Gestión de proyectos en empresas de servicios: método y mejores prácticas

Gestión y control de proyectos

Ofrecer valor a los clientes al tiempo que se controlan los costes requiere un delicado equilibrio dentro de los servicios profesionales. La única manera de mantener este equilibrio es utilizar los recursos de manera eficiente, mantener una alta calidad de servicio, monitorear las métricas del proyecto, identificar riesgos potenciales, desarrollar estrategias efectivas de mitigación de riesgos y garantizar el cumplimiento de los estándares.

La gestión de proyectos a menudo se lleva a cabo en el contexto de estrictas restricciones financieras y operativas. La mayoría de los proveedores de servicios profesionales se enfrentan constantemente a desafíos, como proporcionar valor a los clientes sin dejar de ser competitivos en costos.

Muchos proyectos se llevan a cabo sobre una base de precio fijo (los llamados proyectos de precio fijo), lo que significa que cualquier sobrecoste es responsabilidad del proveedor de servicios. Una gestión cuidadosa de los costes es esencial para proteger los márgenes de beneficio. La eficiencia de los recursos es fundamental para la contención de costes y requiere una gestión y planificación de proyectos optimizadas para minimizar las horas no facturables.

Del mismo modo, en el caso de los proyectos de tiempo invertido (los llamados proyectos de tiempo y coste), los servicios profesionales deben supervisar la facturación de los proyectos para garantizar que se paguen a tiempo.

Las empresas de servicios profesionales también deben implementar un sólido proceso de gestión de riesgos para identificar y mitigar los riesgos potenciales. Esto implica evaluar los riesgos potenciales, desarrollar planes de contingencia e implementar estrategias de mitigación de riesgos. Una comprensión profunda del proyecto y de las regulaciones específicas de la industria es esencial para desarrollar estrategias efectivas de mitigación de riesgos.

Los KPI de los proyectos pueden ayudar a las empresas de servicios profesionales a realizar un seguimiento de su progreso y riesgos y a garantizar que están entregando valor a los clientes a tiempo y dentro del presupuesto. Invertir en herramientas que automaticen los procesos de recopilación, análisis e informes de datos puede reducir el error humano, simplificar todo el proceso y ahorrar tiempo.

Gestión de cartera de proyectos

La gestión de cartera de proyectos (PPM) adopta un enfoque holístico que ayuda a las organizaciones a alinear sus proyectos con las estrategias y objetivos empresariales generales. La PPM garantiza que los recursos, el tiempo y la inversión se asignen a las iniciativas que tendrán mayor impacto en el crecimiento y el éxito de la organización.

Esta alineación estratégica garantiza que los recursos, tanto humanos como financieros, se dirijan a proyectos que contribuyan directamente a los objetivos a largo plazo de la organización, lo que ayuda a las empresas a evitar desperdiciar recursos valiosos en iniciativas que no se alinean con su dirección estratégica. Los proyectos alineados estratégicamente tienden a producir un mayor retorno de la inversión. Al invertir en proyectos que apoyen los objetivos principales de la organización, la probabilidad de lograr un ROI significativo aumenta significativamente.

Cuando los proyectos están alineados con las estrategias comerciales, es más fácil identificar los riesgos potenciales y alinear las estrategias de mitigación en consecuencia. Este enfoque proactivo minimiza las posibles interrupciones y retrasos. Alinear los proyectos con las estrategias empresariales también permite a las organizaciones tomar decisiones informadas sobre qué proyectos priorizar, ampliar o detener. También promueve una mejor colaboración y comunicación entre equipos.

Hay varios pasos clave para una gestión eficaz de la cartera de proyectos (DPM):

Paso 1: Definir los objetivos de la organización.

El primer paso en la gestión de cartera de proyectos es definir los objetivos de la organización. Esto ayudará a garantizar que todos los proyectos estén alineados con los objetivos de la organización. Los objetivos deben ser específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos.

Paso 2: Identificar y evaluar proyectos potenciales.

Una vez definidos los objetivos de la organización, el siguiente paso es identificar y evaluar los proyectos potenciales. Esto implica hacer una lluvia de ideas sobre una lista de proyectos potenciales y luego evaluar cada proyecto en función de sus posibles beneficios, riesgos y requisitos de recursos. El proceso de evaluación debe ayudar a identificar los proyectos más prometedores para la cartera.

Paso 3: Seleccionar proyectos para el portafolio.

Una vez que se han evaluado los proyectos potenciales, el siguiente paso es seleccionar los proyectos para la cartera. Esto se hace teniendo en cuenta los objetivos de la organización, los recursos disponibles y los posibles riesgos y beneficios de cada proyecto. La organización también debe tener en cuenta su tolerancia al riesgo a la hora de seleccionar proyectos para la cartera.

Paso 4: Priorizar los proyectos de la cartera.

Una vez que los proyectos han sido seleccionados para el portafolio, el siguiente paso es priorizarlos. Esto se hace teniendo en cuenta la importancia de cada proyecto para la organización, la urgencia del proyecto y las dependencias del proyecto. La organización debe priorizar los proyectos que son más importantes para sus objetivos y que tienen los mayores beneficios potenciales.

