Hoe kun je het beheer van projectresultaten verbeteren?

Als je projecten verkooptstaan je deliverables waarschijnlijk centraal. Ze bepalen de tevredenheid van je klanten en dragen bij aan je groei.

Om echter projectresultaten te produceren, moet je de grondbeginselen van projectmanagement. Hoewel de deliverable het eindproduct is, zijn er een aantal stappen die moeten worden gevolgd om ervoor te zorgen dat het correct wordt uitgevoerd.

Wat is een projectresultaat?

De projectresultaat is elk product, document of productie, ongeacht het formaat, dat voldoet aan de behoeften van de klant.

De deliverable verwijst over het algemeen naar de uiteindelijke oplevering van het project. Maar het kan ook verwijzen naar een tussenproductdat gedeeld wordt in de loop van het project om verwachtingen te verduidelijken en de ingeslagen richting te valideren.

Hoe definieer je projectresultaten?

Er kunnen verschillende formaten worden gebruikt om een project af te leveren. Het type deliverable dat gekozen wordt, hangt echter af van de projectdoelstellingen.

Over het algemeen moet de definitie van een deliverable precies en meetbaar zijn en binnen een tijdslimiet.

Met betrekking tot de keuze van deliverablesis over het algemeen het resultaat van overleg tussen verschillende belanghebbenden:

• de klant,
• de projectmanager, 
• de sponsor. 

Wat is het verschil tussen taak, mijlpaal en deliverable?

De begrippen taken, mijlpalen en deliverables worden soms ten onrechte door elkaar gehaald. 

• A projecttaak is een activiteit of reeks activiteiten die bijdragen aan deuitvoering van het project.
• Een mijlpaal is een referentiepunt in de tijd. Het kan een mijlpaal of evaluatiefase van een deliverable zijn, of een taakdeadline of projectfase zijn.
• Uiteindelijk is de deliverable het concrete resultaat van een project.

Welke soorten deliverables zijn mogelijk in een project?

Het begrip project deliverable kan abstract zijn zonder concrete voorbeelden. Bovendien kan één type deliverable meer of minder geschikt zijn voor een project. 

We ontcijferen.

Externe deliverables voor de klant 

Of ze nu tussentijds of definitief zijn, externe deliverables zijn bedoeld voor de klant. 

Het doel van de deliverable kan variëren, van een eenvoudige presentatie - bijvoorbeeld om een voorstel te valideren - tot een situatierapport. bijvoorbeeld om een voorstel te valideren of een statusrapport te leveren - tot een eindproduct.

Interne resultaten voor teams

Sommige deliverables worden alleen intern verspreid, binnen projectteams. Dit kan het geval zijn voor samenvattende documenten, kortetermijnplanningen of mock-ups.

Dit zijn deliverables die nodig zijn voor de supervisie ofprojectvoortgangdie niet elke keer met klanten gedeeld kunnen worden. Ze worden met name gebruikt om bepaalde keuzes en fasen te valideren.

Wat zijn de projectresultaten? 

De deliverables van een project hebben veel implicaties gedurende de levenscyclus. Om een product af te leveren dat voldoet aan de eisen van de klant, moeten de verwachtingen van de klant expliciet worden verduidelijkt en begrepen door alle betrokkenen.

Globaal gezien is de deliverable het eindresultaat van het project, de reden waarom de klant in jouw diensten zal investeren. Het wordt daarom gebruikt om de waarde van een project contractueel vast te leggen, maar ook om de facturering te rechtvaardigen. Vooral bij projecten met een vaste prijs kan de voltooiing van een deliverable het factureringsproces in gang zetten.

Ten slotte stellen ze je als productiedoel in staat om projectmanagement te structureren rond de leveringsfasen.

De uitdagingen voor de projectmanager

De projectmanager is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de deliverables.

In het bijzonder moet het ervoor zorgen dat formalisering van eisenen het begrijpen van de op te leveren door zijn team.

• De behoeften van de klant afstemmen op wat de teams ervan begrijpen

Dit is geen gemakkelijke taak, omdat het afhangt van een goed begrip en, bijgevolg, duidelijke duidelijke communicatie.

