Facturatie: hoe kun je sneller betaald krijgen voor je projecten?

Hoe langer het duurt om een schuld te vereffenen, hoe groter het risico op risico van niet-betaling risico toeneemt.

Je zult begrijpen waarom het van vitaal belang is om je facturering goed in de gaten te houden omonbetaalde facturenmaar ook vertragingen. Een eenvoudige vertraging in betaling kan het hele bedrijf in gevaar brengen.

Gelukkig zijn er verschillende manieren om sneller betaald te krijgen door je klanten. In dit artikel bekijken we hoe cashflowbeheerbeheer, d.w.z. het verschil tussen geld in en geld uit en we geven een aantal praktische oplossingen om je te helpen facturatie versnellen.

Wat zijn de cashflowproblemen bij projectmanagement?

In de context van facturering tegen een vaste prijs

• Segment facturering

De vaste-prijs facturering is een vooraf bepaalde prijs, ongeacht de bestede tijd. Om het risico op wanbetaling te beperken, is het beter om de facturering te segmenteren, en dit kan op verschillende manieren:

• Forfaitaire facturering op basis van een reeks data

Daarom raden we je aan om de deadlines, bedragen en factureringsdata duidelijk vast te leggenbedragen en factureringsdata in een projectplanning. Dit voorkomt misverstanden met de klant, maar helpt hem ook om zich te organiseren zodat hij je op tijd betaalt.

 

• Facturering tegen een vaste prijs op basis van te leveren producten. 

Facturering wordt geactiveerd bij levering van het te leveren product of een mijlpaaldie vooraf is gedefinieerd.

Je kunt ook een borgsom vragen in bepaalde sectoren, zoals de bouw en openbare werken of evenementen. Dit maakt het mogelijk om de klant te binden en de fondsen beschikbaar om de productiekosten voor te schieten.

 

• Snelle inzameling bevorderen

L'de kasstroom verbeteren betekent ook facturen snel innen. Dit helpt om uitgaven te dekken op tijd te dekken, vooral als het gaat om het betalen van dienstverleners.

Een geoptimaliseerd uitgavenbeheer is daarom essentieel om een te grote discrepantie te voorkomen tussen de erkende omzetop basis van de werkelijke voortgang, en de facturering. Anders bestaat het risico dat er een beroep moet worden gedaan op vrijgekomen middelen, waardoor de winstgevendheid in gevaar komt.

Bovendien snelle inzameling kun je er zeker van zijn dat al het werk al gedaan werk wordt betaald.

 

In het geval van rechtstreekse facturering

Op contractbasis wordt werk gefactureerd op basis van de bestede tijd. Dit betekent dat de tijd vlot wordt bijgehouden en beheerdhoe minder tijd er verloren gaat aan goedkeuringen. En hoe sneller u kunt factureren en innen. Opgemerkt moet worden dat tijd- en materiaalprojecten over het algemeen maandelijks worden gefactureerd.

Tijdbeheer kan worden geoptimaliseerd worden door het gebruik van tijdregistratiesoftware zoals Stafiz. Dit type tool helpt om factureringsfoutendie kunnen leiden tot kortingen, zodat u optimale optimale klantrelaties. Maar kortingen hebben invloed op de winstgevendheid en zorgen ook voor extra tijd voor projectbeheer en conflictbeheer.

 

Voor een factureringsmodel op abonnementsbasis

De abonnementsfacturering is van toepassing op regelmatige, langlopende projecten, zoals onderhoud of licenties.

Dit type project wordt gefactureerd per periodemeestal op maandelijkse basis. Terugkerend en voorspelbaar, dit factureringsformaat kan worden geautomatiseerd met behulp van factureringssoftware.

 

Stafiz ondersteunt deze verschillende factureringsmodellen!

Eenvoudig factureren met Stafiz

Het belang van snelle facturering

Een factuur die op betaling wacht wordt waarschijnlijk vergeten. Dus hoe sneller een factuur wordt verzonden, hoe groter de kans dat deze wordt verwerkt en de klant snel wordt betaald.

Het is ook een kwestie van context: hoe dichter een factuur bij het einde van de opdracht wordt verzonden, hoe meer de gepercipieerde waarde nog steeds sterk is. Een factuur die te laat wordt verstuurd de boodschap afgeven dat er geen urgentie is.

De eerdere factuur wordt verzondenhoe eerder u kunt beginnen met de eerste aanmaningsfasen. Verschillende functies die worden aangeboden door tools voor factuurbeheer beheertools geven u het overzicht dat u nodig hebt om een aanmaningsstrategie :

• een automatisch herstartsysteem,
• bijwerken van betaalde/onbetaalde status,
• de verbinding tussen de bankrekening en de factureringsoplossing. 

Wat kan er worden gedaan om facturering te versnellen?

Factureringssoftware gebruiken

Een oplossing om de cashflow te verbeteren en korte betalingstermijnen is om facturatie versnellen met behulp van speciale software. Hiermee kunnen gegevens op één plaats worden gecentraliseerd en snel op facturatiedocumenten.

