Gestión de proyectos en empresas de servicios: método y mejores prácticas

Gestión y control de proyectos

Ofrecer valor a los clientes controlando al mismo tiempo los costes exige un delicado equilibrio dentro de los servicios profesionales. La única manera de mantener este equilibrio es utilizar los recursos de forma eficiente, mantener una alta calidad de servicio, supervisar los parámetros del proyecto, identificar los riesgos potenciales, desarrollar estrategias eficaces de mitigación de riesgos y garantizar el cumplimiento de las normas.

La gestión de proyectos suele realizarse en un contexto de estrictas limitaciones financieras y operativas. La mayoría de los proveedores de servicios profesionales se enfrentan constantemente a retos, como ofrecer valor a los clientes sin dejar de ser competitivos en costes.

Muchos proyectos se llevan a cabo sobre la base de un precio fijo, lo que significa que cualquier sobrecoste corre a cargo del contratista. Una gestión cuidadosa de los costes es esencial para proteger los márgenes de beneficio. La eficiencia de los recursos es clave para controlar los costes y requiere una gestión y planificación optimizadas del proyecto para minimizar las horas no facturables.

Del mismo modo, en el caso de los proyectos facturados en función del tiempo empleado (los llamados proyectos de tiempo y materiales), los Servicios Profesionales deben supervisar la facturación de los proyectos para garantizar que se pagan a tiempo.

Las empresas de servicios profesionales también deben aplicar un sólido proceso de gestión de riesgos para identificar y mitigar los riesgos potenciales. Esto implica evaluar los riesgos potenciales, desarrollar planes de contingencia y aplicar estrategias de mitigación de riesgos. Para desarrollar estrategias eficaces de mitigación de riesgos es esencial conocer a fondo el proyecto y la normativa específica del sector.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) de los proyectos pueden ayudar a las empresas de servicios profesionales a hacer un seguimiento de sus avances y riesgos y garantizar que están aportando valor a los clientes a tiempo y dentro del presupuesto. Invertir en herramientas que automaticen los procesos de recopilación de datos, análisis y elaboración de informes puede reducir los errores humanos, simplificar todo el proceso y ahorrar tiempo.

Gestión de la cartera de proyectos

La gestión de la cartera de proyectos (PPM) adopta un enfoque holístico que ayuda a las organizaciones a alinear sus proyectos con las estrategias y objetivos empresariales generales. La PPM garantiza que los recursos, el tiempo y la inversión se asignen a las iniciativas que tendrán mayor impacto en el crecimiento y el éxito de la organización.

Esta alineación estratégica garantiza que los recursos, tanto humanos como financieros, se destinan a proyectos que contribuyen directamente a los objetivos a largo plazo de la organización, lo que ayuda a las empresas a evitar el despilfarro de valiosos recursos en iniciativas que no están alineadas con su dirección estratégica. Los proyectos alineados estratégicamente tienden a producir un mayor rendimiento de la inversión. Al invertir en proyectos que apoyan los objetivos centrales de la organización, la probabilidad de lograr un ROI significativo aumenta considerablemente.

Cuando los proyectos están alineados con las estrategias empresariales, resulta más fácil identificar los riesgos potenciales y alinear las estrategias de mitigación en consecuencia. Este planteamiento proactivo minimiza las posibles interrupciones y retrasos. Alinear los proyectos con las estrategias empresariales también permite a las organizaciones tomar decisiones informadas sobre qué proyectos priorizar, desarrollar o detener. También fomenta una mejor colaboración y comunicación entre los equipos.

Hay varias etapas clave en la gestión eficaz de la cartera de proyectos (GCP):

Paso 1: Definir los objetivos de la organización.

El primer paso en la gestión de la cartera de proyectos es definir los objetivos de la organización. Esto ayudará a garantizar que todos los proyectos estén alineados con los objetivos de la organización. Los objetivos deben ser específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos.

Paso 2: Identificar y evaluar posibles proyectos.

Una vez definidos los objetivos de la organización, el siguiente paso consiste en identificar y evaluar los posibles proyectos. Se trata de elaborar una lista de posibles proyectos y evaluar cada uno de ellos en función de sus posibles beneficios, riesgos y recursos necesarios. El proceso de evaluación debería ayudar a identificar los proyectos más prometedores para la cartera.

Paso 3: Seleccionar proyectos para la cartera.

Una vez evaluados los proyectos potenciales, el siguiente paso es seleccionar los proyectos de la cartera. Esto se hace teniendo en cuenta los objetivos de la organización, los recursos disponibles, los riesgos y los beneficios potenciales de cada proyecto. La organización también debe tener en cuenta su tolerancia al riesgo a la hora de seleccionar proyectos para la cartera.

Paso 4: Priorizar los proyectos de la cartera.

Una vez seleccionados los proyectos para la cartera, el siguiente paso es establecer prioridades entre ellos. Para ello hay que tener en cuenta la importancia de cada proyecto para la organización, su urgencia y sus dependencias. La organización debe dar prioridad a los proyectos más importantes para sus objetivos y con mayores beneficios potenciales.