De uitdaging voor de projectmanager is om ervoor te zorgen dat de interne en externe perceptie van wat een goede deliverable is, op één lijn liggen. Dit begint met het krijgen van duidelijke instructies van de klant om te voorkomen dat scope creep.

De projectmanager is ook verantwoordelijk voor het herlezen en vervolgens valideren of validatie of revisie van de deliverables op basis van een lijst met acceptatiecriteria voor de deliverable doelstellingen zoals :

• kwaliteit,
• de structuur,
• volledigheid.

Documenten zoals het bestek of een projectkadernota maken het begrijpelijker.

• Coördineren van interne en externe medewerkers om op tijd te produceren

Het in evenwicht brengen van de kwaliteit van de deliverables met strakke deadlines is een andere grote uitdaging. 

De projectmanager moet soms verschillende beroepen coördineren om hetzelfde product te produceren. Deze uitdaging wordt nog vergroot door de noodzaak om zowel interne als externe medewerkers te organiseren in het geval van een oproep voor onderaannemers.

• Validatieprocessen vergemakkelijken 

De projectmanager moet een validatiecircuiten eenduidig met de klant. Dit vergemakkelijkt uitwisselingen en bevordert de productiviteit. Hiervoor moet een deliverable tracking om elke geleverde versie bij te houden.

De uitdagingen voor managers

Aan de kant van de manager is de managementcontrole.

• Contractuele naleving van deliverables garanderen 

De manager is op verschillende niveaus betrokken bij het controleren van de deliverables. Ten eerste moeten ze ervoor zorgen dat de projectplanning wordt nageleefd en proactief ingrijpen om vertragingen te voorkomen.

De inhoud zelf wordt ook onderzocht door de manager. Dit vermindert het risico dat deliverables worden geproduceerd buiten de contractuele scopewat een inbreuk zou vormen op eerder overeengekomen verplichtingen. Een dergelijke situatie zou leiden tot onderhandelingen of reorganisatie van de planning, waardoor de winstgevendheid van het project die aanvankelijk gepland was.

• De kwaliteit van deliverables garanderen

De manager zorgt ervoor dat de deliverables de gepercipieerde waarde van het project.

Ze moet ervoor zorgen dat ze de nodige zichtbaarheid heeft over de werkelijke voortgang van de deliverables. Dit vereist project sturing.

• Deliverables gebruiken om de klanttevredenheid en -loyaliteit te verhogen

A niet-conforme zal de reputatie van het team en zelfs van het bedrijf schaden.

Regelmatige controle van deliverables helpt om te anticiperen op risico's van afwijzing door de klanten, in het ergste geval, rechtszaken.

Wat zijn de uitdagingen voor consultants?

De consultants ontvangen instructies en voeren het project uit. Ze spelen een actieve rol in het opstellen, ontwerpen en uitvoeren van de deliverables. deliverables.

• Precies begrijpen wat er geleverd moet worden 

Adviseurs vormen het hart van de actie. Om een product te leveren dat aan de verwachtingen voldoet, moeten ze duidelijke instructies hebben. Een gebrek aan duidelijke informatie over de kwaliteitscriteriaEen gebrek aan duidelijke informatie over de kwaliteitscriteria, zowel qua inhoud als qua vorm, kan het productiecircuit echter misleiden.

• Formaten en deadlines respecteren

Het respecteren van deadlines gaat hand in hand met dekwaliteitseisen in de lijst van productiecriteria waaraan moet worden voldaan. Maar omdat de tijden in het schema worden opgelegd, kunnen ze worden onderschat of wordt er geen rekening gehouden met de bezettingsgraad van de werknemer.

Consultants staan onder druk om op tijd te produceren, soms zonder manoeuvreerruimte. Deze uitdaging van goede uitvoering van het project hangt rechtstreeks af van efficiënt en rigoureus management.

• Het validatiecircuit gebruiken 

Het is de verantwoordelijkheid van de consultants om ervoor te zorgen dat hun werk is gevalideerd voordat het wordt geleverd aan de klant. geleverd aan de klant.

