Multi-projectmanagement, of de kunst om meerdere projecten tegelijk te beheren

Het gelijktijdig beheren van meerdere projecten lijkt vaak op een evenwichtsoefening. Het stelt uw teams bloot aan constante druk: gelijktijdige verzoeken, onduidelijke afwegingen, wisselende prioriteiten en een gefragmenteerd beeld van de werkdruk en winstgevendheid. Dienstverlenende bedrijven die met deze situatie te maken hebben, merken direct de gevolgen voor hun marges, levertijden en klanttevredenheid.

Wanneer de projectmiddelen tussen tien verschillende opdrachten worden verdeeld, raakt het beheer versnipperd, stapelen de Excel-bestanden zich op en worden beslissingen soms te laat genomen. Deze werkwijze kan leiden tot onverwachte overbelasting of budgettaire ontsporingen die uiteindelijk een zware druk op uw activiteiten leggen.

Deze complexiteit biedt echter een groot operationeel voordeel. Stel je een besturingssysteem voor waarin:

• de projecten vorderen zonder vertraging;
• de kosten worden vooraf betaald;
• de marge op datum en de marge bij voltooiing worden continu geactualiseerd;
• Elke projectleider baseert zich op dezelfde gegevens om te beslissen. 

Door dit maturiteitsniveau te bereiken, kan uw organisatie de overstap maken van louter uitvoering naar strategisch beheer van risico's en waardecreatie. Beheer wordt dan zowel een strategisch instrument als een middel om risico's te beheersen.

Om dit te bereiken, hebt u een duidelijk kader nodig, een geconsolideerd overzicht van de werklast en capaciteiten, en een financieel beheer dat vooruitgang, productie en marge zonder vertraging met elkaar verbindt. In dit artikel gaan we dieper in op de operationele hefbomen en de stappen van het beheer van meerdere projecten die zorgen voor een stabiel beheer in een dienstverlenend bedrijf.

Wat is multiprojectmanagement?

Definitie van multi-projectbeheer

Multi-projectmanagement in bedrijven houdt in dat meerdere projecten tegelijkertijd worden begeleid, vaak door teams of met gemeenschappelijke middelen. Het doel is om de operationele samenhang te waarborgen: 

• de belasting en capaciteit in evenwicht brengen;
• conflicten in de planning vermijden;
• en ervoor zorgen dat elk project vordert zonder andere projecten negatief te beïnvloeden.

Concreet gaat het erom de complexiteit van het dagelijkse werk te beheren door de planning van meerdere projecten, de verdeling van middelen en de prioritering van werkzaamheden te optimaliseren. Een IT-dienstverlener die bijvoorbeeld tien klantopdrachten tegelijkertijd uitvoert met dezelfde consultants, moet de toewijzingen voortdurend aanpassen om de bedrijfsvoering soepel te laten verlopen.

Waarin verschilt multiprojectmanagement van programmamanagement of projectportfoliomanagement?

Multiprojectmanagement, programmamanagement en portfoliomanagement zijn gebaseerd op verschillende logica's, beslissingsniveaus en doelstellingen. Inzicht in hun respectieve rol helpt bij het structureren van een coherente sturing tussen strategie, coördinatie en operationele uitvoering.

Portfoliobeheer: de algemene strategie van projecten aansturen

Het beheer van de projectenportefeuille vindt plaats op strategisch niveau: het bestaat uit het waarborgenvan de strategische afstemming van de projectenportefeuille, het selecteren, prioriteren en beoordelen van projecten op basis van de doelstellingen van het bedrijf, de beschikbare middelen en het verwachte rendement op investering.

