7. Wie kann man die Kommunikation mit den Kunden vereinfachen?
Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation mit dem Kunden. Der Austausch muss klar, zuverlässig und professionell sein, da sonst das Image Ihres Unternehmens beim Kunden Schaden nehmen kann. Es gibt mehrere bewährte Verfahren, die Sie anwenden können, um die Kommunikation zu Rechnungsangelegenheiten so perfekt wie möglich zu gestalten.
1. Wie schätzt man die Kosten, Preise und die Art der Rechnungsstellung für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie geht man mit dem Risiko von Projektüberschreitungen um?
3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?
4. Wie man mit komplexen Rechnungsmodalitäten umgeht
5. Wie berücksichtige ich die Rechnungsstellung für Steuern? und die Rechnungsstellung in mehreren Währungen?
6. Wie verwaltet man die Rechnungsstellung zwischen verschiedenen Einheiten desselben Unternehmens (Intercos-Flüsse)?
7. Wie kann die Kommunikation mit den Kunden vereinfacht werden?
8. Wie können Sie während des Projekts bestimmte Parameter ändern, die sich auf die Rechnungsstellung auswirken werden?
9. Wie richte ich ein Tool zur Angebotserstellung und Rechnungsstellung für Projekte ein?
a. Aktivitätsberichte versenden
Wenn ein Unternehmen ein Projekt nach Zeitaufwand abrechnet (man spricht von der Abrechnung nach Aufwand), werden vom Kunden häufig Tätigkeitsberichte (Activity Reports, ARCs) angefordert, um die Zeiten zu bestätigen, die ihnen in Rechnung gestellt werden.
Dieser Versand sollte idealerweise am letzten Tag des Monats erfolgen. Wenn ein Validierungsprozess stattfindet, um dem Kunden eine Rechnung ausstellen zu können, muss dieser Prozess geklärt werden, insbesondere die Zeit, die dem Kunden für die Validierung vor dem Versand der Rechnung zur Verfügung steht.
Idealerweise bietet Ihr Zeiterfassungstool die Möglichkeit, diese Tätigkeitsberichte automatisch an den Kunden zu senden. Der Kunde kann sie per Workflow im Tool kontrollieren und freigeben. Dies fördert eine schnelle und effizientere Kommunikation, wodurch Rechnungen schneller ausgestellt werden können.
b. Mehr Informationen in die Anhänge der Rechnungen integrieren
Während Rechnungen auf der Hauptseite eine Reihe von Pflichtangaben enthalten müssen, ist es möglich, den Rechnungen Anhänge hinzuzufügen, die zusätzliche Informationen enthalten. Rechnungsanhänge können zusätzliche Informationen in einem Format bereitstellen, das freier ist, und sind eine gute Kommunikationspraxis, um dem Kunden Details zu liefern. Es ist zum Beispiel möglich, Rechnungen als Anhang hinzuzufügen :
- Detaillierte Angaben zur aufgewendeten Zeit, eventuell mit Kommentaren, die die Arbeit in jeder Sitzung detailliert beschreiben.
- Die Einzelaufstellung von weiterverrechenbaren Kosten
- Die Details der verkauften Produkte
- ...
Mithilfe dieser Anhänge werden die auf der ersten Seite zusammengefassten Beträge klarer. Wenn die Kommunikation klarer und transparenter ist, steigt die Kundenzufriedenheit und die Zeit, die das Finanzteam für die Klärung von Rechnungen aufwenden muss, sinkt. Das ist für alle Beteiligten ein Gewinn.
c. Rechnungen zusätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung per standardisierter Mail versenden
Auch wenn sich die elektronische Rechnungsstellung anschickt, die Kommunikation zwischen Unternehmen weiter zu vereinfachen, wird das Versenden des Rechnungsdokuments weiterhin üblich sein.
Beim Versenden per E-Mail können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen. Eine persönliche Nachricht, beigefügte Dokumente oder auch das Hinzufügen des Kostenvoranschlags oder des Bestellformulars.
Wenn das Versenden von Rechnungen per E-Mail von der Rechnungsplattform aus nur bei Rechnungssoftware möglich ist, die diese Funktion anbietet, besteht immer noch die Möglichkeit, die E-Mail-Vorlagen zumindest zu standardisieren.
Durch diese Standardisierung der Prozesse kann die von den Teams für diese Phase der Rechnungsstellung aufgewendete Zeit drastisch reduziert werden (um 20% bis 25%).
Stafiz ermöglicht es, die Validierung von Tätigkeitsberichten durch den Kunden mithilfe eines Workflows zu automatisieren. Anhänge werden automatisch in die Rechnungen eingefügt, basierend auf den für den Kunden und das Projekt gewählten Rechnungsvorlagen. Schließlich ermöglicht Stafiz den Massenversand aller Rechnungen von der Plattform aus, indem eine Verbindung zu Ihren Mailboxen hergestellt wird.
Die 9 Probleme der Projektabrechnung und wie Stafiz Ihnen dabei hilft, sie zu lösen?
1. Wie schätzt man die Kosten, Preise und die Art der Rechnungsstellung für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie geht man mit dem Risiko von Projektüberschreitungen um?
3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?
4. Wie man mit komplexen Rechnungsmodalitäten umgeht
5. Wie berücksichtige ich die Abrechnung von Steuern? und die Abrechnung in mehreren Währungen?
7. Wie kann man die Kommunikation mit den Kunden vereinfachen?
9. Wie richte ich ein Tool zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen für Projekte ein?