Door de vele heen-en-weer-gesprekken met een projectmanager - die het ook druk had met andere verantwoordelijkheden - moest het project echter worden gereorganiseerd. die ook andere verantwoordelijkheden heeft - kan demotiverend werken, vooral als de uitwisselingen aanslepen. Er kunnen twijfels ontstaan en de hele productieketen kan worden beïnvloed.

Het belang van deliverables in PMO

De projectmanagementbureau heeft verantwoordelijkheid op macroniveau. Het zorgt ervoor dat de lopende activiteit in lijn is met de strategische doelstellingen van het bedrijf. Als zodanig probeert het te profiteren van successen en grijpt het ook in als dingen vastlopen.

De PMO kan het volgende voorstellen gestandaardiseerde formaten voor deliverables om de snelheid te verbeteren. De PMO moet er dan voor zorgen dat deze vooraf opgestelde modellen worden worden overgenomen door de teams door samen te werken met projectmanagers om het belang ervan te communiceren.

Het bewaakt ook de productie door de kwaliteit van de deliverables te bestuderen met behulp van checklists of de validatieworkflow. Het is dan noodzakelijk om ervoor te zorgen dat, in reële omstandigheden, tijd beschikbaar en gereserveerd is voor kwaliteitscontrole voorafgaand aan de levering.

Zodra de productie is opgeleverd, is de PMO verantwoordelijk voor de archivering ervan. Hij neemt ook de tijd om de deliverables te analyseren, altijd met het oog op het optimaliseren van bestaande processen.

Voorbeelden van projectresultaten

Omdat een voorbeeld altijd meer zegt, hebben we een lijst samengesteld met voorbeelden van projectresultaten per branche. 

De deliverables van een consultingproject

Er zijn twee hoofdcategorieën van deliverables in een consultancyproject rapporten en presentaties.

De rapporten omvatten : 

• diagnostische rapporten, 
• de business case, 
• belangrijke prestatie-indicatoren,
• debestuur,
• het duurzaamheidsplan.

Voor presentaties is er een keuze uit : 

• proces in kaart brengen, 
• de strategische routekaart, 
• proceskaarten en actieplannen, 
• het plan voor veranderingsbeheer, 
• de kadernota, 
• zakelijke aanbevelingen, 
• de effectstudie, 
• de gebruikershandleiding.

Voorbeelden van IT-projectresultaten

IT-producten onderscheiden zich meer door hun ontvanger. 

Voorbeelden van externe deliverables zijn : 

• a mobiele toepassing,
• een webtoepassing,
• software,
• een website,
• een backofficeplatform.

Daarnaast zijn er allerlei aanvullende deliverables zoals : 

• de broncode,
• het testboek,
• technische specificaties,
• mock-ups en prototypes,
• technische documentatie,
• specificaties,
• omzetrapporten,
• de gebruikershandleiding en de gebruiksaanwijzing.

De deliverables die alleen intern worden verspreid, zijn onder andere : 

• het projecthandvest,
• het projectmanagementplan,
• de projectbeoordeling,
• het inzetplan.

Wat zijn de project deliverables voor een PMO?

In PMO zijn deliverables niet per se bedrijfsartefacten, maar eerder alle tools, rapporten en methodologische kaders die het PMO vormen. tools, rapporten en methodologische kaders om het beheer van het gehele projectportfolio te verbeteren.

Er zijn 5 families van PMO resultaten.

• Methodologisch kader en normen :
  • het pmo-handvest,
  • het PMO-inzetplan,
  • de richtlijnen voor beste praktijken.

• Rapportage en dashboards : 
  • het portfoliodashboard,
  • de periodieke voortgangsverslagen,
  • bewaken van KPI's en scorekaarten.

• Risicobeheer :
  • het risicoregister,
  • het actieplan en het monitoren van de resultaten.

• Hulpmiddelenbeheer :
  • capaciteitsplanning,
  • de arbitrageverhouding van de belasting (belasting versus capaciteit, over- of onderbelasting, aanbevelingen).

