DOSSIER - ALLES ÜBER DIE RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DIENSTLEISTUNGSUNTERNEHMEN
1. Wie schätzt man die Kosten, Preise und die Art der Rechnungsstellung für ein abrechenbares Projekt?
In diesem Artikel aus unserem Dossier Rechnungsstellung für Dienstleistungsunternehmen beginnen wir gleich am Anfang des Rechnungsstellungsprozesses: mit der Kalkulation Ihrer Projekte. Hier finden Sie die Links zu allen Artikeln des Dossiers:
1. Wie schätzt man die Kosten, Preise und die Art der Rechnungsstellung für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie geht man mit dem Risiko von Projektüberschreitungen um?
3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?
4. Wie man mit komplexen Rechnungsmodalitäten umgeht
5. Wie berücksichtige ich die Rechnungsstellung für Steuern? und die Rechnungsstellung in mehreren Währungen?
6. Wie verwaltet man die Rechnungsstellung zwischen verschiedenen Einheiten desselben Unternehmens (Intercos-Flüsse)?
7. Wie kann die Kommunikation mit den Kunden vereinfacht werden?
8. Wie können Sie während des Projekts bestimmte Parameter ändern, die sich auf die Rechnungsstellung auswirken werden?
9. Wie richte ich ein Tool zur Angebotserstellung und Rechnungsstellung für Projekte ein?
Noch bevor Sie eine Rechnung ausstellen, müssen Sie das Projekt so genau wie möglich beziffern und die Gewinnspanne abschätzen, um das richtige Preisniveau zu bestimmen. Der erste Schritt besteht darin, alle Ressourcen aufzulisten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, sowie den Aufwand, um das Projekt zu liefern.
Definieren Sie alle notwendigen Ressourcen
i. Mitarbeiter und zugehörige Zeit
Zunächst sollten die Profile aufgelistet werden, die zur Durchführung des Projekts benötigt werden. Für jedes Profil sollte der Zeitaufwand geschätzt werden, der für die Durchführung des Projekts, wie es zum jetzigen Zeitpunkt definiert ist, erforderlich ist. Diese Schätzung sollte so realistisch wie möglich bzw. konservativ sein, um böse Überraschungen zu vermeiden.
ii. Unterauftragsvergabe
Viele Projekte erfordern den Einsatz von Subunternehmern. Unabhängig von ihrem Beitrag muss der Einkauf von Unteraufträgen geplant und der Ansatz für die Weiterberechnung festgelegt werden. Die Untervergabe kann für den Kunden unsichtbar sein, oder sie kann klar in Rechnung gestellt werden, übrigens mit der Möglichkeit, eine Gewinnspanne auf diese Untervergabe zu erzielen.
iii. Sonstige Einkäufe
Man muss an alle anderen Einkäufe denken. Manche Projekte erfordern den Kauf und Weiterverkauf von Produkten (z. B. Computerlizenzen) oder Materialien. Um die Rechnungsstellung für das Projekt richtig zu antizipieren, müssen auch diese Elemente berücksichtigt werden, um über den Ansatz der Rechnungsstellung nachzudenken.
iv. Kosten
Wenn für die Durchführung des Projekts Reisen erforderlich sind, müssen die damit verbundenen Kosten geschätzt werden. Tatsächlich weiterverrechenbare Kosten wirken sich nicht auf die Gewinnspanne aus, müssen aber in den Rechnungen ausgewiesen werden. Nicht weiterverrechenbare Kosten wirken sich direkt auf die Gewinnspanne aus.
Um die Rechnungsstellung für Projekte zu vereinfachen, bietet Stafiz die Agilität, alle Arten von Elementen zu definieren, die in eine Rechnung integriert werden sollen.
Die Rechnungsstellung von Stafiz kann einfach Mannstunden/-tage, Mengen, Unteraufträge oder auch Gebühren integrieren.