U zorgt ervoor dat wat er moet gebeuren en waarom, in plaats van hoe het moet. Uw management bekijkt bijvoorbeeld meestal niet elk project afzonderlijk. Het analyseert alle mogelijke projecten, vergelijkt hun strategische impact (bijv. het versnellen van de digitalisering), hun verwachte rentabiliteit of hun bijdrage aan de jaarlijkse prioriteiten (bijv. het betreden van een nieuwe markt) en beslist vervolgens welke projecten worden gestart, uitgesteld of stopgezet. Met andere woorden, het stelt de "optimale mix" van projecten voor het jaar samen.

Programma management: coördineren van onderling gerelateerde projecten

Programma management heeft tot doel een reeks onderling afhankelijke projecten te sturen die bijdragen aan eenzelfde algemene doelstelling. Het heeft tot doel de samenhang van de deliverables, de tijdschema's en de verwachte voordelen op programmaniveau te waarborgen.

Zo kan de lancering van een nieuw aanbod bijvoorbeeld niet als één enkel project worden behandeld. Het is gebaseerd op verschillende, maar onderling verbonden projecten: productontwikkeling, voorbereiding van commercieel materiaal, opleiding van teams, communicatie met klanten, organisatie van ondersteuning, enz. Deze projecten moeten op een gecoördineerde manier worden uitgevoerd, want het succes van het aanbod hangt af van de synchronisatie van het hele programma.

Wat is het verschil tussen multiprojectmanagement, programmamanagement en projectportfoliomanagement?

Het verschil tussen multiprojectmanagement, programmamanagement en portfoliomanagement is voornamelijk gebaseerd op het niveau waarop de activiteit wordt aangestuurd en de aard van de genomen beslissingen.

• Het beheer van meerdere projecten richt zich op de operationele complexiteit (evenwicht van middelen, dagelijkse afwegingen en planning). Meerdere projecten worden tegelijkertijd door dezelfde teams uitgevoerd.
• Programma management beheert functionele complexiteit (onderlinge afhankelijkheden en gemeenschappelijke voordelen). Het omvat meerdere projecten die van elkaar afhankelijk zijn. Het doel is ervoor te zorgen dat hun bijdragen samenkomen in een gemeenschappelijk resultaat door hun tempo en deliverables op elkaar af te stemmen.
• Portfoliobeheer heeft invloed op de strategische complexiteit (keuze, prioritering, budgettoewijzing). Het gebeurt eerder dan de andere twee en bestaat uit het kiezen van projecten die worden behouden of opgegeven om de totale waarde voor de organisatie te maximaliseren.

Deze drie benaderingen vormen complementaire niveaus van projectbeheer. Door ze goed te onderscheiden en op elkaar af te stemmen, kan uw bedrijf een langetermijnvisie, een goede coördinatie tussen verschillende onderling afhankelijke projecten en dagelijkse operationele efficiëntie met elkaar verzoenen.

Waarom overschakelen van 'één project'-beheer naar 'meerdere projecten'-beheer?

Wanneer meerdere projecten tegelijkertijd worden uitgevoerd, is multi-projectmanagement onmisbaar. Het biedt u een totaaloverzicht van de winstgevendheid van uw adviesbureau en maakt het mogelijk om:

• beter prioriteiten stellen,
• de kosten te anticiperen,
• de bezetting van de teams te optimaliseren,

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen bij het beheer van meerdere projecten?

Wanneer uw bedrijf meerdere projecten tegelijkertijd beheert, heeft elke beslissing invloed op het geheel. Zonder kader raken prioriteiten verward, raken middelen uitgeput en worden prestaties onvoorspelbaar. IT-dienstverleners zijn bijzonder kwetsbaar voor deze problemen, omdat ze vaak met dezelfde experts aan meerdere opdrachten tegelijk werken. 

Hier zijn de 6 belangrijkste uitdagingen van het beheer van meerdere projecten in een dienstverlenend bedrijf die u onder de knie moet krijgen om wrijving te voorkomen en uw winstgevendheid te behouden.

