le processus d’évaluation devrait aider à identifier les projets les plus prometteurs pour le portefeuille.
Étape 3 : Sélectionner les projets pour le portefeuille.
Une fois les projets potentiels évalués, l’étape suivante consiste à sélectionner des projets pour le portefeuille. Cela se fait en tenant compte des objectifs de l’organisation, des ressources disponibles, des risques et des avantages potentiels de chaque projet. L’organisation devrait également considérer sa tolérance au risque lors de la sélection des projets pour le portefeuille.
Étape 4 : Prioriser les projets dans le portefeuille.
Une fois les projets sélectionnés pour le portefeuille, l’étape suivante consiste à les prioriser. Cela se fait en considérant l’importance de chaque projet pour l’organisation, l’urgence du projet et les dépendances du projet. L’organisation devrait prioriser les projets les plus importants pour ses objectifs, et qui ont les avantages potentiels les plus élevés.
Étape 5 : Planifier et exécuter les projets.
Une fois les projets priorisés, l’étape suivante consiste à les planifier et à les exécuter. Cela implique de développer des plans de projet détaillés, d’attribuer des ressources et de suivre l’avancement. Les plans de projet doivent être réalistes et réalisables, et ils doivent être alignés avec les objectifs de l’organisation.
Étape 6 : Surveiller et contrôler le portefeuille.
La dernière étape de la GPP consiste à surveiller et à contrôler le portefeuille. Cela implique de revoir régulièrement le portefeuille pour garantir qu’il est aligné avec les objectifs de l’organisation, et d’apporter des ajustements si nécessaire. L’organisation devrait également surveiller la performance du projet pour garantir qu’il est sur la bonne voie et qu’il atteigne ses objectifs.
Leadership et communication efficaces
La capacité de diriger et de communiquer efficacement est un facteur déterminant pour le succès dans la gestion de projets de services professionnels. Il ne s’agit pas seulement de gérer les délais, les ressources et les livrables ; il s’agit également de favoriser un environnement collaboratif et de briser les silos au sein d’une organisation.
La gouvernance de projet, distincte de la gestion de projet, est une méthodologie globale axée sur les objectifs stratégiques. Elle implique la définition de procédures et l’allocation de ressources, servant de méthode vitale pour la durabilité des entreprises. La gouvernance de projet nécessite une alignement avec la stratégie globale de l’entreprise et exige une prise de décision stratégique par les équipes de direction. La mise en œuvre de la gouvernance de projet aborde des défis tels que l’alignement des projets avec la stratégie, la facilitation de la prise de décision, l’optimisation de la gestion des ressources, l’assurance de la durabilité et l’amélioration de la communication en brisant les silos.
Les silos font référence à la division des départements ou des équipes, entraînant souvent une mauvaise communication et collaboration interfonctionnelles. Le management peut briser les silos en :
- Mettant en place des canaux de communication clairs et ouverts qui encouragent les équipes de différents départements à collaborer.
- Favorisant une culture de partage d’informations et de transfert de connaissances.
- Formant des équipes de projet interfonctionnelles qui rassemblent des membres de différents départements pour travailler sur un projet afin de promouvoir la compréhension.
- Investissant dans des outils de gestion de projet qui offrent une plateforme unifiée pour toutes les données et communications liées au projet, garantissant que tous les participants aient accès aux mêmes informations et puissent collaborer efficacement.
- En brisant leurs propres silos par une collaboration active avec d’autres départements et en favorisant une culture de travail d’équipe et de communication ouverte.
- Tenant des réunions régulières et des mises à jour de statut interdépartemental pour tenir tout le monde informé de la progression du projet. Ces réunions offrent également une opportunité pour les parties prenantes de partager leurs perspectives et leurs préoccupations.
Avec les bonnes stratégies de leadership et de communication, couplées à l’aide d’outils d’automatisation modernes, les chefs de projet peuvent naviguer dans le paysage complexe de la gestion de projet, favoriser la collaboration et mener leurs projets vers des résultats fructueux.
Gérer les attentes et le périmètre du client
Équilibrer les demandes des clients avec la faisabilité du projet est un défi que les prestataires de services professionnels affrontent quotidiennement. La modificationdu périmètre est un défi courant et persistant auquel les prestataires de services professionnels sont confrontés dans leurs opérations quotidiennes.
es clients peuvent ne pas avoir une compréhension complète des complexités du projet, conduisant à des attentes évolutives au fur et à mesure du déroulement du projet. Ces attentes évolutives peuvent pousser le projet au-delà de son périmètre initial. Une mauvaise communication entre le client et le prestataire de services peut également entraîner des malentendus, conduisant à des changements de périmètre.
Le changement de périmètre est un défi courant au sein des professional services , mais il peut être évité. Définissez clairement le périmètre du projet dès le départ en détaillant les objectifs du projet, les livrables, les contraintes et les hypothèses. Une communication fréquente aide à s’assurer que le client est au courant de l’avancement du projet et de tout changement potentiel de périmètre. Il est important de tenir le client informé de tout changement de périmètre et d’obtenir son approbation avant de procéder. Les outils et techniques de gestion de projet peuvent aider à suivre les progrès, gérer les ressources et identifier les risques potentiels. Cela peut aider à maintenir le projet sur la bonne voie et à prévenir le glissement de périmètre.
Comment un ERP dédié aux professional services logiciel peut aider
Gérer les attentes des clients et les ressources, gérer les projets dans des contraintes financières et mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion de portefeuille de projets tout en brisant les silos peut être un défi. Même un chef de projet expérimenté aura des difficultés à implémenter les meilleures pratiques sans l’aide d’une solution intégrée de type ERP de gestion de projet de pointe.
Si vous souhaitez en savoir plus,, demandez une démo. Nous serions ravis de vous aider à transformer la gestion de projet au sein de votre entreprise ou entitée de services professionnels.