Die Agilität des Rechnungsmoduls ermöglicht es, die Details für jedes Projekt einzustellen.
Einen angemessenen Verkaufspreis festlegen
Um ein Projekt in Rechnung zu stellen, muss der Kunde zunächst Ihr Angebot angenommen haben. Der Preis, den Sie für ein Projekt berechnen, ist strategisch wichtig, muss aber klare Standards widerspiegeln. Ohne Standards werden die Preise ungeregelt festgelegt, was zu einer geringeren Rentabilität führen kann.
i. Sich auf Standardpreise stützen
Das Festlegen von Standardpreisen ist eine Voraussetzung, um die Rechnungsstellung für Projekte zu erleichtern.
Jedes Contributor-Profil, jede Art von Subunternehmer und jedes Produkt sollte Standardpreise haben, die mit den kommerziellen Teams geteilt werden. Diese Standardpreise müssen allen Teams, die an kommerziellen Angeboten arbeiten, bekannt sein, und wenn sie sich ändern (z. B. jährliche Erhöhung), müssen die Entwicklungen mitgeteilt werden.
Diese Standardpreise sind eine Grundlage, auf der den Vertriebsmitarbeitern je nach Geschäft und Zeitraum ein Verhandlungsfenster zugewiesen werden kann.
ii. Berechnung der prognostizierten Marge
Mithilfe der Standardpreise kann man den Umsatz berechnen. Um die Gewinnspanne zu berechnen, muss man auch die Kosten für jedes Element festlegen.
Um die Margenanalyse zu vereinfachen, ist die Festlegung von Standardkosten eine gute Praxis, insbesondere bei internen Profilen. Die Kosten für Unteraufträge und Gebühren hingegen hängen oft von jedem einzelnen Projekt ab. Sie müssen daher berechnet werden, wenn man die Details des durchzuführenden Projekts kennt.
Indem man vom Umsatz die Kosten abzieht, die für die Durchführung des Projekts notwendig sind, kann man anhand der Projektmarge überprüfen, ob das Projekt finanziell tragfähig ist: ob es die erwarteten Rentabilitätsstandards erreicht.
Kostenvoranschlag mit Marge schon vor dem Verkauf
Stafiz integriert in sein kaufmännisches Modul Standardpreise und -kosten. Ergebnisse, Sie können Angebote in Stafiz erstellen, sie bearbeiten und an Ihre Kunden versenden. Und Stafiz zeigt Ihnen auch die Marge an, die Sie mit jedem Angebot erzielen. So können Sie verhindern, dass Sie zu riskante Projekte starten.
Wählen Sie die richtige Art der Rechnungsstellung
Die Art der Rechnungsstellung variiert je nach Art des Projekts und der Verhandlung mit dem Kunden. Jede Art der Rechnungsstellung hat Vor- und Nachteile.
i. Abrechnung nach Zeitaufwand oder in Regie
Dies ist die standardmäßigste Abrechnung bei professionellen Dienstleistungen. Die Leistung wird nach Zeitaufwand abgerechnet, auf der Grundlage einer Preisvereinbarung pro Stunde oder pro Tag.
Man spricht von einem Stundensatz oder einem Tagessatz.
Auf der einen Seite vereinfacht diese Art der Rechnungsstellung die Verhandlungen mit dem Kunden und verhindert, dass das Unternehmen, das das Projekt verkauft, ein Risiko eingeht. Die Preise sind transparent und die Gewinnspanne des Projekts ist quasi gesichert.
Dennoch hindert die Abrechnung nach Zeitaufwand das Unternehmen daran, eine überdurchschnittliche Leistung zu erbringen. Sie knüpft an die Zeit an, die von Mitarbeitern aufgewendet wird, die nicht mehr als acht Stunden pro Tag arbeiten. Sie schränkt also das Potenzial ein. Sie schätzt nicht die hervorragende Ausführung, die Automatisierung von Aufgaben und die Wertschöpfung für den Kunden.
