DOSSIER - ALLES ÜBER DIE RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DIENSTLEISTUNGSUNTERNEHMEN
3. Wie kann man von Kunden schneller bezahlt werden?
Die Ausgabe von Projektrechnungen ist nur der erste Schritt. Danach muss sichergestellt werden, dass die Kundenzahlung eingezogen wird. In diesem Artikel werden die verschiedenen möglichen Maßnahmen untersucht, um schneller bezahlt zu werden. Entdecken Sie die Links zu allen Artikeln des folgenden Dossiers :
1. Wie schätzt man die Kosten, Preise und die Art der Rechnungsstellung für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie geht man mit dem Risiko von Projektüberschreitungen um?
3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?
4. Wie man mit komplexen Rechnungsmodalitäten umgeht
5. Wie berücksichtige ich die Rechnungsstellung für Steuern? und die Rechnungsstellung in mehreren Währungen?
6. Wie verwaltet man die Rechnungsstellung zwischen verschiedenen Einheiten desselben Unternehmens (Intercos-Flüsse)?
7. Wie kann die Kommunikation mit den Kunden vereinfacht werden?
8. Wie können Sie während des Projekts bestimmte Parameter ändern, die sich auf die Rechnungsstellung auswirken werden?
9. Wie richte ich ein Tool zur Angebotserstellung und Rechnungsstellung für Projekte ein?
Schnellere Rechnungsstellung durch Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses in Eigenregie
Wenn nach Zeitaufwand abgerechnet wird, erwartet der Kunde, dass er in einer bestimmten Häufigkeit eine Rechnung erhält. Bei einem Projekt in Eigenregie erfolgt die Rechnungsstellung häufig monatlich.
Damit die Rechnungsstellung so früh wie möglich im Monat erfolgen kann, müssen Sie einige Prozesse einführen, die eine Beschleunigung ermöglichen :
- Validierung der geleisteten Zeiten durch den Kunden oder den Manager mit einem Online-Genehmigungs-Workflow. Dies erleichtert den Austausch und ermöglicht eine zuverlässige Rechnungsstellung.
- Automatischer Abruf von Tätigkeitsberichten zur Vorbereitung von Rechnungen. Die eingereichten Daten müssen eine automatische Rechnungsvorbereitung ermöglichen.
- Massenversand von Rechnungen von der Rechnungsplattform. Auch hier kann ein geeignetes Tool viele Arbeitsstunden bei der Rechnungsstellung einsparen.
Automatisierung der Kommunikation, um Fälligkeiten früher in Rechnung zu stellen
Bei einer Pauschalabrechnung ist es meist ein Kommunikationsproblem, das zu einem zu langen Zahlungszyklus führt.
Feldteams und Projektmanager haben nicht immer im Blick, wie wichtig es ist, den Rechnungsteams die Erledigung eines Schritts zu bestätigen, mit dem eine Fälligkeit in Rechnung gestellt werden kann.
Diese Projektteams müssen leicht angeben können, wann eine Fälligkeit in Rechnung gestellt werden kann. Idealerweise sollten sie von ihrem Projektmanagement-Tool aus bestätigen können, dass die Fälligkeit eingetreten ist, wodurch das Rechnungsstellungsteam benachrichtigt wird. Durch dieses Beispiel einer automatisierten Kommunikation kann die Rechnungsstellung sofort erfolgen und die Zahlung geht somit schneller ein, als wenn die Rechnung verspätet ausgestellt worden wäre.
Die Verfolgung von Zahlungsausfällen besser beherrschen
Um den Cashflow zu verbessern, muss man die unbezahlten Rechnungen verfolgen können. Es ist wichtig, ein Reporting über die unbezahlten Rechnungen abrufen zu können: Die Leistungsbilanz ist ein Reporting, das es ermöglicht, die unbezahlten Rechnungen zu analysieren und sie nach der Anzahl der Tage zu klassifizieren, die seit dem Zeitpunkt vergangen sind, an dem die Rechnung als unbezahlt eingestuft wurde. Ziel ist es, die Mahnungen zu priorisieren. Denn je mehr Zeit vergeht, desto unwahrscheinlicher ist es, dass eine Forderung eingetrieben wird.
Dieses Reporting muss für die Rechnungsstellungsteams leicht lesbar sein und sollte eine Priorisierung der Mahnaktionen ermöglichen.
Kundenmahnungen effektiv verwalten
Auch wenn sich Kundenmahnungen nicht systematisch automatisieren lassen, gibt es Möglichkeiten, den Prozess erheblich zu vereinfachen. Hier sind die Schritte zur Verbesserung der Mahnungen :
- Richten Sie ein System ein, das Sie automatisch benachrichtigt, wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt. Diese Information muss automatisch an die Verantwortlichen für den Forderungseinzug weitergeleitet werden, aber auch an die Projektverantwortlichen, die es manchmal leichter haben, beim Kunden ihr Recht zu bekommen. Rechnungssoftware ermöglicht in der Regel die Einrichtung eines solchen Benachrichtigungssystems.
- Mahnungen automatisieren können, je nach Kunde und je nach Projekt. Automatische Mahnungen sind nicht immer die beste Option. Die Beziehungspflege und die Kenntnis des Kontexts sind für ein effektives Inkasso von entscheidender Bedeutung. Bei einer großen Anzahl von Projekten kann jedoch eine automatische Mahnung mit getakteten E-Mails die Wirksamkeit erhöhen.
Die 9 Probleme der Projektabrechnung und wie Stafiz Ihnen dabei hilft, sie zu lösen?
1. Wie schätzt man die Kosten, Preise und die Art der Rechnungsstellung für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie geht man mit dem Risiko von Projektüberschreitungen um?
3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?
4. Wie man mit komplexen Rechnungsmodalitäten umgeht
5. Wie berücksichtige ich die Abrechnung von Steuern? und die Abrechnung in mehreren Währungen?
7. Wie kann man die Kommunikation mit den Kunden vereinfachen?
9. Wie richte ich ein Tool zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen für Projekte ein?