Coördinatie tussen projecten en prioriteiten

In een omgeving met meerdere projecten worden dezelfde medewerkers op verschillende fronten ingezet. Zonder kader leidt het gebrek aan coördinatie van projecten al snel tot onduidelijke afwegingen, planningsconflicten en een verlies aan focus, waardoor alle initiatieven vertraging oplopen. Het is dus van belang om prioriteiten te stellen voor meerdere projecten en de afhankelijkheden tussen projecten te coördineren, zodat niet iedereen in zijn eigen silo werkt.

Een gestructureerd beheer van meerdere projecten verduidelijkt de prioriteiten, vermindert de spanningen tussen projecten en verzekert de voortgang van het geheel, door ervoor te zorgen dat de middelen op het juiste moment en op de juiste plaats worden ingezet.

Het gebrek aan zichtbaarheid op de belasting en capaciteiten

Het gebrek aan zichtbaarheid op de werkdruk en capaciteiten maakt de planning onstabiel: sommige middelen worden overbelast, terwijl andere onderbenut blijven, wat leidt tot vertragingen, extra kosten en vermijdbare periodes tussen contracten. 

Het gaat erom dat je een overzicht hebt van de werkdruk voor meerdere projecten, zodat je pieken in de activiteiten kunt voorspellen en de beschikbaarheid van de teams kunt afstemmen. beschikbaarheid van de teams en de factureerbare werkdruk veilig te stellen.

Overzicht van de werkbelasting van medewerkers in het algemeen, per project, per team of per klant 

Dankzij deze opvolging kunt u overschrijdingen van de werklast, onderfacturering en verschillen tussen de prognoses en de werkelijke resultaten vroegtijdig opsporen. Door deze afwijkingen te identificeren voordat ze uw resultaten negatief beïnvloeden, kunnen de teams de planning aanpassen, opnieuw onderhandelen of de scope corrigeren. Zo voorkomt u dat de marge van een project ongemerkt verslechtert en beschermt u de totale winstgevendheid van de BU.

Bestuur en communicatie

In een omgeving met meerdere projecten is coördinatie vooral een menselijke uitdaging. Zonder duidelijke beslissingsregels zijn teams niet op elkaar afgestemd, botsen prioriteiten op elkaar en komen afwegingen te laat. Een gestructureerd bestuur (PMO voor meerdere projecten, stuurgroepen, synchronisatierituelen) brengt afhankelijkheden aan het licht, harmoniseert beslissingen en stabiliseertde algehele voortgang van de portefeuille.

Het is essentieel om een cultuur van transparantie te creëren. Elke medewerker moet begrijpen: 

• waarom een project prioriteit heeft, 
• hoe worden arbitrages uitgevoerd, 
• en welke informatie moet worden doorgegeven. 

Een dergelijke organisatie vergemakkelijkt de communicatie en versterkt de samenhang van de gehele portefeuille.

De beperkingen van klassieke hulpmiddelen

De overgang van Excel naar software voor het beheer van meerdere projecten wordt een belangrijke uitdaging. Excel of tools voor één project volstaan niet langer om meerdere projecten tegelijkertijd te beheren. De gegevens zijn versnipperd over verschillende bestanden of applicaties, omdat de tools niet interoperabel zijn en er geen directe koppeling is tussen tijdregistratie, planning en financiële gegevens. Het resultaat: een verlies aan betrouwbaarheid, invoerfouten, tegenstrijdige versies en een tijdrovende consolidatie.

Zonder een gecentraliseerd systeem is het bijna onmogelijk om een realtime overzicht te krijgen van de belasting, de rentabiliteit of de toekomstige risico's. Door over te stappen op één geïntegreerd instrument is het daarentegen mogelijk om informatie automatisch te synchroniseren, afwijkingen te anticiperen en de hele portefeuille met een veel grotere nauwkeurigheid te beheren.