Um Ihre Projektbudgetierung zu erleichtern, stellt Ihnen Stafiz eine Vorlage für eine Projektbudget-Tabelle zur Verfügung, um :
- Einen Überblick über Ihre KPIs zu haben
- Die Tragfähigkeit Ihrer Projekte zu überprüfen
- Über die Zuweisung Ihrer Ressourcen zu entscheiden
ii. Pauschalabrechnung
Die Pauschalabrechnung entspricht einer Rechnungsstellung zu einem festen Betrag, der mit dem Kunden ausgehandelt wird. Dieser Betrag kann in mehreren Raten nach einem zwischen dem Kunden und dem Unternehmen, das das Projekt verkauft, ausgehandelten Zeitplan in Rechnung gestellt werden.
Sie hat den Vorteil, dass sie sich auf den Wert konzentriert, den das Projekt bringt, d. h. seine Investitionsrendite, anstatt nur die Arbeit zu bewerten, die nötig ist, um diese Rendite zu erzielen. Diese Besonderheit ermöglicht eine lukrativere Preisgestaltung und damit höhere Gewinnspannen.
Wenn man jedoch auf Pauschalbasis abrechnet, ist es zwingend erforderlich, die prognostizierten Margen der Projekte genau zu verfolgen. Ansonsten besteht die große Gefahr, dass man regelmäßig vom Budget abweicht und seine Ziele verfehlt.
iii. Abrechnung nach Abonnement
Die Abonnementrechnung ist eine Art der Rechnungsstellung, bei der ein Unternehmen eine Leistung anbietet, die variabel sein kann und auf einem mit dem Kunden ausgehandelten Betrag basiert, der in regelmäßigen Abständen in Rechnung gestellt wird.
Die Abrechnung auf Abonnementbasis bietet dem Kunden Lesbarkeit und Kohärenz, sodass er nicht überrascht ist, wenn er die Rechnungen erhält. Es ist eine Form der Versicherung, die es dem Anbieter ermöglicht, seine Rentabilität zu optimieren, indem er auf dem vom Kunden erwarteten Serviceniveau bleibt.
Eine schlecht verwaltete Abonnementrechnung kann jedoch schnell zu einem Risiko für den Emittenten werden. Wenn der Vertrag schlecht ausgearbeitet ist, können die variablen Kosten das Projekt in die Verlustzone bringen.
iv. Hybride Rechnungsstellung
Bei manchen Projekten ist es erforderlich, diese verschiedenen Ansätze zu mischen. Nehmen wir als Beispiel ein Projekt zur Einführung einer Software. Es kommt regelmäßig vor, dass das Projekt pauschal abgerechnet wird, mit Ausnahme bestimmter kundenspezifischer Entwicklungen, die nach Zeitaufwand abgerechnet werden. Dann, wenn das Projekt einmal installiert ist, kann ein Abonnement für die Überwachung und Wartung in Rechnung gestellt werden.
Stafiz ermöglicht es, alle Rechnungen zu verwalten und jede einzelne zu automatisieren.
Pauschalabrechnung, Abrechnung nach Aufwand, Abrechnung nach Abonnement oder Hybridabrechnung.
Unabhängig davon, wie das Projekt abgerechnet wird, ermöglicht Stafiz die richtige Berechnung des Umsatzes und der Gewinnspannen.
Die 9 Probleme der Projektabrechnung und wie Stafiz Ihnen dabei hilft, sie zu lösen?
1. Wie schätzt man die Kosten, Preise und die Art der Rechnungsstellung für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie geht man mit dem Risiko von Projektüberschreitungen um?
3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?
4. Wie man mit komplexen Rechnungsmodalitäten umgeht
5. Wie berücksichtige ich die Abrechnung von Steuern? und die Abrechnung in mehreren Währungen?
7. Wie kann man die Kommunikation mit den Kunden vereinfachen?
9. Wie richte ich ein Tool zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen für Projekte ein?
