¿Cómo se elabora el cronograma del proyecto?

El cronograma del proyecto  es uno de los pilares de la gestión de proyectos.

 

De hecho, este último da dirección a su proyecto y ofrece una visión global, facilitando así la toma de decisiones.

 

Además, la planificación de proyectos aporta transparencia, lo que aumenta la motivación del equipo y el crecimiento de la empresa.

 

Sin embargo, la elaboración de un cronograma del proyecto no se improvisa. Para ser eficaz, un cronograma de proyecto requiere rigor, anticipación y perspectiva. 

 

En este artículo, te presentamos los 9 pasos para hacer una planificación de proyecto efectiva. 

 

Paso 1: Preparar el proyecto 

Clarificación de objetivos

 

Establecer el cronograma del proyecto implica clarificar los objetivos que deben alcanzarse.

 

Esta fase de determinación del alcance ayuda a aclarar las expectativas y a garantizar la alineación de todas las partes interesadas para llegar al corazón del proyecto.

 

Enmarcando el proyecto

 

Así, el cronograma del proyecto comienza con una fase de preparación donde definirás cómo se ejecutará y controlará el proyecto.

 

En esta fase de alcance se sientan las bases del proyecto y se detalla: 

• las diversas tareas;
• las fases y el orden de ejecución de las diferentes actividades;
• los recursos humanos necesarios
• presupuesto y costos.

 

Establecer una hoja de ruta

Contenido de la hoja de ruta

La hoja de ruta toma la forma de un documento que responde a 5 preguntas esenciales.

 

1. Qué: ¿En qué consiste el proyecto? ¿Qué hay que hacer?
2. ¿Quién: quién está a cargo de qué? 
3. Cómo: ¿Cuáles son las tareas a realizar? ¿Cuáles son los entregables? 
4. ¿Cuándo: en qué escala de tiempo? ¿Cuál es el horario? 

 

Prácticas recomendadas

 

La hoja de ruta debe construirse colectivamente, hay que involucrar a los equipos operativos para obtener previsiones realistas.

 

Además, ayuda a estimular la motivación de los equipos y les ayuda a apropiarse del proyecto.

 

La hoja de ruta se inició en la fase de preparación, pero se irá perfeccionando a medida que se establezca el cronograma .

La versión final solo se comparte una vez que se han definido todos los elementos, lo que permite que todas las partes interesadas tengan el mismo nivel de información. 

 

Al igual que el informe de progreso del proyecto, la hoja de ruta tiene como objetivo informar a los equipos.

 

Anticipar

Por último, la fase de preparación representa una oportunidad para anticiparse a las necesidades.

 

Tomemos como ejemplo el software de gestión de proyectos Stafiz, que puede ayudarle a estimar los recursos necesarios incluso antes de empezar el proyecto.

 

• Integre CRM y herramienta de gestión de proyectos

 

De hecho, Stafiz acepta muchas integraciones. 

 

A continuación, puede vincular su CRM y recibir una alerta cuando el proyecto tenga muchas posibilidades de ser ganado para comenzar a preparar sus recursos.

 

• Previsión de las necesidades de contratación y formación

 

Además, Stafiz ofrece una curva de capacidad total que muestra la carga actual y futura.

 

Esta funcionalidad le ofrece una visión clara de las necesidades futuras para que pueda anticipar la necesidad  de contratación o formación.

 

Paso 2: Elegir una herramienta de planificación de proyectos

 

Aunque es posible combinar varias herramientas (diagrama de Gantt, PERT, etc.), utilizar una única herramienta de planificación de proyectos te permitirá centralizar todos los datos, para ganar en fiabilidad y flexibilidad.

 

Excel, la falsa buena idea

 

Excel está adaptado a la elaboración y actualización del cronograma del proyecto. El documento se vuelve rápidamente complejo de utilizar e interpretar.

