Projektmanagement in Dienstleistungsunternehmen: Methode und Best Practices

Projektmanagement und -steuerung

Um den Kunden einen Mehrwert zu bieten und gleichzeitig die Kosten zu kontrollieren, ist ein empfindliches Gleichgewicht bei den professionellen Dienstleistungen erforderlich. Die einzige Möglichkeit, dieses Gleichgewicht zu wahren, besteht darin, Ressourcen effizient zu nutzen, eine hohe Servicequalität aufrechtzuerhalten, Projektmetriken zu überwachen, potenzielle Risiken zu identifizieren, effektive Strategien zur Risikominderung zu entwickeln und die Einhaltung von Standards sicherzustellen.

Das Projektmanagement findet oft im Rahmen strenger finanzieller und betrieblicher Auflagen statt. Die meisten professionellen Dienstleister stehen ständig vor Herausforderungen, einschließlich der Bereitstellung eines Mehrwerts für die Kunden bei gleichzeitiger Kostenwettbewerbsfähigkeit.

Viele Projekte werden auf Festpreisbasis durchgeführt (sogenannte Festpreisprojekte), was bedeutet, dass etwaige Kostenüberschreitungen in der Verantwortung des Dienstleisters liegen. Ein sorgfältiges Kostenmanagement ist unerlässlich, um die Gewinnmargen zu schützen. Ressourceneffizienz ist entscheidend für die Kostendämpfung und erfordert ein optimiertes Projektmanagement und eine optimierte Planung, um nicht abrechenbare Stunden zu minimieren.

In ähnlicher Weise müssen professionelle Dienstleistungen bei Projekten mit Zeitaufwand (sogenannte Zeit- und Kostenprojekte) die Projektabrechnung überwachen, um sicherzustellen, dass sie pünktlich bezahlt werden.

Professionelle Dienstleistungsunternehmen sollten auch einen robusten Risikomanagementprozess implementieren, um potenzielle Risiken zu identifizieren und zu mindern. Dazu gehören die Bewertung potenzieller Risiken, die Entwicklung von Notfallplänen und die Implementierung von Strategien zur Risikominderung. Ein gründliches Verständnis des Projekts und der branchenspezifischen Vorschriften ist für die Entwicklung effektiver Strategien zur Risikominderung unerlässlich.

Projekt-KPIs können professionellen Dienstleistungsunternehmen dabei helfen, ihre Fortschritte und Risiken zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie ihren Kunden pünktlich und innerhalb des Budgets einen Mehrwert bieten. Die Investition in Tools, die die Prozesse der Datenerfassung, -analyse und -berichterstattung automatisieren, kann menschliche Fehler reduzieren, den gesamten Prozess vereinfachen und Zeit sparen.

Projektportfoliomanagement

Das Projektportfoliomanagement (PPM) verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, der Unternehmen dabei hilft, ihre Projekte an den allgemeinen Geschäftsstrategien und -zielen auszurichten. PPM stellt sicher, dass Ressourcen, Zeit und Investitionen für Initiativen bereitgestellt werden, die den größten Einfluss auf das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens haben.

Diese strategische Ausrichtung stellt sicher, dass sowohl personelle als auch finanzielle Ressourcen in Projekte gelenkt werden, die direkt zu den langfristigen Zielen des Unternehmens beitragen, und hilft Unternehmen, wertvolle Ressourcen nicht für Initiativen zu verschwenden, die nicht mit ihrer strategischen Ausrichtung übereinstimmen. Strategisch ausgerichtete Projekte führen in der Regel zu einem höheren Return on Investment. Durch die Investition in Projekte, die die Kernziele des Unternehmens unterstützen, wird die Wahrscheinlichkeit, einen signifikanten ROI zu erzielen, erheblich erhöht.

Wenn Projekte auf Geschäftsstrategien abgestimmt sind, wird es einfacher, potenzielle Risiken zu identifizieren und Strategien zur Risikominderung entsprechend auszurichten. Dieser proaktive Ansatz minimiert potenzielle Unterbrechungen und Verzögerungen. Die Ausrichtung von Projekten an Geschäftsstrategien ermöglicht es Unternehmen auch, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Projekte priorisiert, erweitert oder gestoppt werden sollen. Es fördert auch eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams.