Etapa 5: Planificación y ejecución de proyectos.

Una vez priorizados los proyectos, el siguiente paso es planificarlos y ejecutarlos. Esto implica desarrollar planes de proyecto detallados, asignar recursos y supervisar el progreso. Los planes de proyecto deben ser realistas y alcanzables, y deben estar en consonancia con los objetivos de la organización.

Paso 6: Supervisar y controlar la cartera.

La última etapa de la GDS consiste en supervisar y controlar la cartera. Esto implica revisar periódicamente la cartera para asegurarse de que se ajusta a los objetivos de la organización, y hacer ajustes si es necesario. La organización también debe supervisar el rendimiento del proyecto para asegurarse de que va por buen camino y cumple sus objetivos.

Liderazgo y comunicación eficaz

La capacidad de dirigir y comunicar eficazmente es un factor crítico para el éxito en la gestión de proyectos de servicios profesionales. No se trata solo de gestionar plazos, recursos y entregables, sino también de fomentar un entorno de colaboración y acabar con los compartimentos estancos dentro de una organización.

La gobernanza de proyectos, a diferencia de la gestión de proyectos, es una metodología global centrada en objetivos estratégicos. Implica la definición de procedimientos y la asignación de recursos, y constituye un método vital para la sostenibilidad empresarial. La gobernanza de proyectos debe estar alineada con la estrategia global de la empresa y requiere la toma de decisiones estratégicas por parte de los equipos directivos. La implantación de la gobernanza de proyectos aborda retos como alinear los proyectos con la estrategia, facilitar la toma de decisiones, optimizar la gestión de recursos, garantizar la sostenibilidad y mejorar la comunicación rompiendo silos.

Los silos se refieren a la división de departamentos o equipos, que a menudo da lugar a una comunicación y colaboración interfuncionales deficientes. La dirección puede acabar con los silos :

• Establecer canales de comunicación claros y abiertos que animen a los equipos de distintos departamentos a trabajar juntos.
• Fomentar una cultura de intercambio de información y transferencia de conocimientos.
• Formar equipos de proyecto interfuncionales que reúnan a miembros de distintos departamentos para trabajar en un proyecto con el fin de fomentar el entendimiento.
• Invertir en herramientas de gestión de proyectos que ofrezcan una plataforma unificada para todos los datos y comunicaciones relacionados con el proyecto, garantizando que todos los participantes tengan acceso a la misma información y puedan colaborar eficazmente.
• Rompiendo sus propios silos mediante la colaboración activa con otros departamentos y fomentando una cultura de trabajo en equipo y comunicación abierta.
• Celebrar reuniones periódicas y actualizaciones interdepartamentales de la situación para mantener a todos informados de los avances del proyecto. Estas reuniones también brindan a las partes interesadas la oportunidad de compartir sus puntos de vista y preocupaciones.

Con el liderazgo y las estrategias de comunicación adecuadas, junto con la ayuda de modernas herramientas de automatización, los gestores de proyectos pueden navegar por el complejo panorama de la gestión de proyectos, fomentar la colaboración y llevar sus proyectos a buen puerto.

Gestión de las expectativas y el alcance del cliente

Equilibrar las exigencias del cliente con la viabilidad del proyecto es un reto al que se enfrentan a diario los proveedores de servicios profesionales. El cambio de alcance es un reto común y persistente al que se enfrentan los proveedores de servicios profesionales en su día a día.

os clientes pueden no tener una comprensión completa de las complejidades del proyecto, lo que hace que las expectativas evolucionen a medida que el proyecto avanza. Estas expectativas cambiantes pueden llevar el proyecto más allá de su alcance inicial. Una comunicación deficiente entre el cliente y el proveedor de servicios también puede dar lugar a malentendidos que modifiquen el alcance del proyecto.

Cambiar de ámbito es un reto habitual en servicios profesionales pero puede evitarse. Defina claramente el alcance del proyecto desde el principio, detallando los objetivos, resultados, limitaciones e hipótesis del proyecto. La comunicación frecuente ayuda a garantizar que el cliente esté al tanto del progreso del proyecto y de cualquier posible cambio en el alcance. Es importante mantener informado al cliente de cualquier cambio en el alcance y obtener su aprobación antes de seguir adelante. Las herramientas y técnicas de gestión de proyectos pueden ayudar a seguir el progreso, gestionar los recursos e identificar posibles riesgos. Esto puede ayudar a mantener el proyecto en el buen camino y evitar que se desvíe de su alcance.

¿Cómo puede un ERP dedicado a servicios profesionales profesionales

Gestionar las expectativas y los recursos de los clientes, gestionar los proyectos dentro de las limitaciones financieras e implantar las mejores prácticas de gestión de la cartera de proyectos al tiempo que se rompen los silos puede ser todo un reto. Incluso a un gestor de proyectos experimentado le resultará difícil aplicar las mejores prácticas sin la ayuda de una solución ERP de gestión de proyectos integrada de última generación.

Si desea obtener más información, solicite una demostración. Estaremos encantados de ayudarle a transformar la gestión de proyectos en su empresa o entidad de servicios profesionales.