 

Columnas, celdas fusionadas... Cualquier adición de información requiere un formateo drástico. 

 

Excel no fue diseñado para planificar o administrar proyectos.

 

Utilizar software de planificación de proyectos

En su lugar, recomendamos utilizar un software de planificación de proyectos dedicado.

 

Este tipo de herramienta permite modificar el cronograma  y los distintos componentes del proyecto en respuesta a imprevistos.

 

Así, Stafiz es una herramienta completa diseñada para facilitar la gestión de proyectos. Permite:

• centralización de datos (fiabilidad);
• monitoreo en tiempo real (capacidad de respuesta para una mejor toma de decisiones);

• la posibilidad de cruzar datos;
• Comunicación e intercambio de información (productividad del equipo).

 

Paso 3: Enumerar y priorizar las tareas

Enumerar todos los hitos y tareas

Este paso consiste en hacer un inventario de todas las tareas que se tendrán que realizar durante el proyecto.

 

Identificar hitos, tareas y subtareas

 

Se pueden distinguir hitos, tareas y subfases, desde las más amplias hasta las más precisas.

 

• Hitos  representan etapas significativas (por ejemplo, el envío de especificaciones al cliente).
• Las tareas representan todos los elementos que componen el proyecto (por ejemplo, la redacción del pliego de condiciones).
• Las subtareas son todos los elementos que componen las tareas (por ejemplo, la revisión y la corrección del documento).

 

Detallar tanto como sea posible para ganar precisión

 

Cuanto más se desglosen las tareas mayor será la visibilidad del trabajo a realizar.

Esto te permitirá ser lo más preciso posible cuando necesites estimar el presupuesto.

 

Además, podrás construir un horario más preciso para asegurar tus compromisos con el cliente.

 

Para ayudarle a hacer una lista de tareas, puede utilizar la Estructura de desglose del proyecto (WBS).

 

Identificación de dependencias

 

Comprender el impacto de las interdependencias

 

Tras identificar todas las tareas que componen el proyecto hay que determinar qué tareas deben hacerse antes que otras y cuáles pueden hacerse al mismo tiempo.

 

Esté atento a las dependencias de tareas

 

En el caso de una panadería, es imposible hacer pan si no se ha comprado la harina. En el caso de un proyecto digital las secuencias pueden ser menos claras, pero tienen el mismo impacto.

 

De hecho, si se descuida este paso, puede poner en peligro su horario y su proyecto.

 

Tenga en cuenta los tiempos de respuesta y validación de sus empleados y proveedores de servicios. 

 

Herramientas y métodos: PERT y ruta crítica

 

Existen varias herramientas para ayudarle a identificar las dependencias.

 

El diagrama PERT organiza las tareas en un formato de red para proporcionar una visión holística del proyecto, así como las tareas que deben completarse primero, en paralelo y las tareas críticas para cumplir con los plazos.

 

La ruta crítica es dividir el proyecto en la secuencia más larga de tareas para completar el proyecto.

 

Cada tarea que afecta a la duración del proyecto se refleja a lo largo de toda la secuencia.

 

Este método le permite obtener una visión pesimista del proyecto para organizar el cronograma del proyecto de manera estratégica. 

 

Programación de tareas

 

Una vez identificadas las dependencias, clasifique las tareas teniendo en cuenta: 

• las dependencias;
• Prioridades;
• el impacto generado y la importancia de cada tarea.

 

Paso 4: Establece un presupuesto

 

El cronograma y el presupuesto están estrechamente relacionados y, por lo tanto, deben determinarse en paralelo. 

 

En realidad, el cronograma del proyecto debe construirse en torno a 3 componentes al mismo tiempo: 

 

1. el presupuesto, 
2. selección de recursos, 
3. asignación de recursos.

 

Apóyate en los elementos disponibles 

Reúna toda la información necesaria para elaborar el presupuesto :  Esto incluye la lista de tareas, las dependencias, la gestión de riesgos y la asignación de recursos, que veremos en una sección posterior.

