Terug aan het werk na COVID-19: wat moeten managers doen?

1. Nieuwe perspectieven
2. Voorbereidingen treffen voor een veranderd werk-naar-werk seizoen, mogelijk in verschillende fasen
3. Zicht krijgen op de planning van de teams

De terugkeer naar werk in 2020, en vooral de terugkeer naar werk na COVID-19, zal ongekend zijn. Adviesbureaus en professionele dienstverleners zullen worden blootgesteld aan een ongekende economische context, die bijzonder moeilijk te voorzien en te temmen is. De praktische omstandigheden voor deze terugkeer naar het werk zullen bijzonder uitdagend zijn, met enkele maanden thuiswerken en activiteiten die sinds maart onderbroken zijn, maar ook de aanhoudende onmogelijkheid om zich "zoals vroeger" te voelen: thuiswerken kan om gezondheidsredenen worden voortgezet, teamvergaderingen op kantoor en met klanten op locatie zullen blijvend worden belemmerd... 

Er is geen "pasklare" oplossing voor dit seizoen van weer aan het werk gaan, maar eerder een mozaïek van situaties en antwoorden. Weer aan het werk gaan vereist creativiteit, flexibiliteit, het vermogen om een stapje terug te doen en zichzelf in vraag te stellen met het oog op juridische, logistieke, gezondheids- en economische kwesties. Dit vraagt waarschijnlijk om een radicale verandering van werkmethoden, relaties tussen werknemers, maar ook van de hulpmiddelen die dagelijks worden gebruikt. 

Naast controle en naleving van de gezondheidsinstructies moet er namelijk rekening worden gehouden met nieuwe elementen om weer veilig en strategisch aan het werk te gaan.

Perspectieven nieuw leven inblazen

Ten eerste, omdat het begin van het nieuwe werkjaar in 2020 nog steeds een terugkeer naar het werk is, ligt het voor de hand dat we prospects nieuw leven moeten inblazen en klantprospects nieuw leven moeten inblazen. Het is een kwestie van jezelf onmisbaar maken in de periode dat ze weer aan het werk zijn en ze nooit uit hun buurt laten: je moet in het hoofd van de prospect blijven zodat ze je niet kunnen vergeten.

Er bestaan verschillende technieken die in alle sectoren van de sector worden toegepast. Het verspreiden van een nieuwsbrief naar je doelgroep, er elementen aan toevoegen die je expertise, je ervaringen en de echte toegevoegde waarde van je service aantonen, regelmatig actief zijn op sociale netwerken en andere media, regelmatig kwalitatieve en relevante inhoud creëren, enz. zijn zoveel voorbeelden van gebruikte en bruikbare technieken.

De situatie na COVID-19 blijft echter ongekend en vereist speciale aandacht. Adviesbureaus en professionele dienstverleners zullen in de huidige situatie niet zo gemakkelijk als voorheen klanten kunnen ontmoeten of deelnemen aan face-to-face netwerkevenementen.

Voorbereidingen treffen voor een veranderd werk-naar-werk seizoen, mogelijk in verschillende fasen

            Na enkele maanden van quarantaine, inperking en economische vertraging stelt de terugkeer naar werk in 2020 ons voor uitdagingen die een jaar geleden nog ondenkbaar waren. In deze nog steeds onvoorspelbare en risicovolle context zullen bedrijven flexibel moeten zijn. 

Er zal nog steeds thuis gewerkt worden en er zal minder gereisd kunnen worden: weinig klantensites, weinig teamvergaderingen op kantoor, veel werknemers nog thuis (met alle moeilijkheden van dien)...

In eerste instantie is het duidelijk informeren van werknemers over veiligheidsinstructies en nieuwe procedures een prioriteit om aan de wet te voldoen, maar ook om de veiligheid van werknemers, potentiële bezoekers en klanten te garanderen. Het helpt ook om de gemoederen en angsten weg te nemen om weer face-to-face aan het werk te gaan. Het gaat erom de structuren te beschermen tegen zowel reële risico's als indrukken en twijfels.

Links naar de officiële richtlijnen van de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk: 

https://www.ecdc.europa.eu/en/COVID-19/national-sources

https://www.ecdc.europa.eu/en/covid-19/facts/infographics

https://ec.europa.eu/info/live-work-travel-eu/health/coronavirus-response_en

https://oshwiki.eu/wiki/COVID-19:_guidance_for_the_workplace

Specifiek voor het VK: https://www.lewissilkin.com/en/insights/covid19-establishing-a-return-to-work-plan-health-and-safety-considerations

Ten tweede, als het haalbaar is voor je bedrijf, bied dan de optie van flexibiliteit, thuisblijven en/of terug naar kantoor gaan, aan werknemers, inclusief geleidelijke flexibiliteit, per fase. Bij organisaties als Nationwide en Barclays werkt bijvoorbeeld meer dan 80% van de werknemers thuis. 

Als gevolg hiervan moeten bedrijven zich naast deze flexibiliteit transformeren en leren om een nieuwe verdeling van arbeid en afwezigheidsbeheer op een meer omvattende manier te beheren die is aangepast aan het gebrek aan face-to-face interacties.