Es gibt mehrere wichtige Schritte für ein effektives Projektportfoliomanagement (DPM):

Schritt 1: Definieren Sie die Ziele der Organisation.

Der erste Schritt im Projektportfoliomanagement besteht darin, die Ziele der Organisation zu definieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Projekte auf die Ziele des Unternehmens abgestimmt sind. Die Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein.

Schritt 2: Identifizieren und bewerten Sie potenzielle Projekte.

Sobald die Ziele der Organisation definiert sind, besteht der nächste Schritt darin, potenzielle Projekte zu identifizieren und zu bewerten. Dazu gehört das Brainstorming einer Liste potenzieller Projekte und die anschließende Bewertung jedes Projekts auf der Grundlage seiner potenziellen Vorteile, Risiken und Ressourcenanforderungen. Der Bewertungsprozess sollte dazu beitragen, die vielversprechendsten Projekte für das Portfolio zu identifizieren.

Schritt 3: Wählen Sie Projekte für das Portfolio aus.

Nachdem potenzielle Projekte evaluiert wurden, geht es im nächsten Schritt um die Auswahl von Projekten für das Portfolio. Dies geschieht unter Berücksichtigung der Ziele der Organisation, der verfügbaren Ressourcen sowie der potenziellen Risiken und Vorteile jedes Projekts. Die Organisation sollte bei der Auswahl von Projekten für das Portfolio auch ihre Risikotoleranz berücksichtigen.

Schritt 4: Priorisieren Sie Projekte im Portfolio.

Sind die Projekte für das Portfolio ausgewählt, geht es im nächsten Schritt darum, diese zu priorisieren. Dies geschieht unter Berücksichtigung der Bedeutung jedes Projekts für die Organisation, der Dringlichkeit des Projekts und der Abhängigkeiten des Projekts. Die Organisation sollte die Projekte priorisieren, die für ihre Ziele am wichtigsten sind und den höchsten potenziellen Nutzen haben.

Schritt 5: Planen und Durchführen von Projekten.

Sind Projekte priorisiert, geht es im nächsten Schritt darum, sie zu planen und durchzuführen. Dazu gehören die Entwicklung detaillierter Projektpläne, die Zuweisung von Ressourcen und die Verfolgung des Fortschritts. Projektpläne sollten realistisch und erreichbar sein und auf die Ziele des Unternehmens abgestimmt sein.

Schritt 6: Überwachen und steuern Sie das Portfolio.

Der letzte Schritt des PPM besteht darin, das Portfolio zu überwachen und zu steuern. Dazu gehört, das Portfolio regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt, und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Die Organisation sollte auch die Leistung des Projekts überwachen, um sicherzustellen, dass es auf dem richtigen Weg ist und seine Ziele erreicht.

Effektive Führung und Kommunikation

Die Fähigkeit, effektiv zu führen und zu kommunizieren, ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg bei der Verwaltung von Professional Services-Projekten. Es geht nicht nur um die Verwaltung von Fristen, Ressourcen und Ergebnissen; Es geht auch darum, ein kollaboratives Umfeld zu fördern und Silos innerhalb einer Organisation aufzubrechen.

Die Projekt-Governance, die sich vom Projektmanagement unterscheidet, ist eine umfassende Methodik, die sich auf strategische Ziele konzentriert. Es geht um die Definition von Verfahren und die Zuweisung von Ressourcen, die als wichtige Methode für die Nachhaltigkeit von Unternehmen dienen. Die Projektsteuerung erfordert die Ausrichtung an der allgemeinen Geschäftsstrategie und die strategische Entscheidungsfindung durch die Managementteams. Die Implementierung von Project Governance adressiert Herausforderungen wie die Ausrichtung von Projekten an der Strategie, die Erleichterung der Entscheidungsfindung, die Optimierung des Ressourcenmanagements, die Sicherstellung der Nachhaltigkeit und die Verbesserung der Kommunikation durch das Aufbrechen von Silos.