De agile versus klassieke aanpak

De aanpak van Agile versus klassiek (of waterval) multi-projectmanagement is een veelgestelde vraag. Of het nu gaat om het coördineren van sprints of traditionele projectfasen, de uitdaging blijft dezelfde:het toewijzen van multi-projectmiddelen en het prioriteren van meerdere projecten op portefeuilleniveau. De flexibiliteit van Agile kan zelfs de behoefte aan gecentraliseerde zichtbaarheid versterken om te kunnen kiezen tussen korte cycli en veelzijdige teams.

Hoe prioriteiten stellen voor meerdere projecten tegelijk?

Om meerdere projecten tegelijkertijd te prioriteren, moet je begrijpen hoe je middelen moet verdelen, planningen moet aanpassen en de winstgevendheid op portefeuilleniveau moet sturen. Doel: conflicten tussen taken vermijden, de algehele samenhang behouden en ervoor zorgen dat de middelen worden ingezet voor wat op een bepaald moment de grootste impact heeft.

Hoe verdeel je middelen over meerdere projecten?

De toewijzing van middelen aan meerdere projecten vereist een geconsolideerd overzicht van alle actieve projecten: hun voortgang, hun verwachte marge, hun werklast en de ingezette vaardigheden. Zonder dit uniforme overzicht raken organisaties al snel overbelast, moeten ze te laat keuzes maken en ontstaan er vertragingen in de hele keten.

De belangrijkste indicatoren die in een context met meerdere projecten moeten worden gevolgd, zijn onder meer:

• de voortgangssnelheid,
• het bezettingspercentage(activiteitspercentage exclusief vakantiedagen),
• de verwachte marge,
• het resterende werk (RAF).

Met deze gegevens kunnen in realtime beslissingen worden genomen, prioriteit worden gegeven aan projecten met de grootste impact en toewijzingen worden aangepast aan de beschikbare capaciteit. Dashboards voor meerdere projecten vergemakkelijken deze beslissingen en bieden een duidelijk beeld van toekomstige risico's.

Rapport over de productiecapaciteit in Stafiz

In Stafiz wordt het productiecapaciteitsrapport de productieve, niet-productieve en niet-toegewezen belasting per maand weer. Deze geconsolideerde weergave helpt managers om hun personeelsbeslissingen te optimaliseren en te anticiperen op capaciteitsproblemen.

Een flexibele en collaboratieve planning

In een omgeving met meerdere projecten kan de prognose van projectmiddelen niet vastliggen. Prioriteiten veranderen naargelang commerciële overeenkomsten, beperkingen van klanten, afwezigheden of onvoorziene technische problemen. De planning moet dus flexibel zijn : regelmatig bijgewerkt, aangepast aan de beschikbaarheid en gericht op de synchronisatie van de teams.

Op het behoeftenoverzicht in Stafiz kunnen alle huidige en toekomstige behoeften aan middelen worden weergegeven. 

Dankzij een visuele planning voor meerdere projecten ( zoals de geconsolideerde Gantt-grafiek) en het overzicht van de werkbelasting/capaciteit zien managers onmiddellijk waar er overlappingen zijn en kunnen ze met een paar muisklikken middelen herverdelen. Zo hebt u volledig inzicht in kritieke vaardigheden, toekomstige werkbelastingen en spanningsgebieden.

Resultaat: uw organisatie past zich voortdurend aan, zonder verlies van coördinatie of onverwachte overbelasting.

Geïntegreerd economisch beheer

In de multi-projectmodus kan een verkeerde toewijzing of een niet-gefactureerd project de winstgevendheid van de hele BU aantasten. In dienstverlenende bedrijven, waar zowel vaste projecten als op urenbasis uitgevoerde opdrachten voorkomen, vereist het gelijktijdig aansturen van deze twee modellen een geconsolideerd overzicht van de kosten, marges en verwachte werkdruk. 