Paso 5: Planificar y ejecutar proyectos.

Una vez que se han priorizado los proyectos, el siguiente paso es planificarlos y ejecutarlos. Esto implica desarrollar planes detallados del proyecto, asignar recursos y realizar un seguimiento del progreso. Los planes de proyecto deben ser realistas y alcanzables, y deben estar alineados con los objetivos de la organización.

Paso 6: Seguimiento y control de la cartera.

El paso final del PPM es monitorear y controlar la cartera. Esto implica revisar periódicamente el portafolio para asegurarse de que está alineado con los objetivos de la organización y hacer los ajustes necesarios. La organización también debe supervisar el rendimiento del proyecto para asegurarse de que va por buen camino y cumple sus objetivos.

Liderazgo y comunicación eficaz

La capacidad de liderar y comunicarse de manera efectiva es un factor crítico para el éxito en la gestión de proyectos de servicios profesionales. No se trata solo de gestionar plazos, recursos y entregables; También se trata de fomentar un entorno colaborativo y romper los silos dentro de una organización.

La gobernanza de proyectos, a diferencia de la gestión de proyectos, es una metodología integral centrada en objetivos estratégicos. Implica la definición de procedimientos y la asignación de recursos, sirviendo como un método vital para la sostenibilidad del negocio. La gobernanza de proyectos requiere la alineación con la estrategia empresarial general y requiere la toma de decisiones estratégicas por parte de los equipos de gestión. La implementación de la gobernanza de proyectos aborda desafíos como alinear los proyectos con la estrategia, facilitar la toma de decisiones, optimizar la gestión de recursos, garantizar la sostenibilidad y mejorar la comunicación al romper los silos.

Los silos se refieren a la división de departamentos o equipos, lo que a menudo resulta en una mala comunicación y colaboración interfuncional. La gerencia puede romper los silos de la siguiente manera:

• Establecer canales de comunicación claros y abiertos que animen a los equipos de los diferentes departamentos a colaborar.
• Fomentar una cultura de intercambio de información y transferencia de conocimientos.
• Formar equipos de proyecto multifuncionales que reúnan a miembros de diferentes departamentos para trabajar en un proyecto con el fin de promover la comprensión.
• Invertir en herramientas de gestión de proyectos que proporcionen una plataforma unificada para todos los datos y comunicaciones relacionados con el proyecto, garantizando que todos los participantes tengan acceso a la misma información y puedan colaborar de manera efectiva.
• Rompiendo sus propios silos a través de la colaboración activa con otros departamentos y fomentando una cultura de trabajo en equipo y comunicación abierta.
• Celebración de reuniones periódicas y actualizaciones de estado interdepartamentales para mantener a todos informados del progreso del proyecto. Estas reuniones también brindan una oportunidad para que las partes interesadas compartan sus perspectivas y preocupaciones.

Con las estrategias de liderazgo y comunicación adecuadas, junto con la ayuda de herramientas de automatización modernas, los gestores de proyectos pueden navegar por el complejo panorama de la gestión de proyectos, fomentar la colaboración y llevar sus proyectos a resultados exitosos.

Gestionar las expectativas y el alcance de los clientes

Equilibrar las demandas de los clientes con la viabilidad del proyecto es un reto al que se enfrentan los proveedores de servicios profesionales a diario. Cambiar el alcance es un desafío común y persistente que enfrentan los proveedores de servicios profesionales en sus operaciones diarias.

Es posible que los clientes no tengan una comprensión completa de las complejidades del proyecto, lo que lleva a una evolución de las expectativas a medida que avanza el proyecto. Estas expectativas cambiantes pueden empujar el proyecto más allá de su alcance inicial. La mala comunicación entre el cliente y el proveedor de servicios también puede dar lugar a malentendidos, lo que puede dar lugar a cambios en el alcance.

Cambiar el alcance es un desafío común dentro de los servicios profesionales , pero se puede evitar. Defina claramente el alcance del proyecto desde el principio detallando los objetivos, los entregables, las restricciones y las suposiciones del proyecto. La comunicación frecuente ayuda a garantizar que el cliente esté al tanto del progreso del proyecto y de cualquier posible cambio en el alcance. Es importante mantener informado al cliente de cualquier cambio en el alcance y obtener su aprobación antes de continuar. Las herramientas y técnicas de gestión de proyectos pueden ayudar a realizar un seguimiento del progreso, administrar recursos e identificar riesgos potenciales. Esto puede ayudar a mantener el proyecto en marcha y evitar la fluencia del perímetro.

Cómo puede ayudar un ERP para servicios de software profesional

Gestionar las expectativas y los recursos de los clientes, gestionar los proyectos dentro de las limitaciones financieras e implantar las mejores prácticas de gestión de cartera de proyectos al tiempo que se rompen los silos puede ser todo un reto. Incluso a un gestor de proyectos experimentado le resultará difícil aplicar las mejores prácticas sin la ayuda de una solución ERP de gestión de proyectos integrada de última generación.

Si desea obtener más información, solicite una demostración. Nos encantaría ayudarte a transformar la gestión de proyectos dentro de tu empresa o entidad de servicios profesionales.