Silos beziehen sich auf die Aufteilung von Abteilungen oder Teams, was oft zu einer schlechten funktionsübergreifenden Kommunikation und Zusammenarbeit führt. Das Management kann Silos aufbrechen, indem es:

• Einrichtung klarer und offener Kommunikationskanäle, die Teams aus verschiedenen Abteilungen zur Zusammenarbeit anregen.
• Förderung einer Kultur des Informationsaustauschs und des Wissenstransfers.
• Bildung funktionsübergreifender Projektteams, die Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen zusammenbringen, um an einem Projekt zu arbeiten, um das Verständnis zu fördern.
• Investition in Projektmanagement-Tools, die eine einheitliche Plattform für alle projektbezogenen Daten und Kommunikationen bieten und sicherstellen, dass alle Beteiligten Zugriff auf dieselben Informationen haben und effektiv zusammenarbeiten können.
• Indem sie die eigenen Silos durch aktive Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen aufbrechen und eine Kultur der Teamarbeit und offenen Kommunikation fördern.
• Regelmäßige Meetings und abteilungsübergreifende Statusaktualisierungen, um alle über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten. Diese Treffen bieten den Interessengruppen auch die Möglichkeit, ihre Perspektiven und Bedenken auszutauschen.

Mit den richtigen Führungs- und Kommunikationsstrategien, gepaart mit Hilfe moderner Automatisierungstools, können Projektmanager sich in der komplexen Projektmanagement-Landschaft zurechtfinden, die Zusammenarbeit fördern und ihre Projekte zu erfolgreichen Ergebnissen führen.

Verwalten Sie die Kundenerwartungen und den Umfang

Die Balance zwischen Kundenanforderungen und Projektmachbarkeit zu bringen, ist eine Herausforderung, der sich professionelle Dienstleister täglich stellen müssen. Die Änderung des Geltungsbereichs ist eine häufige und anhaltende Herausforderung, mit der professionelle Dienstleister in ihrem täglichen Betrieb konfrontiert sind.

Kunden haben möglicherweise kein vollständiges Verständnis für die Komplexität des Projekts, was dazu führt, dass sich die Erwartungen im Laufe des Projekts ändern. Diese sich entwickelnden Erwartungen können das Projekt über seinen ursprünglichen Umfang hinaus treiben. Auch eine schlechte Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Dienstleister kann zu Missverständnissen führen, die zu Änderungen des Umfangs führen.

Die Änderung des Umfangs ist eine häufige Herausforderung bei professionellen Dienstleistungen , die jedoch vermieden werden kann. Definieren Sie den Umfang des Projekts von Anfang an klar, indem Sie die Projektziele, Ergebnisse, Einschränkungen und Annahmen detailliert beschreiben. Häufige Kommunikation trägt dazu bei, dass der Kunde über den Fortschritt des Projekts und mögliche Änderungen des Umfangs informiert ist. Es ist wichtig, den Kunden über Änderungen des Umfangs zu informieren und seine Zustimmung einzuholen, bevor er fortfährt. Projektmanagement-Tools und -Techniken können dabei helfen, den Fortschritt zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten und potenzielle Risiken zu identifizieren. Dies kann dazu beitragen, das Projekt auf Kurs zu halten und eine schleichende Ausdehnung des Umfangs zu verhindern.

Wie ein ERP für professionelle Softwaredienstleistungen helfen kann

Das Management von Kundenerwartungen und -ressourcen, das Management von Projekten innerhalb finanzieller Grenzen und die Implementierung von Best Practices für das Projektportfoliomanagement bei gleichzeitigem Aufbrechen von Silos kann eine Herausforderung sein. Selbst ein erfahrener Projektmanager wird Schwierigkeiten haben, Best Practices ohne die Hilfe einer integrierten ERP-ähnlichen Projektmanagementlösung zu implementieren.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, fordern Sie eine Demo an. Wir helfen Ihnen gerne dabei, das Projektmanagement in Ihrem Dienstleistungsunternehmen oder Ihrer Einheit zu transformieren.