Het economisch beheer is ook gebaseerd op de opvolging van de TACE (activiteitsgraad exclusief verlof), diede werkelijke bezetting van de teams meet. Een te lage TACE duidt op een te lage bezettingsgraad, wat de marge verlaagt; een te hoge TACE duidt op een te hoge bezettingsgraad, wat het risico op afwijkingen, vertragingen en niet-factureerbare tijd vergroot. Deze indicator dient dus als uitgangspunt om de bezettingsgraad aan te passen en de rentabiliteit te waarborgen.

In deze context van beheer van meerdere projecten en contracten zorgt een uniforme aansturing ervoor dat u:

• anticiperen op de periode tussen twee contracten;
• niet-factureerbare tijd identificeren;
• de marge bij beëindiging bekijken;
• de rentabiliteit van regie en forfaitaire vergoeding vergelijken;
• reageren voordat de verschillen onomkeerbaar worden.

Stafiz centraliseert deze gegevens (gepland / gerealiseerd / gefactureerd) en automatiseert de afstemming tussen productie en financiën, met name via de module voor geautomatiseerde facturering. Bij elke aanpassing van de personeelsbezetting of het budget wordt de verwachte marge onmiddellijk opnieuw berekend, wat de beslissingen betrouwbaarder maakt ende economische resultaten van de BU veiligstelt.

Verbonden HR- en personeelsbeheer

Prioriteit geven aan meerdere projecten betekent ook dat de personele middelen moeten worden afgestemd op de behoeften van de portefeuille. Bedrijven die 10, 20 of 30 actieve projecten aansturen, moeten 3 tot 6 maanden vooruit plannen wat betreft middelen, rustige en drukke periodes om kritieke situaties te voorkomen: noodwervingen, overbelasting van teams of dure tussentijdse contracten.

Een verbonden HR-beheer houdt het volgende in:

• regelmatige capaciteitsmonitoring,
• het matchen van profielen en projecten,
• het bijhouden van sleutelcompetenties,
• een anticipatie op aanwervingen en competentieontwikkeling.

De AI-zoekmachine van Stafiz vereenvoudigt dit werk: vaardigheden, functies, ervaring, gepersonaliseerde trefwoorden of beschikbaarheid; alle HR-gegevens worden gecentraliseerd om snel relevante profielen te identificeren.

Hier zijn vaardigheden, beschikbaarheid, taakgeschiedenis, geschiktheid voor de behoefte, overbelasting of onderbelasting in één oogopslag zichtbaar: de manager hoeft niet langer op basis van zijn 'gevoel' te beslissen. Hij ziet onmiddellijk de relevantie van de profielen en kan beslissen zonder risico op overboeking.

De AI van Stafiz toont voor elke medewerker:

• de mate waarin aan de behoefte wordt voldaan;
• de werkelijke beschikbaarheid per week;
• de bijbehorende sleutelcompetenties;
• het aantal dagen dat nog kan worden ingepland;
• waarschuwingen voor overbelasting (in rood) of beschikbaarheid (in groen).

Dit niveau van nauwkeurigheid maakt een echt prognostische personeelsbezetting mogelijk, afgestemd op uw commerciële pijplijn en uw operationele beperkingen. Concreet betekent dit dat u fouten bij de toewijzing vermindert, conflicten over middelen voorkomt en veel eerder kunt anticiperen op de wervingsbehoeften.

Een uniform rapportage voor het management

Om effectief te kunnen arbitreren, heeft het management een dubbele visie nodig.

1. Micro-niveau : voortgang, budget, deadlines per project.
2. Macroniveau : totale capaciteit, cashflow, algemene rentabiliteit, prestaties van de BU's of klanten.

Een uniforme rapportage consolideert project-, HR- en financiële gegevens in één dashboard. Dit maakt het volgende mogelijk:

• projecten met spanningen identificeren,
• de prestaties van de teams te evalueren,
• strategische beslissingen te nemen op basis van betrouwbare gegevens,
• risico's te anticiperen in plaats van ze te ondergaan.

Het prioriteren van projecten wordt dan een rationeel, coherent proces dat aansluit bij de strategie.

