Die 5 Phasen des Projektmanagements

23. März 2023
Die Phasen eines Projekts

Ein Projekt zu leiten ist wie das Dirigieren eines Orchesters. Um eine schöne Symphonie zu erzeugen und die Ziele zu erreichen, sind Gründlichkeit und genaue Planung erforderlich.

Projektmanagement wird als eine Organisation dargestellt, die in mehrere Sätze unterteilt ist, und das zu Recht: Ein Projekt zu entwickeln ist eine schwierige Aufgabe. Wenn man sie in mehrere Etappen unterteilt, kann man sich besser organisieren und kein Detail auslassen.

Es spielt keine Rolle, wie groß es ist: Ob ein Projekt schnell und "leicht" in Bezug auf die zu erstellenden Aufgaben ist oder ob es sich um ein größeres Projekt mit einem höheren Ressourcenbedarf handelt, Sie sollten diese Phasen immer in Ihre Projektmethodik einbeziehen. Der Grund, warum wir das Projektmanagement in mehrere Phasen gliedern, ist, dass es äußerst komplex ist.

Diese verschiedenen Phasen bilden den sogenannten Projektlebenszyklus. Er besteht aus fünf Hauptphasen, die jedoch je nach den Methoden und Gewohnheiten Ihres Unternehmens auf vier oder sechs Phasen angepasst werden können.

 

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Alle Phasen des Lebenszyklus eines Projekts müssen im Voraus geplant werden, damit Sie ein Fundament bauen können, auf dem das Projekt ruht. Dadurch erhalten Sie eine bessere Übersicht über den Projektverlauf und können Risiken oder unvorhergesehene Ereignisse leichter verfolgen und bewältigen.

Für die Phase der Fortschrittskontrolle ist es dann zwingend notwendig, sicherzustellen, dass alle Ziele erreicht werden. Erstellen Sie eine Struktur für die Arbeitsaufteilung für jede Phase, überprüfen Sie, ob Sie die Anforderungen erfüllen, führen Sie in jeder Phase des Projekts eine Überprüfung durch. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, sollten Sie auf Software zurückgreifen. Ein Projektmanagement-Tool wie Stafiz kann Ihnen diese Aufgabe dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche, Automatisierungen und kollaborativen Funktionen sehr erleichtern!

Wenn der Projektstart erfolgt ist, achten Sie darauf, dass Sie immer direkt mit dem betreffenden Team zusammenarbeiten, bevor Sie in die nächste Projektphase einsteigen. Dann können Sie ihre Leistung neu bewerten. Das Projektteam und der Projektleiter haben die gleichen Motive: die Projektziele zu erreichen.

Phase 1: Die Konzeption des Projekts

In dieser Phase beginnt das Projekt, eine konzeptionelle Form anzunehmen. Zu diesem Zeitpunkt ist es notwendig, die Eigenschaften und den Umfang des Projekts zu definieren. Zunächst muss ein Überblick über das Projekt geschaffen werden, um zu entscheiden, mit welchen Strategien die erwarteten Ergebnisse erzielt werden können.

Der Projektleiter sollte mit den Beteiligten und Kunden sprechen, um die Bedeutung der Projektziele zu verstehen.

Nach diesem Treffen können Sie schon jetzt damit beginnen, eine Projektübersicht zu erstellen. Es geht darum, etwas zu erstellen, das von der Form her einer Projektkarte ähnelt und die grundlegenden Ziele besser verständlich macht.

So wie eine Aufgabe in mehrere Unteraufgaben unterteilt werden kann, so sind auch die einzelnen Projektphasen in mehrere Schritte gegliedert. Im Falle der Projektplanung können Ihnen die folgenden vier Achsen als Orientierung dienen.

  • Durchführbarkeitsstudie durchführen: Diese Variable bezieht sich auf die Bewertung der Ziele, des Zeitplans und der Kosten des Projekts(, um zu prüfen, ob sie erreicht werden können. Um zu den erwarteten Ergebnissen des Projekts zu gelangen, ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen den Anforderungen und den eingesetzten Ressourcen herstellen zu können.

 

  • Definieren Sie den Projektumfang: Hier geht es darum, dass Sie die Projektziele, die erwarteten Ergebnisse, die Fristen, die Aufgaben sowie die Kostenanalyse identifizieren können. Informieren Sie sich darüber, was getan werden muss, um das Projekt abzuschließen, und was noch zu tun ist. Dabei können Sie die Grenzen des Projekts festlegen - oder entdecken.

 

  • Projektlieferungen: In diesem Teil geht es darum, den Umfang der erforderlichen Arbeit zu ermitteln und festzustellen, welche Form sie haben wird. Ausgehend von der Aufgabenstellung (die die Arbeitsanforderungen des Projekts, den Zeitplan, den Zeitplan für die Rechnungen, was akzeptabel ist und was nicht) beschreibt, werden dann die Vorgaben für die Unterstützung der Deliverables und deren Anzahl für die einzelnen Arbeitsschritte klar definiert.