Ten derde zullen adviesbureaus en professionele dienstverleners er baat bij hebben om na te denken over en te luisteren naar de verschillende zorgen en mogelijke feedback over terugkeerstrategieën. Blijf op de hoogte van alle betrokken spelers om samen te bouwen aan de best mogelijke werkomgeving door leiderschap en werknemers met elkaar te verbinden in deze voor iedereen ongekende context.

Zicht krijgen op de planning van de teams

Een herintrede na COVID-19 is ook een kans voor bedrijven om van deze moeilijke tijden te profiteren en ze om te zetten in een optimalisatiefase om hun prestaties te maximaliseren. Het doel is dus om duidelijkheid en zichtbaarheid te krijgen op het gebied van teambeheer, planning, het bijhouden van ladingen en het beheer van middelen. 

Er rijzen veel vragen:

Adviesbureaus en professionele dienstverleners hebben geleerd dat het noodzakelijk is om zich uit te rusten met tools die flexibel en efficiënt genoeg zijn om effectieve communicatie tussen teams te ondersteunen, zelfs als ze zich op verschillende locaties bevinden, en om deel te nemen aan een intelligente verdeling van werklasten op basis van individuele en technische capaciteiten.

            Dergelijke tools maken het mogelijk om duidelijk te visualiseren wat de prioritaire en essentiële taken zijn voor het nieuwe werkjaar 2020. 

Personeel op het werk voor optimale prestaties

Werken op afstand heeft de behoefte van bedrijven versterkt om zich uit te rusten met gecentraliseerde uitwisselings- en communicatieplatforms die zich bezighouden met de voortgang van verschillende projecten, maar ook met het welzijn van de teams en hun beschikbaarheid. Het management moet een beter zicht hebben op de werklast van zijn teams: wie is beschikbaar, wanneer, met welke vaardigheid(pen)... De personeelsbezetting is flexibeler geworden in overeenstemming met het beeld van de werknemers zelf: de LSE Business Review merkt een toename op van de bereidheid om samen te werken, flexibel te zijn en zich snel aan te passen. 

De oplossing bevindt zich dus in een gecentraliseerde, op maat gemaakte ruimte die medewerkers met elkaar verbindt en live rapporteert over hun evolutie. Dit platform moet het mogelijk maken het project als geheel te beheren, de voortgang van het project en de totale werklast van de teams te observeren.

Efficiënt verbinden en uitwisselen

             Met de onvermijdelijke dispersie van het personeel in de back-to-work periode, is een op maat gemaakt overzicht, gebaseerd op expliciete en relevante gegevens, van fundamenteel belang om de prestaties en inzet van teams in deze moeilijke context te monitoren. Een scherp inzicht in de verschillende activiteiten maakt een juiste positionering en organisatie van de taken in de planning op lange en korte termijn mogelijk. Aan de andere kant maakt het identificeren van hiaten in de planningen het mogelijk om ze te optimaliseren.

Ten slotte moeten werknemers in staat zijn om dagelijks verslag uit te brengen over hun prestaties en over elk van hun moeilijkheden, en dit in detail en met een luisterend oor.  

Met name adviesbureaus en professionele dienstverleners houden zich hiermee bezig. Hun werk- en uitwisselingsruimten kunnen zich immers uitstrekken van het kantoor tot de woning van de werknemer, maar ook en vooral tot de gebouwen van de klant. Deze delicate en veelvuldige geografische flexibiliteit leidt tot afstand en vergroot de communicatieproblemen. Rapporteren over prestaties, duidelijk uitleggen wat iemands schema is, werken in teamverband, enz. worden op deze gebieden veel complexer en vereisen een dringende reactie.

Flexibiliteit op de proef gesteld door COVID-19 

Een crisis, sociaal of individueel, zoals COVID-19, heeft een directe impact op het personeel en de werkpraktijken. Het reactievermogen van de structuren is doorslaggevend om er effectief, snel en adequaat mee om te gaan, maar ook om te leren van elk van deze moeilijkheden vanaf het begin van het academiejaar 2020.

Adviesbureaus en professionele dienstverleners moeten investeren in tools die thuiswerken en virtuele samenwerking tussen hun werknemers mogelijk maken en vergemakkelijken. 

Deze nog steeds ongebruikelijke reflexen zullen veel flexibiliteit vergen van bedrijven en individuen. Het is een kwestie van het volledig herontwerpen van middelenbeheer en personeelsbezetting om september 2020 met de grootst mogelijke impact aan te vallen. 

            September 2020 belooft vol uitdagingen te zitten voor advies- en professionele dienstverleners. COVID-19 zal niet alleen de toepassing en bewaking van nieuwe gezondheidsbeveiligingsprocedures opleggen, maar zal vanaf september ook een nieuwe betrokkenheid van de teams vereisen. Naast een traditionele terugkeer naar het werk, is deze periode ook een kans om de prestaties van elke structuur te optimaliseren, door een stap terug te zetten over de laatste paar maanden van een afstand. Flexibiliteit, zichtbaarheid en connectiviteit zijn sleutelwoorden om prioriteit aan te geven in deze post-COVID-19 back-to-work periode.