Wat zijn goede praktijken voor het beheer van meerdere projecten?

Een robuust beheer van meerdere projecten is gebaseerd op drie pijlers: een duidelijk bestuur, uniforme opvolgingsmethoden en een hoge mate van automatisering. Zonder deze drie pijlers worden beslissingen genomen op basis van onvolledige gegevens, worden afwegingen gemaakt op basis van gevoel en verslechtert de marge zonder dat iemand de landing ziet naderen.

Governance structureren

Een van de goede praktijken bij het beheer van meerdere projecten is het structureren van het projectbeheer. Hierbij wordt vastgelegd wie beslist, op basis van welke criteria en met welke frequentie, om geïmproviseerde beslissingen en spanningen tussen projectleiders te voorkomen. Het definieert de rollen (directie, PMO, projectmanagers, financiën) en kadert de prioriteitsregels op portefeuilleniveau, in plaats van op het niveau van elk afzonderlijk project.

Concreet zijn er drie bouwstenen die het verschil maken voor uw teams:

• De rol van het PMO in het beheer van meerdere projecten begrijpen: een PMO of referentiepunt voor de portefeuille hebben dat de werklast, risico's en marge op multi-projectniveau consolideert;
• terugkerende rituelen invoeren (werkbesprekingen, prioriteitencommissies, COPIL-portefeuille) met een agenda die zich richt op afwijkingen ten opzichte van de prognoses;
• expliciete beslissingscriteria invoeren om samenwerking en transparantie te bevorderen (marge bij beëindiging, klantbetrokkenheid, strategische impact, kriticiteit van de ingezette vaardigheden, enz.).

Bedrijven die zich aan deze werkwijze houden, hebben minder conflicten over middelen, nemen sneller beslissingen en spreken met één stem tegenover klanten. 

Afhankelijk van de maturiteit van uw IT-dienstverlener of adviesbureau kan een PMO verschillende vormen aannemen. Over het algemeen worden drie niveaus onderscheiden:

• PMO-ondersteuning : deze ondersteunt de teams door methoden, modellen, tools en best practices aan te reiken. De rol is vooral pedagogisch en faciliterend;
• PMO Controle : deze controleert of de projecten voldoen aan de vastgestelde normen. Hij zorgt voor betrouwbare rapportages, houdt toezicht op de belangrijkste indicatoren en garandeert de consistentie van de gegevens op portefeuilleniveau;
• Directief PMO : deze richtlijn is direct van toepassing op het beheer van strategische projecten. Hij bepaalt de prioriteiten, stuurt bepaalde kritieke initiatieven aan en neemt deel aan beslissingen over de herverdeling van middelen.

De follow-upmethoden standaardiseren

Zonder gemeenschappelijke processen voor planning, tijdregistratie en facturering genereert elk project zijn eigen cijfers, met zijn eigen definities, waardoor de portefeuille onbeheersbaar wordt. Standaardisatie zorgt voor een gemeenschappelijke taal en vermindert de interpretatieverschillen tussen het management, het PMO en de projectmanagers aanzienlijk. Wanneer deze goed is gedefinieerd, verduidelijkt ze ook de uitdagingen van de tijdregistratie, door te zorgen voor homogene en bruikbare gegevens voor het analyseren van de werkdruk, het vergelijken van projecten en het nemen van betrouwbare beslissingen.

Wij raden u aan een minimale basis te leggen, die voor alle projecten identiek is:

• dezelfde planningsregels (eenheden, fasen, mijlpalen, deliverables);
• hetzelfde tool voor de planning van meerdere projecten en dezelfde granulariteit voor de tijdregistratie, met systematische validatie;
• dezelfde financiële indicatoren: marge tot op heden, marge bij voltooiing, nog te doen, productiewaarde, afwijking begroting/gerealiseerd.

Zodra deze normen zijn ingevoerd, kunnen de geconsolideerde rapportages worden gebruikt en kan het management projecten, BU's of klanten objectief vergelijken.