 

  • Erstellen einer Geschäftsunterlage: Wenn Sie alle vorherigen Schritte durchgeführt haben, beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer Geschäftsunterlage. Dieses kann dann als Proof of Concept dienen: Es zeigt auf, warum das Projekt unverzichtbar ist und welche finanziellen Vorteile bereits zu Beginn des Projekts erzielt werden können.
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Vorbereitungsphase - Projektmanagement

 

Phase 2: Die Projektplanung

Nachdem du von den Investoren grünes Licht erhalten hast, erstellst du einen Plan, den alle befolgen können. Sie erstellen einen Aufgabenplan und weisen die Aufgaben den Teammitgliedern zu, wobei Sie für jede Aufgabe eine Frist setzen.

"Wer nicht plant, plant zu scheitern". Somit ist die Planung die wichtigste Phase im Lebenszyklus eines Projekts. Sie ist nicht der aufregendste Teil des Projekts, und es stimmt, dass die Planung ein wenig abschreckend sein kann. Sie ist jedoch entscheidend, um Ihr Projekt mit einem Erfolg abzuschließen.

Auch diese Phase kann wiederum in mehrere Schritte unterteilt werden.

 

Erstellen eines Projektplans

Es soll den Projektleitern als Leitfaden dienen, wie sie qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen und Risiken managen können, aber auch dabei helfen, die Kosten im Rahmen des Budgets zu halten.

Es hilft auch, den Wert des Projekts zu bewerten, und unterstützt die Teams dabei, ihre Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erledigen.

Erstellen eines Ressourcenplans

Dieser Plan sollte Ihnen die notwendige Anzahl an Ressourcen liefern, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. D.h. :

  • die Anzahl der Projektleiter ;
  • die Anzahl der Arbeitnehmer ;
  • die Anzahl der Rohstoffe.

Dazu gehören auch die wesentlichen Techniken des Projektmanagements und der Informationstechnologie (IT).

 

Sammeln Sie die nötigen Ressourcen

Nachdem Sie den Plan erstellt haben, stellen Sie alle anderen Ressourcen wie Kapital, Ausrüstung, Arbeitsraum usw. zusammen. Sorgen Sie dafür, dass jemand dafür zuständig ist, die Ressourcen zu überwachen und bei Bedarf aufzufüllen.

Eine Staffing-Lösung kann einen Großteil dieser Aufgaben übernehmen und Ihnen helfen, Ihre Ressourcen besser zu verteilen.

 

Finanzbudget planen

Auf der Grundlage der benötigten Ressourcen können Sie dann Ihr Budget für die Finanzierungskosten vorhersagen. Erstellen Sie eine detaillierte Kostenanalyse mit :

  • die Kosten für die Durchführung jeder Aufgabe ;
  • die Kosten des gesamten Teams für die Durchführung einer Aufgabe ;
  • eine Sicherheitsmarge für mögliche unvorhersehbare Ausgaben einplanen.

 

Risiken und Hindernisse

Selbst wenn ein großer Planungsaufwand betrieben wird, gehören Risiken dazu. Versuchen Sie, einen vorausschauenden Ansatz zu verfolgen, indem Sie an die verschiedenen Arten von Hindernissen und Risiken denken, mit denen Sie während des Projekts konfrontiert werden könnten, damit Sie bereit sind, wenn sie auftauchen. 

Tragen Sie einen Prozentsatz Ihres Risikos als Ausgabe in das Finanzbudget ein, das gibt Ihnen Sicherheit und verhindert, dass Ihr Projekt scheitert.

Die Stafiz-Plattform ermöglicht es Ihnen, detaillierte Produktionspläne zu erstellen: Kundenprojekte oder interne Projekte. Planen Sie Ihr gesamtes Budget: Staffeln Sie bestimmte Mitarbeiter oder Gruppen vorab, integrieren Sie Ihre Kosten, Einkäufe und Fremdvergabeoperationen.

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Phase 3: Die Durchführung des Projekts

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Dashboard - Projektsteuerung

 

Dies ist der Moment, in dem alles, was geplant wurde, Gestalt annimmt und konkret wird. In dieser Phase verteilen die Projektmanager die Aufgaben an die Teams und teilen die Ressourcen ein.

Aber denken Sie daran: Der Erfolg hängt davon ab, wie die Planungsphase strukturiert wurde! Für noch mehr Effizienz können Projektmanager eine Checkliste führen, um sicherzustellen, dass die Wünsche der Beteiligten berücksichtigt und eingehalten werden, wie in den Geschäftsunterlagen vereinbart.

Es ist wichtig, dass Sie aus Ihren Fehlern, aber auch aus Ihren Erfolgen lernen. Ein lebenswichtiger Aspekt in der Phase der Projektdurchführung ist es, nachzuverfolgen, was was das Projekt zum Scheitern gebracht hat oder zum Erfolg geführt hat. Auf diese Weise können Sie sich weiterentwickeln.