• Profiteer van het systeem voor waarschuwingen en meldingen 

A factureringssoftware zoals Stafiz kun je waarschuwingen instellen, zodat je bijvoorbeeld melding kunt ontvangen wanneer een deliverable of project is voltooid.

Met één klik kun je de automatische activering van facturen activeren zodra een deliverable is voltooid.

• automatiseren

Met andere functies kunt ufacturering versnellenzoals automatisch genereren van facturen.

Facturering controleren

Om sneller betaald te worden door je klanten is het essentieel om je facturen te volgen zodra ze worden uitgegeven. Dit betekent dat je een factuurtracering waarbij elke factuur een status krijgt toegewezen.

Door je facturen te sorteren op factuurnummer, kun je snel zien welke facturen achterstallige facturen die moeten worden opgenomen in het aanmaningsproces.

Een strategie implementeren voor het beheer van achterstallige betalingen

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht is het aanmanen van een klant voor een te late factuur niet per se afgekeurd, omdat het je professionaliteit en grondigheid toont.

Bovendien kan deze herinnering een kans zijn om jullie relatie te versterken. Door de redenen voor de vertraging beter te begrijpen, kunnen jullie nadenken over oplossingen zoals een korting of betaling in termijnen.

De beheer van herinneringen moet worden geautomatiseerd om tijd en mentale inspanning te besparen. Een strategie voor het beheer van onbetaalde facturen omvat daarom :

• de invoering van automatische meldingen om te worden gewaarschuwd bij wanbetaling,
• de aanwijzen van verantwoordelijken voor elke taak (factuuropvolging, klantenherinneringen),
• definiëren herstelscenario's.

Ze moeten afgestemd zijn op je bedrijf, je klanten en je sector. Ze moeten consistent en geleidelijk zijn en rekening houden met verschillende criteria zoals het verschuldigde bedrag en de tijd achterstallig.

Hoe kun je ervoor zorgen dat je klanten je sneller betalen?

Duidelijke, volledige facturen produceren

Voor snellere klantbetalingenOm de betalingen van klanten te versnellen, is het essentieel dat je klanten zo min mogelijk handelingen hoeven te verrichten. Door duidelijke, volledige en foutloze facturen te delen, vergroot je de kans dat je factuur snel wordt verwerkt. In het geval van een fout, loop je het risico dat de verwerkingstijd.

Hier is de informatie die moet verschijnen: 

• de factuurnummer met de referentie van de offerte of bestelling,
• de factuurdatum en de datum van de service,
• l'identiteit van uw bedrijfde identiteit van je koper en je contactgegevens: je moet gemakkelijk te bereiken zijn als je vragen hebt,
• de persoonBTW-identificatienummerhet toepasselijke tarief, indien van toepassing,
• de prijsmet precieze details om vragen te beperken,
• de betalingsinformatie betalingsvoorwaarden, geaccepteerde betalingsmethoden, betalingstermijnen, boetes voor te late betaling en bankgegevens.

Vermeld duidelijk de voorwaarden voor vertraging

De voorwaarden voor boetes voor te late betaling moeten duidelijk op je facturen worden vermeld. Dit is niet alleen verplichtmaar het moedigt klanten ook aan om niet te laat te betalen.

Elektronische facturering

Een factuur die online en online, per e-mail of via factureringssoftware wordt verstuurd, heeft meer kans om snel betaald te worden. Dit zorgt ervoor dat de factuur niet zoekraakt en dat er een schriftelijk verslag wordt bewaard.

Daarnaast is de dematerialisatie van facturen aan de gang en de verplichting tot elektronische facturering wordt in 2026 verplicht voor de meeste bedrijven.

Goede klantrelaties opbouwen en onderhouden

Tot slot is onze meest effectieve aanbeveling om sneller betaald te worden door klanten het onderhouden van een goede relatie met je klanten. Hoe tevredenhoe sneller ze betalen.

We raden je daarom aan om de juiste contactpersoon te identificeren en op het juiste moment contact met hem/haar op te nemen omuw facturen te versturen. Bovendien zijn er een aantal praktijken die helpen bij het bevorderen van goede communicatie, zoals het zeggen van dank als een factuur is betaald, of het opnemen van een persoonlijke boodschap bij het verzenden van de factuur.

Bied ten slotte korting aan klanten die vooruitbetalen kan een effectieve strategie zijn als je zo snel mogelijk betaald wilt worden.

A geoptimaliseerde kasstroom is in grote mate afhankelijk van effectief factureringsbeheer. Het is daarom essentieel om betalingsachterstand te laten ontstaan. Een manier om sneller betaald te krijgen is zo snel mogelijk te factureren en zo duidelijk en precies mogelijk te zijn bij het uitreiken van je facturen. Anders zijn er andere oplossingen, zoals focussen op klantrelaties.

In alle gevallen is het essentieel om je facturatie nauwgezet op te volgen en een systematische en geleidelijke aanmaningsstrategie te overwegen. A tool voor factureringsbeheer zal je helpen tijd te besparen en de nauwkeurigheid te verbeteren.