Inzetten op automatisering

Het beheren van tientallen projecten met Excel-exporten en handmatige afstemmingen leidt tot inconsistente cijfers en vertraagde rapportages. Automatisering neemt dit repetitieve werk uit handen, zodat uw teams zich kunnen concentreren op analyse en afwegingen.

Drie projecten hebben een onmiddellijk effect:

• CRM, projectbeheer, HR-beheer en facturering in één omgeving koppelen om dubbele invoer te voorkomen;
• automatisch de belangrijkste indicatoren (TACE, marge bij voltooiing, personeelsbezetting, erkende omzet) genereren op basis van tijden, planningen en budgetten;
• landingsscenario's industrialiseren: elke wijziging in personeelsbezetting of budget leidt tot een onmiddellijke herberekening van de verwachte marges.

Bedrijven die dit proces automatiseren, merken een duidelijke verandering:

rapportages die binnen enkele minuten in plaats van uren worden gegenereerd, een betrouwbare prognose halverwege de maand en budgetafwijkingen die worden gedetecteerd voordat ze de marge aantasten. Om dit niveau van sturing te structureren zonder het aantal tools te vergroten of de teams te overbelasten, hebben we de meest effectieve methoden gebundeld in een operationele gids.

Ga naar de volledige gids

Welke tools of methoden zijn er om meerdere projecten te sturen?

Het aansturen van meerdere projecten vereist software voor het beheer van meerdere projecten waarmee planning, werkdruk, rentabiliteit en personeelsbezetting in één interface kunnen worden gebundeld. Algemene oplossingen zijn vaak niet toereikend om deze complexiteit te beheersen (versnipperde gegevens, beperkte zichtbaarheid). Een oplossing die speciaal is ontworpen voor dienstverlenende bedrijven vereenvoudigt afwegingen, maakt beslissingen betrouwbaarder en versnelt de budgettaire afwikkeling.

Veel teams gebruiken nog steeds een algemeen hulpmiddel dat taken bijhoudt, maar niet de werkdruk, de marge of de onderlinge afhankelijkheden tussen projecten. Deze constatering komt vaak terug bij onze prospects: het hulpmiddel werkt voor een afzonderlijk project, maar zelden voor tien projecten die tegelijkertijd door dezelfde teams worden uitgevoerd.

De beste software voor het beheer van meerdere projecten omvat de organisatie van individueel werk, operationele opvolging op taakniveau, toewijzing van middelen en de algemene structurering van het projectbeheer.

Stafiz is ontworpen om precies aan deze operationele complexiteit tegemoet te komen: geconsolideerde zichtbaarheid, prognoses, automatisering van arbitrages, geavanceerd personeelsbeheer.

Verschillende visualisaties om de portefeuille te beheren

Een platform voor meerdere projecten moet verschillende invalshoeken bieden (per werkbelasting, personeelsbezetting, rentabiliteit of type opdracht). Deze invalshoeken zijn essentieel om risico's te identificeren, projecten onder druk te isoleren en beslissingen op team- of managementniveau te sturen.

U vindt deze elementen terug in Stafiz:

• een overzicht rendabiliteit van opdrachten met filters op type project of status;
• vergelijkende indicatoren voor het analyseren van marges, personeelsbezetting en voortgang;
• consolidatierapporten die naar believen kunnen worden gefilterd.

Deze inzichten geven elke rol (projectleider, manager, directie) de mogelijkheid om de activiteit te analyseren vanuit het perspectief dat nuttig is voor zijn of haar besluitvorming.

Beheer van meerdere toewijzingen (zonder planningsfouten)

Om meerdere projecten tegelijkertijd te beheren, moetenmiddelen snel en betrouwbaarworden toegewezen. Een efficiënte oplossing moet het mogelijk maken om met een paar muisklikken een behoefte te wijzigen, een persoon toe te wijzen of een aantal dagen over te dragen, terwijl de resterende werklast automatisch wordt bijgewerkt.