 

Cuanta más información tenga, más realista puede ser su presupuesto.

 

Utilice una herramienta dedicada

Existen muchas herramientas dedicadas a la elaboración de presupuestos para ayudarte en este paso.

 

Para establecer un presupuesto proyectado del proyecto, comience por determinar la viabilidad del proyecto.

 

Para ello, Stafiz ofrece, por ejemplo, un plan de producción.

 

Su objetivo es visualizar el margen previsto por perfil o por fase.

 

Así, ofrece una visión precisa teniendo en cuenta todos los costes (compras, costes de subcontratación, costes de recursos humanos en función de la antigüedad, etc.)

 

 

Paso 5: Seleccionar los perfiles más adecuados

 

La selección de perfiles es fundamental en un proyecto.

 

Tiene una gran influencia en la asignación de recursos presupuesto y calendario.

 

Una selección defectuosa puede provocar una pérdida de productividad y costes imprevistos.

 

Encontrar el equilibrio entre disponibilidad, apetito y presupuesto

 

Por lo tanto, la selección de perfiles para un proyecto implica encontrar el equilibrio adecuado entre habilidades, disponibilidad, apetitos y costos. 

 

Ten cuidado de no descuidar las habilidades de las personas: un empleado desmotivado o pasivo podría frenar el proyecto o dañar su reputación.

 

Además, esté atento a la disponibilidad para evitar que los perfiles se canibalicen entre sí. 

 

Herramientas de uso: motor de emparejamiento y generador de escenarios

 

Para seleccionar perfiles estratégicamente, haga referencias cruzadas de los datos disponibles. 

 

En particular, Stafiz ofrece dos características que son ideales para seleccionar perfiles: el motor de coincidencia y el creador de escenarios.

 

El Smart El Matching de Stafiz destaca las compatibilidades entre proyectos y perfiles teniendo en cuenta la disponibilidad, las habilidades y la motivación.

 

Además, puede ser especialmente útil para las ESN, ya que ayuda a identificar perfiles potenciales para una empresa de gestión según criterios definidos. 

 

A continuación, se puede contactar directamente con los perfiles identificados para anticipar el posicionamiento.

 

Además, el  cuadro de personal le permite ver qué perfiles son los más adecuados para futuros proyectos.

 

Esta función ayuda a arbitrar para colocar estratégicamente cada perfil.

La otra herramienta de selección de perfiles, el creador de escenarios le permite optimizar sus inversiones.

 

Puedes elegir los perfiles más adecuados en función de su relevancia, márgenes esperados o tasas de ocupación con el fin de maximizar la rentabilidad.

 

Optimice el rendimiento de las ventas

 

Este tipo de funcionalidad le permite optimizar el rendimiento de las ventas en tres áreas.

 

1. La rentabilidad global,  se optimiza la carga de trabajo de nuestros empleados.
2. Rendimiento comercial y satisfacción del cliente porque los proyectos están bien ejecutados, gracias a perfiles adaptados.
3. El  compromiso y la retención de los empleados porque se tienen en cuenta sus aspiraciones.

 

Paso 6: Definir la asignación de recursos

Obtención de una visión realista de las capacidades

 

Asignar los recursos estratégicamente para que la planificación de proyectos es esencial disponer de datos claros y fiables.

 

Así, tener una visión en tiempo real de las capacidades facilita la toma de decisiones. 

 

Una de las características de Stafiz es que ofrece personal previo para facilitar las deliberaciones.

A continuación, se tienen en cuenta criterios como el permiso, la formación o el trabajo a tiempo parcial.

Definir roles y responsabilidades

 

El siguiente paso es determinar las funciones y responsabilidades de cada uno para evitar malentendidos  o conflictos.

 

Cada miembro del personal debe saber en qué fase participa y qué se espera de él. De lo contrario, se podría poner en peligro el cronograma del proyecto y, por tanto, su éxito del proyecto en general.