Dazu müssen verschiedene Metriken beachtet werden:

  • die Ziele ;
  • Leistungsberichte ;
  • die Aktualisierung des Projektfortschritts ;
  • den Bedarf an Humanressourcen.

Bericht über den Projektfortschritt

Während der Ausführungsphase gibt es eine Reihe von Datenaktualisierungen, da das Projekt voranschreitet und die Ausgaben an die eingesetzten Ressourcen steigen. Daher ist es notwendig, regelmäßige Aktualisierungen über das Geschehen aufrechtzuerhalten und kritische Probleme des Projekts zu identifizieren.

Erfahren Sie, wie die Firma Greenworking ihre Projektverfolgung mit Stafiz optimiert hat!

Die Greenworking Success Story

Planen Sie regelmäßige Gespräche mit den Interessengruppen und dem Projektteam.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Berichte für Stakeholder und Kunden auf den neuesten Stand zu bringen. Sehen Sie mit ihnen, ob das Projekt noch in die richtige Richtung geht, und kommunizieren Sie mit Ihrem Team, um Feedback und Verbesserungsvorschläge zu geben, z. B. zu Themen wie dem Verständnis der Kundenbedürfnisse oder dem Vorantreiben des Kurses, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Phase 4: Die Projektverfolgung

Diese Projektphase findet zeitgleich mit der Ausführungsphase statt. Sie kann leicht durchgeführt werden durch einer ERP-Software oder einem Projektsteuerungstool.

In dieser Phase wird gemessen, dass alle Parameter wie Budget, Pläne und Termine mit dem Projektplan übereinstimmen. 

Der Projektleiter muss sicherstellen, dass die Qualität des Outputs, die Drift des Anwendungsbereichs und die Ressourcen immer das veranschlagte Budget einhalten des Projekts entspricht. Wenn alles wie vereinbart geplant wurde, sollte der Projektleiter in der Lage sein mögliche Risiken voraussehen und verhindern, dass sie eintreten. Halten Sie das Projekt trotz aller Hindernisse am Laufen!

Machen Sie Ihre Projekte rentabler! Mit der Stafiz-Plattform erhalten Sie in Echtzeit Einblick in Ihre Kosten und Ressourcen und können diese mithilfe von Indikatoren und Berichten leicht mit dem ursprünglichen Plan vergleichen.

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Phase 5: Der Abschluss des Projekts

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts teilen Sie den Beteiligten die Ergebnisse mit und übergeben Sie ihnen das Projekt. 

Auf der internen Seite: Ziehen Sie mit Ihren Teammitgliedern Bilanz und lernen Sie aus den Fehlern, die möglicherweise gemacht wurden. Lernen Sie, wie Sie bei künftigen Projekten Anpassungen vornehmen können (Ihr Team besser managen, Ressourcen sinnvoll verteilen, besser planen usw.).

Vergessen Sie nicht Ihrem Team zu gratulieren und ihnen Anerkennung für die harte Arbeit zu zeigen, die sie geleistet haben. So wird sich das Team bemühen, bei zukünftigen Projekten bessere Ergebnisse zu erzielen.

Analysieren Sie die Leistung des Teams

  • Überprüfen Sie die Qualität der Arbeit und die erzielten Ergebnisse. 
  • Schlagen Sie Verbesserungsspielräume vor. 
  • Vergleichen Sie die Leistung mit früheren Projekten, um zu sehen, inwiefern sie sich erhöht haben könnte.

Erstellen Sie eine Projektdokumentation

Schreiben Sie ein ausführliches Dokument, in dem Sie beschreiben, wie die Erwartungen der Interessengruppen erfüllt wurden. Wenn Sie erklären, welche Strategien und verschiedenen Phasen zur Erreichung dieser Ziele eingesetzt wurden, gibt Ihnen das Stoff zum Nachdenken und ermöglicht ein rückblickendes Verständnis des Ablaufs der Ereignisse.

Machen Sie eine Budgetüberprüfung

Prüfen Sie schließlich, ob das Projekt im Einklang mit dem zugewiesenen Budget durchgeführt wurde. Beurteilen Sie, ob die Kosten und der Gewinn dem ursprünglich geplanten Plan entsprechen. Achten Sie auf Opportunitätskosten, die im Verlauf des Projekts möglicherweise übersehen wurden.


Projektmanagement kann manchmal überwältigend erscheinen. Es gibt viele Aufgaben, die Risiken, Probleme und Misserfolge beinhalten. Um Projekte erfolgreich durchzuführen, ist es entscheidend, die fünf oben genannten Schritte zu befolgen. 

Um einen Gang höher zu schalten, können Sie sich auch mit einem IT-Tool ausstatten, das jede Phase des Projektlebenszyklus vollständig unterstützt. Dies garantiert Ihnen, dass Sie Zeit sparen, Ihre Ressourcen besser verwalten und die Komplexität der Projekte einfacher zu organisieren ist.

Wenn Sie mehr über die Stafiz-Plattform erfahren möchten, zögern Sie nicht, eine persönliche Demo anzufordern!

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