Meervoudig toewijzingsoverzicht om de verdeling van de dagen in één oogopslag te beoordelen. Elk gekleurd vakje vertegenwoordigt de verwachte belasting per persoon.

Wekelijkse verdeling van de benodigde dagen over een bepaalde periode. Dit overzicht laat de beschikbaarheid en knelpunten zien en maakt het makkelijker om beslissingen te nemen als meerdere projecten om dezelfde middelen strijden.

Stafiz biedt drie functies die de verdeling van middelen stroomlijnen en fouten beperken, zelfs bij zeer drukke portefeuilles.

• De wijziging van de benodigde dagen : door de dagen in het groen te wijzigen, worden de dagen van de behoefte gewijzigd. Met de pijltjes en de datum rechtsboven kunt u door de tijd navigeren.
• Handmatige toewijzing : door dagen aan een persoon toe te wijzen, worden deze automatisch van de behoefte afgetrokken. In het voorbeeld van de schermafbeelding, als ik 4 dagen aan Richard toewijs in de week van 25 november, verdwijnen deze uit de behoefte-regel.
• Massale toewijzing : u kunt de dagelijkse behoefte (die voor de periode wordt weergegeven) naar een bepaalde persoon verplaatsen met de knop 'Overzetten' aan de rechterkant. Als u de dagen aan twee verschillende personen wilt toewijzen, begin dan met het handmatig toewijzen aan de persoon die de minste dagen van de behoefte krijgt, en eindig met het massaal overzetten van alle resterende tijd in één keer naar de gebruiker die de meeste dagen krijgt.

Centralisatie van activiteiten om de planning te beveiligen

Door gegevens te centraliseren (planning, personeelsbezetting, commerciële pijplijn, afwezigheden) worden dubbele toewijzingen voorkomen en ontstaat een betrouwbaar beeld van de toekomstige beschikbaarheid. Een platform voor meerdere projecten moet op deze unieke informatie vertrouwen om de werkdruk te voorspellen en afwijkingen van de planning te voorkomen.

In Stafiz worden de planningen van de medewerkers gesynchroniseerd en wordt bij de beschikbaarheid rekening gehouden met pre-staffing en commerciële kansen. Het resultaat: iemand die al voor een opdracht is ingepland, kan niet worden overbezet.

De centralisatie van gegevens maakt realtime beheer van meerdere projecten mogelijk, waardoor er geen vaste planningen meer nodig zijn die al snel achterhaald zijn.

De rapportages en dashboards, die in realtime en op basis van prognoses worden bijgewerkt, ondersteunen de voortdurende afwegingen. Ze bieden het nodige inzicht om de prioriteiten bij te stellen zodra er een afwijking optreedt en om af te stappen van een starre planning die niet meer aansluit bij het tempo van de projecten.

Het aansturen van meerdere projecten vereist een platform dat in staat is om de werkdruk, personeelsbezetting, planning en winstgevendheid te verenigen in één enkel aansturingssysteem. Organisaties die gebruikmaken van gecentraliseerde gegevens, betrouwbare prognoses en foutloze toewijzingsmechanismen, werken soepeler en verminderen afwijkingen aanzienlijk. Een oplossing die is ontworpen voor meerdere projecten zet deze dagelijkse complexiteit om in een gestructureerd beslissingssysteem: elke manager handelt op basis van actuele informatie, beslissingen worden sneller genomen en de portefeuille blijft afgestemd op de werkelijke capaciteiten van de teams. 

Om nog een stap verder te gaan, is het nuttig om de maturiteit van uw huidige tools te evalueren en een vergelijking te maken tussen tools voor het beheer van meerdere projecten om hun vermogen om een voorspellende sturing te ondersteunen, punt voor punt, te vergelijken met een speciale oplossing zoals Stafiz.