• Kwaliteitscontrole :
  • de leveringschecklist,
  • een beoordeling van de hiaten tussen de projectpraktijk en het methodologische kader,
  • het feedbackformulier,
  • het maturiteitsplan.

Welke tools moeten worden gebruikt om projectresultaten bij te houden?

Produceren en projectresultaten is moeilijk te centraliseren vanwege het grote aantal mensen dat erbij betrokken is. Daarom kan alleen het Stafiz platform je helpen je deliverables management te standaardiseren!

Onze tool is ontworpen door en voor professionals die in projectmodus werken en biedt functies die zijn afgestemd op zakelijke behoeften.

Geïntegreerde missiebewaking

Stafiz job tracking toont je de voortgang van je projecten. Je kunt dan zien hoe de productie vordert ten opzichte van de deadlines en dienovereenkomstig handelen. 

De voortgang van een project en de op te leveren producten bewaken in Stafiz

U kunt ook uw offertes bewerken - in PDF- of Word-formaat. Deze wijzigingen zijn handig voor het plannen en beheren van contractuele verplichtingen beheer van contractuele verplichtingen gekoppeld aan deliverables.

Je kunt ook contractsjablonenmaken en opslaan voor toekomstige projecten.

Een hulpmiddel voor empowerment

Met Stafiz kun je projectmanagers toewijzen voor elk project, waardoor het gemakkelijker wordt om de deliverables te coördineren en op te volgen. Hoe meer uw medewerkers worden ondersteund door de juiste tools, hoe meer ze zich een eigenaarschap van hun taken. Als gevolg daarvan profiteert u van optimale productiviteit dankzij managementprocessen die vloeiend verlopen en door iedereen worden begrepen.

Met deze functie kun je de namen van managers weergeven op een projectpagina. Dit is informatie van onschatbare waarde voor het verminderen van silo's in grootschalige projecten.

Als je validatieprocessen (voor tijden, kosten of deliverables), zal de toewijzingsmanager in aanmerking worden genomen en gewaarschuwd worden.

Een flexibel personeelshulpmiddel

Stafiz stelt u in staat om personeel per opdracht beherenwat cruciaal is om ervoor te zorgen dat de juiste middelen worden toegewezen aan de juiste taken om de vereiste deliverables te produceren.

Intelligente waarschuwingen om de focus te optimaliseren

Waarschuwingen kunnen worden geactiveerd door specifieke acties of op basis van situaties, zoals in de volgende twee gevallen.

• Risicobewaking: Je wordt gewaarschuwd wanneer bepaalde missie-indicatoren ingestelde limieten overschrijden. Dit zorgt ervoor dat je geen urgente situatie mist als je niet genoeg tijd hebt om je dashboards te controleren.
• Deliverables voltooid : U kunt worden gewaarschuwd wanneer een taak die is gekoppeld aan het ontwerp van een deliverable is voltooid. Dit is vooral handig om het validatieproces te versnellen.

Deze waarschuwingen kunnen direct op de Stafiz startpagina verschijnen of per e-mail naar u worden verzonden.

Geautomatiseerde facturering

Stafiz stelt je ook in staat om facturatie automatisch beheren. Zodra je waarschuwingen en triggers hebt ingesteld, kun je :

• automatisch facturen maken en versturen vanuit Stafiz,
• gepersonaliseerde e-mailsjablonen gebruiken om facturen te versturen,
• de verzending en betaling van facturen volgen.

Als onderdeel van het beheer van je deliverables kunnen deze facturen worden geactiveerd zodra een deliverable klaar is en gevalideerd.

Projectresultaten: best practice

Je weet wat er op het spel staat met projectdeliverables, maar je bent niet immuun voor managementfouten. We hebben een checklist met best practices samengesteld om je te helpen je deliverables met een gerust hart te beheren!

De kwaliteit van je deliverables weerspiegelt je expertise en grondigheid. Ze spelen een sleutelrol in je bedrijf. Voor naleving te garanderenhun gepercipieerde waarde en klanttevredenheid, moeten ze op een gestructureerde, collaboratieve en rigoureuze manier beheerd worden.