 

Las herramientas facilitan este paso, como la matriz RACI. Esto permite aclarar quién hace qué, cuándo y qué se espera de él. 

 

Paso 7: Vincular la planificación, los recursos humanos y el presupuesto

 

Varios pasos son interdependientes y deben llevarse a cabo en paralelo. 

 

Por lo tanto, es imposible elaborar un presupuesto sin conocer la herramienta que se va a utilizar, el número de colaboradores o el alcance de las tareas que hay que realizar para completar el proyecto.

 

De la misma manera, es difícil decidir el tamaño del equipo sin tener una idea del presupuesto.

 

Por lo tanto, puede comenzar estimando la cantidad de horas y colaboradores necesarios para cada tarea.

 

Luego, consolida todo para establecer un horario.

 

El cronograma de Gantt sigue siendo una opción creíble, pero una herramienta integral de gestión de proyectos será más fácil de actualizar.

 

Sin embargo, la planificación no es una herramienta congelada en el tiempo: es flexible porque evolucionará con la realidad de los proyectos.

 

Etapa 8: Elaboración del cronograma del proyecto 

 

De hecho, el cronograma evoluciona a medida que avanza el proyecto, de ahí la importancia de un seguimiento riguroso del proyecto. 

 

Mantener la flexibilidad

 

El cronograma del proyecto debe adaptarse a las limitaciones del proyecto.

 

Por lo tanto, no es raro observar imprevistos en consultoría o TI.  

 

Además, los acontecimientos externos pueden requerir ajustes (reestructuraciones, acontecimientos legales, guerras, etc.). 

 

Por eso es vital establecer una gestión eficaz de los riesgos antes de que comience cualquier proyecto..

 

Esta necesidad de flexibilidad implica la necesidad de disponer de información fiable y centralizada. Esto garantiza una coherencia de la información facilitando una reacción rápida ante cualquier discrepancia.

 

Configurar puntos de control

 

El seguimiento de los proyectos implica la comprobación de tres puntos esenciales: 

1. costos 
2. asignación de recursos 
3. los plazos. 

 

Stafiz ofrece funciones para seguimiento de costes tales como :

• una visión de futuro;
• el aterrizaje financiero esperado en caso de un cambio en la dotación de personal, las tareas o el presupuesto;

• Datos consolidados para todos los equipos, con vistas dedicadas por departamento (por ejemplo, vistas específicas para finanzas)

 

Además, también se utilizan otras funciones para controlar la distribución de recursos.

 

• Reprograme los recursos (en caso de sobrecarga o sobrecarga) e identifique la disponibilidad.
• Visualización de la dotación de personal en proyectos no facturables para reasignar perfiles.

Optimización de las tareas reasignadas : posibilidad de modificar los horarios en unos pocos clics (ejemplo: aplazamiento de los plazos de facturación)

Alinear equipos

En establecimiento de un cronograma del proyecto también sirve para alinear a los equipos, después del proyecto.

 

De hecho, la centralización de los datos permite alinear a los equipos de proyectos, finanzas y RRHH, que tienen una clara visibilidad de los objetivos alcanzados. 

 

Así, cada departamento puede tener el detalle de cada perfil por proyecto .

 

La planificación de proyectos es uno de los pilares de la gestión de proyectos. De hecho, impacta en todos los aspectos del proyecto: financiero, tiempo, recursos. 

 

Sin embargo, la elaboración de un cronograma del proyecto eficaz no se improvisa. Este documento debe prepararse con rigor, pero también es un documento vivo, que cambia a medida que avanza el proyecto. 

 

Nuestro último consejo: utilice las plantillas, herramientas y métodos existentes para ahorrar tiempo, y consiga la participación de sus equipos. Esto estimulará su implicación y le ayudará a elaborar un cronograma del proyecto realista y pertinente.